Внимание!
читать дальшеЛекция 6.4. Хранение документов
1. Номенклатура дел
В процессе деятельности бухгалтерия получает и создает достаточно большое количество документов. После их использования в оперативной работе для решения текущих вопросов, документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти бухгалтерии.
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт ГОСТ 16.487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает определение дела, как совокупности документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформлен ный в установленном порядке. Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.
Номенклатура дел служит планом распределения документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в бухгалтерии. Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.
Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах: «Государственной системе документационного обеспечения управления», «Основных правилах работы ведомственных архивов», «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации». Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел.
Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении любого учреждения, организации, предприятия, фирмы и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.
Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.
Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом
(сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список званий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Таким образом, номенклатура дел бухгалтерии входит как составная часть в сводную номенклатуру.
Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Основные правила работы ведомственных архивов указывают, что Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.
И в типовой, и в примерной номенклатурах дел всегда есть раздел бухгалтерской документации. Поэтому, приступая к составлению номенклатуры дел своей бухгалтерии, прежде всего, выясняют, нет ли типовой или примерной номенклатуры дел для такого вида организаций.
Разработка номенклатуры дел начинает проводиться в учреждениях в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.
Руководитель бухгалтерии обязан не только организовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Канцелярия или архив учреждения должны оказать методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления. Только руководитель и ведущие специалисты могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься бухгалтерия в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты бухгалтерии. Совместная работа специалистов бухгалтерии с делопроизводственными и архивными работниками обеспечит составление номенклатуры, охватывающей всю документацию бухгалтерии и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям.
Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами - «Государственной системой документационного обеспечения управления», «Основными правилами работы ведомственных архивов» и изучить методические материалы по их разработке. Но главным источником при составлении номенклатуры являются сами документы, вся совокупность, как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности бухгалтерии.
При наличии типовой номенклатуры дел «Основные правила работы ведомственных архивов» предписывают следующее. Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации. Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут т быть разъединены или объединены в индивидуальной, что обуславливается или объемом документации, или спецификой работы. Заголовки дел примерной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием автора, корреспондента, вопроса. При объединении нескольих дел в одно, обязательным условием является совпадение сроков хранения объединяемых в одно дело документов. Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номепклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Выявив круг документов, подлежащих включению в ноенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа.
Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов. Например: « Годовой отчет по основной деятельности», «Месячные отчеты по полной себестоимости продукции цехов» и т.д.
В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр). Например: «Годовой отчет о работе цехов по форме № », «Ведомость № ... по счетам ...», «Ведомости затрат на производство по форме № ».
В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоколами, после указания вида документа, дается автор и год.
Например: «Приказы директора банка за 2007 г. (копии)».
В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов, например таких: «Переписка по общим вопросам», «Руководящие материалы», «Разная переписка», «Дела с отчетностью» и т.д. Подобные заголовки недопустимы.
При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело.
Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и могут уточняться экспертной комиссией (ЭК) организации. Следует обратить внимание работников бухгалтерии, что для бухгалтерской документации кроме срока хранения следует учитывать пометы в примечаниях типа «При условии завершения ревизии налоговыми органами» или «После списания» и т.п.
После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела.
Рекомендуется первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности бухгалтерии. Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов), как правило, копии. За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка. Например:
02-01 Приказы и инструктивные письма Министерства финансов по вопросам бухгалтерского учета и отчетности
02-02 Положение о бухгалтерии и должностные инструкции сотрудников. Копии.
02-03 Приказы директора предприятия по производственным вопросам. Копии.
02-04 Приказы директора предприятия по личному составу. Копии.
02-05 Штатное расписание
02-06 Бухгалтерские отчеты предприятия. Годовые.
02-07 Бухгалтерские отчеты предприятия. Квартальные.
02-08 Бухгалтерские отчеты предприятия. Месячные
и т.д.
Номенклатура дел бухгалтерии после ее составления, редактирования и корректировки согласовывается с архивом учреждения (если он сть), одобряется экспертной комиссией и визируется у руководителя бухгхгалтерии. При согласовании номенклатуры с ведомственным архивом его работники проверяют полноту охвата номенклатурой документов подразделения, правильность формулировки заголовков дел и установления сроков хранения.
Расположение всех дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Если организация маленькая ее номенклатура строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме и не делится на структурные части, индексом дела будет порядковый его номер в номенклатуре (1, 2, 3, 4, ...).
В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит обозначение структурного подразделения (в данном случае бухгалтерии) и порядковый номер заголовка дела в пределах бухгалтерии. Индексация структурных подразделений, как правило, постоянна и следовательно, повторяется из года в год.
Индекс должен обозначаться арабскими цифрами. Например, если дело включено в номенклатуру седьмым, а индекс бухгалтерии 02, то индекс данного дела будет 02-07.
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения.
В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей - обозначения структурного подразделения (бухгалтерии) и порядкового номера дела в пределах бухгалтерии. В конце раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в бухгалтерии дополнительных непредусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года.
Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется графа третья. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен. Если дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архивом и ЭК (ЦЭК) учреждения и утверждаются ЭПК архивного органа.
Пятая графа «Примечания» заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел, передаче дел в архив; о незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год и т.п. Для бухгалтерской документации характерны отметки: «После истечения срока действия договора»; «при условии завершения ревизии налоговыми органами»; «при условии завершения ревизии»; «после списания»; «после окончания расчетов»; «после увольнения материально ответственного лица».
Проект сводной номенклатуры дел учреждения, куда номенклатура дел бухгалтерии входит как составная часть, рассматривается и одобряется ЦЭК (ЭК) учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения.
Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, его номенклатура дел может согласовываться с ЭК вышестоящей организации.
Печатается номенклатура дел не менее чем в 4-х экземплярах: первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий в ведомственном архиве, четвертый является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения (в данном случае в бухгалтерию) для заведения по ним дел.
Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи бухгалтерии не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и включается в сводную номенклатуру, утверждаемую руководителем учреждения.
Однако не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. При ее составлении следует учитывать в числе прочих сведения графы 3. В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно.
Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел
По срокам хранения Всего В том числе переходящих
Постоянного 12 4
Временного (свыше 10 лет)| 16 8
Временного (до 10 лет включительно)
39
Итого 67 12
Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела и по ней быстро можно установить номер нужного дела и найти необходимый документ.
Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.
При составлении номенклатуры для определения сроков хранения документов могут использоваться как типовой перечень документов со сроками хранения, так и ведомственный перечень своего профиля. Например, частная строительная фирма может использовать перечень Министерства строительства и архитектуры, а колледж - перечень Министерства образования.
2. Формирование дел
Для обеспечения быстрого поиска и сохранности исполненных документов они ежедневно раскладываются по папкам, то есть группируется в дела.
Формирование дела определяется как отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов дела обеспечивают не только возможность быстрого поиска документа, но и исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.
Основными нормативными документами, в которых отражен порядок формирования, оформления и хранения дел в бухгалтерии являются:
• «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете»;
• «Основные правила работы ведомственных архивов»;
• «Государственная система документационного обеспечения управления».
Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть, на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел. К сожалению, в создаваемых сегодня инструкциях по делопроизводству особенности формирования дел в бухгалтерии не отражаются.
В небольших учреждениях, фирмах, где нет структурных подразделений, бухгалтерские документы централизовано формирует и хранит бухгалтер.
Если учреждение имеет отделы, то в бухгалтерии, как и во всех структурных подразделениях, должно быть выделено лицо, ответственное за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив
Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заранее заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.
В бухгалтерских книгах в начале года в соответствии с правилами, изложенными в «Инструкции по бухгалтерскому учету...» до начала записей нумеруются все страницы (листы). На последней странице за подписью главного бухгалтера делается надпись «В настоящей книге всего пронумеровано ... страниц (листов)». Кассовая книга, приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, кроме того, должны быть прошнурованы и опечатаны сургучной печатью, а количество листов в фф. КО-4 и 440 заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера и ф. Т-9 - руководителем учреждения»56.
На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, предприятия, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Например: ГГУ им. Ф.Скорины и т.п. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения - Бухгалтерия. Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например, Дело № 02-24, где 02 значит индекс бухгалтерии, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.
Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Обязательно выделяется год, за который группируются в деле документы или открывается книга бухгалтерского учета. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»).
Раскладка документов в дела производится систематически, ежедневно в течение всего года.
Исполненные документы должны помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.
В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.
Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить исполнен ли он (о чем должна быть помета). Неисполненные, а также подлежащие возврату документы помещать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления документа. Требование «Основных правил работы ведомственных архивов» указывает, что каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов и других нормативных актов, т.е. перед подшивкой еще раз проверяется наличие подписей, заверительной надписи, отметок, дат, индекса и т.п.
«Инструкция по бухгалтерскому учету...» указывает, что по истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера - накопительные ведомости вместе с относящимися к ним документами должны быть подшиты в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за три месяца в одну папку.
Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.
Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм., около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома. При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.
Документы формируются в дело за один календарный год. Однако книги бухгалтерского учета при наличии в них по истечении года свободных листов могут быть использованы для записей операций следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года. Исключение из этого правила составляют переходящие дела.
Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. В тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома.
Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 2007 год будет составлен в 1998 году, но помещается в дело 2007 г. И наоборот, план на 2008 г. составляется в 2007 году, а помещается в дело 2008 года. Перспективные планы должны быть отнесены к году их утверждения. При этом следует поманить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.
Бухгалтерская документация в подавляющем большинстве группируется по хронологии. Документы собираются по месяцам. Однако в зависимости от количества документов в одном томе могут группироваться документы за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца.
Помимо хронологического принципа внутри дела документы могут систематизироваться в вопросно-логическом, алфавитном и нумерационном порядке. При этом возможны сочетания и комбинации.
При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений - корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов.
Так, лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.
Оправдательные документы формируются отдельно от регистров синтетического и аналитического учета. Документы, относящиеся к определенному учетному регистру, группируются отдельно.
Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая подобная документация. Оправдательные документы (наряды на работу, сменные рапорты и др.) рекомендуется помещать в отдельные дела во избежание их потери или злоупотреблений.
3. Хранение дел.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в бухгалтерии и хранятся в ней до передачи в архив учреждения. Сохранность бухгалтерских документов до передачи в архив обеспечивает главный бухгалтер.
Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, защищающих их также от пыли и света. Дела хранится под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Для быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.
При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.
Для дел, содержащих ценные документы, может составляться и постоянно дополняться внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в «Основных правилах работы ведомственных архивов».
Выдача бухгалтерских документов из бухгалтерии или архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается. Лишь в отдельных случаях, если документы, уже включенные в дело, потребуются в течение года работнику учреждения, фирмы, они могут быть по распоряжению главного бухгалтера вынуты из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место положен лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.
ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ
Документ № от . . . , поступивший
наименование корреспондента
по вопросу
Выдан дата кому
Выдал
Получил
После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.
Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта - заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.
Карта-заместитель помешается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.
Бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера.
Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.
Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов учреждений может производиться только органами государственной налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Республики Беларусь.
Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие, и оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу этой организации.
На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия.
Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии предстателей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут дооформить эти тома: сделать внутреннюю опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью.
В случае утери или уничтожения бухгалтерских документов нормативные акты предусматривают создание руководителем учреждения комиссии по расследованию причин пропажи или уничтожения. Комиссия назначается приказом руководителя. В необходимых случаях к ее работе привлекаются представители следственных органов охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии отражаются в акте, который утверждается руководителем учреждения. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.
1. Номенклатура дел
В процессе деятельности бухгалтерия получает и создает достаточно большое количество документов. После их использования в оперативной работе для решения текущих вопросов, документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти бухгалтерии.
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт ГОСТ 16.487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает определение дела, как совокупности документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформлен ный в установленном порядке. Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.
Номенклатура дел служит планом распределения документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в бухгалтерии. Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.
Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах: «Государственной системе документационного обеспечения управления», «Основных правилах работы ведомственных архивов», «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации». Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел.
Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении любого учреждения, организации, предприятия, фирмы и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.
Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.
Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом
(сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список званий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Таким образом, номенклатура дел бухгалтерии входит как составная часть в сводную номенклатуру.
Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Основные правила работы ведомственных архивов указывают, что Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.
И в типовой, и в примерной номенклатурах дел всегда есть раздел бухгалтерской документации. Поэтому, приступая к составлению номенклатуры дел своей бухгалтерии, прежде всего, выясняют, нет ли типовой или примерной номенклатуры дел для такого вида организаций.
Разработка номенклатуры дел начинает проводиться в учреждениях в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.
Руководитель бухгалтерии обязан не только организовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Канцелярия или архив учреждения должны оказать методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления. Только руководитель и ведущие специалисты могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься бухгалтерия в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты бухгалтерии. Совместная работа специалистов бухгалтерии с делопроизводственными и архивными работниками обеспечит составление номенклатуры, охватывающей всю документацию бухгалтерии и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям.
Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами - «Государственной системой документационного обеспечения управления», «Основными правилами работы ведомственных архивов» и изучить методические материалы по их разработке. Но главным источником при составлении номенклатуры являются сами документы, вся совокупность, как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности бухгалтерии.
При наличии типовой номенклатуры дел «Основные правила работы ведомственных архивов» предписывают следующее. Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации. Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут т быть разъединены или объединены в индивидуальной, что обуславливается или объемом документации, или спецификой работы. Заголовки дел примерной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием автора, корреспондента, вопроса. При объединении нескольих дел в одно, обязательным условием является совпадение сроков хранения объединяемых в одно дело документов. Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номепклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Выявив круг документов, подлежащих включению в ноенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа.
Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов. Например: « Годовой отчет по основной деятельности», «Месячные отчеты по полной себестоимости продукции цехов» и т.д.
В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр). Например: «Годовой отчет о работе цехов по форме № », «Ведомость № ... по счетам ...», «Ведомости затрат на производство по форме № ».
В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоколами, после указания вида документа, дается автор и год.
Например: «Приказы директора банка за 2007 г. (копии)».
В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов, например таких: «Переписка по общим вопросам», «Руководящие материалы», «Разная переписка», «Дела с отчетностью» и т.д. Подобные заголовки недопустимы.
При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело.
Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и могут уточняться экспертной комиссией (ЭК) организации. Следует обратить внимание работников бухгалтерии, что для бухгалтерской документации кроме срока хранения следует учитывать пометы в примечаниях типа «При условии завершения ревизии налоговыми органами» или «После списания» и т.п.
После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела.
Рекомендуется первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности бухгалтерии. Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов), как правило, копии. За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка. Например:
02-01 Приказы и инструктивные письма Министерства финансов по вопросам бухгалтерского учета и отчетности
02-02 Положение о бухгалтерии и должностные инструкции сотрудников. Копии.
02-03 Приказы директора предприятия по производственным вопросам. Копии.
02-04 Приказы директора предприятия по личному составу. Копии.
02-05 Штатное расписание
02-06 Бухгалтерские отчеты предприятия. Годовые.
02-07 Бухгалтерские отчеты предприятия. Квартальные.
02-08 Бухгалтерские отчеты предприятия. Месячные
и т.д.
Номенклатура дел бухгалтерии после ее составления, редактирования и корректировки согласовывается с архивом учреждения (если он сть), одобряется экспертной комиссией и визируется у руководителя бухгхгалтерии. При согласовании номенклатуры с ведомственным архивом его работники проверяют полноту охвата номенклатурой документов подразделения, правильность формулировки заголовков дел и установления сроков хранения.
Расположение всех дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Если организация маленькая ее номенклатура строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме и не делится на структурные части, индексом дела будет порядковый его номер в номенклатуре (1, 2, 3, 4, ...).
В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит обозначение структурного подразделения (в данном случае бухгалтерии) и порядковый номер заголовка дела в пределах бухгалтерии. Индексация структурных подразделений, как правило, постоянна и следовательно, повторяется из года в год.
Индекс должен обозначаться арабскими цифрами. Например, если дело включено в номенклатуру седьмым, а индекс бухгалтерии 02, то индекс данного дела будет 02-07.
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения.
В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей - обозначения структурного подразделения (бухгалтерии) и порядкового номера дела в пределах бухгалтерии. В конце раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в бухгалтерии дополнительных непредусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года.
Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется графа третья. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен. Если дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архивом и ЭК (ЦЭК) учреждения и утверждаются ЭПК архивного органа.
Пятая графа «Примечания» заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел, передаче дел в архив; о незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год и т.п. Для бухгалтерской документации характерны отметки: «После истечения срока действия договора»; «при условии завершения ревизии налоговыми органами»; «при условии завершения ревизии»; «после списания»; «после окончания расчетов»; «после увольнения материально ответственного лица».
Проект сводной номенклатуры дел учреждения, куда номенклатура дел бухгалтерии входит как составная часть, рассматривается и одобряется ЦЭК (ЭК) учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения.
Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, его номенклатура дел может согласовываться с ЭК вышестоящей организации.
Печатается номенклатура дел не менее чем в 4-х экземплярах: первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий в ведомственном архиве, четвертый является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения (в данном случае в бухгалтерию) для заведения по ним дел.
Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи бухгалтерии не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и включается в сводную номенклатуру, утверждаемую руководителем учреждения.
Однако не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. При ее составлении следует учитывать в числе прочих сведения графы 3. В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно.
Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел
По срокам хранения Всего В том числе переходящих
Постоянного 12 4
Временного (свыше 10 лет)| 16 8
Временного (до 10 лет включительно)
39
Итого 67 12
Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела и по ней быстро можно установить номер нужного дела и найти необходимый документ.
Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.
При составлении номенклатуры для определения сроков хранения документов могут использоваться как типовой перечень документов со сроками хранения, так и ведомственный перечень своего профиля. Например, частная строительная фирма может использовать перечень Министерства строительства и архитектуры, а колледж - перечень Министерства образования.
2. Формирование дел
Для обеспечения быстрого поиска и сохранности исполненных документов они ежедневно раскладываются по папкам, то есть группируется в дела.
Формирование дела определяется как отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов дела обеспечивают не только возможность быстрого поиска документа, но и исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.
Основными нормативными документами, в которых отражен порядок формирования, оформления и хранения дел в бухгалтерии являются:
• «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете»;
• «Основные правила работы ведомственных архивов»;
• «Государственная система документационного обеспечения управления».
Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть, на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел. К сожалению, в создаваемых сегодня инструкциях по делопроизводству особенности формирования дел в бухгалтерии не отражаются.
В небольших учреждениях, фирмах, где нет структурных подразделений, бухгалтерские документы централизовано формирует и хранит бухгалтер.
Если учреждение имеет отделы, то в бухгалтерии, как и во всех структурных подразделениях, должно быть выделено лицо, ответственное за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив
Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заранее заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.
В бухгалтерских книгах в начале года в соответствии с правилами, изложенными в «Инструкции по бухгалтерскому учету...» до начала записей нумеруются все страницы (листы). На последней странице за подписью главного бухгалтера делается надпись «В настоящей книге всего пронумеровано ... страниц (листов)». Кассовая книга, приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, кроме того, должны быть прошнурованы и опечатаны сургучной печатью, а количество листов в фф. КО-4 и 440 заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера и ф. Т-9 - руководителем учреждения»56.
На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, предприятия, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Например: ГГУ им. Ф.Скорины и т.п. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения - Бухгалтерия. Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например, Дело № 02-24, где 02 значит индекс бухгалтерии, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.
Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Обязательно выделяется год, за который группируются в деле документы или открывается книга бухгалтерского учета. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»).
Раскладка документов в дела производится систематически, ежедневно в течение всего года.
Исполненные документы должны помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.
В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.
Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить исполнен ли он (о чем должна быть помета). Неисполненные, а также подлежащие возврату документы помещать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления документа. Требование «Основных правил работы ведомственных архивов» указывает, что каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов и других нормативных актов, т.е. перед подшивкой еще раз проверяется наличие подписей, заверительной надписи, отметок, дат, индекса и т.п.
«Инструкция по бухгалтерскому учету...» указывает, что по истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера - накопительные ведомости вместе с относящимися к ним документами должны быть подшиты в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за три месяца в одну папку.
Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.
Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм., около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома. При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.
Документы формируются в дело за один календарный год. Однако книги бухгалтерского учета при наличии в них по истечении года свободных листов могут быть использованы для записей операций следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года. Исключение из этого правила составляют переходящие дела.
Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. В тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома.
Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 2007 год будет составлен в 1998 году, но помещается в дело 2007 г. И наоборот, план на 2008 г. составляется в 2007 году, а помещается в дело 2008 года. Перспективные планы должны быть отнесены к году их утверждения. При этом следует поманить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.
Бухгалтерская документация в подавляющем большинстве группируется по хронологии. Документы собираются по месяцам. Однако в зависимости от количества документов в одном томе могут группироваться документы за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца.
Помимо хронологического принципа внутри дела документы могут систематизироваться в вопросно-логическом, алфавитном и нумерационном порядке. При этом возможны сочетания и комбинации.
При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений - корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов.
Так, лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.
Оправдательные документы формируются отдельно от регистров синтетического и аналитического учета. Документы, относящиеся к определенному учетному регистру, группируются отдельно.
Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая подобная документация. Оправдательные документы (наряды на работу, сменные рапорты и др.) рекомендуется помещать в отдельные дела во избежание их потери или злоупотреблений.
3. Хранение дел.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в бухгалтерии и хранятся в ней до передачи в архив учреждения. Сохранность бухгалтерских документов до передачи в архив обеспечивает главный бухгалтер.
Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, защищающих их также от пыли и света. Дела хранится под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Для быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.
При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.
Для дел, содержащих ценные документы, может составляться и постоянно дополняться внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в «Основных правилах работы ведомственных архивов».
Выдача бухгалтерских документов из бухгалтерии или архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается. Лишь в отдельных случаях, если документы, уже включенные в дело, потребуются в течение года работнику учреждения, фирмы, они могут быть по распоряжению главного бухгалтера вынуты из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место положен лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.
ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ
Документ № от . . . , поступивший
наименование корреспондента
по вопросу
Выдан дата кому
Выдал
Получил
После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.
Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта - заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.
Карта-заместитель помешается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.
Бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера.
Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.
Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов учреждений может производиться только органами государственной налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Республики Беларусь.
Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие, и оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу этой организации.
На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия.
Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии предстателей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут дооформить эти тома: сделать внутреннюю опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью.
В случае утери или уничтожения бухгалтерских документов нормативные акты предусматривают создание руководителем учреждения комиссии по расследованию причин пропажи или уничтожения. Комиссия назначается приказом руководителя. В необходимых случаях к ее работе привлекаются представители следственных органов охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии отражаются в акте, который утверждается руководителем учреждения. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.
@темы: Делопроизводство
читать дальшеЛекция 6.2. Организация работы с документами в бухгалтерии
1. Бухгалтерский учёт как одна из функций управленческой деятельности
Функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.
В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом, все работают с документами как носителями информации, документ является объектом и результатом труда работников бухгалтерии.
ГОСТ определяет документ как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Из определения документа видно, что главное назначение документа, причина его появления - необходимость зафиксировать информацию.
Зафиксировав (отобразив) информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. Таким образом, документ может выполнять несколько функций, т.е. он многофункционален.
Документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей (организационные документы). Информация является основанием для принятия управленческих решений, фиксируемых в распорядительных документах, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Основные формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование - в виде издания инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.
Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
Принятый 06.09.95 закон Республики Беларусь «Об информатизации» указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов».
Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности», указав, что «бухгалтерский учёт – это система непрерывного и сплошного документального отражения информации о хозяйственной деятельности организации», специальную статью (ст. 9) посвящает составлению первичных учётных документов. В ней подчёркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт.
Обратим внимание, что здесь же указано, что первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры.
Таким образом, внедрение компьютерных технологий не исключает составления документов и их оформления в соответствии с установленными правилами. А представление о том, что внедрение компьютеров и подключение их в сеть позволит передавать информацию произвольно в виде отдельных показателей и избавит от составления документов, является глубоко ошибочным.
Следует обратить внимание также на то, что в законе «О бухгалтерском учёте и отчётности» ст.15 говорит о публикации бухгалтерской отчётности.
Закон Республики Беларусь «Об информатизации» дает определение документированной информация (документа) как зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, т.е. установить полное совпадение, тождественность.
Поскольку появился профессиональный термин «реквизит», раскроем его содержание. В ГОСТе 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело» реквизитом документа называется элемент официального документа.
В законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» в статье 9 перечислены обязательные реквизиты первичных учётных документов:
наименование, номер документа, дата и место его составления;
содержание и основание совершения хозяйственной операции, её измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;
должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операциии, правильность её оформления, их фамилии, инициалы, подписи.
Чрезвычайно важна для управленческой деятельности и в особенности бухгалтерской юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.
Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.
2. Унифицированные системы документации, применяемые в бухгалтерии
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Один документ - это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. Ряд функций управления является типовыми, т.е. присущими любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, организационно-распорядительная деятельность, бухгалтерский учет и отчетность, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, предприятий, фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.
Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.
В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих функции информационного обеспечения управления. Кроме того, ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации.
Практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).
Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) так и на унифицированные системы документации.
Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются.
Бухгалтерии в процессе своей деятельности приходится иметь дело с документами нескольких межотраслевых унифицированных систем документации. Это прежде всего:
- система первичной учетной документации;
- система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
- система расчетно-денежной документации;
- система организационно-распорядительной документации.
Их разработчиками были Министерство статистики и анализа, Министерство финансов, Национальный банк, Государственный комитет по архивам и делопроизводству.
Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
Были утверждены типовые междуведомственные формы первичной учетной документации по учету личного состава, использованию рабочего времени, расчетов с рабочими и служащими по заработной плате, основных средств, сырья и материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работы строительных машин и механизмов, результатов инвентаризации, кассовых операций и др.
Эти формы используются не только в бюджетных, но и в организациях других видов собственности.
Кроме того министерства (ведомства) разрабатывают и утверждают унифицированные формы документов, обязательные для применения в учреждениях, организациях, предприятиях данного ведомства.
Унифицированные формы документов могут быть разработаны и конкретной организацией, но такие формы обязательны для применения только в пределах этой организации.
В ст.9 «Закона о бухгалтерском учёте и отчётности» указано: «Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по типовым формам, утверждённым Министерством финансов Республики Беларусь (для Национального банка Республики Беларусь, банков – Национальным банком Республики Беларусь), по формам, утверждённым республиканскими органами государственного управления, подчинёнными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учётом и отчётностью организаций соответствующих отраслей экономики».
3. Нормативные и методические документы, регламентирующие документирование бухгалтерского учёта
Бухгалтерия должна иметь весь пакет законодательно-нормативных и методических документов, в которых отражены вопросы документирования бухгалтерского учёта. Сегодня этот пакет может находиться в памяти компьютера. К этим документам прежде всего относится Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности».
Необходим и пакет нормативно-правовых и методических документов по общему делопроизводству и оформлению организационно-распорядительной документации.
Если приходится иметь дело с обращениями граждан, необходима также нормативная база по этому виду деятельности, в которой указан порядок работы с этой категорией документации.
Кроме того, в бухгалтерии при организации делопроизводства используется «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете» Министерства финансов СССР от 29.08.83 № 105. Хотя Положение издано Минфином СССР, оно не заменено другими актами и продолжает действовать.
В Постановление «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» уточнены сроки ведомственного хранения документов.
Бухгалтерия в своей работе с документами руководствуется также Инструкцией по делопроизводству своей организации и номенклатурой дел бухгалтерии.
4. Документооборот бухгалтерии
Так как бухгалтерия - это структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, документы бухгалтерии являются частью документального фонда организации в целом и включены в общий документооборот.
Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете указано, что движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируются графиком.
Таким образом, бухгалтерские документы проходят те же этапы обработки, что и все другие документы организации.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.
Вся документация бухгалтерии, как и учреждения в целом, делится на три документопотока:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
В технологической цепочке обработки и движения документов выявляют этапы:
- прием и первичная обработка документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация;
- контроль за исполнением;
- исполнение документов (составление);
- отправка.
Документы могут быть получены по почте, приняты по телетайпу, фиксу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем.
Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надёжность доставки. Кроме того, если у вас принята автоматизированная система бухгалтерского учёта и полученные документы вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих документов в память машины (вручную или путём сканирования).
Бухгалтерские документы могут поступить в общем потоке документов, адресуемых учреждению. В этом случае они получаются и обрабатываются экспедицией или специально выделенным работником-экспедитором, а в небольшой фирме - секретарем-референтом. Факсимильная связь и электронная почта позволяют получить бухгалтерские документы непосредственно в бухгалтерии. Однако не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы «электронной подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом. Передача документа в виде факсимильного сообщения также не даёт гарантий подлинности документа.
При получении документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрываются и проверяется правильность вложения и его целостность, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с документов снимается ксерокопия. В последнее время появились факсимильные аппараты, позволяющие получить документ на обычной бумаге и, следовательно, не нуждающиеся в копировании.
От документов, поступивших по почте и имеющих просроченный срок исполнения, конверты сохраняются, так как в этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного бухгалтерского документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты. На всех поступивших документах должна быть проставлена отметка о получении.
Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые и передачей нерегистрируемых документов в отделы. Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому при централизованном получении они обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию, где они учитываются и регистрируются отдельно.
Кроме того, в бухгалтерию поступает достаточно большое количество документов от отделов. Все подразделения, входящие в состав отдельных учреждений, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы: копии или выписки из приказов и распоряжений, сметы расходов, а также всякого рода договоры, нормативы и др.
Например, отдел кадров передаёт копии приказов по личному составу (о приёме, перемещении, увольнении, командировках, отпусках и т д.) для расчёта заработной платы.
Требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников подразделений и служб учреждения.
Инструкции по работе с бухгалтерской документацией рекомендуют представление первичных документов в бухгалтерию регламентировать графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утвержденным руководителем учреждения.
График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. На основании этого графика работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отдела, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности. Своевременное представление в бухгалтерию необходимых документов и сведений является обязательным для всех структурных подразделений и должностных лиц.
Документы создаются и в бухгалтерии (внутренние документы). Они составляют большую часть бухгалтерских документов. Например, приходно-расходные ордера, ведомости, сводные, бухгалтерские документы и др. В статье 9 закона «О бухгалтерском учёте и отчётности» указано, что факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным документом, имеющим юридическую силу. На основании этих документов ведётся бухгалтерский учёт.
Дальнейшая обработка бухгалтерских документов имеет свою специфику и проходит в бухгалтерии. В соответствии с распределением служебных обязанностей, закреплённых в должностной инструкции, поступивший документ передается тому работнику бухгалтерии, за которым закреплен этот участок работы. Например, финансовая деятельность, материальная, расчет заработной платы и т.д.
Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, или составленные в ней, подлежат обязательной проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).
Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке). Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.
Регистрам бухгалтерского учёта посвящена 10 статья закона «О бухгалтерском учёте и отчётности». В ней указано, что хозяйственные операции записываются в регистры по мере проведения, то есть в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учёта.
Порядок записей и формы накопительных учетных документов определены в инструкциях по бухгалтерскому учету.
Закон «О бухгалтерском учёте и отчётности» допускает составление первичных и сводных учётных документов как на бумажных, так и машинных носителях информации. Однако если бухгалтерский учёт ведётся в электронной форме, по просьбе или требованию партнёров и контрольных органов документы распечатываются на бумажной основе.
Организационно-распорядительные документы ведутся в бухгалтерии по общим правилам оформления служебных документов.
Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится вместе со всеми документами учреждения через секретаря- референта или канцелярию (экспедицию). При наличии электронной почты (факса) бухгалтерия может сама передавать свои документы.
При отправке необходимо проверить правильность оформления документа:
- наличие подписи;
- наличие даты;
- наличие заголовка;
- правильность адресования;
- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном
комплекте, он возвращается для доработки.
1. Бухгалтерский учёт как одна из функций управленческой деятельности
Функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.
В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом, все работают с документами как носителями информации, документ является объектом и результатом труда работников бухгалтерии.
ГОСТ определяет документ как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Из определения документа видно, что главное назначение документа, причина его появления - необходимость зафиксировать информацию.
Зафиксировав (отобразив) информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. Таким образом, документ может выполнять несколько функций, т.е. он многофункционален.
Документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей (организационные документы). Информация является основанием для принятия управленческих решений, фиксируемых в распорядительных документах, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Основные формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование - в виде издания инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.
Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
Принятый 06.09.95 закон Республики Беларусь «Об информатизации» указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов».
Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности», указав, что «бухгалтерский учёт – это система непрерывного и сплошного документального отражения информации о хозяйственной деятельности организации», специальную статью (ст. 9) посвящает составлению первичных учётных документов. В ней подчёркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт.
Обратим внимание, что здесь же указано, что первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры.
Таким образом, внедрение компьютерных технологий не исключает составления документов и их оформления в соответствии с установленными правилами. А представление о том, что внедрение компьютеров и подключение их в сеть позволит передавать информацию произвольно в виде отдельных показателей и избавит от составления документов, является глубоко ошибочным.
Следует обратить внимание также на то, что в законе «О бухгалтерском учёте и отчётности» ст.15 говорит о публикации бухгалтерской отчётности.
Закон Республики Беларусь «Об информатизации» дает определение документированной информация (документа) как зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, т.е. установить полное совпадение, тождественность.
Поскольку появился профессиональный термин «реквизит», раскроем его содержание. В ГОСТе 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело» реквизитом документа называется элемент официального документа.
В законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» в статье 9 перечислены обязательные реквизиты первичных учётных документов:
наименование, номер документа, дата и место его составления;
содержание и основание совершения хозяйственной операции, её измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;
должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операциии, правильность её оформления, их фамилии, инициалы, подписи.
Чрезвычайно важна для управленческой деятельности и в особенности бухгалтерской юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.
Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.
2. Унифицированные системы документации, применяемые в бухгалтерии
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Один документ - это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. Ряд функций управления является типовыми, т.е. присущими любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, организационно-распорядительная деятельность, бухгалтерский учет и отчетность, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, предприятий, фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.
Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.
В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих функции информационного обеспечения управления. Кроме того, ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации.
Практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).
Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) так и на унифицированные системы документации.
Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются.
Бухгалтерии в процессе своей деятельности приходится иметь дело с документами нескольких межотраслевых унифицированных систем документации. Это прежде всего:
- система первичной учетной документации;
- система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
- система расчетно-денежной документации;
- система организационно-распорядительной документации.
Их разработчиками были Министерство статистики и анализа, Министерство финансов, Национальный банк, Государственный комитет по архивам и делопроизводству.
Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
Были утверждены типовые междуведомственные формы первичной учетной документации по учету личного состава, использованию рабочего времени, расчетов с рабочими и служащими по заработной плате, основных средств, сырья и материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работы строительных машин и механизмов, результатов инвентаризации, кассовых операций и др.
Эти формы используются не только в бюджетных, но и в организациях других видов собственности.
Кроме того министерства (ведомства) разрабатывают и утверждают унифицированные формы документов, обязательные для применения в учреждениях, организациях, предприятиях данного ведомства.
Унифицированные формы документов могут быть разработаны и конкретной организацией, но такие формы обязательны для применения только в пределах этой организации.
В ст.9 «Закона о бухгалтерском учёте и отчётности» указано: «Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по типовым формам, утверждённым Министерством финансов Республики Беларусь (для Национального банка Республики Беларусь, банков – Национальным банком Республики Беларусь), по формам, утверждённым республиканскими органами государственного управления, подчинёнными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учётом и отчётностью организаций соответствующих отраслей экономики».
3. Нормативные и методические документы, регламентирующие документирование бухгалтерского учёта
Бухгалтерия должна иметь весь пакет законодательно-нормативных и методических документов, в которых отражены вопросы документирования бухгалтерского учёта. Сегодня этот пакет может находиться в памяти компьютера. К этим документам прежде всего относится Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности».
Необходим и пакет нормативно-правовых и методических документов по общему делопроизводству и оформлению организационно-распорядительной документации.
Если приходится иметь дело с обращениями граждан, необходима также нормативная база по этому виду деятельности, в которой указан порядок работы с этой категорией документации.
Кроме того, в бухгалтерии при организации делопроизводства используется «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете» Министерства финансов СССР от 29.08.83 № 105. Хотя Положение издано Минфином СССР, оно не заменено другими актами и продолжает действовать.
В Постановление «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» уточнены сроки ведомственного хранения документов.
Бухгалтерия в своей работе с документами руководствуется также Инструкцией по делопроизводству своей организации и номенклатурой дел бухгалтерии.
4. Документооборот бухгалтерии
Так как бухгалтерия - это структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, документы бухгалтерии являются частью документального фонда организации в целом и включены в общий документооборот.
Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете указано, что движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируются графиком.
Таким образом, бухгалтерские документы проходят те же этапы обработки, что и все другие документы организации.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.
Вся документация бухгалтерии, как и учреждения в целом, делится на три документопотока:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
В технологической цепочке обработки и движения документов выявляют этапы:
- прием и первичная обработка документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация;
- контроль за исполнением;
- исполнение документов (составление);
- отправка.
Документы могут быть получены по почте, приняты по телетайпу, фиксу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем.
Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надёжность доставки. Кроме того, если у вас принята автоматизированная система бухгалтерского учёта и полученные документы вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих документов в память машины (вручную или путём сканирования).
Бухгалтерские документы могут поступить в общем потоке документов, адресуемых учреждению. В этом случае они получаются и обрабатываются экспедицией или специально выделенным работником-экспедитором, а в небольшой фирме - секретарем-референтом. Факсимильная связь и электронная почта позволяют получить бухгалтерские документы непосредственно в бухгалтерии. Однако не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы «электронной подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом. Передача документа в виде факсимильного сообщения также не даёт гарантий подлинности документа.
При получении документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрываются и проверяется правильность вложения и его целостность, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с документов снимается ксерокопия. В последнее время появились факсимильные аппараты, позволяющие получить документ на обычной бумаге и, следовательно, не нуждающиеся в копировании.
От документов, поступивших по почте и имеющих просроченный срок исполнения, конверты сохраняются, так как в этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного бухгалтерского документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты. На всех поступивших документах должна быть проставлена отметка о получении.
Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые и передачей нерегистрируемых документов в отделы. Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому при централизованном получении они обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию, где они учитываются и регистрируются отдельно.
Кроме того, в бухгалтерию поступает достаточно большое количество документов от отделов. Все подразделения, входящие в состав отдельных учреждений, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы: копии или выписки из приказов и распоряжений, сметы расходов, а также всякого рода договоры, нормативы и др.
Например, отдел кадров передаёт копии приказов по личному составу (о приёме, перемещении, увольнении, командировках, отпусках и т д.) для расчёта заработной платы.
Требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников подразделений и служб учреждения.
Инструкции по работе с бухгалтерской документацией рекомендуют представление первичных документов в бухгалтерию регламентировать графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утвержденным руководителем учреждения.
График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. На основании этого графика работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отдела, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности. Своевременное представление в бухгалтерию необходимых документов и сведений является обязательным для всех структурных подразделений и должностных лиц.
Документы создаются и в бухгалтерии (внутренние документы). Они составляют большую часть бухгалтерских документов. Например, приходно-расходные ордера, ведомости, сводные, бухгалтерские документы и др. В статье 9 закона «О бухгалтерском учёте и отчётности» указано, что факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным документом, имеющим юридическую силу. На основании этих документов ведётся бухгалтерский учёт.
Дальнейшая обработка бухгалтерских документов имеет свою специфику и проходит в бухгалтерии. В соответствии с распределением служебных обязанностей, закреплённых в должностной инструкции, поступивший документ передается тому работнику бухгалтерии, за которым закреплен этот участок работы. Например, финансовая деятельность, материальная, расчет заработной платы и т.д.
Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, или составленные в ней, подлежат обязательной проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).
Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке). Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.
Регистрам бухгалтерского учёта посвящена 10 статья закона «О бухгалтерском учёте и отчётности». В ней указано, что хозяйственные операции записываются в регистры по мере проведения, то есть в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учёта.
Порядок записей и формы накопительных учетных документов определены в инструкциях по бухгалтерскому учету.
Закон «О бухгалтерском учёте и отчётности» допускает составление первичных и сводных учётных документов как на бумажных, так и машинных носителях информации. Однако если бухгалтерский учёт ведётся в электронной форме, по просьбе или требованию партнёров и контрольных органов документы распечатываются на бумажной основе.
Организационно-распорядительные документы ведутся в бухгалтерии по общим правилам оформления служебных документов.
Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится вместе со всеми документами учреждения через секретаря- референта или канцелярию (экспедицию). При наличии электронной почты (факса) бухгалтерия может сама передавать свои документы.
При отправке необходимо проверить правильность оформления документа:
- наличие подписи;
- наличие даты;
- наличие заголовка;
- правильность адресования;
- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном
комплекте, он возвращается для доработки.
@темы: Делопроизводство
читать дальше
Лекция 6.1. Нормативные основы работы бухгалтерии
1. Положение о бухгалтерии
Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» закрепил обязательность ведения и организации бухгалтерского учёта во всех организациях независимо от формы собственности. Таким образом, бухгалтерский учёт выступает как одна из основных типовых функций управления.
Организационные формы бухгалтерского учёта строятся на основании законодательно-нормативных актов, в которых эти вопросы разработаны достаточно подробно. Прежде всего следует обратиться к закону Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности». В соответствии с Законом ответственность за организацию бухгалтерского учёта, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций.
Закон предусматривает четыре варианта организационных форм ведения бухгалтерского учёта:
а) бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
б) штатную должность бухгалтера;
в) передачу на договорных началах ведения бухгалтерского учёта организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учёта и отчётности, специалисту-бухгалтеру, являющемуся индивидуальным предпринимателем;
г) ведение бухгалтерского учёта лично руководителем организации.
Эти формы выбираются руководителем в зависимости от объёмов работы
организации.
Выбранная форма ведения бухгалтерского учёта закрепляется в организационных документах. Слово «организационные» показывает характер этих документов - в них закрепляется установленный порядок
Начинается организация всякой работы с точного формулирования целей и задач. Цели и задачи организации (фирмы) в целом находят отражение в её уставе (положении об организации). Это главный (основной) организационный документ. В соответствии с установленными целями и задачами определяют функции управленческого аппарата для достижения поставленных целей, а также и кто эти функции будет выполнять. Распределение функций закрепляется в положениях о структурных подразделениях.
Если бухгалтерским учётом в организации занимается специальное структурное подразделение (бухгалтерия), составляется положение о бухгалтерии (как и о каждом другом структурном подразделении).
Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения (структурного подразделения).
Уже само определение этого вида документа раскрывает его содержание. Положение о структурном подразделении - документ, имеющий постоянный срок хранения и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста:
- общие положения;
- основные задачи;
- организационная структура;
- функции;
- права и обязанности;
- взаимоотношения, связи;
- ответственность.
Составляя положение о бухгалтерии, прежде всего надо обратиться к закону «О бухгалтерском учёте и отчётности», Положению о главном бухгалтере, Положению или Уставу вашей организации (фирмы).
В разделе «Общие положения» указывают место бухгалтерии среди других структурных подразделений, порядок создания, реорганизации и ликвидации, подчинённость. Описывается руководящий состав бухгалтерии, нормативно-правовые документы, которыми она руководствуется в своей работе. Указываются основные показатели деятельности бухгалтерии.
Обязательным в разделе «Общие положения» является пункт о том, какими законодательно-нормативными актами руководствуется бухгалтерия в своей деятельности. Этот пункт можно написать обобщённо типа «Бухгалтерия в своей деятельности руководствуется законодательными актами Республики Беларусь о бухгалтерском учёте и отчётности, постановлениями и распоряжениями Правительства Республики Беларусь, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учёт, Уставом организации и настоящим положением о бухгалтерии».
Второй раздел Положения посвящается задачам бухгалтерии. Его также можно формулировать на основании статей 3-4 закона «О бухгалтерском учёте и отчётности», в котором указаны основные цели и задачи бухгалтерского учёта.
Третий раздел «Организационная структура» описывает структуру бухгалтерии, основанную на основных направлениях её деятельности, порядок распределения обязанностей между работниками, порядок утверждения организационных документов структурных подразделений бухгалтерии.
Из основных целей и задач вытекает раздел «Функции». В нём необходимо подробно перечислить все работы, выполняемые бухгалтерией. Именно этот раздел больше всего отражает специфику вашей бухгалтерии (строительной фирмы, банка, предприятия, учебного заведения и т.д.). Но в этом разделе есть и такие общие для любой бухгалтерии позиции, как учёт основных фондов, учёт денежных средств, контроль за своевременным и правильным проведением инвентаризации, ведение расчетов по заработной плате и т.п. Отдельными пунктами в этом разделе указывается обязательность применения утверждённых типовых унифицированных форм; своевременность и качественность составления первичных учётных документов, передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте; обеспечение сохранности бухгалтерских документов; использование современных автоматизированных технологий учётно-вычислительных работ и т.д.
Чем подробнее будет расписан этот раздел положения, тем легче составляются затем должностные инструкции на работников бухгалтерии, закрепляющие эти функции за определёнными сотрудниками.
За разделом «Функции» логично следует раздел «Права и обязанности», который наделяет работников бухгалтерии правами для выполнения возложенных на них функций. К обязательным пунктам относятся такие, как право требовать от структурных подразделений и должностных лиц своевременного, в соответствии с графиком, представления необходимых документов; не принимать к исполнению неправильно оформленные документы и т.п. Отдельно указываются в этом разделе и права главного бухгалтера, обязательность исполнения распоряжений и указаний главного бухгалтера и бухгалтерии, порядок назначения, перемещения и увольнения материально ответственных лиц.
В разделе «Взаимоотношения. Связи» можно указать, что бухгалтерия взаимодействует:
- со всеми структурными подразделениями по вопросам бухгалтерского учёта;
- с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
- с кадровой службой - по вопросам подбора кадров в бухгалтерию, по расчётам заработной платы работникам организации (фирмы).
Желательно записать пункт об обязательном представлении в бухгалтерию кадровой службой копий приказов по личному составу.
Последний раздел – «Ответственность». Здесь отражается ответственность главного бухгалтера и работников бухгалтерии за порученный участок работы.
Даже краткое изложение содержания Положения о бухгалтерии показывает важность этого документа, чётко расписывающего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем чётче строится и легче организуется в дальнейшем работа бухгалтерии.
Оформляется Положение о бухгалтерии на общем бланке. Подписывается главным бухгалтером, начальниками отделов организации труда и заработной платы, кадров, юридического отдела и утверждается руководителем организации (фирмы).
2. Должностные инструкции
Имея Положение о бухгалтерии, в котором указаны возложенные на неё задачи и функции, определяют общий объём работ (можно воспользоваться «Межотраслевыми укрупнёнными нормами времени на работы по бухгалтерскому учету для отраслей промышленности») и соответственно устанавливают численный и должностной состав бухгалтерии. На каждого предполагаемого работника (вакантную должность) должна быть составлена должностная инструкция.
При составлении должностной инструкции в первую очередь надо воспользоваться Единым квалификационным справочником должностей служащих. Так как бухгалтерский учёт ведётся повсеместно, сотрудники бухгалтерии относятся к общеотраслевым должностям служащих. Для организации бюджетной сферы тарифно-квалификационные характеристики носят обязательный характер. Но, учитывая, что этот нормативный документ обеспечивает рациональное разделение труда, правильный подбор, расстановку и использование кадров, единство в определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, он может быть рекомендован к использованию и организациям любых форм собственности.
Тарифно-квалификационные характеристики по каждой должности состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Квалификационные требования».
Раздел «Должностные обязанности» содержит основные функции, выполнение которых может быть поручено полностью или частично служащему, занимающему данную должность, и является основой для разработки непосредственно в организациях, должностных инструкций, закрепляющих конкретные обязанности, права и ответственность служащего.
Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к служащему в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов, методов и средств, которые должны применяться при выполнении должностных обязанностей.
Раздел «Квалификационные требования» определяет уровень профессиональной подготовки служащего, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы».
Взяв за основу квалификационную характеристику из справочника, уже значительно легче составить должностную инструкцию на конкретного работника бухгалтерии. Исходя из объёма и специфики работы, должностные обязанности, указанные в квалификационной характеристике той или иной должности, могут быть распределены между несколькими работниками бухгалтерии. И наоборот, с внедрением технических средств и сокращением численности персонала, круг обязанностей служащего может быть расширен по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой.
Должностная инструкция - индивидуальный документ, хотя и составляется на базе типовых квалификационных характеристик. Конкретные должностные инструкции, составляемые на определённую должность в данной организации (фирме), всегда имеют свои особенности, так как любая организация имеет свою специфику в направлении деятельности или в объёме работ, и бухгалтер строительной фирмы наряду с общей ведёт и специфическую документацию, отличную от документации фирмы образовательной, торговой, медицинской и т.д.
При наличии должностной инструкции, в которой определены требования к вакантной должности, отделу кадров легче подобрать необходимого работника. При приёме на работу претендент на должность знакомится с инструкцией, видит круг своих обязанностей, и может сразу соотнести с ними свои возможности.
При зачислении на должность принимаемый работник должен расписаться в должностной инструкции. Его роспись означает, что с инструкцией он ознакомлен и обязуется её выполнять. В трудовой договор (контракт) может быть включён пункт с обязательным выполнением работы в соответствии с должностной инструкцией.
Должностная инструкция имеет также унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста:
- общие положения;
- функции;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность.
Как видим, структура должностной инструкции во многом совпадает со структурой текста Положения о бухгалтерии (структурном подразделении). Если у вашей организации (фирмы) бухгалтерский учёт возложен не на структурное подразделение, а на одно должностное лицо – бухгалтера (главного бухгалтера), все задачи и функции по бухгалтерскому учёту, указанные в Положении о бухгалтерии, войдут в его должностную инструкцию. Он должен будет один выполнить все работы по бухгалтерскому учёту, только в меньшем объёме.
При большом объёме работ они должны быть чётко распределены между указанными в штатном расписании работниками бухгалтерии. Должностные инструкции, составленные на всех работников бухгалтерии, чётко разграничат права и обязанности сотрудников, исключат дублирование и, в то же время, если это будет предусмотрено в инструкции, обеспечат взаимозаменяемость.
Общие положения в должностных инструкциях содержат следующий набор информации: обобщённые сведения о должности, подчинённость, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому стажу работы по специальности, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности.
Последний пункт этого раздела содержит указания основных законодательно-нормативных и нормативно-методических актов, которыми данное должностное лицо руководствуется в своей деятельности. Основную часть этих актов надо взять из положения о бухгалтерии, затем указать более узкие нормативно-методические документы, определяющие порядок ведения бухгалтерского учёта и отчётности по тем операциям, которые поручены данному работнику. Например, по учёту товарообменных операций или по инвентаризации, начислении заработной платы и т.д. Завершает этот пункт перечисление организационных документов вашей организации: устава, положения о бухгалтерии и данной должностной инструкции. Здесь же перечислены квалификационные требования к должности.
Следующий раздел – «Функции». В нём указывают основные направления деятельности.
В разделе «Должностные обязанности» перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Данный раздел следует расписать как можно детальнее. Чем больше будет расписано не только, что делает данный работник, но и как он выполняет эту работу, тем ценнее должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость.
В разделе «Права» можно перенести пункты из Положения о бухгалтерии, конкретизировав их указанием видов документов, которые представляют данному работнику или в составлении и оформлении которых он принимает участие и т.д.
Раздел «Ответственность» может быть написан обобщённо по видам ответственности: дисциплинарной, материальной.
При освобождении должности в случае перевода работника или увольнения, до приёма нового работника старую должностную инструкцию следует внимательно проверить и, если необходимо, внести коррективы, уточнить технологию или добавить те обязанности, которые дополнительно будут возложены на вновь принятого работника. Например, новый работник бухгалтерии должен вести документацию с использованием приобретенной компьютерной программы, ему дополнительно вменяется проведение экспертизы ценности документов или страховое копирование данных и т.д. Всё это должно быть вписано в его должностную инструкцию до зачисления на работу.
Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка и подписывается руководителем структурного подразделения (главным бухгалтером), начальниками отделов организации труда и заработной платы, юридического отдела и утверждается руководителем организации (фирмы).
Наличие в организации необходимого пакета законодательных и нормативно-методических документов, хорошо составленные организационные документы - положение о бухгалтерии и должностные инструкции на её сотрудников, обеспечат чёткое выполнение одной из важнейших управленческих функций - бухгалтерского учёта.
Лекция 6.1. Нормативные основы работы бухгалтерии
1. Положение о бухгалтерии
Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» закрепил обязательность ведения и организации бухгалтерского учёта во всех организациях независимо от формы собственности. Таким образом, бухгалтерский учёт выступает как одна из основных типовых функций управления.
Организационные формы бухгалтерского учёта строятся на основании законодательно-нормативных актов, в которых эти вопросы разработаны достаточно подробно. Прежде всего следует обратиться к закону Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности». В соответствии с Законом ответственность за организацию бухгалтерского учёта, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций.
Закон предусматривает четыре варианта организационных форм ведения бухгалтерского учёта:
а) бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
б) штатную должность бухгалтера;
в) передачу на договорных началах ведения бухгалтерского учёта организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учёта и отчётности, специалисту-бухгалтеру, являющемуся индивидуальным предпринимателем;
г) ведение бухгалтерского учёта лично руководителем организации.
Эти формы выбираются руководителем в зависимости от объёмов работы
организации.
Выбранная форма ведения бухгалтерского учёта закрепляется в организационных документах. Слово «организационные» показывает характер этих документов - в них закрепляется установленный порядок
Начинается организация всякой работы с точного формулирования целей и задач. Цели и задачи организации (фирмы) в целом находят отражение в её уставе (положении об организации). Это главный (основной) организационный документ. В соответствии с установленными целями и задачами определяют функции управленческого аппарата для достижения поставленных целей, а также и кто эти функции будет выполнять. Распределение функций закрепляется в положениях о структурных подразделениях.
Если бухгалтерским учётом в организации занимается специальное структурное подразделение (бухгалтерия), составляется положение о бухгалтерии (как и о каждом другом структурном подразделении).
Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения (структурного подразделения).
Уже само определение этого вида документа раскрывает его содержание. Положение о структурном подразделении - документ, имеющий постоянный срок хранения и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста:
- общие положения;
- основные задачи;
- организационная структура;
- функции;
- права и обязанности;
- взаимоотношения, связи;
- ответственность.
Составляя положение о бухгалтерии, прежде всего надо обратиться к закону «О бухгалтерском учёте и отчётности», Положению о главном бухгалтере, Положению или Уставу вашей организации (фирмы).
В разделе «Общие положения» указывают место бухгалтерии среди других структурных подразделений, порядок создания, реорганизации и ликвидации, подчинённость. Описывается руководящий состав бухгалтерии, нормативно-правовые документы, которыми она руководствуется в своей работе. Указываются основные показатели деятельности бухгалтерии.
Обязательным в разделе «Общие положения» является пункт о том, какими законодательно-нормативными актами руководствуется бухгалтерия в своей деятельности. Этот пункт можно написать обобщённо типа «Бухгалтерия в своей деятельности руководствуется законодательными актами Республики Беларусь о бухгалтерском учёте и отчётности, постановлениями и распоряжениями Правительства Республики Беларусь, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учёт, Уставом организации и настоящим положением о бухгалтерии».
Второй раздел Положения посвящается задачам бухгалтерии. Его также можно формулировать на основании статей 3-4 закона «О бухгалтерском учёте и отчётности», в котором указаны основные цели и задачи бухгалтерского учёта.
Третий раздел «Организационная структура» описывает структуру бухгалтерии, основанную на основных направлениях её деятельности, порядок распределения обязанностей между работниками, порядок утверждения организационных документов структурных подразделений бухгалтерии.
Из основных целей и задач вытекает раздел «Функции». В нём необходимо подробно перечислить все работы, выполняемые бухгалтерией. Именно этот раздел больше всего отражает специфику вашей бухгалтерии (строительной фирмы, банка, предприятия, учебного заведения и т.д.). Но в этом разделе есть и такие общие для любой бухгалтерии позиции, как учёт основных фондов, учёт денежных средств, контроль за своевременным и правильным проведением инвентаризации, ведение расчетов по заработной плате и т.п. Отдельными пунктами в этом разделе указывается обязательность применения утверждённых типовых унифицированных форм; своевременность и качественность составления первичных учётных документов, передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте; обеспечение сохранности бухгалтерских документов; использование современных автоматизированных технологий учётно-вычислительных работ и т.д.
Чем подробнее будет расписан этот раздел положения, тем легче составляются затем должностные инструкции на работников бухгалтерии, закрепляющие эти функции за определёнными сотрудниками.
За разделом «Функции» логично следует раздел «Права и обязанности», который наделяет работников бухгалтерии правами для выполнения возложенных на них функций. К обязательным пунктам относятся такие, как право требовать от структурных подразделений и должностных лиц своевременного, в соответствии с графиком, представления необходимых документов; не принимать к исполнению неправильно оформленные документы и т.п. Отдельно указываются в этом разделе и права главного бухгалтера, обязательность исполнения распоряжений и указаний главного бухгалтера и бухгалтерии, порядок назначения, перемещения и увольнения материально ответственных лиц.
В разделе «Взаимоотношения. Связи» можно указать, что бухгалтерия взаимодействует:
- со всеми структурными подразделениями по вопросам бухгалтерского учёта;
- с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
- с кадровой службой - по вопросам подбора кадров в бухгалтерию, по расчётам заработной платы работникам организации (фирмы).
Желательно записать пункт об обязательном представлении в бухгалтерию кадровой службой копий приказов по личному составу.
Последний раздел – «Ответственность». Здесь отражается ответственность главного бухгалтера и работников бухгалтерии за порученный участок работы.
Даже краткое изложение содержания Положения о бухгалтерии показывает важность этого документа, чётко расписывающего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем чётче строится и легче организуется в дальнейшем работа бухгалтерии.
Оформляется Положение о бухгалтерии на общем бланке. Подписывается главным бухгалтером, начальниками отделов организации труда и заработной платы, кадров, юридического отдела и утверждается руководителем организации (фирмы).
2. Должностные инструкции
Имея Положение о бухгалтерии, в котором указаны возложенные на неё задачи и функции, определяют общий объём работ (можно воспользоваться «Межотраслевыми укрупнёнными нормами времени на работы по бухгалтерскому учету для отраслей промышленности») и соответственно устанавливают численный и должностной состав бухгалтерии. На каждого предполагаемого работника (вакантную должность) должна быть составлена должностная инструкция.
При составлении должностной инструкции в первую очередь надо воспользоваться Единым квалификационным справочником должностей служащих. Так как бухгалтерский учёт ведётся повсеместно, сотрудники бухгалтерии относятся к общеотраслевым должностям служащих. Для организации бюджетной сферы тарифно-квалификационные характеристики носят обязательный характер. Но, учитывая, что этот нормативный документ обеспечивает рациональное разделение труда, правильный подбор, расстановку и использование кадров, единство в определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, он может быть рекомендован к использованию и организациям любых форм собственности.
Тарифно-квалификационные характеристики по каждой должности состоят из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Квалификационные требования».
Раздел «Должностные обязанности» содержит основные функции, выполнение которых может быть поручено полностью или частично служащему, занимающему данную должность, и является основой для разработки непосредственно в организациях, должностных инструкций, закрепляющих конкретные обязанности, права и ответственность служащего.
Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к служащему в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов, методов и средств, которые должны применяться при выполнении должностных обязанностей.
Раздел «Квалификационные требования» определяет уровень профессиональной подготовки служащего, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы».
Взяв за основу квалификационную характеристику из справочника, уже значительно легче составить должностную инструкцию на конкретного работника бухгалтерии. Исходя из объёма и специфики работы, должностные обязанности, указанные в квалификационной характеристике той или иной должности, могут быть распределены между несколькими работниками бухгалтерии. И наоборот, с внедрением технических средств и сокращением численности персонала, круг обязанностей служащего может быть расширен по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой.
Должностная инструкция - индивидуальный документ, хотя и составляется на базе типовых квалификационных характеристик. Конкретные должностные инструкции, составляемые на определённую должность в данной организации (фирме), всегда имеют свои особенности, так как любая организация имеет свою специфику в направлении деятельности или в объёме работ, и бухгалтер строительной фирмы наряду с общей ведёт и специфическую документацию, отличную от документации фирмы образовательной, торговой, медицинской и т.д.
При наличии должностной инструкции, в которой определены требования к вакантной должности, отделу кадров легче подобрать необходимого работника. При приёме на работу претендент на должность знакомится с инструкцией, видит круг своих обязанностей, и может сразу соотнести с ними свои возможности.
При зачислении на должность принимаемый работник должен расписаться в должностной инструкции. Его роспись означает, что с инструкцией он ознакомлен и обязуется её выполнять. В трудовой договор (контракт) может быть включён пункт с обязательным выполнением работы в соответствии с должностной инструкцией.
Должностная инструкция имеет также унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста:
- общие положения;
- функции;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность.
Как видим, структура должностной инструкции во многом совпадает со структурой текста Положения о бухгалтерии (структурном подразделении). Если у вашей организации (фирмы) бухгалтерский учёт возложен не на структурное подразделение, а на одно должностное лицо – бухгалтера (главного бухгалтера), все задачи и функции по бухгалтерскому учёту, указанные в Положении о бухгалтерии, войдут в его должностную инструкцию. Он должен будет один выполнить все работы по бухгалтерскому учёту, только в меньшем объёме.
При большом объёме работ они должны быть чётко распределены между указанными в штатном расписании работниками бухгалтерии. Должностные инструкции, составленные на всех работников бухгалтерии, чётко разграничат права и обязанности сотрудников, исключат дублирование и, в то же время, если это будет предусмотрено в инструкции, обеспечат взаимозаменяемость.
Общие положения в должностных инструкциях содержат следующий набор информации: обобщённые сведения о должности, подчинённость, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому стажу работы по специальности, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности.
Последний пункт этого раздела содержит указания основных законодательно-нормативных и нормативно-методических актов, которыми данное должностное лицо руководствуется в своей деятельности. Основную часть этих актов надо взять из положения о бухгалтерии, затем указать более узкие нормативно-методические документы, определяющие порядок ведения бухгалтерского учёта и отчётности по тем операциям, которые поручены данному работнику. Например, по учёту товарообменных операций или по инвентаризации, начислении заработной платы и т.д. Завершает этот пункт перечисление организационных документов вашей организации: устава, положения о бухгалтерии и данной должностной инструкции. Здесь же перечислены квалификационные требования к должности.
Следующий раздел – «Функции». В нём указывают основные направления деятельности.
В разделе «Должностные обязанности» перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Данный раздел следует расписать как можно детальнее. Чем больше будет расписано не только, что делает данный работник, но и как он выполняет эту работу, тем ценнее должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость.
В разделе «Права» можно перенести пункты из Положения о бухгалтерии, конкретизировав их указанием видов документов, которые представляют данному работнику или в составлении и оформлении которых он принимает участие и т.д.
Раздел «Ответственность» может быть написан обобщённо по видам ответственности: дисциплинарной, материальной.
При освобождении должности в случае перевода работника или увольнения, до приёма нового работника старую должностную инструкцию следует внимательно проверить и, если необходимо, внести коррективы, уточнить технологию или добавить те обязанности, которые дополнительно будут возложены на вновь принятого работника. Например, новый работник бухгалтерии должен вести документацию с использованием приобретенной компьютерной программы, ему дополнительно вменяется проведение экспертизы ценности документов или страховое копирование данных и т.д. Всё это должно быть вписано в его должностную инструкцию до зачисления на работу.
Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка и подписывается руководителем структурного подразделения (главным бухгалтером), начальниками отделов организации труда и заработной платы, юридического отдела и утверждается руководителем организации (фирмы).
Наличие в организации необходимого пакета законодательных и нормативно-методических документов, хорошо составленные организационные документы - положение о бухгалтерии и должностные инструкции на её сотрудников, обеспечат чёткое выполнение одной из важнейших управленческих функций - бухгалтерского учёта.
@темы: Делопроизводство
читать дальшеЛекция 5.1. Средства организационной техники в офисе
1. Назначение средств организационной техники
Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами, и повышение качества работы с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь - это внедрение в практику делопроизводственной деятельности офиса технических средств, информационных технологий, в том числе и средств организационной техники. При этом необходимо иметь в виду, что применение технических средств при работе с документированной информацией приводит к возникновению новых, более качественных данных, зафиксированных в той или иной форме, максимально подготовленных для последующего использования в ходе реализации управленческих процедур офисной деятельности.
Применение технических средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества и пр. Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной. Последняя из указанных является наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки документов.
Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда называются средствами организационной техники (оргтехники). К этим средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.
Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. Принято считать, что малая оргтехника - эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.
Современная номенклатура средств организационной техники предполагает ее определенную классификацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация по функциональному признаку, которая однозначно связывает процедуры технологического процесса обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностями средств оргтехники. Однако это не исключает применение других классифицирующих признаков, например элементную базу технических средств.
Большинство пользователей средств оргтехники испытывают различного рода затруднения при выборе соответствующих моделей различных групп, предназначенных для реализации процессов обработки документов в офисе. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть целый ряд факторов, влияющих на процедуру выбора:
• объем документооборота;
• временные характеристики документопотоков;
• объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим
каналам связи;
• способ организации эксплуатации технических средств;
• объем копируемых документов как первичный, так и вторичный;
• технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;
• фирма-производитель данной техники;
• стоимость техники;
• стоимость расходных материалов, частота их замены;
• стоимость эксплуатации и т.п.
Исключительно прогрессивное развитие средств информационных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы безбумажной технологии, в которой информационный обмен между компонентами офисной системы будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств; хранение и обработка информации — с помощью персональных компьютеров и различной номенклатуры периферийных средств; копирование и тиражирование офисной документации - с помощью современного копировального оборудования, позволяющего кроме процедур копирования и тиражирования выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишной») обработке и т.д.
2. Классификация средств организационной техники для современных офисных технологий
Рассматриваемая в этом разделе классификация средств оргтехники не отрицает полностью ранее существовавшую, а только уточняет и конкретизирует ее с учетом современных тенденций развития и состояния рынка оргтехники.
1. Носители информации:
• носители информации на бумажной основе несветочувствительные;
• носители для репрографических процессов (термобумага, диазо-бумага,
фотопленка, калька, бумага многослойная для электроискрового копирования);
• микроносители визуальной информации;
• звуконосители;
• видеоносители;
• магнитные носители для записи кодированной информации;
• перфоносители машинные для записи кодированной информации.
2.Средства составления и изготовления документов:
• ручные пишущие средства;
• пишущие машины;
• диктофонная техника;
• печатающие устройства персональных компьютеров и графопостроители;
• специализированные программные продукты для персональных компьютеров.
3. Средства репрографии и оперативной полиграфии:
•средства фотокопирования;
•средства диазокопирования;
•средства электрофотографического копирования;
•средства термографического копирования;
•машины электронно-искрового копирования;
•средства микрографии;
•средства ризографического копирования (дупликаторы);
•машины для гектографической (спиртовой) печати;
•машины для трафаретной (ротаторной) печати;
•оборудование для оперативной офсетной печати.
4. Средства обработки документов:
•фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины;
•машины и устройства листоподборочные и сортировальные,
• скрепляющее и склеивающее оборудование;
•конвертовскрывающие и резательные машины;
• машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки);
• адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины;
• машины для уничтожения документов (шрёдеры);
• агрегатированные линии для обработки корреспонденции.
5. Средства для хранения, поиска и транспортировки документов:
• первичные средства хранения документов (папки);
• вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т.п.);
•тележки для транспортировки документов;
• лифтовое оборудование;
• транспортёры и конвейеры;
• пневматическая почта;
• оборудование для хранения носителей информации.
6. Средства электросвязи:
• средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;
• средства и системы телеграфной связи;
• средства и системы факсимильной передачи информации;
• электронная почта.
7. Банковская оргтехника:
• машины для счёта купюр;
• детекторы валют;
• машины для упаковки банкнот;
• банкоматы.
8. Другие средства оргтехники:
• сканеры
• компьютерные аксессуары.
9. Офисная мебель и оборудование:
• мебель служебных помещений специализированная;
• оборудование служебных помещений специализированное;
• оборудование и приборы для исследования условий труда.
3. Средства составления и изготовления документов
К средствам составления и изготовления документов относятся: пишущие средства, пишущие машины, специализированные программные продукты для персональных компьютеров (ПК), печатающие устройства для ПК графопостроители, диктофоны и некоторая другая техника.
Для сокращения процесса изготовления подлинников документов применяется стенография как способ, сокращающий разрыв между скоростью речи и возможностью её фиксирования ручными способами (рукописно) либо печатанием на пишущей машине.
Для ещё большего ускорения процесса фиксирования информации используется диктофон. Это устройство для записи и воспроизведения устной речи. Воспроизведение записи может быть осуществлено с замедлением, что позволяет проводить её расшифровку более качественно.
Принтер - самое распространенное периферийное устройство ПК, позволяющее получать твердую копию выходных данных вашей работы. Существует широкое многообразие принтеров, отличающихся по типам, цене, скорости и возможностям. Принтеры бывают трех типов: матричные, струйные, лазерные.
Все принтеры выполняют одну и ту же задачу - обеспечивают вывод твердой копии документа из памяти компьютера. Принтеры воспроизводят на бумаге знаки определенным образом так, чтобы можно было видеть или читать информацию. Несмотря на это принтеры очень отличаются друг от друга по многим показателям. Выбирать принтер следует исходя из своих потребностей и возможностей.
Используемые в настоящее время в офисах и частными лицами принтеры существенно отличаются не только по принципу действия, но и по выходным параметрам. Тем не менее они имеют также ряд общих характеристик. Прежде всего, это наличие обновляемой памяти (буфера), постоянной памяти и для большинства современных моделей поточечный способ переноса букв и других графических элементов из памяти компьютера на бумагу, пленку или промежуточный твердый носитель изображения.
Матричные принтеры самые дешевые, с самой низкой стоимостью печати. Символы формируются из точек. В процессе печати маленькие иглы печатающей головки прижимаются к красящей ленте, оставляя след на бумаге. Матричные принтеры более хорошего качества (24 иглы) печатают быстрее, имеют больше игл на печатающей головке (по сравнению с 9-игольчатыми) и смещаются на меньшие промежутки за шаг, оставляя на бумаге таким образом более четко оформленные символы. Они могут печатать сложные формы на широкой бумаге (формата АЗ) и часто используются в домашних условиях или в небольших офисах (особенно если используется хорошая бумага и новые ленты). Крупные фирмы стараются не использовать матричные принтеры, потому что по качеству печати они хуже всех известных на сегодня принтеров, да и скорость вывода у них небольшая. Матричные принтеры очень шумные, у большинства отсутствует возможность цветной печати, кроме того, качество печати падает по мере износа ленты.
Некоторые принтеры струйного типа обеспечивают печать того же качества, что и матричные принтеры, но есть и такие, которые сравнимы по качеству даже с лазерными. Дорогие струйные принтеры могут давать очень четкий текст и графику. Символы составляются из точек, как и в матричных принтерах, но точки являются не следами красящей ленты, а капельками чернил, которые разбрызгиваются на страницу. Разные производители применяют различные методы вывода точек на бумагу, но все используют поток чернильных капель.
Лазерные принтеры, обычно более дорогие по сравнению со струйными или матричными принтерами, выдают печать самого высокого качества. Их работа подобна работе фотокопировальных аппаратов. Изображение «записывается» на светочувствительный барабан с помощью лазера. Затем лист бумаги пропускается через красящую смесь (тонер), представляющую собой мелкий порошок. «Засвеченные» участки выбирают красящую смесь, которая затем вплавляется в бумагу под воздействием тепла.
Хотелось бы отметить, что у каждой категории принтеров есть свои достоинства и недостатки.
Матричные принтеры очень дешевые, могут печатать сложные формы на широкой бумаге. Струйные принтеры работают тихо, компактные, с хорошим качеством печати. Большинство из них печатает в цвете. Персональные лазерные принтеры имеют высокое качество печати. Они работают тихо, компактно, потребляют небольшую мощность.
Качество печати на матричных принтерах приемлемое при наличии 24 игл, но не сравнимо с качеством струйных принтеров, а тем более лазерных. Качество печати у струйных принтеров почти такое, как у лазерных, качество изображений с высоким разрешением повышается при печати на специальной бумаге. У лазерных принтеров качество печати отличается, особенно у моделей с разрешением 600 точек на дюйм и выше.
Стоимость печати страницы на струйных и лазерных принтерах выше, чем на матричных.
К достоинствам лазерных принтеров следует отнести превосходное качество и скорость работы. В качестве недостатка следует отметить, что вывод на печать дороже, чем в других принтерах, из-за
высокой стоимости принтерных картриджей. Из-за хрупкости печатающего механизма следует использовать бумагу хорошего качества,
чтобы бумажная пыль не попала в принтер и не испортила его. Хотя
качество вывода оправдывает дополнительную стоимость бумаги,
новейшие струйные принтеры являются более чем достаточными для
печати в небольших объемах. Лазерные принтеры слишком дороги
для начинающих пользователей и используют ограниченные размеры бумаги.
Появление устройств для вывода графической информации - плоттеров (графопостроителей) - было естественным следствием развития и широкого внедрения в различные сферы деятельности (в т.ч. офисной) систем автоматизированного проектирования. Результат работы такого устройства - комплект конструкторской и (или) технологической документации, в котором содержатся различные графические материалы (чертежи, схемы, графики, диаграммы и т.д.).
4. Средства репрографии и оперативной полиграфии
Средства репрографии и оперативной полиграфии — это совокупность машин, предназначенных для копирования и тиражирования документов. К средствам репрографии относятся средства фотокопирования, диазокопирования, электрофотографии, термографии, электронно-искрового копирования, микрофильмирования. Особо выделяются средства ризографического копирования.
В процессе копирования принимают участие оригинал, копия и посредник (промежуточный носитель, используемый для передачи изображения с оригинала на копию). Взаимное расположение и физико-химические свойства копируемого материала, подлинника, посредника, светочувствительного или другого воспринимающего слоя, на который производится репродуцирование, а также источника света характеризуют способ копирования. Выбор способов копирования определяется характером, форматом и назначением документации.
Светокопирование (диазокопирование) относится к широко распространенным способам, получившим наибольшее применение для копирования технической документации — чертежей. В последнее время этот способ применяется и для копирования офисной документации.
При светокопировании в аппаратуре используется прозрачный оригинал (калька) и свето (диазо) копировальная бумага или пленка, чувствительные к ультрафиолетовым лучам. Основные преимущества светокопирования заключаются в дешевизне копий, получении позитивного изображения без промежуточного негатива и высокой разрешающей способности диазоматериалов. Однако полученные копии со временем выцветают и не могут использоваться.
Фотокопирование (техническая фотография) - процесс получения копий
на чувствительных к воздействию света материалах, использующих галоидные соединения серебра, позволяет работать с оригиналами со штриховым и тоновым изображениями и применяется для копирования текстовых и графических документов. Фотокопирование позволяет получать высококачественные копии. Однако широкому их использованию препятствуют: дороговизна и сложность процесса обработки фотоматериалов - проявления, закрепления, требующих применения жидких химикатов и проводящихся в затемненных помещениях. Эти факторы ограничивают применение фотокопировальных процессов в офисной деятельности.
Термографическое копирование — процесс получения копий, основанный на применении термочувствительных слоев, меняющих свои физические свойства под действием инфракрасных лучей, проходящих или отраженных от поверхности оригинала. Термокопировальный способ изготовления копий - один из самых простых. С помощью термокопировальных аппаратов прямым или косвенным методом можно получить копию с листовых документов, содержащих текстовую или графическую информацию.
Термографическое копирование обладает некоторым преимуществом по сравнению с другими методами в оперативности работы, компактности и дешевизне аппаратуры. Однако невысокое качество получаемых копий и относительно большая стоимость специальной термореактивной и термокопировальной бумаги ограничивают область его применения.
Электрофотографическое (электрографическое) копирование - процесс получения копий, основанный на использовании эффекта фотопроводимости высокоомных полупроводниковых материалов, нанесенных на материал копии или посредника, и их способности удерживать с помощью электростатических сил краситель. Под электрофотографией в настоящее время понимают два способа получения фотоизображений на специальных поверхностях, электрические свойства которых изменяются в соответствии с количеством световой энергии, воспринятой ими.
При первом способе — непереносного копирования — применяют специальную чувствительную к свету фотополупроводниковую бумагу, покрытую слоем диэлектрика, содержащего мелкие частицы полупроводника, например окиси цинка, нанесенного на бумажную основу. Оригинал копируемого документа при этом способе экспонируется (фотографируется) на поверхность светочувствительного слоя, заряженного до высокого электрического потенциала. Под действием света электрический заряд стекает с освещенных участков. Далее бумага «проявляется» с помощью порошка-красителя, который пристает к темным местам, сохраняющим высокий потенциал.
При втором способе - переносного копирования - используются промежуточные носители различной формы, покрытые слоем тополупроводника и выполняющие роль посредника, на котором формируется изображение копируемого оригинала. Этот слой, так же как и в предыдущем способе, заряжается, на него проецируется изображение оригинала, далее производят проявление с помощью красящего порошка-тонера. На поверхность посредника с прилипшим к темным местам экспонируемого изображения тонером накладывают листы обычной бумаги, на которой отпечатывается порошковый краситель, т.е. производится перенос изображения. Отпечаток «закрепляется» прогревом, и копия готова. Этот способ копирования называют также ксерографией. Ксерография изобретена американцем Честером Карлсоном. С момента выпуска в 1949 г. первого ксерографа машина претерпела целый ряд технологических и конструктивных изменений, но суть процесса осталась неизменной. Копировальные аппараты этого типа настолько популярны в мире, что название компании ХЕRОХ Согр., имеющей исключительные права на данный способ копирования, стало нарицательным и применяется для обозначения процесса репрографии вообще, вне зависимости от того машина какой фирмы применяется.
Электрофотографическая аппаратура позволяет получить наилучшее после фотографии качество копий на обычной или фотополупроводниковой бумаге. Возможно получение копий на обеих сторонах листа, цветное копирование. На электрофотографической аппаратуре можно получать копии и с микрофильмов. Электрофотографические способы копирования и аппаратура получили наибольшее распространение в мире и нашей стране.
К основным преимуществам относится: высокое качество копий, возможность получения копий на обычной бумаге, высокая производительность работы и дешевизна копий, возможность выполнения дополнительных операций по обработке копий. К недостаткам можно отнести относительно высокую стоимость и сложность аппаратуры, высокую стоимость расходных материалов (картриджей), особенно для персональных копиров. Недостатком аппаратуры непосредственного копирования является необходимость применения специальной электрофотографической бумаги, что ограничило область их применения.
При электронно-искровом копировании реализуется принцип элементного считывания изображения оригинала фотоэлектрическим устройством, преобразование сигнала и воспроизведение изображения электротермическим способом на приемном материале копии. Этот метод основан на прожигании с помощью искрового разряда поверхности специального многослойного или иного формного материала в местах, соответствующих печатным элементам изображения. Основное назначение этого способа репрографии - изготовление трафаретных форм для процессов оперативной полиграфии (ротационной печати).
Микрография — это процесс изготовления фотографическим путем с оригиналов документов сильно уменьшенных их копий - микроформ, получаемых на носителях информации, содержащих одно или несколько изображений с кратностью уменьшения оригинала от 7 до 150. Основную часть процессов в микрографии составляет микрофильмирование. Оно является высокоэффективным средством копирования информации на фотоматериалы. Получаемые при этом миниатюрные копии удобны в хранении и использовании, хотя и требуют при чтении применения увеличительной аппаратуры.
Ризография — это метод получения изображений, который объединяет в себе преимущества трафаретной печати (экономичность, производительность, надёжность) с современной цифровой обработкой (высокое качество представления данных). Ризограф является «золотой серединой» между типографской печатью и обычными копировальными аппаратами, работающими по принципу электрофотографии.
Поскольку ризография во многом подобна традиционным методам трафаретной печати, то процесс копирования на ризографе условно можно разбить на два этапа: подготовка рабочей матрицы и собственно печать.
Первый этап заключается в том, что сначала оригинал изображения считывается сканером ризографа, после чего полученная цифровая информация, обработанная встроенным микропроцессором, используется термоголовкой или лазерным устройством для создания трафарета на специальном носителе - мастер-пленке.
Это выглядит следующим образом. Ризограф автоматически отматывает с рулона мастер-пленки (специального материала, из которого изготавливается трафарет-мастер) отрезок необходимой длины. Перенос считанного сканером изображения на мастер выполняется термоголовкой или лазерным устройством. В точном соответствии с оригиналом прожигаются мельчайшие отверстия в мастер-пленке. Затем готовый мастер натягивается и закрепляется на раскатном барабане и пропитывается красителем. После этого ризограф делает первый контрольный оттиск. Первый этап длится около 17 - 30 секунд, в зависимости от используемого формата бумаги и типа модели.
Процесс печати заключается в том, что на бумагу наносите специальный пастообразный краситель, который изготавливается основе глицерина и находится в специальных герметичных тубах. Туба с красителем находится в середине красящего цилиндра. Краска продавливается сквозь барабан и отверстия в мастере и попадает на бумагу, проходящую под вращающимся барабаном. Во время печати бумага направляется из подающего в приемный лоток.
Сам процесс печати выполняется со скоростью от 60 до 130 копий в минуту. После окончания работы с мастером он автоматически снимается с поверхности барабана и помещается в приемник для использованных мастеров.
Расходными материалами при работе с ризографом являются мастер-плёнка и краска.
С одного кадра мастер-пленки можно получить без потери качества от 4 тыс. до 10 тыс. оттисков (в зависимости от характера изображения). Краска - водно-масляная эмульсия с применением натуральных красителей. Ризография предусматривает возможность многоцветной печати. Копирование в несколько цветов осуществляется на ризографе каждой краской последовательно. Для каждого используемого в работе цвета необходимо иметь отдельный красящий цилиндр. При этом изменение цвета происходит заменой красящего цилиндра.
При копировании можно использовать 9 цветов: черный, коричневый, желтый, зеленый, два оттенка красного цвета и три оттенка синего. Имеется специальная краска, видимая только в ультрафиолетовых лучах, используемая для печати ценных бумаг. Печать каждым новым цветом требует дополнительного прогона.
Существенно расширяют возможности ризографа в изготовлении высококачественных печатных материалов встроенные функции по цифровой обработке копируемых изображений.
Однако ризограф это не просто множительный аппарат. Специально разработанный компьютерный интерфейс позволяет использовать ризограф не только как отдельно стоящий копировальный аппарат (копир, дупликатор), но и как высококачественный сканер и принтер, управляемые с компьютера. Интерфейс не только расширяет возможности ризографа, но и обеспечивает пользователю доступ к современным графическим и текстовым редакторам, программам макетирования изданий и другому компьютерному обеспечению. Симбиоз ризографа и компьютера представляет собой современный издательский комплекс. Использование интерфейса обеспечивает максимальное качество изображения, так как позволяет избежать первоначального сканирования оригинала. Возможность подключения имеют практически все модели.
Печать 1000 листов на ризографе занимает не более 8 минут. Причём
необходимо отметить, что чем выше тираж, тем больше выигрыш. Затраты на
получение 15-25 копий с одного оригинала на ризографе и копировальной
машине практически одинаковы, однако при тираже свыше 100 копий ризограф
дает выигрыш по стоимости уже в 2 — 3 раза, а при тираже более 500 оттисков
— в 6 — 8 раз.
Ризографы стали основой мини-типографских комплексов в крупных государственных, коммерческих и иных структурах.
К средствам оперативной полиграфии относятся гектографы, ротаторы, малые офсетные машины, работающие по упрощенной полиграфической технологии. Сущность полиграфического процесса состоит в многократном переносе красочного слоя с печатной формы на воспринимающую поверхность, в результате чего формируется изображение, которое с определенной степенью точности дублирует оригинал. Различные методы многократного получения одинаковых изображений полиграфическими средствами объединяются под общим названием — печатные процессы.
К основным процессам оперативного тиражирования документов, применяемым в копировально-множительных службах учреждений, организаций и предприятий, относятся гектографический, трафаретный и офсетный, являющиеся разновидностями плоской печати (способ печати, при котором печатающие и пробельные элементы на печатной форме расположены практически в одной плоскости и обладают способностью избирательного смачивания краской).
Способ гектографической печати включает в себя операции по изготовлению печатной формы, нанесению на нее гектографической краски и получению оттисков в гектографическом множительном аппарате путем переноса части красочного слоя с гектографической формы на бумагу, предварительно увлажненную растворителем (спиртом).
В отличие от классических способов плоской печати, где красочное изображение формируется на специальной поверхности (печатной форме), а отсюда уже передается на воспринимающую поверхность, при трафаретной печати изображение формируется в толще формного материала. Эта печать не с формы, а через нее - «на пробой». Для этого способа необходимо подготовить печатную форму так, чтобы печатающие элементы пропускали краску, а пробельные задерживали ее. Трафаретный способ тиражирования документов на ротаторах применяется для однокрасочной (преимущественно) печати текстовых и графических документов с печатных форм, изготовленных машинописным, электронно-искровым или термокопировальным способами.
В офсетной печати печатающие и пробельные элементы имеют различные физико-химические свойства (печатающие воспринимают краску, пробельные отталкивают её), в результате чего краска удерживается только на печатающих элементах. Офсетные способы применяют для изготовления высококачественных одноцветных и многоцветных оттисков текстового и графического материала, используемого в управленческой, научно-технической, рекламной и другой деятельности.
5. Средства обработки документов
Группа средств обработки документов включает в себя машины и приспособления для физической обработки носителя (формного материала, являющегося физической основой документа). К ним относятся фальцевальные машины, листоподборочное и сортировальное оборудование, скрепляющее и склеивающее оборудование, конвертовскрывающие и резательные машины, машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки), адресовальные, штемпелевальные и франкирующие (для нанесения на конверт знаков почтовой оплаты) машины и устройства, машины для уничтожения документов (шредеры - по имени фирмы-изготовителя) и др. Иногда это оборудование агрегируется для выполнения комплекса функций, в частности агрегированная машина для фальцевания, бигования (выдавливания канавки на листах документов), перфорирования и резки называется фольдер, а машина для выполнения операций маркирования и франкирования - франкингмашина.
Средства хранения, поиска и транспортировки документов включают в себя первичные и вторичные средства хранения документов (папки, шкафы и т.д.), картотеки и картотечное оборудование, средства для физической транспортировки документов внутри офиса (тележки, лифты, транспортеры, пневматическая почта), средства хранения машинных носителей информации.
6. Средства электросвязи
К средствам электросвязи относятся средства и системы телефонной, телеграфной связи, факсимильной передачи информации, электронная почта.
Начало телефонной связи положено изобретением телефонного аппарата А. Беллом (США) в 1876 г. и созданием первой телефонной станции в 1878 г. (Нью-Хейвен, США).
Телефонная станция - это здание с комплексом технических средств, предназначенных для коммутации каналов телефонной сети. На телефонной станции производится соединение определенных телефонных каналов — абонентских и соединительных линий - на время телефонных переговоров и их разъединение по окончании переговоров.
Линии телефонной связи - сложные технические сооружения (например, на некоторых междугородных кабельных линиях число промежуточных усилителей достигает нескольких тысяч). Телефонный кабель применяется для прокладки линий связи в городских сельских телефонных сетях. Содержит большое число пар (от нескольких десятков до нескольких тысяч) медных изолированных жил; оболочка телефонного кабеля обычно свинцовая, стальная или пластмассовая. Для дальней связи все шире используются искусственные спутники.
Телефонный аппарат служит для передачи и приема речевой информации. Обычно состоит из двух основных частей: коммутационно-вызывной, предназначенной для соединения и разъединения абонентов, и разговорной, обеспечивающей прием и передачу речи.
Телефонный аппарат - одно из технических средств электросвязи, имеющее в настоящее время особую общественную значимость и наиболее широкое из всех средств электросвязи распространение. Это обусловлено тем, что посредством телефонной связи человек реализует самую естественную форму обмена информацией - речевой диалог.
Телефонный аппарат общего применения с дисковым номеронабирателем для набора номера импульсами постоянного тока электромеханическим звонком для приема входящего вызова существует в настоящем его виде уже несколько десятилетий и пока ещё наиболее распространен.
Внедрение квазиэлектронных и электронных автоматических телефонных станций (АТС) с программным управлением, создание цифровых и волоконно-оптических систем связи, справочно-информационных систем, связь с которыми осуществляется по автоматически коммутируемой телефонной сети, привели к необходимости коренных преобразований телефонных аппаратов, созданию совершенно новых их видов.
В настоящее время в телефонных аппаратах широко применяются специализированные большие интегральные схемы функционального назначения, а также микропроцессорные системы, обеспечивающие автономное получение широкого спектра дополнительных возможностей и превращающие телефонный аппарат в многофункциональное абонентское телефонное устройство.
Телефонные аппараты можно классифицировать по различным признакам.
По типу станций, для включения в которые предназначены аппараты, они делятся на аппараты АТС и аппараты телефонных станций с ручным обслуживанием (РТС). Первые снабжаются устройством набора номера, вторые такого устройства не имеют.
По способу набора номера телефонные аппараты могут быть с передачей информации набора номера импульсами постоянного тока посредством дискового или кнопочного номеронабирателей.
По выполняемым функциям различают телефонные аппараты с обычными функциональными возможностями, с дополнительными возможностями и многофункциональные аппараты, обеспечивающие, например, автоматический набор программируемых номеров, отображение операций набора номера и других данных на индикаторе, автоматический ответ на входящий вызов при отсутствии абонента, автодозвон при занятом номере вызываемого абонента и т.д.
В зависимости от конструктивного оформления аппараты подразделяются на настольные, стенные, унифицированные и переносные. Особое место занимают радиотелефонные аппараты.
По области применения можно выделить аппараты общего и специального (монтерские, шахтные, корабельные и т.п.) применений. К телефонным аппаратам специального применения относятся и таксофоны.
Телефонные аппараты общего применения предназначены для включения в АТС с передачей сигналов набора номера импульсами постоянного тока посредством дискового или кнопочного номеронабирателя или переменным током в многочастотном коде с помощью кнопочного номеронабирателя.
С начала 80-х гг. во многих странах стали пользоваться сотовым (мобильным) радиотелефоном как средством поддержки постоянного контакта, поскольку в отличие от систем радиотелефонной связи предыдущих поколений в сотовой сети разговор продолжается и тогда, когда абонент перемещается по территории из одной «соты» (обслуживания базовой станции) в другую.
Все ранние системы радиотелефонной связи являлись аналоговыми, т.е. информация передавалась как сигнал частотной модуляции по радиотракту. Новое поколение мобильных телефонов является цифровым. Система GSM отличается повышенной помехоустойчивостью, обеспечиваемой за счёт применения цифровой передачи, благодаря чему достигается оптимальное и эффективное применение назначенных частот. Стандартизация этих частот во всей Европе позволит абоненту пользоваться подвижной системой радиосвязи, находясь в любой точке Европы.
Наряду с телефонной сетью существуют и успешно эксплуатируются телеграфные сети, к числу которых относятся:
• внутригосударственная сеть общего пользования для передачи телеграмм между отделениями телеграфной связи (ОП);
• внутригосударственная сеть, предназначенная для телеграфной связи между различными предприятиями и организациями (АТ50);
• международная сеть телеграфной связи общего пользования между отделениями связи нашей страны и зарубежных стран;
• международная телеграфная сеть для передачи сообщений между предприятиями и организациями во всём мире TELEX – teleprinter exchange service.
Сеть ТЕLЕХ включает в себя телексные узлы, специальные линии связи и конечные абонентские устройства — телетайпы, параметры которых стандартизированы Международным Консультативным Комитетом по Телефонии и Телеграфии (ККТТ).
Телетайп — фирменное наименование ряда аппаратов, разработанных Телетайп Корпорэйшн (Те1еtуре Согрогаtiоn), которое так же, как в случае с копировальными аппаратами фирмы Ксерокс Корпорэйшн (ХЕКОХ СогрогаНоп), стало нарицательным. Поэтому формально использование укоренившегося термина «телетайп» вполне корректно и обычно не применяется в специальной технической литературе.
Достижения современных технологий способствуют активному внедрению в повседневную практику различных видов связи: телефонной, телеграфной, компьютерной и др. Особенно интенсивно в последние годы стала развиваться факсимильная связь. Сегодня наличие факсимильного аппарата (факса) - обязательный атрибут любой уважающей себя фирмы. Передача по факсу различных документов становится повседневной реальностью. Телефакс — это торговое наименование офисных факсимильных аппаратов. Его усеченное наименование «факс» стало практически узаконенным для обозначения абонентского номера факсимильного аппарата в телефонной сети и собственно сообщения, полученного или отправленного с помощью телефакса. Однако термин «факс», используемый для обозначения факсимильного аппарата, пока рассматривается как жаргонный.
Под факсимильной связью обычно понимают метод передачи на расстоянии графической и буквенно-цифровой информации, а такие рукописных сообщений с воспроизведением на принимающем устройстве в форме, аналогичной переданной.
Факсимиле означает точное воспроизведение фиксированного плоского изображения на твердом носителе (чаще всего бумаге) фотоэлектрическим способом. Сама идея передачи изображений по линиям проводной связи не нова и впервые предложена еще в 1842 г.; а первая работающая факсимильная машина появилась на свет через 12 лет, в 1854 г. Факсимильные машины стали особо популярны во второй половине 60-х гг.
В подавляющем большинстве случаев для передачи факсимильных сообщений используется телефонная сеть. Поэтому схема коммутации и соединения абонентов факсимильной связи осуществляется таким же образом, как и при обычной телефонии.
Факсимильный аппарат содержит телефон, устройство считывания и воспроизведения оптического изображения и ряд вспомогательных узлов, расположенных в одном корпусе. Система, обеспечивающая электронную передачу обычного текста, чертежей, фотографий, должна обеспечить сканирование документа на передающей стороне, преобразование информации в форму, пригодную для передачи по имеющемуся каналу связи, и формирование на бумажном носителе на принимающей стороне дубликата – факсимиле - исходного документа. В состав любого телефакса входят сканер для считывания документа, модем, передающий и принимающий информацию по телефонной линии, а также принтер, печатающий принимаемое сообщение на термо- или обычной бумаге.
При автономной работе персонального компьютера и телефакса для передачи факсимильных сообщений необходима предварительная распечатка документа на бумаге с достаточным для сканера телефакса контрастом. Пользователи персонального компьютера могут отказаться от промежуточного этапа переноса сообщения на бумагу. Для этого необходимо, чтобы телефакс имел стандартный разъем для подключения к персональному компьютеру и программное обеспечение для форматирования и переноса данных из персонального компьютера в телефакс.
Другим, более эффективным, решением может быть установка в персональном компьютере автономно работающей факс-модемной платы, которая поставляется с пакетом необходимых программ. Выбор между факсимильными (факс-модемными) платами и внешними модемами (факс-модемами) — в основном вопрос стоимости и удобства. Внешний модем имеет свой корпус и источник питания и подключается к свободному последовательному порту персонального компьютера. Встраиваемый модем занимает один разъем расширения на системной плате, а также адресное пространство и другие системные ресурсы одного из последовательных портов.
Большинство современных факсов позволяет организовать связь не только между факсимильными аппаратами, но и между компьютером и телефаксом. При работе с факс-модемом указанная задача решается с помощью соответствующих программ, обеспечивающих необходимое преобразование форматов. Использование факс-модема позволяет применить для подготовки, приема и передачи сообщений мощные вычислительные ресурсы и память персонального компьютера. Программная поддержка факс-модема обычно предусматривает соединение и набор заданного номера абонента, архивирование сообщений, создание каталогов, рассылку по списку адресов, отправление в заданное время, автоответ и др.
Факс-модем не эквивалентен по своим функциональным возможностям факсимильному аппарату. Основное отличие заключается в том, что в состав факсимильного аппарата всегда входит сканирующее устройство, обеспечивающее считывание любого контрастного изображения с листа бумаги, а плата - только передачу изображения или текста, хранящихся в цифровом виде в памяти компьютера. Кроме того, плата является не самостоятельным устройством, а расширением персонального компьютера и может функционировать при включенном состоянии последнего.
Системы транспортировки сообщений между людьми с помощью компьютеров очень часто называют системами электронной почты. В электронной почте транспортная служба имеет дело с файлами, обрабатываемыми компьютерами, а не с бумагой, транспортируемой с помощью различных физических средств, как это делается в классических почтовых системах. С учетом этого определим электронную почту как службу почтовой связи, в которой доставка сообщений осуществляется электронными методами с помощью компьютеров.
Высокая скорость передачи информации и надежность (при относительно низкой стоимости услуг) позволяют электронной почте качественно изменить роль почтовой коммуникации. Появляется уникальная возможность быстро ознакомить любой круг корреспондентов (как бы далеко друг от друга они ни находились) с различными документами, проектами и т.п., оперативно получить реакцию на эти материалы, при необходимости повторить такой процесс многократно. Возникновению электронной почты способствовало также увеличение объема деловой переписки и широкое внедрение в делопроизводство оборудования для автоматизации подготовки и обработки документов. В результате большая часть учрежденческой корреспонденции может быть доставлена получателю не в виде оригинала сообщения, а в виде его копии с использованием средств электросвязи. Электронная почта заменяет физическую транспортировку сообщений передачей их содержания. Адресат получает сообщение в виде твердой копии на бумаге или в виде изображения на экране терминала. Пересылаемая по электронной почте информация называется сообщением или письмом.
Основной информационный поток в системе электронной почты приходится на локальные сети, которые обычно связывают ПК, находящиеся в одном учреждении. Это дает возможность объединить и рационально использовать компьютерные ресурсы, а также резко сократить бумажный документооборот.
Локальная сеть возникла в связи с необходимостью передавать данные с высокой скоростью в пределах небольшой территории, например одного здания или группы зданий, при значительно меньших затратах вместо использования для передачи данных сетей общего пользования. Локальные сети позволяют пользователям сочетать преимущества автономной обработки информации с возможностями индивидуального доступа к общим информационным ресурсам офиса, а также к внешним ресурсам.
К основным требованиям, предъявляемым к сетям, относятся: простота использования, высокая скорость передачи информации, низкая стоимость и соблюдение секретности. При организации локальной сети разработчик обычно сталкивается с выбором: передающей среды; конфигурации сети и протоколов, управляющих ее работой; инструментальных средств. Кроме того, следует выбрать метод передачи сообщений в сети.
7. Прочие средства оргтехники
К банковской оргтехнике относятся специализированные машины и устройства, предназначенные для обработки купюр, монет, различного рода пластиковых кредитных и прочих карт. Технология обработки наличности в современном банке подразумевает, как минимум 4 этапа: прием, учет и обработка наличности, упаковка для длительного хранения (касса пересчета), обмен и/или размен иностранных валют (обменный пункт) и, наконец, выдача наличных денег клиентам банка (касса выдачи). Первые три этапа требуют проверки подлинности банкнот. На всех перечисленных участках банковского производства возникают похожие задачи, а именно: снижение трудозатрат, уменьшение риска ошибок или злоупотреблений со стороны персонала, облегчение контроля за движением средств, систематизация сведений о поступлении и расходе наличности и т.п.
Решение этих задач невозможно без высококлассной организационной техники.
К техническим средствам, помещенным в группу «Другие средства оргтехники», относятся такие, которые не могут быть однозначно отнесены к какой-либо другой группе: сканеры, компьютерные аксессуары, в т.ч. средства защиты при работе на ПК и средствах оргтехники и пр.
Сканерами называются устройства для оптического считывания и ввода в компьютер документов, выполненных на бумажных (или «твердых») носителях, т.е. создание в компьютере электронной копии изображения. Изображение может быть текстом, рисунком, фотографией, диаграммой и пр.
Несмотря на большое многообразие сканеров, практически все они основаны на едином принципе считывания данных.
Как работает сканер? Лампа освещает сканируемый текст, отраженные лучи попадают на фотоэлемент, состоящий из множества светочувствительных ячеек. Каждая из них под действием света приобретает электрический заряд. Аналого-цифровой преобразователь ставит в соответствие каждой ячейке числовое значение, а плата интерфейса передает считанные данные в ПК.
Применение сканеров имеет широкий диапазон и находится в постоянном развитии. В частности, их можно использовать в:
• настольных издательских системах;
• системах обработки документов;
• системах автоматизированного проектирования;
• системах передачи информации (факс + модем + сканер = факс-машина).
Существует множество моделей сканеров, однако в основу классификации можно положить всего несколько основных критериев: конструкцию, типы обрабатываемых изображений, особенности аппаратного и программного интерфейса с компьютером.
Использование компьютерных аксессуаров - необходимое средство удовлетворения жестких требований современной эргономики и охраны здоровья. Можно усмотреть прямую зависимость роста профессиональных заболеваний от интенсивности работы с компьютером. При этом виной являются не сами компьютеры, а несоблюдение правил безопасности при работе неправильная организация рабочего места и т.п. Все компьютерные аксессуары можно условно классифицировать следующим образом:
• средства хранения и транспортировки дискет и компакт-дисков
(коробки, боксы, контейнеры и пр.);
• многофункциональные стационарные средства для хранения носителей,
размещения дополнительных приспособлений и т.д.;
• средства зашиты здоровья от негативного воздействия технических
средств (экранные фильтры различного типа и назначения, подставки под кисти рук и т.п.);
• средства защиты технических средств от воздействия окружающей среды
(жесткие и гибкие чехлы и пленки для клавиатуры и функциональных блоков технического средства);
• средства, расширяющие функциональные возможности компьютера или
средств оргтехники (манипуляторы различной конструкции, коммутаторы, коммутационные кабели и т.п.);
• средства обслуживания и ремонта (специализированные наборы
инструментов для ремонта ПК и средств оргтехники, чистящие жидкости и салфетки, вакуумные пылесосы и пр.);
• средства эргономики (коврики для мыши, подставки для мониторов и
принтеров, специальные столы для техники, зажимы для бумаг и т.п.).
Группа офисной мебели и оборудования включает в себя наборы
специализированной мебели для организации профессионально
ориентированных рабочих мест персонала офиса, а также оборудование, создающее комфортные условия труда.
8. Концепция электронного офиса
Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция электронного (автоматизированного) офиса. В этом случае речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.
Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось реальным прежде всего благодаря повсеместному распространению ПК с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Мicrosoft Office), а также всевозможных высокоэффективных средств оргтехники.
Несмотря на сравнительно небольшой срок, концепция электронного офиса уже прошла в своем развитии два этапа, и в настоящее время успешно реализуется третий. Для первого этапа была характерна ориентация на автоматизацию рутинных, часто повторяющихся операций, осуществляемых секретарями или техническим персоналом офиса, учреждения. Характерным примером таких операций являются машинописные работы. Для повышения производительности труда при их выполнении были созданы так называемые устройства обработки текстов (организационные автоматы), позволяющие быстро исправлять и редактировать различные документы, а также создавать и использовать шаблоны при подготовке документов.
На втором этапе развития автоматизированных офисов отдельные устройства объединялись с помощью внутренних линий связи в единую сеть, что позволяло осуществлять ряд дополнительных функций, таких, как автоматизированная связь между различными рабочими местами, совместная работа над документами, автоматизированный контроль исполнения документов и др.
Третий этап развития электронных (автоматизированных) офисов связан с широким применением ПК и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.
Типичное АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, графопостроителя). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.
Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.
Текстовые редакторы (или современные текстовые процессоры) явились, пожалуй, первым компонентом электронного офиса, поскольку проблема обработки текста и его преобразования является одной из основополагающих задач делопроизводства.
Появление следующего компонента позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена, присущую системе телефонной и почтово-телеграфной связи. Таким компонентом стала система электронной почты для обмена информацией между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях.
Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных (своеобразных электронных картотек), а также электронные таблицы (позже названные табличными процессорами) для выполнения различных (иногда очень сложных) расчетов.
В дальнейшем в офисах стали использоваться системы деловой графики, необходимые для наглядности выполняемых офисных процедур.
Все перечисленные компоненты служебной деятельности персонала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназначенным для комплексной автоматизации упомянутых функций. Одним из таких пакетов является офисная система Мicrosoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицированы, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках решения какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен, независимо от того с каким типом документа вы работаете.
Использование ПК в офисе не исключает, а наоборот, усиливает роль средств организационной техники, разработанной на основе применения новейших достижений электроники, такой, как: сканирующие устройства, факс-модемные платы, копировальные многофункциональные машины, факсимильные аппараты, слайд-принтеры и др.
Практическая реализация концепции электронного офиса постепенно приводит к изменению стиля и методов управления, к пересмотру и перераспределению функций персонала, повышению производительности труда при выполнении целого ряда делопроизводственных операций.
В то же время внедрение электронных офисов имеет и некоторые негативные последствия. Основным из них является отрицательное воздействие на организм человека электронной техники, интенсивно используемой на рабочих местах. Кроме того, ухудшаются возможности личных контактов персонала офиса, что сказывается на общем психологическом климате в коллективе. Следует отметить, что в результате электронизации офиса изменяются квалификационные требования к персоналу, что может создать конфликтные ситуации.
Новые технические средства и информационные технологии призваны обеспечить повышение производительности труда в офисной и административной деятельности. И все-таки очевидно, что технические средства и компьютерные технологии, административные и офисные системы выполняют в сущности вспомогательные работы, связанные с обработкой информационных массивов. Процесс принятия решений остается прерогативой человека. Однако, благодаря автоматизации ряда процессов управления персонал офиса высвобождается от выполнения рутинных операций, уделяя больше времени аналитическим процессам.
1. Назначение средств организационной техники
Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами, и повышение качества работы с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь - это внедрение в практику делопроизводственной деятельности офиса технических средств, информационных технологий, в том числе и средств организационной техники. При этом необходимо иметь в виду, что применение технических средств при работе с документированной информацией приводит к возникновению новых, более качественных данных, зафиксированных в той или иной форме, максимально подготовленных для последующего использования в ходе реализации управленческих процедур офисной деятельности.
Применение технических средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества и пр. Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной. Последняя из указанных является наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки документов.
Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда называются средствами организационной техники (оргтехники). К этим средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.
Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. Принято считать, что малая оргтехника - эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.
Современная номенклатура средств организационной техники предполагает ее определенную классификацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация по функциональному признаку, которая однозначно связывает процедуры технологического процесса обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностями средств оргтехники. Однако это не исключает применение других классифицирующих признаков, например элементную базу технических средств.
Большинство пользователей средств оргтехники испытывают различного рода затруднения при выборе соответствующих моделей различных групп, предназначенных для реализации процессов обработки документов в офисе. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть целый ряд факторов, влияющих на процедуру выбора:
• объем документооборота;
• временные характеристики документопотоков;
• объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим
каналам связи;
• способ организации эксплуатации технических средств;
• объем копируемых документов как первичный, так и вторичный;
• технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;
• фирма-производитель данной техники;
• стоимость техники;
• стоимость расходных материалов, частота их замены;
• стоимость эксплуатации и т.п.
Исключительно прогрессивное развитие средств информационных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы безбумажной технологии, в которой информационный обмен между компонентами офисной системы будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств; хранение и обработка информации — с помощью персональных компьютеров и различной номенклатуры периферийных средств; копирование и тиражирование офисной документации - с помощью современного копировального оборудования, позволяющего кроме процедур копирования и тиражирования выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишной») обработке и т.д.
2. Классификация средств организационной техники для современных офисных технологий
Рассматриваемая в этом разделе классификация средств оргтехники не отрицает полностью ранее существовавшую, а только уточняет и конкретизирует ее с учетом современных тенденций развития и состояния рынка оргтехники.
1. Носители информации:
• носители информации на бумажной основе несветочувствительные;
• носители для репрографических процессов (термобумага, диазо-бумага,
фотопленка, калька, бумага многослойная для электроискрового копирования);
• микроносители визуальной информации;
• звуконосители;
• видеоносители;
• магнитные носители для записи кодированной информации;
• перфоносители машинные для записи кодированной информации.
2.Средства составления и изготовления документов:
• ручные пишущие средства;
• пишущие машины;
• диктофонная техника;
• печатающие устройства персональных компьютеров и графопостроители;
• специализированные программные продукты для персональных компьютеров.
3. Средства репрографии и оперативной полиграфии:
•средства фотокопирования;
•средства диазокопирования;
•средства электрофотографического копирования;
•средства термографического копирования;
•машины электронно-искрового копирования;
•средства микрографии;
•средства ризографического копирования (дупликаторы);
•машины для гектографической (спиртовой) печати;
•машины для трафаретной (ротаторной) печати;
•оборудование для оперативной офсетной печати.
4. Средства обработки документов:
•фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины;
•машины и устройства листоподборочные и сортировальные,
• скрепляющее и склеивающее оборудование;
•конвертовскрывающие и резательные машины;
• машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки);
• адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины;
• машины для уничтожения документов (шрёдеры);
• агрегатированные линии для обработки корреспонденции.
5. Средства для хранения, поиска и транспортировки документов:
• первичные средства хранения документов (папки);
• вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т.п.);
•тележки для транспортировки документов;
• лифтовое оборудование;
• транспортёры и конвейеры;
• пневматическая почта;
• оборудование для хранения носителей информации.
6. Средства электросвязи:
• средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;
• средства и системы телеграфной связи;
• средства и системы факсимильной передачи информации;
• электронная почта.
7. Банковская оргтехника:
• машины для счёта купюр;
• детекторы валют;
• машины для упаковки банкнот;
• банкоматы.
8. Другие средства оргтехники:
• сканеры
• компьютерные аксессуары.
9. Офисная мебель и оборудование:
• мебель служебных помещений специализированная;
• оборудование служебных помещений специализированное;
• оборудование и приборы для исследования условий труда.
3. Средства составления и изготовления документов
К средствам составления и изготовления документов относятся: пишущие средства, пишущие машины, специализированные программные продукты для персональных компьютеров (ПК), печатающие устройства для ПК графопостроители, диктофоны и некоторая другая техника.
Для сокращения процесса изготовления подлинников документов применяется стенография как способ, сокращающий разрыв между скоростью речи и возможностью её фиксирования ручными способами (рукописно) либо печатанием на пишущей машине.
Для ещё большего ускорения процесса фиксирования информации используется диктофон. Это устройство для записи и воспроизведения устной речи. Воспроизведение записи может быть осуществлено с замедлением, что позволяет проводить её расшифровку более качественно.
Принтер - самое распространенное периферийное устройство ПК, позволяющее получать твердую копию выходных данных вашей работы. Существует широкое многообразие принтеров, отличающихся по типам, цене, скорости и возможностям. Принтеры бывают трех типов: матричные, струйные, лазерные.
Все принтеры выполняют одну и ту же задачу - обеспечивают вывод твердой копии документа из памяти компьютера. Принтеры воспроизводят на бумаге знаки определенным образом так, чтобы можно было видеть или читать информацию. Несмотря на это принтеры очень отличаются друг от друга по многим показателям. Выбирать принтер следует исходя из своих потребностей и возможностей.
Используемые в настоящее время в офисах и частными лицами принтеры существенно отличаются не только по принципу действия, но и по выходным параметрам. Тем не менее они имеют также ряд общих характеристик. Прежде всего, это наличие обновляемой памяти (буфера), постоянной памяти и для большинства современных моделей поточечный способ переноса букв и других графических элементов из памяти компьютера на бумагу, пленку или промежуточный твердый носитель изображения.
Матричные принтеры самые дешевые, с самой низкой стоимостью печати. Символы формируются из точек. В процессе печати маленькие иглы печатающей головки прижимаются к красящей ленте, оставляя след на бумаге. Матричные принтеры более хорошего качества (24 иглы) печатают быстрее, имеют больше игл на печатающей головке (по сравнению с 9-игольчатыми) и смещаются на меньшие промежутки за шаг, оставляя на бумаге таким образом более четко оформленные символы. Они могут печатать сложные формы на широкой бумаге (формата АЗ) и часто используются в домашних условиях или в небольших офисах (особенно если используется хорошая бумага и новые ленты). Крупные фирмы стараются не использовать матричные принтеры, потому что по качеству печати они хуже всех известных на сегодня принтеров, да и скорость вывода у них небольшая. Матричные принтеры очень шумные, у большинства отсутствует возможность цветной печати, кроме того, качество печати падает по мере износа ленты.
Некоторые принтеры струйного типа обеспечивают печать того же качества, что и матричные принтеры, но есть и такие, которые сравнимы по качеству даже с лазерными. Дорогие струйные принтеры могут давать очень четкий текст и графику. Символы составляются из точек, как и в матричных принтерах, но точки являются не следами красящей ленты, а капельками чернил, которые разбрызгиваются на страницу. Разные производители применяют различные методы вывода точек на бумагу, но все используют поток чернильных капель.
Лазерные принтеры, обычно более дорогие по сравнению со струйными или матричными принтерами, выдают печать самого высокого качества. Их работа подобна работе фотокопировальных аппаратов. Изображение «записывается» на светочувствительный барабан с помощью лазера. Затем лист бумаги пропускается через красящую смесь (тонер), представляющую собой мелкий порошок. «Засвеченные» участки выбирают красящую смесь, которая затем вплавляется в бумагу под воздействием тепла.
Хотелось бы отметить, что у каждой категории принтеров есть свои достоинства и недостатки.
Матричные принтеры очень дешевые, могут печатать сложные формы на широкой бумаге. Струйные принтеры работают тихо, компактные, с хорошим качеством печати. Большинство из них печатает в цвете. Персональные лазерные принтеры имеют высокое качество печати. Они работают тихо, компактно, потребляют небольшую мощность.
Качество печати на матричных принтерах приемлемое при наличии 24 игл, но не сравнимо с качеством струйных принтеров, а тем более лазерных. Качество печати у струйных принтеров почти такое, как у лазерных, качество изображений с высоким разрешением повышается при печати на специальной бумаге. У лазерных принтеров качество печати отличается, особенно у моделей с разрешением 600 точек на дюйм и выше.
Стоимость печати страницы на струйных и лазерных принтерах выше, чем на матричных.
К достоинствам лазерных принтеров следует отнести превосходное качество и скорость работы. В качестве недостатка следует отметить, что вывод на печать дороже, чем в других принтерах, из-за
высокой стоимости принтерных картриджей. Из-за хрупкости печатающего механизма следует использовать бумагу хорошего качества,
чтобы бумажная пыль не попала в принтер и не испортила его. Хотя
качество вывода оправдывает дополнительную стоимость бумаги,
новейшие струйные принтеры являются более чем достаточными для
печати в небольших объемах. Лазерные принтеры слишком дороги
для начинающих пользователей и используют ограниченные размеры бумаги.
Появление устройств для вывода графической информации - плоттеров (графопостроителей) - было естественным следствием развития и широкого внедрения в различные сферы деятельности (в т.ч. офисной) систем автоматизированного проектирования. Результат работы такого устройства - комплект конструкторской и (или) технологической документации, в котором содержатся различные графические материалы (чертежи, схемы, графики, диаграммы и т.д.).
4. Средства репрографии и оперативной полиграфии
Средства репрографии и оперативной полиграфии — это совокупность машин, предназначенных для копирования и тиражирования документов. К средствам репрографии относятся средства фотокопирования, диазокопирования, электрофотографии, термографии, электронно-искрового копирования, микрофильмирования. Особо выделяются средства ризографического копирования.
В процессе копирования принимают участие оригинал, копия и посредник (промежуточный носитель, используемый для передачи изображения с оригинала на копию). Взаимное расположение и физико-химические свойства копируемого материала, подлинника, посредника, светочувствительного или другого воспринимающего слоя, на который производится репродуцирование, а также источника света характеризуют способ копирования. Выбор способов копирования определяется характером, форматом и назначением документации.
Светокопирование (диазокопирование) относится к широко распространенным способам, получившим наибольшее применение для копирования технической документации — чертежей. В последнее время этот способ применяется и для копирования офисной документации.
При светокопировании в аппаратуре используется прозрачный оригинал (калька) и свето (диазо) копировальная бумага или пленка, чувствительные к ультрафиолетовым лучам. Основные преимущества светокопирования заключаются в дешевизне копий, получении позитивного изображения без промежуточного негатива и высокой разрешающей способности диазоматериалов. Однако полученные копии со временем выцветают и не могут использоваться.
Фотокопирование (техническая фотография) - процесс получения копий
на чувствительных к воздействию света материалах, использующих галоидные соединения серебра, позволяет работать с оригиналами со штриховым и тоновым изображениями и применяется для копирования текстовых и графических документов. Фотокопирование позволяет получать высококачественные копии. Однако широкому их использованию препятствуют: дороговизна и сложность процесса обработки фотоматериалов - проявления, закрепления, требующих применения жидких химикатов и проводящихся в затемненных помещениях. Эти факторы ограничивают применение фотокопировальных процессов в офисной деятельности.
Термографическое копирование — процесс получения копий, основанный на применении термочувствительных слоев, меняющих свои физические свойства под действием инфракрасных лучей, проходящих или отраженных от поверхности оригинала. Термокопировальный способ изготовления копий - один из самых простых. С помощью термокопировальных аппаратов прямым или косвенным методом можно получить копию с листовых документов, содержащих текстовую или графическую информацию.
Термографическое копирование обладает некоторым преимуществом по сравнению с другими методами в оперативности работы, компактности и дешевизне аппаратуры. Однако невысокое качество получаемых копий и относительно большая стоимость специальной термореактивной и термокопировальной бумаги ограничивают область его применения.
Электрофотографическое (электрографическое) копирование - процесс получения копий, основанный на использовании эффекта фотопроводимости высокоомных полупроводниковых материалов, нанесенных на материал копии или посредника, и их способности удерживать с помощью электростатических сил краситель. Под электрофотографией в настоящее время понимают два способа получения фотоизображений на специальных поверхностях, электрические свойства которых изменяются в соответствии с количеством световой энергии, воспринятой ими.
При первом способе — непереносного копирования — применяют специальную чувствительную к свету фотополупроводниковую бумагу, покрытую слоем диэлектрика, содержащего мелкие частицы полупроводника, например окиси цинка, нанесенного на бумажную основу. Оригинал копируемого документа при этом способе экспонируется (фотографируется) на поверхность светочувствительного слоя, заряженного до высокого электрического потенциала. Под действием света электрический заряд стекает с освещенных участков. Далее бумага «проявляется» с помощью порошка-красителя, который пристает к темным местам, сохраняющим высокий потенциал.
При втором способе - переносного копирования - используются промежуточные носители различной формы, покрытые слоем тополупроводника и выполняющие роль посредника, на котором формируется изображение копируемого оригинала. Этот слой, так же как и в предыдущем способе, заряжается, на него проецируется изображение оригинала, далее производят проявление с помощью красящего порошка-тонера. На поверхность посредника с прилипшим к темным местам экспонируемого изображения тонером накладывают листы обычной бумаги, на которой отпечатывается порошковый краситель, т.е. производится перенос изображения. Отпечаток «закрепляется» прогревом, и копия готова. Этот способ копирования называют также ксерографией. Ксерография изобретена американцем Честером Карлсоном. С момента выпуска в 1949 г. первого ксерографа машина претерпела целый ряд технологических и конструктивных изменений, но суть процесса осталась неизменной. Копировальные аппараты этого типа настолько популярны в мире, что название компании ХЕRОХ Согр., имеющей исключительные права на данный способ копирования, стало нарицательным и применяется для обозначения процесса репрографии вообще, вне зависимости от того машина какой фирмы применяется.
Электрофотографическая аппаратура позволяет получить наилучшее после фотографии качество копий на обычной или фотополупроводниковой бумаге. Возможно получение копий на обеих сторонах листа, цветное копирование. На электрофотографической аппаратуре можно получать копии и с микрофильмов. Электрофотографические способы копирования и аппаратура получили наибольшее распространение в мире и нашей стране.
К основным преимуществам относится: высокое качество копий, возможность получения копий на обычной бумаге, высокая производительность работы и дешевизна копий, возможность выполнения дополнительных операций по обработке копий. К недостаткам можно отнести относительно высокую стоимость и сложность аппаратуры, высокую стоимость расходных материалов (картриджей), особенно для персональных копиров. Недостатком аппаратуры непосредственного копирования является необходимость применения специальной электрофотографической бумаги, что ограничило область их применения.
При электронно-искровом копировании реализуется принцип элементного считывания изображения оригинала фотоэлектрическим устройством, преобразование сигнала и воспроизведение изображения электротермическим способом на приемном материале копии. Этот метод основан на прожигании с помощью искрового разряда поверхности специального многослойного или иного формного материала в местах, соответствующих печатным элементам изображения. Основное назначение этого способа репрографии - изготовление трафаретных форм для процессов оперативной полиграфии (ротационной печати).
Микрография — это процесс изготовления фотографическим путем с оригиналов документов сильно уменьшенных их копий - микроформ, получаемых на носителях информации, содержащих одно или несколько изображений с кратностью уменьшения оригинала от 7 до 150. Основную часть процессов в микрографии составляет микрофильмирование. Оно является высокоэффективным средством копирования информации на фотоматериалы. Получаемые при этом миниатюрные копии удобны в хранении и использовании, хотя и требуют при чтении применения увеличительной аппаратуры.
Ризография — это метод получения изображений, который объединяет в себе преимущества трафаретной печати (экономичность, производительность, надёжность) с современной цифровой обработкой (высокое качество представления данных). Ризограф является «золотой серединой» между типографской печатью и обычными копировальными аппаратами, работающими по принципу электрофотографии.
Поскольку ризография во многом подобна традиционным методам трафаретной печати, то процесс копирования на ризографе условно можно разбить на два этапа: подготовка рабочей матрицы и собственно печать.
Первый этап заключается в том, что сначала оригинал изображения считывается сканером ризографа, после чего полученная цифровая информация, обработанная встроенным микропроцессором, используется термоголовкой или лазерным устройством для создания трафарета на специальном носителе - мастер-пленке.
Это выглядит следующим образом. Ризограф автоматически отматывает с рулона мастер-пленки (специального материала, из которого изготавливается трафарет-мастер) отрезок необходимой длины. Перенос считанного сканером изображения на мастер выполняется термоголовкой или лазерным устройством. В точном соответствии с оригиналом прожигаются мельчайшие отверстия в мастер-пленке. Затем готовый мастер натягивается и закрепляется на раскатном барабане и пропитывается красителем. После этого ризограф делает первый контрольный оттиск. Первый этап длится около 17 - 30 секунд, в зависимости от используемого формата бумаги и типа модели.
Процесс печати заключается в том, что на бумагу наносите специальный пастообразный краситель, который изготавливается основе глицерина и находится в специальных герметичных тубах. Туба с красителем находится в середине красящего цилиндра. Краска продавливается сквозь барабан и отверстия в мастере и попадает на бумагу, проходящую под вращающимся барабаном. Во время печати бумага направляется из подающего в приемный лоток.
Сам процесс печати выполняется со скоростью от 60 до 130 копий в минуту. После окончания работы с мастером он автоматически снимается с поверхности барабана и помещается в приемник для использованных мастеров.
Расходными материалами при работе с ризографом являются мастер-плёнка и краска.
С одного кадра мастер-пленки можно получить без потери качества от 4 тыс. до 10 тыс. оттисков (в зависимости от характера изображения). Краска - водно-масляная эмульсия с применением натуральных красителей. Ризография предусматривает возможность многоцветной печати. Копирование в несколько цветов осуществляется на ризографе каждой краской последовательно. Для каждого используемого в работе цвета необходимо иметь отдельный красящий цилиндр. При этом изменение цвета происходит заменой красящего цилиндра.
При копировании можно использовать 9 цветов: черный, коричневый, желтый, зеленый, два оттенка красного цвета и три оттенка синего. Имеется специальная краска, видимая только в ультрафиолетовых лучах, используемая для печати ценных бумаг. Печать каждым новым цветом требует дополнительного прогона.
Существенно расширяют возможности ризографа в изготовлении высококачественных печатных материалов встроенные функции по цифровой обработке копируемых изображений.
Однако ризограф это не просто множительный аппарат. Специально разработанный компьютерный интерфейс позволяет использовать ризограф не только как отдельно стоящий копировальный аппарат (копир, дупликатор), но и как высококачественный сканер и принтер, управляемые с компьютера. Интерфейс не только расширяет возможности ризографа, но и обеспечивает пользователю доступ к современным графическим и текстовым редакторам, программам макетирования изданий и другому компьютерному обеспечению. Симбиоз ризографа и компьютера представляет собой современный издательский комплекс. Использование интерфейса обеспечивает максимальное качество изображения, так как позволяет избежать первоначального сканирования оригинала. Возможность подключения имеют практически все модели.
Печать 1000 листов на ризографе занимает не более 8 минут. Причём
необходимо отметить, что чем выше тираж, тем больше выигрыш. Затраты на
получение 15-25 копий с одного оригинала на ризографе и копировальной
машине практически одинаковы, однако при тираже свыше 100 копий ризограф
дает выигрыш по стоимости уже в 2 — 3 раза, а при тираже более 500 оттисков
— в 6 — 8 раз.
Ризографы стали основой мини-типографских комплексов в крупных государственных, коммерческих и иных структурах.
К средствам оперативной полиграфии относятся гектографы, ротаторы, малые офсетные машины, работающие по упрощенной полиграфической технологии. Сущность полиграфического процесса состоит в многократном переносе красочного слоя с печатной формы на воспринимающую поверхность, в результате чего формируется изображение, которое с определенной степенью точности дублирует оригинал. Различные методы многократного получения одинаковых изображений полиграфическими средствами объединяются под общим названием — печатные процессы.
К основным процессам оперативного тиражирования документов, применяемым в копировально-множительных службах учреждений, организаций и предприятий, относятся гектографический, трафаретный и офсетный, являющиеся разновидностями плоской печати (способ печати, при котором печатающие и пробельные элементы на печатной форме расположены практически в одной плоскости и обладают способностью избирательного смачивания краской).
Способ гектографической печати включает в себя операции по изготовлению печатной формы, нанесению на нее гектографической краски и получению оттисков в гектографическом множительном аппарате путем переноса части красочного слоя с гектографической формы на бумагу, предварительно увлажненную растворителем (спиртом).
В отличие от классических способов плоской печати, где красочное изображение формируется на специальной поверхности (печатной форме), а отсюда уже передается на воспринимающую поверхность, при трафаретной печати изображение формируется в толще формного материала. Эта печать не с формы, а через нее - «на пробой». Для этого способа необходимо подготовить печатную форму так, чтобы печатающие элементы пропускали краску, а пробельные задерживали ее. Трафаретный способ тиражирования документов на ротаторах применяется для однокрасочной (преимущественно) печати текстовых и графических документов с печатных форм, изготовленных машинописным, электронно-искровым или термокопировальным способами.
В офсетной печати печатающие и пробельные элементы имеют различные физико-химические свойства (печатающие воспринимают краску, пробельные отталкивают её), в результате чего краска удерживается только на печатающих элементах. Офсетные способы применяют для изготовления высококачественных одноцветных и многоцветных оттисков текстового и графического материала, используемого в управленческой, научно-технической, рекламной и другой деятельности.
5. Средства обработки документов
Группа средств обработки документов включает в себя машины и приспособления для физической обработки носителя (формного материала, являющегося физической основой документа). К ним относятся фальцевальные машины, листоподборочное и сортировальное оборудование, скрепляющее и склеивающее оборудование, конвертовскрывающие и резательные машины, машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки), адресовальные, штемпелевальные и франкирующие (для нанесения на конверт знаков почтовой оплаты) машины и устройства, машины для уничтожения документов (шредеры - по имени фирмы-изготовителя) и др. Иногда это оборудование агрегируется для выполнения комплекса функций, в частности агрегированная машина для фальцевания, бигования (выдавливания канавки на листах документов), перфорирования и резки называется фольдер, а машина для выполнения операций маркирования и франкирования - франкингмашина.
Средства хранения, поиска и транспортировки документов включают в себя первичные и вторичные средства хранения документов (папки, шкафы и т.д.), картотеки и картотечное оборудование, средства для физической транспортировки документов внутри офиса (тележки, лифты, транспортеры, пневматическая почта), средства хранения машинных носителей информации.
6. Средства электросвязи
К средствам электросвязи относятся средства и системы телефонной, телеграфной связи, факсимильной передачи информации, электронная почта.
Начало телефонной связи положено изобретением телефонного аппарата А. Беллом (США) в 1876 г. и созданием первой телефонной станции в 1878 г. (Нью-Хейвен, США).
Телефонная станция - это здание с комплексом технических средств, предназначенных для коммутации каналов телефонной сети. На телефонной станции производится соединение определенных телефонных каналов — абонентских и соединительных линий - на время телефонных переговоров и их разъединение по окончании переговоров.
Линии телефонной связи - сложные технические сооружения (например, на некоторых междугородных кабельных линиях число промежуточных усилителей достигает нескольких тысяч). Телефонный кабель применяется для прокладки линий связи в городских сельских телефонных сетях. Содержит большое число пар (от нескольких десятков до нескольких тысяч) медных изолированных жил; оболочка телефонного кабеля обычно свинцовая, стальная или пластмассовая. Для дальней связи все шире используются искусственные спутники.
Телефонный аппарат служит для передачи и приема речевой информации. Обычно состоит из двух основных частей: коммутационно-вызывной, предназначенной для соединения и разъединения абонентов, и разговорной, обеспечивающей прием и передачу речи.
Телефонный аппарат - одно из технических средств электросвязи, имеющее в настоящее время особую общественную значимость и наиболее широкое из всех средств электросвязи распространение. Это обусловлено тем, что посредством телефонной связи человек реализует самую естественную форму обмена информацией - речевой диалог.
Телефонный аппарат общего применения с дисковым номеронабирателем для набора номера импульсами постоянного тока электромеханическим звонком для приема входящего вызова существует в настоящем его виде уже несколько десятилетий и пока ещё наиболее распространен.
Внедрение квазиэлектронных и электронных автоматических телефонных станций (АТС) с программным управлением, создание цифровых и волоконно-оптических систем связи, справочно-информационных систем, связь с которыми осуществляется по автоматически коммутируемой телефонной сети, привели к необходимости коренных преобразований телефонных аппаратов, созданию совершенно новых их видов.
В настоящее время в телефонных аппаратах широко применяются специализированные большие интегральные схемы функционального назначения, а также микропроцессорные системы, обеспечивающие автономное получение широкого спектра дополнительных возможностей и превращающие телефонный аппарат в многофункциональное абонентское телефонное устройство.
Телефонные аппараты можно классифицировать по различным признакам.
По типу станций, для включения в которые предназначены аппараты, они делятся на аппараты АТС и аппараты телефонных станций с ручным обслуживанием (РТС). Первые снабжаются устройством набора номера, вторые такого устройства не имеют.
По способу набора номера телефонные аппараты могут быть с передачей информации набора номера импульсами постоянного тока посредством дискового или кнопочного номеронабирателей.
По выполняемым функциям различают телефонные аппараты с обычными функциональными возможностями, с дополнительными возможностями и многофункциональные аппараты, обеспечивающие, например, автоматический набор программируемых номеров, отображение операций набора номера и других данных на индикаторе, автоматический ответ на входящий вызов при отсутствии абонента, автодозвон при занятом номере вызываемого абонента и т.д.
В зависимости от конструктивного оформления аппараты подразделяются на настольные, стенные, унифицированные и переносные. Особое место занимают радиотелефонные аппараты.
По области применения можно выделить аппараты общего и специального (монтерские, шахтные, корабельные и т.п.) применений. К телефонным аппаратам специального применения относятся и таксофоны.
Телефонные аппараты общего применения предназначены для включения в АТС с передачей сигналов набора номера импульсами постоянного тока посредством дискового или кнопочного номеронабирателя или переменным током в многочастотном коде с помощью кнопочного номеронабирателя.
С начала 80-х гг. во многих странах стали пользоваться сотовым (мобильным) радиотелефоном как средством поддержки постоянного контакта, поскольку в отличие от систем радиотелефонной связи предыдущих поколений в сотовой сети разговор продолжается и тогда, когда абонент перемещается по территории из одной «соты» (обслуживания базовой станции) в другую.
Все ранние системы радиотелефонной связи являлись аналоговыми, т.е. информация передавалась как сигнал частотной модуляции по радиотракту. Новое поколение мобильных телефонов является цифровым. Система GSM отличается повышенной помехоустойчивостью, обеспечиваемой за счёт применения цифровой передачи, благодаря чему достигается оптимальное и эффективное применение назначенных частот. Стандартизация этих частот во всей Европе позволит абоненту пользоваться подвижной системой радиосвязи, находясь в любой точке Европы.
Наряду с телефонной сетью существуют и успешно эксплуатируются телеграфные сети, к числу которых относятся:
• внутригосударственная сеть общего пользования для передачи телеграмм между отделениями телеграфной связи (ОП);
• внутригосударственная сеть, предназначенная для телеграфной связи между различными предприятиями и организациями (АТ50);
• международная сеть телеграфной связи общего пользования между отделениями связи нашей страны и зарубежных стран;
• международная телеграфная сеть для передачи сообщений между предприятиями и организациями во всём мире TELEX – teleprinter exchange service.
Сеть ТЕLЕХ включает в себя телексные узлы, специальные линии связи и конечные абонентские устройства — телетайпы, параметры которых стандартизированы Международным Консультативным Комитетом по Телефонии и Телеграфии (ККТТ).
Телетайп — фирменное наименование ряда аппаратов, разработанных Телетайп Корпорэйшн (Те1еtуре Согрогаtiоn), которое так же, как в случае с копировальными аппаратами фирмы Ксерокс Корпорэйшн (ХЕКОХ СогрогаНоп), стало нарицательным. Поэтому формально использование укоренившегося термина «телетайп» вполне корректно и обычно не применяется в специальной технической литературе.
Достижения современных технологий способствуют активному внедрению в повседневную практику различных видов связи: телефонной, телеграфной, компьютерной и др. Особенно интенсивно в последние годы стала развиваться факсимильная связь. Сегодня наличие факсимильного аппарата (факса) - обязательный атрибут любой уважающей себя фирмы. Передача по факсу различных документов становится повседневной реальностью. Телефакс — это торговое наименование офисных факсимильных аппаратов. Его усеченное наименование «факс» стало практически узаконенным для обозначения абонентского номера факсимильного аппарата в телефонной сети и собственно сообщения, полученного или отправленного с помощью телефакса. Однако термин «факс», используемый для обозначения факсимильного аппарата, пока рассматривается как жаргонный.
Под факсимильной связью обычно понимают метод передачи на расстоянии графической и буквенно-цифровой информации, а такие рукописных сообщений с воспроизведением на принимающем устройстве в форме, аналогичной переданной.
Факсимиле означает точное воспроизведение фиксированного плоского изображения на твердом носителе (чаще всего бумаге) фотоэлектрическим способом. Сама идея передачи изображений по линиям проводной связи не нова и впервые предложена еще в 1842 г.; а первая работающая факсимильная машина появилась на свет через 12 лет, в 1854 г. Факсимильные машины стали особо популярны во второй половине 60-х гг.
В подавляющем большинстве случаев для передачи факсимильных сообщений используется телефонная сеть. Поэтому схема коммутации и соединения абонентов факсимильной связи осуществляется таким же образом, как и при обычной телефонии.
Факсимильный аппарат содержит телефон, устройство считывания и воспроизведения оптического изображения и ряд вспомогательных узлов, расположенных в одном корпусе. Система, обеспечивающая электронную передачу обычного текста, чертежей, фотографий, должна обеспечить сканирование документа на передающей стороне, преобразование информации в форму, пригодную для передачи по имеющемуся каналу связи, и формирование на бумажном носителе на принимающей стороне дубликата – факсимиле - исходного документа. В состав любого телефакса входят сканер для считывания документа, модем, передающий и принимающий информацию по телефонной линии, а также принтер, печатающий принимаемое сообщение на термо- или обычной бумаге.
При автономной работе персонального компьютера и телефакса для передачи факсимильных сообщений необходима предварительная распечатка документа на бумаге с достаточным для сканера телефакса контрастом. Пользователи персонального компьютера могут отказаться от промежуточного этапа переноса сообщения на бумагу. Для этого необходимо, чтобы телефакс имел стандартный разъем для подключения к персональному компьютеру и программное обеспечение для форматирования и переноса данных из персонального компьютера в телефакс.
Другим, более эффективным, решением может быть установка в персональном компьютере автономно работающей факс-модемной платы, которая поставляется с пакетом необходимых программ. Выбор между факсимильными (факс-модемными) платами и внешними модемами (факс-модемами) — в основном вопрос стоимости и удобства. Внешний модем имеет свой корпус и источник питания и подключается к свободному последовательному порту персонального компьютера. Встраиваемый модем занимает один разъем расширения на системной плате, а также адресное пространство и другие системные ресурсы одного из последовательных портов.
Большинство современных факсов позволяет организовать связь не только между факсимильными аппаратами, но и между компьютером и телефаксом. При работе с факс-модемом указанная задача решается с помощью соответствующих программ, обеспечивающих необходимое преобразование форматов. Использование факс-модема позволяет применить для подготовки, приема и передачи сообщений мощные вычислительные ресурсы и память персонального компьютера. Программная поддержка факс-модема обычно предусматривает соединение и набор заданного номера абонента, архивирование сообщений, создание каталогов, рассылку по списку адресов, отправление в заданное время, автоответ и др.
Факс-модем не эквивалентен по своим функциональным возможностям факсимильному аппарату. Основное отличие заключается в том, что в состав факсимильного аппарата всегда входит сканирующее устройство, обеспечивающее считывание любого контрастного изображения с листа бумаги, а плата - только передачу изображения или текста, хранящихся в цифровом виде в памяти компьютера. Кроме того, плата является не самостоятельным устройством, а расширением персонального компьютера и может функционировать при включенном состоянии последнего.
Системы транспортировки сообщений между людьми с помощью компьютеров очень часто называют системами электронной почты. В электронной почте транспортная служба имеет дело с файлами, обрабатываемыми компьютерами, а не с бумагой, транспортируемой с помощью различных физических средств, как это делается в классических почтовых системах. С учетом этого определим электронную почту как службу почтовой связи, в которой доставка сообщений осуществляется электронными методами с помощью компьютеров.
Высокая скорость передачи информации и надежность (при относительно низкой стоимости услуг) позволяют электронной почте качественно изменить роль почтовой коммуникации. Появляется уникальная возможность быстро ознакомить любой круг корреспондентов (как бы далеко друг от друга они ни находились) с различными документами, проектами и т.п., оперативно получить реакцию на эти материалы, при необходимости повторить такой процесс многократно. Возникновению электронной почты способствовало также увеличение объема деловой переписки и широкое внедрение в делопроизводство оборудования для автоматизации подготовки и обработки документов. В результате большая часть учрежденческой корреспонденции может быть доставлена получателю не в виде оригинала сообщения, а в виде его копии с использованием средств электросвязи. Электронная почта заменяет физическую транспортировку сообщений передачей их содержания. Адресат получает сообщение в виде твердой копии на бумаге или в виде изображения на экране терминала. Пересылаемая по электронной почте информация называется сообщением или письмом.
Основной информационный поток в системе электронной почты приходится на локальные сети, которые обычно связывают ПК, находящиеся в одном учреждении. Это дает возможность объединить и рационально использовать компьютерные ресурсы, а также резко сократить бумажный документооборот.
Локальная сеть возникла в связи с необходимостью передавать данные с высокой скоростью в пределах небольшой территории, например одного здания или группы зданий, при значительно меньших затратах вместо использования для передачи данных сетей общего пользования. Локальные сети позволяют пользователям сочетать преимущества автономной обработки информации с возможностями индивидуального доступа к общим информационным ресурсам офиса, а также к внешним ресурсам.
К основным требованиям, предъявляемым к сетям, относятся: простота использования, высокая скорость передачи информации, низкая стоимость и соблюдение секретности. При организации локальной сети разработчик обычно сталкивается с выбором: передающей среды; конфигурации сети и протоколов, управляющих ее работой; инструментальных средств. Кроме того, следует выбрать метод передачи сообщений в сети.
7. Прочие средства оргтехники
К банковской оргтехнике относятся специализированные машины и устройства, предназначенные для обработки купюр, монет, различного рода пластиковых кредитных и прочих карт. Технология обработки наличности в современном банке подразумевает, как минимум 4 этапа: прием, учет и обработка наличности, упаковка для длительного хранения (касса пересчета), обмен и/или размен иностранных валют (обменный пункт) и, наконец, выдача наличных денег клиентам банка (касса выдачи). Первые три этапа требуют проверки подлинности банкнот. На всех перечисленных участках банковского производства возникают похожие задачи, а именно: снижение трудозатрат, уменьшение риска ошибок или злоупотреблений со стороны персонала, облегчение контроля за движением средств, систематизация сведений о поступлении и расходе наличности и т.п.
Решение этих задач невозможно без высококлассной организационной техники.
К техническим средствам, помещенным в группу «Другие средства оргтехники», относятся такие, которые не могут быть однозначно отнесены к какой-либо другой группе: сканеры, компьютерные аксессуары, в т.ч. средства защиты при работе на ПК и средствах оргтехники и пр.
Сканерами называются устройства для оптического считывания и ввода в компьютер документов, выполненных на бумажных (или «твердых») носителях, т.е. создание в компьютере электронной копии изображения. Изображение может быть текстом, рисунком, фотографией, диаграммой и пр.
Несмотря на большое многообразие сканеров, практически все они основаны на едином принципе считывания данных.
Как работает сканер? Лампа освещает сканируемый текст, отраженные лучи попадают на фотоэлемент, состоящий из множества светочувствительных ячеек. Каждая из них под действием света приобретает электрический заряд. Аналого-цифровой преобразователь ставит в соответствие каждой ячейке числовое значение, а плата интерфейса передает считанные данные в ПК.
Применение сканеров имеет широкий диапазон и находится в постоянном развитии. В частности, их можно использовать в:
• настольных издательских системах;
• системах обработки документов;
• системах автоматизированного проектирования;
• системах передачи информации (факс + модем + сканер = факс-машина).
Существует множество моделей сканеров, однако в основу классификации можно положить всего несколько основных критериев: конструкцию, типы обрабатываемых изображений, особенности аппаратного и программного интерфейса с компьютером.
Использование компьютерных аксессуаров - необходимое средство удовлетворения жестких требований современной эргономики и охраны здоровья. Можно усмотреть прямую зависимость роста профессиональных заболеваний от интенсивности работы с компьютером. При этом виной являются не сами компьютеры, а несоблюдение правил безопасности при работе неправильная организация рабочего места и т.п. Все компьютерные аксессуары можно условно классифицировать следующим образом:
• средства хранения и транспортировки дискет и компакт-дисков
(коробки, боксы, контейнеры и пр.);
• многофункциональные стационарные средства для хранения носителей,
размещения дополнительных приспособлений и т.д.;
• средства зашиты здоровья от негативного воздействия технических
средств (экранные фильтры различного типа и назначения, подставки под кисти рук и т.п.);
• средства защиты технических средств от воздействия окружающей среды
(жесткие и гибкие чехлы и пленки для клавиатуры и функциональных блоков технического средства);
• средства, расширяющие функциональные возможности компьютера или
средств оргтехники (манипуляторы различной конструкции, коммутаторы, коммутационные кабели и т.п.);
• средства обслуживания и ремонта (специализированные наборы
инструментов для ремонта ПК и средств оргтехники, чистящие жидкости и салфетки, вакуумные пылесосы и пр.);
• средства эргономики (коврики для мыши, подставки для мониторов и
принтеров, специальные столы для техники, зажимы для бумаг и т.п.).
Группа офисной мебели и оборудования включает в себя наборы
специализированной мебели для организации профессионально
ориентированных рабочих мест персонала офиса, а также оборудование, создающее комфортные условия труда.
8. Концепция электронного офиса
Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция электронного (автоматизированного) офиса. В этом случае речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.
Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось реальным прежде всего благодаря повсеместному распространению ПК с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Мicrosoft Office), а также всевозможных высокоэффективных средств оргтехники.
Несмотря на сравнительно небольшой срок, концепция электронного офиса уже прошла в своем развитии два этапа, и в настоящее время успешно реализуется третий. Для первого этапа была характерна ориентация на автоматизацию рутинных, часто повторяющихся операций, осуществляемых секретарями или техническим персоналом офиса, учреждения. Характерным примером таких операций являются машинописные работы. Для повышения производительности труда при их выполнении были созданы так называемые устройства обработки текстов (организационные автоматы), позволяющие быстро исправлять и редактировать различные документы, а также создавать и использовать шаблоны при подготовке документов.
На втором этапе развития автоматизированных офисов отдельные устройства объединялись с помощью внутренних линий связи в единую сеть, что позволяло осуществлять ряд дополнительных функций, таких, как автоматизированная связь между различными рабочими местами, совместная работа над документами, автоматизированный контроль исполнения документов и др.
Третий этап развития электронных (автоматизированных) офисов связан с широким применением ПК и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются посредством коммуникационных средств в единую систему (сеть), имеющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам данных, а также к внешним источникам информации. При этом значительно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.
Типичное АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, графопостроителя). Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.
Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное на выполнение конкретных функций управления. Такая ориентация реализуется посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.
Текстовые редакторы (или современные текстовые процессоры) явились, пожалуй, первым компонентом электронного офиса, поскольку проблема обработки текста и его преобразования является одной из основополагающих задач делопроизводства.
Появление следующего компонента позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена, присущую системе телефонной и почтово-телеграфной связи. Таким компонентом стала система электронной почты для обмена информацией между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях.
Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных (своеобразных электронных картотек), а также электронные таблицы (позже названные табличными процессорами) для выполнения различных (иногда очень сложных) расчетов.
В дальнейшем в офисах стали использоваться системы деловой графики, необходимые для наглядности выполняемых офисных процедур.
Все перечисленные компоненты служебной деятельности персонала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназначенным для комплексной автоматизации упомянутых функций. Одним из таких пакетов является офисная система Мicrosoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицированы, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках решения какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен, независимо от того с каким типом документа вы работаете.
Использование ПК в офисе не исключает, а наоборот, усиливает роль средств организационной техники, разработанной на основе применения новейших достижений электроники, такой, как: сканирующие устройства, факс-модемные платы, копировальные многофункциональные машины, факсимильные аппараты, слайд-принтеры и др.
Практическая реализация концепции электронного офиса постепенно приводит к изменению стиля и методов управления, к пересмотру и перераспределению функций персонала, повышению производительности труда при выполнении целого ряда делопроизводственных операций.
В то же время внедрение электронных офисов имеет и некоторые негативные последствия. Основным из них является отрицательное воздействие на организм человека электронной техники, интенсивно используемой на рабочих местах. Кроме того, ухудшаются возможности личных контактов персонала офиса, что сказывается на общем психологическом климате в коллективе. Следует отметить, что в результате электронизации офиса изменяются квалификационные требования к персоналу, что может создать конфликтные ситуации.
Новые технические средства и информационные технологии призваны обеспечить повышение производительности труда в офисной и административной деятельности. И все-таки очевидно, что технические средства и компьютерные технологии, административные и офисные системы выполняют в сущности вспомогательные работы, связанные с обработкой информационных массивов. Процесс принятия решений остается прерогативой человека. Однако, благодаря автоматизации ряда процессов управления персонал офиса высвобождается от выполнения рутинных операций, уделяя больше времени аналитическим процессам.
@темы: Делопроизводство
читать дальше
Лекция 4.1. Роль секретаря в организации документационного обеспечения управления
1. Необходимость и значение секретарской деятельности
Масштабные социально-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновление системы управления и составляющих ее элементов, динамичное и повсеместное внедрение новейших информационных технологий предъявляют повышенные требования к качеству современного управленческого персонала. Это утверждение в равной степени относится ко всем категориям работников сферы управления. Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители должны больше заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчиненным. Незаменимым помощником руководителя в его разносторонней управленческой деятельности является секретарь.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.
Важными факторами успеха в работе секретаря является умение вести себя
с людьми и способность создавать благоприятное впечатление, повышающее авторитет его руководителя. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решает, с кем ему необходимо встретиться, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения и какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам. Именно это отличает работу личного секретаря от работы обычной канцелярии. Секретарь - личный представитель своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.
Радикальное изменение технологии управления связано с его автоматизацией. Концепция электронного офиса давно перестала быть продуктом только теоретических построений, многие ее элементы нашли практическое воплощение в деятельности организаций, фирм. В настоящее время появилась возможность автоматизировать многие функции секретаря при помощи специального программного обеспечения. Использование компьютера значительно ускоряет проведение операций по подготовке и обработке документов, помогает эффективнее организовать рабочее время руководителя и самого секретаря, обеспечивает недоступные ранее возможности по передаче данных через модемные устройства, считыванию информации с печатных документов, обработке одновременно нескольких документов и т.п.
Необозримые информационные перспективы открываются перед организациями, фирмами и их руководителями в связи с развитием системы Intегnеt — глобальной компьютерной сети, объединяющей десятки миллионов пользователей более чем 150 стран мира. Intегnеt образует как бы ядро, обеспечивающее связь различных информационных сетей, принадлежащих учреждениям многих стран. Intегnеt становится все более популярной в деловом мире. Компании вполне устраивает быстрота, дешевая глобальная связь, удобство для проведения совместных работ, доступные программы, уникальная база данных сети. Новая информационная технология требует повышения квалификации как руководителей, так и их секретарей.
Существует типовой набор управленческих операций и процедур, которые
выполняет секретарь, по документационному обеспечению деятельности организации и ее руководителя и по «бездокументному» обслуживанию его работы: телефонные переговоры, прием посетители, организация проведения совещаний и т.п. Но объем и виды выполняемых секретарем функций могут значительно изменяться в зависимости от масштабов деятельности организации, специфики решаемых ею задач и других факторов. В крупных организациях и при больших объемах работ многие перечисленные операции выполняются или секретарём, или централизованно специализированными службами: канцелярией, экспедицией, архивом и др.
2. Нормативно-методические основы деятельности секретаря
2.1. Нормативные документы, регламентирующие деятельность секретаря
При характеристике секретарской деятельности в первую очередь акцент сделан на документах организационно-методической направленности - должностных и обучающих инструкциях.
Основополагающими документами в этой области являются:
Единая номенклатура должностей служащих (ЕНДС);
Классификационный справочник должностей служащих;
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Широкое распространение контрактной системы найма обусловило появление такого документа, как контракт. Он регулирует взаимоотношения нанимателя и работника, определяет условия их взаимодействия, устанавливает профессиональные и квалификационные параметры, необходимые служащему для эффективного выполнения порученных функций.
2.2. Должностная инструкции секретаря
Примерная последовательность работ по созданию такого важного документа, как должностная инструкция, регулирующего деятельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе, может быть следующей: изучение Гражданского кодекса РБ, основ законодательства о труде (КЗОТ), ЕНДС, Квалификационного справочника, отраслевых типовых инструкций, ГСДОУ и других нормативно-методических материалов в сфере информационного обеспечения управления. На основе комплексного анализа названных и других документов (например, Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), ГОСТов системы стандартов безопасности труда (ССБТ) и др.) создается конкретная должностная инструкция, учитывающая не только типовые операции, но и специфические виды работ в данном учреждении.
Должностные инструкции могут разрабатываться как «внешними» организациями (государственными и частными, например, консультативными, внедренческими фирмами), так и внутренними силами (подразделения НОТ, инновации и развития и т.п.).
Основой для будущей инструкции может служить также личностная спецификация, в которой перечисляются требования к работнику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования составляются на основе анализа процессов, выполняемых работником. Исходные «типовые» данные берутся из квалификационных характеристик, состоящих из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Квалификационные требования».
Сама должностная инструкция секретаря включает в себя:
• общие положения;
• функции работника;
• должностные обязанности;
• права секретаря;
• ответственность;
• взаимоотношения;
• оценка работы.
В разделе «Общие положения» устанавливается область деятельности секретаря, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчиненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей деятельности.
В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки и т.д.
В разделе «Должностные обязанности» указываются особенности, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за исполнением документов), могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
Должностные обязанности должны формулироваться таким образом, чтобы они автоматически приводили к мысли об оценке работы секретаря. Формулировки обязанностей должны быть реалистичными, точными, связанными с описываемой работой.
Перечень основных обязанностей для хорошо структурированной работы обычно содержит от 5 до 8 определений. Установлено: если используется более 10 определений (направлений деятельности), то вполне вероятно, что в описание работы включены второстепенные обязанности.
В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо сформулировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам, например по предоставлению секретарю данных о ходе выполнения контролируемых заданий.
Этот раздел также содержит описание полномочий секретаря, необходимых для выполнения всех предписанных ему действий. Здесь указываются такие права, как принятие решений, получение информации, необходимой для работы, требования выполнения определенных действий, право осуществления контроля, способы согласования вопросов и т.п.
Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.
В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовываются и т.д. Данный раздел может быть представлен в табличной форме.
В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции.
Допускается объединение близких по содержанию разделов, например «Права и ответственность». Составители инструкции, придерживаясь общепринятой структуры, могут вводить и новые разделы, например «Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций», или раздел «Организация рабочего места и оптимальные условия труда».
3. Функции секретаря руководителя
Все обязанности секретаря подразделены на две группы: организационные документационные. Такая классификация весьма условна, т.к. организационные операции также документируются, например, при проведении совещаний принимается решение, зафиксированное в «Протоколе». Но объективные основания разделения функций имеются. Первые (организационные) подразумевают при их выполнении постоянное общение с людьми, вторые (документационные) — прежде всего с документальной информацией, ее поиском, учетом, хранением и т.п.
С учетом изложенного секретарь организации обязан: своевременно учитывать документацию, предварительно анализировать ее, организовать работу по оперативному поиску, правильному оформлению, формированию дел и их хранению, контролю исполнения документов, их размножению. Выполнение этих обязанностей направлено на эффективное циркулирование информации в учреждении, высвобождение руководителя от оперативных, вспомогательных функций, эффективное принятие им управленческих решений и контроль за их выполнением, повышение культуры управленческой деятельности руководителя и сотрудников организации.
Обязанности секретаря по документационному обеспечению деятельности руководителя и подразделений организации включают в себя:
• первичную обработку поступающей в организацию корреспонденции и ее регистрацию;
• предварительное рассмотрение документов, их «фильтрацию» - определение корреспонденции, направляемой для анализа и принятия решения руководителем;
• составление проектов резолюций для важнейших документов;
• направление документов, не требующих рассмотрения руководителем, непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям;
• обработку и отправку корреспонденции;
• организацию передачи документов внутри организации;
• составление номенклатур дел;
• формирование дел;
• контроль исполнения документов (постановку на контроль, своевременное доведение документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя);
• участие в деятельности экспертной комиссии по экспертизе ценности документальных материалов;
• составление описей на материалы постоянного, долговременного хранения и по личному составу;
• составление «актов» на уничтожение документов с истекшими сроками хранения;
• постоянный контроль за правильным оформлением всей документации, образующейся в деятельности организации;
• оказание методической помощи сотрудникам, ответственным в организации за ведение делопроизводства.
Конечным результатом четкого выполнения секретарем указанных обязанностей является:
• решение вопросов оптимизации документооборота организации;
• эффективное документационное обслуживание руководителя и подразделений.
В целях эффективного выполнения руководителем административных функций (организации распорядительства, контроля, координации и др.) и четкого проведения таких мероприятий, как переговоры, презентации, совещания, прием посетителей, командировки, секретарь обязан:
1. При проведении плановых совещаний:
• совместно с руководителем уточнить дату, место и время проведения, его повестку, состав участников, докладчиков;
• оповестить участников;
• уточнить с руководителем регламент совещания;
• обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования;
• произвести регистрацию участников;
• обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформление протокола, контроль за ходом выполнения решений.
2. При организации приема посетителей секретарь должен дифференцированно подходить к трем категориям: прием сотрудников
своей организации, представителей других организаций, прием по
личным вопросам. Для четкого выполнения процедуры приёма секретарь обязан:
• иметь график приема;
• вести учет посетителей;
• контролировать принимаемые в ходе приема решения;
• следить за очередностью приема и регламентом бесед.
Четкое выполнение названных процедур позволит:
• оперативно и обоснованно принимать решения руководителю;
• сэкономить время руководителя;
• спланировать текущую и перспективную работу руководителя.
3. При подготовке командировок руководителя секретарь:
• подбирает необходимую для командировки информацию;
• готовит совместно с руководителем программу командировки;
• оформляет командировочное удостоверение и другие документы;
• по возвращении руководителя обрабатывает материалы по командировке;
• информирует руководителя о всех вопросах, возникающих в его отсутствие.
4. Самостоятельный и относительно обособленный вид деятельности секретаря - обязанности секретаря по работе с информацией
для руководителя:
• поиск и подбор необходимой информации (через Internet) или на основе анализа публикаций, интересующих руководителя;
• при необходимости размножение информации;
• составление информативно-обзорных рефератов;
• ежедневный сбор оперативной информации, интересующей руководителя.
4. Требования, предъявляемые к секретарю
Достаточно полный и конкретный перечень деловых и индивидуальных (личностных) качеств секретаря представлен известным исследователем Харрисоном.
Требования к личному секретарю можно разделить на два вида: требования к деловым и к личным качествам.
Деловые качества:
• профессиональные навыки секретарской работы: высокая квалификация в области стенографии, машинописи, работе со средствами вычислительной техники, в выполнении секретарских обязанностей и организации связи;
• опыт организаторской работы: высокий уровень самоорганизации и организационных навыков, умение четко и оперативно исполнять ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов;
• эффективность, надежность, готовность принимать на себя ответственность по решению поставленных руководителем задач, освобождать руководителя от выполнения вспомогательных операций;
• умение обеспечить надежное и эффективное выполнение документационных и организационных функций;
• самостоятельность, инициативность: инициатива в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные ответственные решения;
• тактичность, дипломатичность: тактичность, конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями, неразглашение конфиденциальной информации. Секретарь также должен быть общительным с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях;
• пунктуальность: это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, переговоров, совещаний, оформлению командировок;
• лояльность, преданность работе: это — основные качества для создания идеальных отношений с руководителем.
Личные качества:
• внешний вид: опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки;
• особенности характера: отзывчивость, скромность, добросовестность, трудолюбие, любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора;
• умение адаптироваться: готовность помочь другим в любое время и, особенно, в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работ на другой, умение правильно рассчитать время, необходимое для работы в конторе в период больших нагрузок;
• интересы: стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес к новой информации и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя;
• вежливость: вежливость необходима для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело.
5. Организация рабочего места
Организация рабочего места секретаря осуществляется исходя из анализа содержания деятельности секретаря, требований эргономики, гигиены и психофизиологии. Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда, необходимыми средствами для выполнения функциональных обязанностей.
Основными факторами при разработке планировки являются технология и характер выполняемых работ, взаимосвязи секретаря в процессе труда.
Примерный перечень оргтехники и средств вычислительной техники, применяемых в работе секретаря:
• средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т.п.);
• средства составления и изготовления текстовых документов (пишущие машины, ПЭВМ, диктофон, принтер, сканер);
• средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрываюшее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);
• средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейфы);
• средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, локальные конторские сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);
• копировальные средства и аппараты;
• офисная мебель и оборудование.
Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне автоматизации работы секретаря.
В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более привлекательный вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.
Диктофоны необходимы, когда имеет смысл бесшумное и точное отображение звуковой информации.
Сканер - устройство для считывания текстовой и графической информации - удобное средство при перепечатывании большого количества текстовой информации.
Средства обработки документов, перечисленные выше, требуются секретарю или экспедиционной службе, канцелярии при большом объеме документооборота.
Средства хранения и поиска документов необходимы для сохранности документов от внешних источников повреждения (пыли, влаги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ориентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря.
Средства связи могут быть объединены в единый комплекс, например телефон - факс - модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.
Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.
Офисная мебель и оборудование должны соответствовать требованиям эргономики, антропометрии, дизайна.
6. Организация рабочего времени
Необходимо учитывать, что рабочий день секретаря подвержен резким переменам. Но, тем не менее, как бы ни влияли внешние факторы на работу, одними из ее главных правил остаются:
• постепенное вхождение в работу;
• ритмичность труда;
• обязательное чередование труда и отдыха;
• планирование работы.
Даже если не удается сделать что-то запланированное, то в любом случае это гораздо лучше, чем импровизация. Планирование может быть на день или неделю, месячное, квартальное или годовое.
Объективная основа четкого планирования - это наличие в работе секретаря достаточно большого количества стабильных, часто повторяющихся процедур и операций. Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.
Можно для этих целей использовать календарь типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназначенной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, книга, блокнот и т.д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из Lotus Organizer.
При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и во второй половине дня, от 14 до 17 часов, работоспособность наиболее высокая. После этого она неуклонно падает, и, если вы начинаете кропотливую работу по проверке документов после 18 часов, не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в них ошибки. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня. Например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро.
Секретарю необходимо организовать свой рабочий день таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю.
Примерная схема рабочего дня секретаря:
Первая половина рабочего дня:
1. Прийти на работу за 10 минут до руководителя для того, чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.
2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.
3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с её содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.
4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.
5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре.
6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.
7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.
8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции
9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых
мероприятий на текущий день.
10. Передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках
исполнения документов.
11. Работа с посетителями, телефонные переговоры.
12. Подшивка исполненных документов в дела.
13. Выполнение работ на компьютере.
14. Организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.
Вторая половина дня:
15. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.
16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы.
18. Обработать и отправить исходящие документы.
19. Наметить мероприятия на следующий день.
Конец рабочего дня:
20. Просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий.
21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.
22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электротехническое оборудование.
Лекция 4.1. Роль секретаря в организации документационного обеспечения управления
1. Необходимость и значение секретарской деятельности
Масштабные социально-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновление системы управления и составляющих ее элементов, динамичное и повсеместное внедрение новейших информационных технологий предъявляют повышенные требования к качеству современного управленческого персонала. Это утверждение в равной степени относится ко всем категориям работников сферы управления. Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители должны больше заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчиненным. Незаменимым помощником руководителя в его разносторонней управленческой деятельности является секретарь.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.
Важными факторами успеха в работе секретаря является умение вести себя
с людьми и способность создавать благоприятное впечатление, повышающее авторитет его руководителя. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решает, с кем ему необходимо встретиться, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения и какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам. Именно это отличает работу личного секретаря от работы обычной канцелярии. Секретарь - личный представитель своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.
Радикальное изменение технологии управления связано с его автоматизацией. Концепция электронного офиса давно перестала быть продуктом только теоретических построений, многие ее элементы нашли практическое воплощение в деятельности организаций, фирм. В настоящее время появилась возможность автоматизировать многие функции секретаря при помощи специального программного обеспечения. Использование компьютера значительно ускоряет проведение операций по подготовке и обработке документов, помогает эффективнее организовать рабочее время руководителя и самого секретаря, обеспечивает недоступные ранее возможности по передаче данных через модемные устройства, считыванию информации с печатных документов, обработке одновременно нескольких документов и т.п.
Необозримые информационные перспективы открываются перед организациями, фирмами и их руководителями в связи с развитием системы Intегnеt — глобальной компьютерной сети, объединяющей десятки миллионов пользователей более чем 150 стран мира. Intегnеt образует как бы ядро, обеспечивающее связь различных информационных сетей, принадлежащих учреждениям многих стран. Intегnеt становится все более популярной в деловом мире. Компании вполне устраивает быстрота, дешевая глобальная связь, удобство для проведения совместных работ, доступные программы, уникальная база данных сети. Новая информационная технология требует повышения квалификации как руководителей, так и их секретарей.
Существует типовой набор управленческих операций и процедур, которые
выполняет секретарь, по документационному обеспечению деятельности организации и ее руководителя и по «бездокументному» обслуживанию его работы: телефонные переговоры, прием посетители, организация проведения совещаний и т.п. Но объем и виды выполняемых секретарем функций могут значительно изменяться в зависимости от масштабов деятельности организации, специфики решаемых ею задач и других факторов. В крупных организациях и при больших объемах работ многие перечисленные операции выполняются или секретарём, или централизованно специализированными службами: канцелярией, экспедицией, архивом и др.
2. Нормативно-методические основы деятельности секретаря
2.1. Нормативные документы, регламентирующие деятельность секретаря
При характеристике секретарской деятельности в первую очередь акцент сделан на документах организационно-методической направленности - должностных и обучающих инструкциях.
Основополагающими документами в этой области являются:
Единая номенклатура должностей служащих (ЕНДС);
Классификационный справочник должностей служащих;
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Широкое распространение контрактной системы найма обусловило появление такого документа, как контракт. Он регулирует взаимоотношения нанимателя и работника, определяет условия их взаимодействия, устанавливает профессиональные и квалификационные параметры, необходимые служащему для эффективного выполнения порученных функций.
2.2. Должностная инструкции секретаря
Примерная последовательность работ по созданию такого важного документа, как должностная инструкция, регулирующего деятельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе, может быть следующей: изучение Гражданского кодекса РБ, основ законодательства о труде (КЗОТ), ЕНДС, Квалификационного справочника, отраслевых типовых инструкций, ГСДОУ и других нормативно-методических материалов в сфере информационного обеспечения управления. На основе комплексного анализа названных и других документов (например, Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), ГОСТов системы стандартов безопасности труда (ССБТ) и др.) создается конкретная должностная инструкция, учитывающая не только типовые операции, но и специфические виды работ в данном учреждении.
Должностные инструкции могут разрабатываться как «внешними» организациями (государственными и частными, например, консультативными, внедренческими фирмами), так и внутренними силами (подразделения НОТ, инновации и развития и т.п.).
Основой для будущей инструкции может служить также личностная спецификация, в которой перечисляются требования к работнику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования составляются на основе анализа процессов, выполняемых работником. Исходные «типовые» данные берутся из квалификационных характеристик, состоящих из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Квалификационные требования».
Сама должностная инструкция секретаря включает в себя:
• общие положения;
• функции работника;
• должностные обязанности;
• права секретаря;
• ответственность;
• взаимоотношения;
• оценка работы.
В разделе «Общие положения» устанавливается область деятельности секретаря, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчиненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей деятельности.
В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки и т.д.
В разделе «Должностные обязанности» указываются особенности, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за исполнением документов), могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
Должностные обязанности должны формулироваться таким образом, чтобы они автоматически приводили к мысли об оценке работы секретаря. Формулировки обязанностей должны быть реалистичными, точными, связанными с описываемой работой.
Перечень основных обязанностей для хорошо структурированной работы обычно содержит от 5 до 8 определений. Установлено: если используется более 10 определений (направлений деятельности), то вполне вероятно, что в описание работы включены второстепенные обязанности.
В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо сформулировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам, например по предоставлению секретарю данных о ходе выполнения контролируемых заданий.
Этот раздел также содержит описание полномочий секретаря, необходимых для выполнения всех предписанных ему действий. Здесь указываются такие права, как принятие решений, получение информации, необходимой для работы, требования выполнения определенных действий, право осуществления контроля, способы согласования вопросов и т.п.
Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.
В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовываются и т.д. Данный раздел может быть представлен в табличной форме.
В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции.
Допускается объединение близких по содержанию разделов, например «Права и ответственность». Составители инструкции, придерживаясь общепринятой структуры, могут вводить и новые разделы, например «Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций», или раздел «Организация рабочего места и оптимальные условия труда».
3. Функции секретаря руководителя
Все обязанности секретаря подразделены на две группы: организационные документационные. Такая классификация весьма условна, т.к. организационные операции также документируются, например, при проведении совещаний принимается решение, зафиксированное в «Протоколе». Но объективные основания разделения функций имеются. Первые (организационные) подразумевают при их выполнении постоянное общение с людьми, вторые (документационные) — прежде всего с документальной информацией, ее поиском, учетом, хранением и т.п.
С учетом изложенного секретарь организации обязан: своевременно учитывать документацию, предварительно анализировать ее, организовать работу по оперативному поиску, правильному оформлению, формированию дел и их хранению, контролю исполнения документов, их размножению. Выполнение этих обязанностей направлено на эффективное циркулирование информации в учреждении, высвобождение руководителя от оперативных, вспомогательных функций, эффективное принятие им управленческих решений и контроль за их выполнением, повышение культуры управленческой деятельности руководителя и сотрудников организации.
Обязанности секретаря по документационному обеспечению деятельности руководителя и подразделений организации включают в себя:
• первичную обработку поступающей в организацию корреспонденции и ее регистрацию;
• предварительное рассмотрение документов, их «фильтрацию» - определение корреспонденции, направляемой для анализа и принятия решения руководителем;
• составление проектов резолюций для важнейших документов;
• направление документов, не требующих рассмотрения руководителем, непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям;
• обработку и отправку корреспонденции;
• организацию передачи документов внутри организации;
• составление номенклатур дел;
• формирование дел;
• контроль исполнения документов (постановку на контроль, своевременное доведение документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя);
• участие в деятельности экспертной комиссии по экспертизе ценности документальных материалов;
• составление описей на материалы постоянного, долговременного хранения и по личному составу;
• составление «актов» на уничтожение документов с истекшими сроками хранения;
• постоянный контроль за правильным оформлением всей документации, образующейся в деятельности организации;
• оказание методической помощи сотрудникам, ответственным в организации за ведение делопроизводства.
Конечным результатом четкого выполнения секретарем указанных обязанностей является:
• решение вопросов оптимизации документооборота организации;
• эффективное документационное обслуживание руководителя и подразделений.
В целях эффективного выполнения руководителем административных функций (организации распорядительства, контроля, координации и др.) и четкого проведения таких мероприятий, как переговоры, презентации, совещания, прием посетителей, командировки, секретарь обязан:
1. При проведении плановых совещаний:
• совместно с руководителем уточнить дату, место и время проведения, его повестку, состав участников, докладчиков;
• оповестить участников;
• уточнить с руководителем регламент совещания;
• обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования;
• произвести регистрацию участников;
• обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформление протокола, контроль за ходом выполнения решений.
2. При организации приема посетителей секретарь должен дифференцированно подходить к трем категориям: прием сотрудников
своей организации, представителей других организаций, прием по
личным вопросам. Для четкого выполнения процедуры приёма секретарь обязан:
• иметь график приема;
• вести учет посетителей;
• контролировать принимаемые в ходе приема решения;
• следить за очередностью приема и регламентом бесед.
Четкое выполнение названных процедур позволит:
• оперативно и обоснованно принимать решения руководителю;
• сэкономить время руководителя;
• спланировать текущую и перспективную работу руководителя.
3. При подготовке командировок руководителя секретарь:
• подбирает необходимую для командировки информацию;
• готовит совместно с руководителем программу командировки;
• оформляет командировочное удостоверение и другие документы;
• по возвращении руководителя обрабатывает материалы по командировке;
• информирует руководителя о всех вопросах, возникающих в его отсутствие.
4. Самостоятельный и относительно обособленный вид деятельности секретаря - обязанности секретаря по работе с информацией
для руководителя:
• поиск и подбор необходимой информации (через Internet) или на основе анализа публикаций, интересующих руководителя;
• при необходимости размножение информации;
• составление информативно-обзорных рефератов;
• ежедневный сбор оперативной информации, интересующей руководителя.
4. Требования, предъявляемые к секретарю
Достаточно полный и конкретный перечень деловых и индивидуальных (личностных) качеств секретаря представлен известным исследователем Харрисоном.
Требования к личному секретарю можно разделить на два вида: требования к деловым и к личным качествам.
Деловые качества:
• профессиональные навыки секретарской работы: высокая квалификация в области стенографии, машинописи, работе со средствами вычислительной техники, в выполнении секретарских обязанностей и организации связи;
• опыт организаторской работы: высокий уровень самоорганизации и организационных навыков, умение четко и оперативно исполнять ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов;
• эффективность, надежность, готовность принимать на себя ответственность по решению поставленных руководителем задач, освобождать руководителя от выполнения вспомогательных операций;
• умение обеспечить надежное и эффективное выполнение документационных и организационных функций;
• самостоятельность, инициативность: инициатива в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные ответственные решения;
• тактичность, дипломатичность: тактичность, конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями, неразглашение конфиденциальной информации. Секретарь также должен быть общительным с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях;
• пунктуальность: это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, переговоров, совещаний, оформлению командировок;
• лояльность, преданность работе: это — основные качества для создания идеальных отношений с руководителем.
Личные качества:
• внешний вид: опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки;
• особенности характера: отзывчивость, скромность, добросовестность, трудолюбие, любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора;
• умение адаптироваться: готовность помочь другим в любое время и, особенно, в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работ на другой, умение правильно рассчитать время, необходимое для работы в конторе в период больших нагрузок;
• интересы: стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес к новой информации и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя;
• вежливость: вежливость необходима для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело.
5. Организация рабочего места
Организация рабочего места секретаря осуществляется исходя из анализа содержания деятельности секретаря, требований эргономики, гигиены и психофизиологии. Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда, необходимыми средствами для выполнения функциональных обязанностей.
Основными факторами при разработке планировки являются технология и характер выполняемых работ, взаимосвязи секретаря в процессе труда.
Примерный перечень оргтехники и средств вычислительной техники, применяемых в работе секретаря:
• средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т.п.);
• средства составления и изготовления текстовых документов (пишущие машины, ПЭВМ, диктофон, принтер, сканер);
• средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрываюшее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);
• средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейфы);
• средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, локальные конторские сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);
• копировальные средства и аппараты;
• офисная мебель и оборудование.
Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне автоматизации работы секретаря.
В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более привлекательный вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.
Диктофоны необходимы, когда имеет смысл бесшумное и точное отображение звуковой информации.
Сканер - устройство для считывания текстовой и графической информации - удобное средство при перепечатывании большого количества текстовой информации.
Средства обработки документов, перечисленные выше, требуются секретарю или экспедиционной службе, канцелярии при большом объеме документооборота.
Средства хранения и поиска документов необходимы для сохранности документов от внешних источников повреждения (пыли, влаги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ориентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря.
Средства связи могут быть объединены в единый комплекс, например телефон - факс - модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.
Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.
Офисная мебель и оборудование должны соответствовать требованиям эргономики, антропометрии, дизайна.
6. Организация рабочего времени
Необходимо учитывать, что рабочий день секретаря подвержен резким переменам. Но, тем не менее, как бы ни влияли внешние факторы на работу, одними из ее главных правил остаются:
• постепенное вхождение в работу;
• ритмичность труда;
• обязательное чередование труда и отдыха;
• планирование работы.
Даже если не удается сделать что-то запланированное, то в любом случае это гораздо лучше, чем импровизация. Планирование может быть на день или неделю, месячное, квартальное или годовое.
Объективная основа четкого планирования - это наличие в работе секретаря достаточно большого количества стабильных, часто повторяющихся процедур и операций. Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.
Можно для этих целей использовать календарь типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназначенной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, книга, блокнот и т.д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из Lotus Organizer.
При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и во второй половине дня, от 14 до 17 часов, работоспособность наиболее высокая. После этого она неуклонно падает, и, если вы начинаете кропотливую работу по проверке документов после 18 часов, не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в них ошибки. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня. Например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро.
Секретарю необходимо организовать свой рабочий день таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю.
Примерная схема рабочего дня секретаря:
Первая половина рабочего дня:
1. Прийти на работу за 10 минут до руководителя для того, чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.
2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.
3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с её содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.
4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.
5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре.
6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.
7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.
8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции
9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых
мероприятий на текущий день.
10. Передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках
исполнения документов.
11. Работа с посетителями, телефонные переговоры.
12. Подшивка исполненных документов в дела.
13. Выполнение работ на компьютере.
14. Организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.
Вторая половина дня:
15. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.
16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы.
18. Обработать и отправить исходящие документы.
19. Наметить мероприятия на следующий день.
Конец рабочего дня:
20. Просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий.
21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.
22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электротехническое оборудование.
@темы: Делопроизводство
читать дальшеЛекция 3.3. Делопроизводство по устным и письменным обращениям граждан
1. Виды обращений граждан
В соответствии с Конституцией Республики Беларусь все граждане Республики Беларусь имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.
Иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории Республики Беларусь, пользуются правом на обращение наравне с гражданами Республики Беларусь в пределах их прав и свобод, установленных законодательством Республики Беларусь.
Существуют три основных вида обращения граждан: предложение, заявление, жалоба. Они могут быть как индивидуальными, так и коллективными, как письменными, так и устными, как разовыми, так и повторными. Бывают и анонимные обращения.
Предложение – вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных в обращении задач.
Заявление – вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.
Жалоба – вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.
Индивидуальное обращение – обращение одного гражданина в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу).
Коллективное обращение – обращение двух и более граждан в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу).
Письменное обращение - обращение гражданина (граждан) в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу), изложенное в письменной форме.
Устное обращение – обращение гражданина (граждан), высказанное им (ими) на личном приёме должностному лицу государственного органа, иной организации.
Повторное обращение – обращение гражданина (граждан) по одному и тому же вопросу в один и тот же государственный орган, иную организацию (должностному лицу).
Анонимное обращение – обращение гражданина (граждан) в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу), в котором не указаны его фамилия, имя, отчество, либо данные о месте жительства и (или) работы (учёбы), либо отсутствует личная подпись гражданина (граждан).
Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Так, например, заявление о назначении пенсии является заявлением в чистом виде, жалоба на грубость работника отдела писем администрации области также является жалобой в чистом виде и т.п.
Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Так, в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные действия работника финансового органа и т.д.
Нормативными документами устанавливается порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.
Руководители государственных органов, иных организаций обязаны организовывать работу по рассмотрению обращений граждан в соответствии с требованиями Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан», иных актов законодательства Республики Беларусь об обращениях граждан и принимать в пределах своей компетенции необходимые меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан несут руководители государственных органов, иных организаций.
Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.
Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому должностному лицу, которому подчинены государственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшее обжалуемое решение.
Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения – безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Срок рассмотрения жалоб может продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.
2. Нормативно-правовые документы, регламентирующие делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан, и их практическое использование
При работе с письменными и устными обращениями граждан необходимо руководствоваться следующими нормативно-правовыми документами:
• Закон Республики Беларусь от 6.06.1996 г. № 407 ХIII «Об обращениях граждан» с изменениями и дополнениями от 1.11.2004 г. № 340-З;
• Декрет Президента Республики Беларусь от 14.01.2005 г. № 2 «О совершенствовании работы с населением»;
• Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 №285 «О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь» от 14.01.2005 г. № 2 «О совершенствовании работы с населением» и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь;
• Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2005 г. № 544 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан» с изменениями и дополнениями.
• Указ Президента Республики Беларусь от 15.10.2007 №498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц».
Закон Республики Беларусь «Об обращения граждан» состоит из трех глав. Первая глава содержит общие положения, в которых определены понятия обращения граждан, сфера действия закона, права граждан на обращения, гарантии прав граждан при рассмотрении обращений, а также организация работы по рассмотрению обращений.
Вторая глава описывает порядок обращения граждан в государственные органы, иные организации, к должностным лицам, а также порядок рассмотрения обращений. В частности, определены требования, предъявляемые к письменным обращениям, сроки направления обращений, порядок рассмотрения письменных обращений, сроки рассмотрения обращений, порядок личного приема граждан, повторные обращения граждан и работа с ними, порядок рассмотрения обращений, поступивших из СМИ, права граждан при рассмотрении обращений, а также обязанности должностных лиц государственных органов, иных организаций при рассмотрении обращений.
Глава третья определяет ответственность за нарушение законодательства об обращениях граждан, определяет порядок погашения расходов, связанных с рассмотрением обращений граждан.
Декрет Президента Республики Беларусь «О совершенствовании работы с населением» описывает порядок ведения книги замечаний и предложений по письменным обращения граждан, работу руководителей организаций, вышестоящих организаций и контролирующих органов по выполнении Декрета.
Постановление Совета Министров Республики Беларусь «О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь» от 14.01.2005 г. № 2 «О совершенствовании работы с населением» и внесении изменений и дополнений в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь описывает форму, порядок выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений. Здесь же указан перечень мест реализации организациями, индивидуальными предпринимателями товаров, выполнения работ или оказания услуг, в которых должна находиться книга замечаний и предложений.
Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2005 г. № 544 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан» разъясняет порядок ведения делопроизводства по данному вопросу.
Указ Президента Республики Беларусь от 15.10.2007 № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц» описывает порядок первоначального рассмотрения обращений граждан, обжалования решений по обращениям, процедуру делопроизводства по обжалуемым решениям, а также работу по обращениям, поступившим из СМИ. В нём утверждён перечень государственных органов, иных организаций, ответственных за рассмотрение обращений по существу в отдельных сферах жизнедеятельности населения. Описаны требования, касающиеся оформления обращений, критерий завершения делопроизводства по обращению. Приведены случаи, когда обращение не подлежит рассмотрению. Описывается порядок личного приёма граждан должностными лицами и руководителями административных органов, анализа работы организаций по обращениям граждан, проверки соблюдения в подотчётных организациях порядка рассмотрения обращений, в том числе действия в случае его нарушения.
3. Ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан
Делопроизводство по заявлениям, предложениям и жалобам граждан ведется отдельно от общего делопроизводства. Все поступающие обращения граждан в офисы, учреждения, организации или на предприятия должны быть зарегистрированы в регистрационно-контрольных карточках в день их поступления и переданы на рассмотрение в тот же день. На обращении не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции возможны при необходимости детализации порядка исполнения. Срок рассмотрения обращений граждан, который исчисляется с момента получения документа, установлен не позднее 1 месяца со дня поступления, а не требующего дополнительного изучения и проверки – не позднее 15 дней.
Конверты от поступающих обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения и в некоторых других случаях.
Письменные обращения, не содержащие подписи граждан с указанием фамилии, имени и отчества, данные о месте жительства или работы (учебы), считаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех, в которых содержатся сведения о преступлении.
При личном приеме граждан их устные и письменные обращения также подлежат регистрации в установленном порядке.
Регистрационный индекс и дата регистрации обращения указываются в регистрационном штампе, расположенном в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте первой страницы. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, Д-23).
Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-учетной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторного обращения и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка «повторно» и подбираются предшествующие документы за период не более двух лет со времени поступления первого обращения.
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различными адресатами и поступившие для рассмотрения в один и тот же орган, учреждение, организацию, на предприятие, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через дефис. Например, Д-23-1, Д-23-2.
Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр карточки вместе с обращением передается исполнителю, второй помещается в контрольную картотеку.
Контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан возлагается на должностных лиц или структурные подразделения, осуществляющие непосредственное ведение делопроизводства по письменным и устным предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Обращения граждан, направленные в соответствующие органы различными адресатами по одному и тому же вопросу, на которые необходимо дать ответ о результатах рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на обращениях в правом верхнем углу проставляется штамп «Контроль» или знак контроля «К». Контроль завершается только после вынесения решения и принятии исчерпывающих мер по разрешению обращения. Если даются промежуточные ответы, то документ не снимается с контроля. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимает руководители и другие должностные лица органов, ответственных за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.
Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их решением, а также документы по личному приему граждан формируются в дело для обеспечения их сохранности и оперативного поиска в справочных целях.
Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 лет с даты последнего рассмотрения).
Дела по обращениям граждан передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним.
По истечении установленного срока хранения обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом республиканским органом государственного управления, в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства.
1. Виды обращений граждан
В соответствии с Конституцией Республики Беларусь все граждане Республики Беларусь имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.
Иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории Республики Беларусь, пользуются правом на обращение наравне с гражданами Республики Беларусь в пределах их прав и свобод, установленных законодательством Республики Беларусь.
Существуют три основных вида обращения граждан: предложение, заявление, жалоба. Они могут быть как индивидуальными, так и коллективными, как письменными, так и устными, как разовыми, так и повторными. Бывают и анонимные обращения.
Предложение – вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных в обращении задач.
Заявление – вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.
Жалоба – вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.
Индивидуальное обращение – обращение одного гражданина в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу).
Коллективное обращение – обращение двух и более граждан в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу).
Письменное обращение - обращение гражданина (граждан) в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу), изложенное в письменной форме.
Устное обращение – обращение гражданина (граждан), высказанное им (ими) на личном приёме должностному лицу государственного органа, иной организации.
Повторное обращение – обращение гражданина (граждан) по одному и тому же вопросу в один и тот же государственный орган, иную организацию (должностному лицу).
Анонимное обращение – обращение гражданина (граждан) в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу), в котором не указаны его фамилия, имя, отчество, либо данные о месте жительства и (или) работы (учёбы), либо отсутствует личная подпись гражданина (граждан).
Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Так, например, заявление о назначении пенсии является заявлением в чистом виде, жалоба на грубость работника отдела писем администрации области также является жалобой в чистом виде и т.п.
Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Так, в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные действия работника финансового органа и т.д.
Нормативными документами устанавливается порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.
Руководители государственных органов, иных организаций обязаны организовывать работу по рассмотрению обращений граждан в соответствии с требованиями Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан», иных актов законодательства Республики Беларусь об обращениях граждан и принимать в пределах своей компетенции необходимые меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан несут руководители государственных органов, иных организаций.
Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.
Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому должностному лицу, которому подчинены государственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшее обжалуемое решение.
Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения – безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Срок рассмотрения жалоб может продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.
2. Нормативно-правовые документы, регламентирующие делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан, и их практическое использование
При работе с письменными и устными обращениями граждан необходимо руководствоваться следующими нормативно-правовыми документами:
• Закон Республики Беларусь от 6.06.1996 г. № 407 ХIII «Об обращениях граждан» с изменениями и дополнениями от 1.11.2004 г. № 340-З;
• Декрет Президента Республики Беларусь от 14.01.2005 г. № 2 «О совершенствовании работы с населением»;
• Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 №285 «О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь» от 14.01.2005 г. № 2 «О совершенствовании работы с населением» и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь;
• Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2005 г. № 544 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан» с изменениями и дополнениями.
• Указ Президента Республики Беларусь от 15.10.2007 №498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц».
Закон Республики Беларусь «Об обращения граждан» состоит из трех глав. Первая глава содержит общие положения, в которых определены понятия обращения граждан, сфера действия закона, права граждан на обращения, гарантии прав граждан при рассмотрении обращений, а также организация работы по рассмотрению обращений.
Вторая глава описывает порядок обращения граждан в государственные органы, иные организации, к должностным лицам, а также порядок рассмотрения обращений. В частности, определены требования, предъявляемые к письменным обращениям, сроки направления обращений, порядок рассмотрения письменных обращений, сроки рассмотрения обращений, порядок личного приема граждан, повторные обращения граждан и работа с ними, порядок рассмотрения обращений, поступивших из СМИ, права граждан при рассмотрении обращений, а также обязанности должностных лиц государственных органов, иных организаций при рассмотрении обращений.
Глава третья определяет ответственность за нарушение законодательства об обращениях граждан, определяет порядок погашения расходов, связанных с рассмотрением обращений граждан.
Декрет Президента Республики Беларусь «О совершенствовании работы с населением» описывает порядок ведения книги замечаний и предложений по письменным обращения граждан, работу руководителей организаций, вышестоящих организаций и контролирующих органов по выполнении Декрета.
Постановление Совета Министров Республики Беларусь «О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь» от 14.01.2005 г. № 2 «О совершенствовании работы с населением» и внесении изменений и дополнений в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь описывает форму, порядок выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений. Здесь же указан перечень мест реализации организациями, индивидуальными предпринимателями товаров, выполнения работ или оказания услуг, в которых должна находиться книга замечаний и предложений.
Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2005 г. № 544 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан» разъясняет порядок ведения делопроизводства по данному вопросу.
Указ Президента Республики Беларусь от 15.10.2007 № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц» описывает порядок первоначального рассмотрения обращений граждан, обжалования решений по обращениям, процедуру делопроизводства по обжалуемым решениям, а также работу по обращениям, поступившим из СМИ. В нём утверждён перечень государственных органов, иных организаций, ответственных за рассмотрение обращений по существу в отдельных сферах жизнедеятельности населения. Описаны требования, касающиеся оформления обращений, критерий завершения делопроизводства по обращению. Приведены случаи, когда обращение не подлежит рассмотрению. Описывается порядок личного приёма граждан должностными лицами и руководителями административных органов, анализа работы организаций по обращениям граждан, проверки соблюдения в подотчётных организациях порядка рассмотрения обращений, в том числе действия в случае его нарушения.
3. Ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан
Делопроизводство по заявлениям, предложениям и жалобам граждан ведется отдельно от общего делопроизводства. Все поступающие обращения граждан в офисы, учреждения, организации или на предприятия должны быть зарегистрированы в регистрационно-контрольных карточках в день их поступления и переданы на рассмотрение в тот же день. На обращении не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции возможны при необходимости детализации порядка исполнения. Срок рассмотрения обращений граждан, который исчисляется с момента получения документа, установлен не позднее 1 месяца со дня поступления, а не требующего дополнительного изучения и проверки – не позднее 15 дней.
Конверты от поступающих обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения и в некоторых других случаях.
Письменные обращения, не содержащие подписи граждан с указанием фамилии, имени и отчества, данные о месте жительства или работы (учебы), считаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех, в которых содержатся сведения о преступлении.
При личном приеме граждан их устные и письменные обращения также подлежат регистрации в установленном порядке.
Регистрационный индекс и дата регистрации обращения указываются в регистрационном штампе, расположенном в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте первой страницы. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, Д-23).
Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-учетной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторного обращения и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка «повторно» и подбираются предшествующие документы за период не более двух лет со времени поступления первого обращения.
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различными адресатами и поступившие для рассмотрения в один и тот же орган, учреждение, организацию, на предприятие, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через дефис. Например, Д-23-1, Д-23-2.
Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр карточки вместе с обращением передается исполнителю, второй помещается в контрольную картотеку.
Контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан возлагается на должностных лиц или структурные подразделения, осуществляющие непосредственное ведение делопроизводства по письменным и устным предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Обращения граждан, направленные в соответствующие органы различными адресатами по одному и тому же вопросу, на которые необходимо дать ответ о результатах рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на обращениях в правом верхнем углу проставляется штамп «Контроль» или знак контроля «К». Контроль завершается только после вынесения решения и принятии исчерпывающих мер по разрешению обращения. Если даются промежуточные ответы, то документ не снимается с контроля. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимает руководители и другие должностные лица органов, ответственных за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.
Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их решением, а также документы по личному приему граждан формируются в дело для обеспечения их сохранности и оперативного поиска в справочных целях.
Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 лет с даты последнего рассмотрения).
Дела по обращениям граждан передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним.
По истечении установленного срока хранения обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом республиканским органом государственного управления, в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства.
@темы: Делопроизводство
читать дальшеЛекция 3.2. Организация работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну (конфиденциальное делопроизводство)
1. Состав и направления защиты конфиденциальной информации
В современной рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получения прибыли и сохранения в целостности созданной им организационной структуры является обеспечение экономической безопасности его деятельности. Одна из главных составных частей экономической безопасности - информационная безопасность, достигаемая за счет использования комплекса систем, методов и средств защиты информации предпринимателя от возможных злоумышленных действий конкурентов и с целью сохранения ее целостности и конфиденциальности.
Информация, используемая предпринимателем в бизнесе и управлении предприятием, банком, компанией или другой структурой (далее по тексту фирмой), является его собственной или частной информацией, представляющей значительную ценность для предпринимателя. Эта информация составляет его интеллектуальную собственность.
Ценность информации может быть стоимостной категорией и отражать конкретный размер прибыли при ее использовании или размер убытков при ее утере. Информация становится часто ценной ввиду ее правового значения для организации или развития бизнеса, например учредительные документы, программы и планы, договоры с партнерами и посредниками и т.д. Ценность может отражать ее перспективное научное, техническое или технологическое значение.
Коммерческая ценность информации, как правило, недолговечна и определяется временем, необходимым конкуренту для выработки той же идеи или ее хищения и воспроизводства, опубликования и перехода в число общеизвестных. Степень ценности информации и необходимая надежность ее защиты находятся в прямой зависимости.
Перечень ценных сведений, составляющих тайну фирмы, является постоянным рабочим материалом руководства фирмы, службы безопасности и конфиденциальной документации. Он регулярно обновляется, корректируется и представляет собой инвентарный список сведений о конкретных работах, конкретной продукции, конкретных исследованиях, конкретных контрактах и т.п.
В каждой позиции перечня рекомендуется указывать гриф конфиденциальности сведений, фамилии сотрудников, имеющих право доступа к ним и несущих ответственность за их сохранность, срок действия грифа или наименование события, снимающего это ограничение, виды документов и баз данных, в которых эти сведения фиксируются и хранятся.
Аналогичные перечни в качестве разделов, входящих в общий перечень сведений, составляющих тайну фирмы, могут иметь ее крупные структурные подразделения.
На основе перечня сведений составляется и ведётся перечень (список) документов фирмы, подлежащих защите и имеющих соответствующий гриф ограничения доступа.
Под конфиденциальным (защищаемым, закрытым) документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается необходимым образом оформленный носитель ценной документальной информации, составляющей интеллектуальную собственность предпринимателя.
Гриф ограничения доступа к документу или гриф конфиденциальности представляет собой служебную отметку (реквизит), которая проставляется на носителе информации или сопроводительном документе.
Информация и документы, отнесенные к предпринимательской тайне, имеют несколько уровней грифов ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации:
● первый, низший и массовый уровень — грифы «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Конфиденциальная информация»;
● второй уровень — «Коммерческая тайна. Строго конфиденциально», «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Конфиденциально — Особый контроль».
В практической деятельности может использоваться также одноуровневая система грифования (грифов только первого уровня) или иногда - трехуровневая, при которой вводится высший по значимости гриф - «Коммерческая тайна особой важности».
Под обозначением грифа всегда указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа или иные условия его снятия, а также уточняющие отметки типа — «Лично», «Только адресату» и др.
Гриф конфиденциальности присваивается документу:
● исполнителем на стадии подготовки проекта документа;
● руководителем структурного подразделения или руководителем фирмы на стадии согласования или подписания документа;
● адресатом (получателем) документа на стадии его первичной обработки в службе конфиденциальной документации.
Изменение грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности содержащихся в нем сведений. Основанием для изменения или снятия грифа конфиденциальности являются:
● соответствующая корректировка перечней конфиденциальных сведений или конфиденциальных документов фирмы;
● истечение установленного срока действия грифа;
● наличие события, при котором гриф должен быть изменен или снят (например, окончание действия контракта, требование заказчика продукции, опубликование описания изделия в печати, патентование изобретения и т.п.).
После снятия грифа документ передается в службу открытой документации фирмы. Об изменении или снятии грифа делается отметка на самом документе, удостоверяемая росписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ. О внесении в документ такой отметки сообщается заинтересованным лицам и предприятиям.
В целях своевременного изменения или снятия грифа конфиденциальности с документов рекомендуется регулярно просматривать учетные (инвентарные) картотеки (журналы, списки) конфиденциальных документов и выявлять те документы, которые могут быть удалены из банка контролируемых и защищаемых документов.
Коммерческая тайна (КТ) – это производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая или иная документированная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получения прибыли, предотвращения ущерба), которую предприниматель считает конфиденциальной. К конфиденциальным сведениям относятся прежде всего идеи, технологии, особенности коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, прибыль фирмы и т.п.
Сведения, содержащие КТ фирмы, можно условно разделить на две группы:
• научно-техническая (технологическая) информация;
• деловая информация.
Научно-техническая информация такого рода включает:
• сведения о конструкциях машин и оборудования, разработанных фирмой;
• чертежи, схемы;
• используемые материалы;
• рецептуры;
• методы и способы производства (особенно вновь разрабатываемых изделий);
• новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования;
• созданное программное обеспечение ПЭВМ.
Деловая конфиденциальная информация содержит:
• сведения о финансовой стороне деятельности организации, за исключением финансовых отчетов (состояние расчетов с клиентами, задолженность, кредиты и т.п.);
• сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции;
• планы развития организации, предприятия (тактические и стратегические);
• планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров);
• анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок;
• планы рекламной деятельности;
• списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов и др.
Состав и объем сведений, составляющих КТ фирмы, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов-аналитиков.
Органы государственной власти и местного самоуправления не вправе вмешиваться в определение и охрану коммерческой тайны организации (фирмы), за исключением случаев, предусмотренных законом.
Обеспечение защиты КТ включает:
• установление правил отнесения информации к КТ;
• разработку и доведение до лиц, допущенных к сведениям, составляющим КТ, инструкций по соблюдению режима конфиденциальности;
• ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;
• ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;
• использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации;
• осуществление контроля над соблюдением установленного режима охраны КТ.
Для ограничения доступа к информации, содержащей КТ, руководитель издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих КТ организации (фирмы)», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к данной информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «КТ». Сотрудники, имеющие отношение к данному приказу, должны под расписку ознакомиться с ним.
Приказом руководителя фирмы назначается должностное лицо (либо создаётся структурное подразделени конфиденциальной документации), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами, содержащими КТ, является основной служебной обязанностью, или секретарь, для которого эти функции будут дополнительными.
2. Обработка поступивших и отправляемых конфиденциальных документов.
Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимает и вскрывает специально назначенное должностное лицо или секретарь, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия в конверте (пакете) одного или нескольких документов с грифом «КТ» составляют акт в двух экземплярах, один из которых направляют исполнителю.
Если документ с грифом ограничения доступа поступил в организацию (фирму), то этот гриф не может быть снят даже в случае, когда данный документ не входит в указанный выше перечень организации. Гриф может быть изменен только в сторону повышения уровня конфиденциальности, потому что фирма обязана защищать не только свои секреты, но и секреты всех юридических и физических лиц, установивших контакт с данной фирмой.
Конвертование и отправка конфиденциальных документов ocyществляются сотрудником службы конфиденциальной документации фирмы. Отправка документов лично исполнителями не допускается.
Конфиденциальные документы упаковываются в два пакета, т. е. производится их двойное пакетирование. На внутреннем пакете указываются: гриф конфиденциальности, фамилия лица, которому документ адресуется, номера вложенных документов, при необходимости ставится пометка «Лично». Внутренний пакет опечатывается бумажными наклейками, на которых ставится печать «Для пакетов» или печать службы конфиденциальной документации фирмы. Внешний пакет оформляется в соответствии с Почтовыми правилами, указанные выше сведения на него не выносятся.
Пакеты с конфиденциальными документами пересылаются ценными отправлениями. Передача их в почтовое отделение фиксируется в почтовом реестре, копия которого с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.
Чаще всего пакеты с конфиденциальными документами передаются адресатам курьерами (нарочными) фирмы. В этом случае двойное конвертование, как правило не применяется. Все необходимые отметки делаются на одном светонепроницаемом пакете, который опечатывается. Передача документов курьером фиксируется в разносной книге или реестре, расписке.
3. Учет конфиденциальных документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам
Учет конфиденциальных документов предусматривает не только регистрацию факта создания (издания) или получения документа, но и обязательную фиксацию всех перемещений документа по инстанциям, руководителям и исполнителям в процессе рассмотрения, исполнения и использования документов. Учет этих документов и их хранение всегда централизованы в подразделении конфиденциальной документации фирмы или у референта первого руководителя.
Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». При значительном объеме документов могут быть заведены разные журналы для входящих, исходящих и внутренних документов организации (предприятия), содержащих гриф «КТ». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруют, прошивают и опечатывают. В конце журнала в листе-заверителе дела указывают количество листов (цифрами и прописью).
Основной целью учета конфиденциальных документов является обеспечение их физической сохранности. Учет конфиденциальных документов решает следующие задачи:
● фиксирование факта поступления или издания документа;
● фиксирование местонахождения документа;
● обеспечение поиска документов при проверке их наличия или необходимости обращения к документу;
● обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам;
● предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черновиков и редакций, приложений и отдельных листов.
Для решения этих задач целесообразно вести следующие виды учета конфиденциальных документов фирмы:
● учет входящих (поступивших, входных) документов;
● учет подготовленных, изданных исходящих (отправляемых, выходных) и внутренних документов;
● инвентарный (выделенный) учет документов, дел и носителей конфиденциальной информации.
Автоматизированный справочно-информационный банк данных
по конфиденциальным документам имеет вспомогательное значение
и ведется совместно с банком данных на бумажных носителях. Автоматизированный банк данных реализует функцию справочного и
поискового обслуживания пользователей, контроля исполнения документов и иногда работы персонала с электронными аналогами
бумажных документов. Учетная функция сохраняется за традиционным банком данных.
Учет изданных конфиденциальных документов дополнительно
решает следующие задачи:
● предотвращение утери черновиков и вариантов документа;
● подтверждение факта уничтожения всех черновых материалов, возникших в процессе исполнения документа;
● подтверждение факта передачи документа на отправку или исполнение, передачи его другим сотрудникам службы конфиденциальной документации.
Для учета изданных конфиденциальных документов исполнитель
сдает сотруднику службы конфиденциальной документации:
● все экземпляры подписанного руководителем документа;
● приложения к документу (при наличии);
● черновики основного документа и приложений, редакции и варианты документа, рабочие записи;
● документ, послуживший основанием для составления данного
документа.
О сдаче и уничтожении указанных материалов сотрудник службы конфиденциальной документации делает отметку в учетных карточках документов и во внутренней описи документов, находящихся
у исполнителя. Отметка в учетной карточке заверяется росписями
указанного сотрудника и исполнителя.
Факт уничтожения черновика и других материалов подтверждается также отметкой на копии документа, остающейся в деле службы конфиденциальной документации. Например; «Черновик уничтожен. Дата. Подпись сотрудника службы документации». Черновики и другие материалы уничтожаются в присутствии исполнителя путем сожжения или измельчения, исключающим возможность восстановления текста. Попытки исполнителей оставить в своем распоряжении какие-либо неучтенные материалы по исполненному конфиденциальному документу должны рассматриваться руководством фирмы как грубое нарушение трудовой дисциплины.
Регламентированные, обязательные проверки наличия конфиденциальных документов проводятся ежеквартально и по окончании календарного года. Нерегламентированные проверки осуществляются при смене руководителей подразделений, увольнении исполнителя, после завершения экстремальной ситуации. Если регламентированные проверки наличия охватывают все конфиденциальные документы, то при нерегламентированной проверке ограничиваются конкретной частью документации.
Проверки наличия документов проводятся специально назначаемой комиссией, в которую входят: заместитель руководителя фирмы, руководитель службы безопасности и другие лица.
По окончании календарного года специально созданная комиссия (выполняющая в этом случае роль экспертной) выполняет следующие работы:
• проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;
• отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;
• отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.
На документы с грифом «КТ», отобранных для уничтожения, составляют акт, утверждаемый руководителем организации (предприятия). Уничтожают документы в присутствии экспертной комиссии с помощью специальной машины (шрёдера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.
В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставят в известность руководителя организации (предприятия) и принимают все меры к розыску документа. Руководитель назначает экспертную комиссию для расследования факта утраты.
Если розыск утерянных документов не принес положительных результатов, составляют акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «КТ» вносят соответствующие отметки об утрате.
При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производят проверку числящихся за ним документов и их передачу вновь назначенному лицу. Акт приема (передачи) этих документов утверждается руководителем организации (предприятия) или его заместителем.
4. Порядок работы персонала с конфиденциальными документами
Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета и выдачи документов с грифом «КТ».
При выдаче секретарем документа с грифом «КТ» работник, получивший его, должен сверить номер (индекс) полученного документа с номером (индексом) в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.
Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату секретарю в тот же день. С разрешения руководства организации (предприятия) отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).
При возврате документа с грифом «КТ» секретарь сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.
Запрещается изъятие из дел или перемещение из одного дела в другое документов с грифом «КТ» без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ».
В организации (на предприятии) должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Их должны копировать с разрешения руководства в специально выделенном помещении. Все копии документов с грифом «КТ» необходимо регистрировать в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Количество документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовят для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственность за сохранность документа. Все бракованные копии документа подлежат немедленному уничтожению.
Рассмотрение и исполнение электронных конфиденциальных документов и электронных аналогов бумажных документов сопровождается дополнительными требованиями к системе их безопасности. Для персонала централизованно разрабатывается иерархическая система идентифицирующих паролей, кодов и ключей для обеспечения разграничения доступа к информации.
Система утверждается приказом первого руководителя и доводится выборочно в строго индивидуальном порядке до каждого сотрудника фирмы под роспись. Обновление системы должно быть постоянным, что особенно важно при частой смене персонала.
Рабочее место сотрудника фирмы следует разместить таким образом, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе конфиденциальных документов лицами, не имеющими к ним отношения. Рабочий стол не должен просматриваться через окно из соседних домов. Помещения, в которых конфиденциальная информация обрабатывается на ПЭВМ, должны иметь защиту от технических средств промышленного шпионажа.
Закончив работу на ПЭВМ сотрудник обязан:
● перенести конфиденциальную информацию на гибкие носители информации (дискеты, диски);
● стереть конфиденциальную информацию с носителей в ПЭВМ и записать шумовую информацию для предотвращения считывания остаточных сигналов;
● проверить наличие гибких магнитных носителей информации по внутренней описи и сдать их в службу конфиденциальной документации;
● блокировать ПЭВМ персональным ключом и отключить электропитание в помещении;
● запереть и опечатать помещение, сдать его под охрану.
После изготовления конфиденциального документа на принтере
и при необходимости переноса текста на дискету информация в
ПЭВМ также должна быть стерта с магнитного носителя. Факт уничтожения информации подтверждается росписями исполнителя и
сотрудника службы конфиденциальной документации в карточке
учета изданного документа.
Если на рабочем месте руководителя или исполнителя отсутствуют необходимые условия для работы с конфиденциальными документами, то ознакомление с документами и их исполнение осуществляются в специальном помещении службы конфиденциальной документации. Здесь же ведется работа с документами особой ценности.
При прекращении трудовых отношений работника с организацией (предприятием), в которой он имел допуск к документам с грифом «КТ», взятые им обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если трудовым контрактом не установлен иной срок.
5. Учёт и хранение дел с конфиденциальными документами.
Все дела и журналы (картотеки) учета документов с грифом «КТ» в обязательном порядке вносят в номенклатуру дел организации Номенклатура дел, предназначенная для систематизации конфиденциальных документов, может быть составной частью общей номенклатуры дел фирмы или существовать в качестве самостоятельного документа. По форме она не отличается от номенклатуры дел для открытых документов. Однако дополнительно в ней указываются: фамилия исполнителя (исполнителей), которому предоставлено право пользоваться делом, фамилия лица, ответственного за формирование и сохранность дела, инвентарный архивный номер дела, номер и дата акта об уничтожении, отметка о снятии грифа конфиденциальности и передаче дела на открытое хранение и другие сведения.
После окончания года она подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. Дело находится на инвентарном учете.
Дела формируются централизованно в службе конфиденциальной документации, которая осуществляет их текущее и архивное хранение. Хранение дел с конфиденциальными документами на рабочих местах руководителей и исполнителей не разрешается.
Гриф конфиденциальности дела указывается на обложке. На внутреннюю сторону обложки переносится из номенклатуры фамилия исполнителя, которому дело выдается для работы. Одновременно с заведением дела заполняется карточка учета выдачи дела.
В дело помещаются только конфиденциальные документы. Хранить в одном деле конфиденциальные и открытые документы не разрешается. Также раздельно с различиями по доступу хранится конфиденциальная и открытая информация в памяти ПЭВМ.
При необходимости под одним заголовком могут заводиться конфиденциальные и неконфиденциальные дела. При снятии с документов грифа конфиденциальности они перемещаются в аналогичное дело без грифа, которое хранится в канцелярии или управлении делами фирмы. Это дает возможность ограничить число конфиденциальных дел и сделать защиту их более эффективной.
При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляют отдельную опись. Хранят такие документы в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
1. Состав и направления защиты конфиденциальной информации
В современной рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получения прибыли и сохранения в целостности созданной им организационной структуры является обеспечение экономической безопасности его деятельности. Одна из главных составных частей экономической безопасности - информационная безопасность, достигаемая за счет использования комплекса систем, методов и средств защиты информации предпринимателя от возможных злоумышленных действий конкурентов и с целью сохранения ее целостности и конфиденциальности.
Информация, используемая предпринимателем в бизнесе и управлении предприятием, банком, компанией или другой структурой (далее по тексту фирмой), является его собственной или частной информацией, представляющей значительную ценность для предпринимателя. Эта информация составляет его интеллектуальную собственность.
Ценность информации может быть стоимостной категорией и отражать конкретный размер прибыли при ее использовании или размер убытков при ее утере. Информация становится часто ценной ввиду ее правового значения для организации или развития бизнеса, например учредительные документы, программы и планы, договоры с партнерами и посредниками и т.д. Ценность может отражать ее перспективное научное, техническое или технологическое значение.
Коммерческая ценность информации, как правило, недолговечна и определяется временем, необходимым конкуренту для выработки той же идеи или ее хищения и воспроизводства, опубликования и перехода в число общеизвестных. Степень ценности информации и необходимая надежность ее защиты находятся в прямой зависимости.
Перечень ценных сведений, составляющих тайну фирмы, является постоянным рабочим материалом руководства фирмы, службы безопасности и конфиденциальной документации. Он регулярно обновляется, корректируется и представляет собой инвентарный список сведений о конкретных работах, конкретной продукции, конкретных исследованиях, конкретных контрактах и т.п.
В каждой позиции перечня рекомендуется указывать гриф конфиденциальности сведений, фамилии сотрудников, имеющих право доступа к ним и несущих ответственность за их сохранность, срок действия грифа или наименование события, снимающего это ограничение, виды документов и баз данных, в которых эти сведения фиксируются и хранятся.
Аналогичные перечни в качестве разделов, входящих в общий перечень сведений, составляющих тайну фирмы, могут иметь ее крупные структурные подразделения.
На основе перечня сведений составляется и ведётся перечень (список) документов фирмы, подлежащих защите и имеющих соответствующий гриф ограничения доступа.
Под конфиденциальным (защищаемым, закрытым) документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается необходимым образом оформленный носитель ценной документальной информации, составляющей интеллектуальную собственность предпринимателя.
Гриф ограничения доступа к документу или гриф конфиденциальности представляет собой служебную отметку (реквизит), которая проставляется на носителе информации или сопроводительном документе.
Информация и документы, отнесенные к предпринимательской тайне, имеют несколько уровней грифов ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации:
● первый, низший и массовый уровень — грифы «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Конфиденциальная информация»;
● второй уровень — «Коммерческая тайна. Строго конфиденциально», «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Конфиденциально — Особый контроль».
В практической деятельности может использоваться также одноуровневая система грифования (грифов только первого уровня) или иногда - трехуровневая, при которой вводится высший по значимости гриф - «Коммерческая тайна особой важности».
Под обозначением грифа всегда указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа или иные условия его снятия, а также уточняющие отметки типа — «Лично», «Только адресату» и др.
Гриф конфиденциальности присваивается документу:
● исполнителем на стадии подготовки проекта документа;
● руководителем структурного подразделения или руководителем фирмы на стадии согласования или подписания документа;
● адресатом (получателем) документа на стадии его первичной обработки в службе конфиденциальной документации.
Изменение грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности содержащихся в нем сведений. Основанием для изменения или снятия грифа конфиденциальности являются:
● соответствующая корректировка перечней конфиденциальных сведений или конфиденциальных документов фирмы;
● истечение установленного срока действия грифа;
● наличие события, при котором гриф должен быть изменен или снят (например, окончание действия контракта, требование заказчика продукции, опубликование описания изделия в печати, патентование изобретения и т.п.).
После снятия грифа документ передается в службу открытой документации фирмы. Об изменении или снятии грифа делается отметка на самом документе, удостоверяемая росписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ. О внесении в документ такой отметки сообщается заинтересованным лицам и предприятиям.
В целях своевременного изменения или снятия грифа конфиденциальности с документов рекомендуется регулярно просматривать учетные (инвентарные) картотеки (журналы, списки) конфиденциальных документов и выявлять те документы, которые могут быть удалены из банка контролируемых и защищаемых документов.
Коммерческая тайна (КТ) – это производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая или иная документированная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получения прибыли, предотвращения ущерба), которую предприниматель считает конфиденциальной. К конфиденциальным сведениям относятся прежде всего идеи, технологии, особенности коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, прибыль фирмы и т.п.
Сведения, содержащие КТ фирмы, можно условно разделить на две группы:
• научно-техническая (технологическая) информация;
• деловая информация.
Научно-техническая информация такого рода включает:
• сведения о конструкциях машин и оборудования, разработанных фирмой;
• чертежи, схемы;
• используемые материалы;
• рецептуры;
• методы и способы производства (особенно вновь разрабатываемых изделий);
• новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования;
• созданное программное обеспечение ПЭВМ.
Деловая конфиденциальная информация содержит:
• сведения о финансовой стороне деятельности организации, за исключением финансовых отчетов (состояние расчетов с клиентами, задолженность, кредиты и т.п.);
• сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции;
• планы развития организации, предприятия (тактические и стратегические);
• планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров);
• анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок;
• планы рекламной деятельности;
• списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов и др.
Состав и объем сведений, составляющих КТ фирмы, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов-аналитиков.
Органы государственной власти и местного самоуправления не вправе вмешиваться в определение и охрану коммерческой тайны организации (фирмы), за исключением случаев, предусмотренных законом.
Обеспечение защиты КТ включает:
• установление правил отнесения информации к КТ;
• разработку и доведение до лиц, допущенных к сведениям, составляющим КТ, инструкций по соблюдению режима конфиденциальности;
• ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;
• ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;
• использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации;
• осуществление контроля над соблюдением установленного режима охраны КТ.
Для ограничения доступа к информации, содержащей КТ, руководитель издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих КТ организации (фирмы)», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к данной информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «КТ». Сотрудники, имеющие отношение к данному приказу, должны под расписку ознакомиться с ним.
Приказом руководителя фирмы назначается должностное лицо (либо создаётся структурное подразделени конфиденциальной документации), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами, содержащими КТ, является основной служебной обязанностью, или секретарь, для которого эти функции будут дополнительными.
2. Обработка поступивших и отправляемых конфиденциальных документов.
Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимает и вскрывает специально назначенное должностное лицо или секретарь, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия в конверте (пакете) одного или нескольких документов с грифом «КТ» составляют акт в двух экземплярах, один из которых направляют исполнителю.
Если документ с грифом ограничения доступа поступил в организацию (фирму), то этот гриф не может быть снят даже в случае, когда данный документ не входит в указанный выше перечень организации. Гриф может быть изменен только в сторону повышения уровня конфиденциальности, потому что фирма обязана защищать не только свои секреты, но и секреты всех юридических и физических лиц, установивших контакт с данной фирмой.
Конвертование и отправка конфиденциальных документов ocyществляются сотрудником службы конфиденциальной документации фирмы. Отправка документов лично исполнителями не допускается.
Конфиденциальные документы упаковываются в два пакета, т. е. производится их двойное пакетирование. На внутреннем пакете указываются: гриф конфиденциальности, фамилия лица, которому документ адресуется, номера вложенных документов, при необходимости ставится пометка «Лично». Внутренний пакет опечатывается бумажными наклейками, на которых ставится печать «Для пакетов» или печать службы конфиденциальной документации фирмы. Внешний пакет оформляется в соответствии с Почтовыми правилами, указанные выше сведения на него не выносятся.
Пакеты с конфиденциальными документами пересылаются ценными отправлениями. Передача их в почтовое отделение фиксируется в почтовом реестре, копия которого с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.
Чаще всего пакеты с конфиденциальными документами передаются адресатам курьерами (нарочными) фирмы. В этом случае двойное конвертование, как правило не применяется. Все необходимые отметки делаются на одном светонепроницаемом пакете, который опечатывается. Передача документов курьером фиксируется в разносной книге или реестре, расписке.
3. Учет конфиденциальных документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам
Учет конфиденциальных документов предусматривает не только регистрацию факта создания (издания) или получения документа, но и обязательную фиксацию всех перемещений документа по инстанциям, руководителям и исполнителям в процессе рассмотрения, исполнения и использования документов. Учет этих документов и их хранение всегда централизованы в подразделении конфиденциальной документации фирмы или у референта первого руководителя.
Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». При значительном объеме документов могут быть заведены разные журналы для входящих, исходящих и внутренних документов организации (предприятия), содержащих гриф «КТ». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруют, прошивают и опечатывают. В конце журнала в листе-заверителе дела указывают количество листов (цифрами и прописью).
Основной целью учета конфиденциальных документов является обеспечение их физической сохранности. Учет конфиденциальных документов решает следующие задачи:
● фиксирование факта поступления или издания документа;
● фиксирование местонахождения документа;
● обеспечение поиска документов при проверке их наличия или необходимости обращения к документу;
● обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам;
● предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черновиков и редакций, приложений и отдельных листов.
Для решения этих задач целесообразно вести следующие виды учета конфиденциальных документов фирмы:
● учет входящих (поступивших, входных) документов;
● учет подготовленных, изданных исходящих (отправляемых, выходных) и внутренних документов;
● инвентарный (выделенный) учет документов, дел и носителей конфиденциальной информации.
Автоматизированный справочно-информационный банк данных
по конфиденциальным документам имеет вспомогательное значение
и ведется совместно с банком данных на бумажных носителях. Автоматизированный банк данных реализует функцию справочного и
поискового обслуживания пользователей, контроля исполнения документов и иногда работы персонала с электронными аналогами
бумажных документов. Учетная функция сохраняется за традиционным банком данных.
Учет изданных конфиденциальных документов дополнительно
решает следующие задачи:
● предотвращение утери черновиков и вариантов документа;
● подтверждение факта уничтожения всех черновых материалов, возникших в процессе исполнения документа;
● подтверждение факта передачи документа на отправку или исполнение, передачи его другим сотрудникам службы конфиденциальной документации.
Для учета изданных конфиденциальных документов исполнитель
сдает сотруднику службы конфиденциальной документации:
● все экземпляры подписанного руководителем документа;
● приложения к документу (при наличии);
● черновики основного документа и приложений, редакции и варианты документа, рабочие записи;
● документ, послуживший основанием для составления данного
документа.
О сдаче и уничтожении указанных материалов сотрудник службы конфиденциальной документации делает отметку в учетных карточках документов и во внутренней описи документов, находящихся
у исполнителя. Отметка в учетной карточке заверяется росписями
указанного сотрудника и исполнителя.
Факт уничтожения черновика и других материалов подтверждается также отметкой на копии документа, остающейся в деле службы конфиденциальной документации. Например; «Черновик уничтожен. Дата. Подпись сотрудника службы документации». Черновики и другие материалы уничтожаются в присутствии исполнителя путем сожжения или измельчения, исключающим возможность восстановления текста. Попытки исполнителей оставить в своем распоряжении какие-либо неучтенные материалы по исполненному конфиденциальному документу должны рассматриваться руководством фирмы как грубое нарушение трудовой дисциплины.
Регламентированные, обязательные проверки наличия конфиденциальных документов проводятся ежеквартально и по окончании календарного года. Нерегламентированные проверки осуществляются при смене руководителей подразделений, увольнении исполнителя, после завершения экстремальной ситуации. Если регламентированные проверки наличия охватывают все конфиденциальные документы, то при нерегламентированной проверке ограничиваются конкретной частью документации.
Проверки наличия документов проводятся специально назначаемой комиссией, в которую входят: заместитель руководителя фирмы, руководитель службы безопасности и другие лица.
По окончании календарного года специально созданная комиссия (выполняющая в этом случае роль экспертной) выполняет следующие работы:
• проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;
• отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;
• отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.
На документы с грифом «КТ», отобранных для уничтожения, составляют акт, утверждаемый руководителем организации (предприятия). Уничтожают документы в присутствии экспертной комиссии с помощью специальной машины (шрёдера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.
В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставят в известность руководителя организации (предприятия) и принимают все меры к розыску документа. Руководитель назначает экспертную комиссию для расследования факта утраты.
Если розыск утерянных документов не принес положительных результатов, составляют акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «КТ» вносят соответствующие отметки об утрате.
При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производят проверку числящихся за ним документов и их передачу вновь назначенному лицу. Акт приема (передачи) этих документов утверждается руководителем организации (предприятия) или его заместителем.
4. Порядок работы персонала с конфиденциальными документами
Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета и выдачи документов с грифом «КТ».
При выдаче секретарем документа с грифом «КТ» работник, получивший его, должен сверить номер (индекс) полученного документа с номером (индексом) в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.
Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату секретарю в тот же день. С разрешения руководства организации (предприятия) отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).
При возврате документа с грифом «КТ» секретарь сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.
Запрещается изъятие из дел или перемещение из одного дела в другое документов с грифом «КТ» без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ».
В организации (на предприятии) должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Их должны копировать с разрешения руководства в специально выделенном помещении. Все копии документов с грифом «КТ» необходимо регистрировать в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Количество документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовят для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственность за сохранность документа. Все бракованные копии документа подлежат немедленному уничтожению.
Рассмотрение и исполнение электронных конфиденциальных документов и электронных аналогов бумажных документов сопровождается дополнительными требованиями к системе их безопасности. Для персонала централизованно разрабатывается иерархическая система идентифицирующих паролей, кодов и ключей для обеспечения разграничения доступа к информации.
Система утверждается приказом первого руководителя и доводится выборочно в строго индивидуальном порядке до каждого сотрудника фирмы под роспись. Обновление системы должно быть постоянным, что особенно важно при частой смене персонала.
Рабочее место сотрудника фирмы следует разместить таким образом, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе конфиденциальных документов лицами, не имеющими к ним отношения. Рабочий стол не должен просматриваться через окно из соседних домов. Помещения, в которых конфиденциальная информация обрабатывается на ПЭВМ, должны иметь защиту от технических средств промышленного шпионажа.
Закончив работу на ПЭВМ сотрудник обязан:
● перенести конфиденциальную информацию на гибкие носители информации (дискеты, диски);
● стереть конфиденциальную информацию с носителей в ПЭВМ и записать шумовую информацию для предотвращения считывания остаточных сигналов;
● проверить наличие гибких магнитных носителей информации по внутренней описи и сдать их в службу конфиденциальной документации;
● блокировать ПЭВМ персональным ключом и отключить электропитание в помещении;
● запереть и опечатать помещение, сдать его под охрану.
После изготовления конфиденциального документа на принтере
и при необходимости переноса текста на дискету информация в
ПЭВМ также должна быть стерта с магнитного носителя. Факт уничтожения информации подтверждается росписями исполнителя и
сотрудника службы конфиденциальной документации в карточке
учета изданного документа.
Если на рабочем месте руководителя или исполнителя отсутствуют необходимые условия для работы с конфиденциальными документами, то ознакомление с документами и их исполнение осуществляются в специальном помещении службы конфиденциальной документации. Здесь же ведется работа с документами особой ценности.
При прекращении трудовых отношений работника с организацией (предприятием), в которой он имел допуск к документам с грифом «КТ», взятые им обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если трудовым контрактом не установлен иной срок.
5. Учёт и хранение дел с конфиденциальными документами.
Все дела и журналы (картотеки) учета документов с грифом «КТ» в обязательном порядке вносят в номенклатуру дел организации Номенклатура дел, предназначенная для систематизации конфиденциальных документов, может быть составной частью общей номенклатуры дел фирмы или существовать в качестве самостоятельного документа. По форме она не отличается от номенклатуры дел для открытых документов. Однако дополнительно в ней указываются: фамилия исполнителя (исполнителей), которому предоставлено право пользоваться делом, фамилия лица, ответственного за формирование и сохранность дела, инвентарный архивный номер дела, номер и дата акта об уничтожении, отметка о снятии грифа конфиденциальности и передаче дела на открытое хранение и другие сведения.
После окончания года она подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. Дело находится на инвентарном учете.
Дела формируются централизованно в службе конфиденциальной документации, которая осуществляет их текущее и архивное хранение. Хранение дел с конфиденциальными документами на рабочих местах руководителей и исполнителей не разрешается.
Гриф конфиденциальности дела указывается на обложке. На внутреннюю сторону обложки переносится из номенклатуры фамилия исполнителя, которому дело выдается для работы. Одновременно с заведением дела заполняется карточка учета выдачи дела.
В дело помещаются только конфиденциальные документы. Хранить в одном деле конфиденциальные и открытые документы не разрешается. Также раздельно с различиями по доступу хранится конфиденциальная и открытая информация в памяти ПЭВМ.
При необходимости под одним заголовком могут заводиться конфиденциальные и неконфиденциальные дела. При снятии с документов грифа конфиденциальности они перемещаются в аналогичное дело без грифа, которое хранится в канцелярии или управлении делами фирмы. Это дает возможность ограничить число конфиденциальных дел и сделать защиту их более эффективной.
При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляют отдельную опись. Хранят такие документы в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
@темы: Делопроизводство
читать дальшеЛекция 3.1. Технология и организация делопроизводства
1. Структура и объем документооборота
Документооборот – это прохождение документа в учреждении, организации, на предприятии с момента его создания до завершения исполнения или отправки.
Главным направлением упорядочения документирования, сокращения числа документов является создание унифицированнных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими. Сокращению документооборота способствуют также уменьшение объемов документов и экономия бумаги. Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю над исполнением документа. Немалые резервы сокращения объема документооборота имеются в организации копирования и размножения документов. Нередко документы размножают сверх нужного тиража без всякой надобности. Это приводит к неоправданному росту объема документооборота, поэтому необходимо держать под строгим контролем виды и тираж размножаемых документов. Значительный вклад в совершенствование и уменьшение документооборота может внести и секретарь руководителя организации (предприятия), так как все влияющие на документооборот операции выполняются в значительном объеме на его рабочем месте.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов. Различают три основных потока документов: входящие (поступающие в учреждение), исходящие (отправляемые из учреждения); внутренние (создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы).
Поток входящих документов разделяется на документопотоки, направляемые руководителем в структурные подразделения и отдельным исполнителям. В подразделениях формируются потоки, которые на выходе из учреждения образуют исходящий поток документов.
Поскольку документооборот оказывает большое влияние на работу всего аппарата управления, постоянно должна проводиться работа по его рационализации.
Движение документов в учреждении должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные, зигзагообразные и другие повторные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.
В целях ускорения процесса обработки документов целый ряд операций можно проводить параллельно. Например, копирование документа в нескольких экземплярах вполне правомерно, если исполнение этого документа занято несколько подразделений-исполнителей (или должностных лиц).
Возвратное перемещение документа исключает передачу необходимой информации по телефону или с помощью регистрационных карточек.
При проектировании рациональных документопотоков в организации (на предприятии) составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов и определить этапы их обработки.
Под объемом документооборота понимают количество входящих, исходящих и внутренних документов организации (предприятия) за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы учреждения, организации или предприятия.
Документооборот включает следующие этапы: прием и обработка документов; распределение корреспонденции; передача и доставка документов; учет объема документооборота; регистрация документов; контроль над исполнением документов; формирование дел; передача дел на архивное хранение; уничтожение документов.
2. Технология работы с входящими и исходящими документами
2.1. Обработка входящих документов
Поступившие в организацию (на предприятие) документы проходят следующие этапы обработки: первичную обработку; предварительное рассмотрение; разметку; регистрацию; рассмотрение документов руководством; направление на исполнение; контроль за исполнением; исполнение документов; подшивку документов в дела.
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрывают все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «Лично»). Затем проверяют правильность адресования вложенного в конверт документа, количество его листов, наличие приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставят в известность отправителя письма и делают отметку на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, даты отправки и поступления или на нем имеются пометки «Конфиденциально», «Срочно».
Предварительное рассмотрение входящих документов проводят с целью распределения их на регистрируемые и нерегистрируемые.
На регистрируемых документах проставляют автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении», содержащий наименование организации-получателя, дату поступления и регистрационный индекс документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.
Руководителю организации (предприятия) должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя организации (предприятия), в структурные подразделения или сразу исполнителям.
В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки с условными обозначениями (индексами) руководителей организации (предприятия), структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладывают по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.
При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов и т.д.). Эти документы подбираются секретарем и передаются вместе с входящим документом руководителю.
Без предварительного рассмотрения и разметки передают по назначению документы, в адресе которых указаны структурное подразделение или фамилия работника.
Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после их регистрации.
Зарегистрированные документы передают руководителю. Принятие управленческого решения по конкретному документу – одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки его исполнения. Указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием для взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому по списку; он считается ответственным исполнителем.
Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю.
Документ с резолюцией руководителя передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты его получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок.
Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями секретарь размножает входящий документ и передает его копии исполнителям.
Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена, на нем проставляется отметка об исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю для подшивки в дело.
2.2. Обработка исходящих документов
Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами организации (предприятия). Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть представлены и другие документы, на основании которых был составлен проект исходящего документа.
Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
После подписания руководителем исходящего документа он передается секретарю для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После присвоения исходящему документу регистрационного индекса необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправленного письма или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшивается в дело с перепиской.
2.3. Регистрация документов и контроль за их исполнением
Регистрация документа – это присвоение ему индекса и проставление этого индекса на документе с последующей записью данных о нем в журнале, на регистрационную карточку или в память ПК. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении (в организации, на предприятии) только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.
Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы, докладные записки и др.), а также предложения, заявления и жалобы граждан.
Каждое учреждение (организация, предприятие) должно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства.
При регистрации документов используются следующие справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел; классификатор документа.
Индексация документов в делопроизводстве – это проставление при регистрации их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения (составления) и хранения документов.
Индекс входящего, исходящего или внутреннего документа, как правило, состоит из индекса по номенклатуре дел и регистрационного номера документа. Например, индекс 05-29/960 исходящего документа включает: индекс структурного подразделения (05); номер соответствующего дела по номенклатуре дел структурного подразделения (29); индивидуальный порядковый номер исходящего документа, присвоенный ему при регистрации (960).
Исключение являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и др.), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются с начала года в пределах каждого вида документа. Индексы предложений, заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.
На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа в учреждение, организацию, на предприятие.
2.4. Форма регистрации документов и порядок их заполнения
В практической деятельности используются две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации – с использованием персонального компьютера.
Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка.
Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как сразу можно отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить их по картотекам, используя различные признаки классификации, например по предприятиям-контрагентам, по видам контрактов и т.д.
Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют. Учреждение (организация, предприятие) по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф. Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала или карточки. Поиск документов на ПК осуществляется последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).
Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое учреждение (организации, предприятие) может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов. Обычно в него включают: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс-листы; каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой «Лично»; программы конференций, совещаний.
Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля над их исполнением. Возможность проверки исполнения документа должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой в организации (на предприятии). Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляются с помощью тех же журналов или карточек.
Основная цель контроля – обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя организации (предприятия) поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля над исполнением документа осуществляет секретарь (либо канцелярия).
После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь проставляет красным фломастером букву «К» либо отметку «Контроль» на левом поле документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту». Затем в регистрационном журнале или на карточке делается отметка о постановке документа на контроль, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе.
Очень удобна для осуществления контрольных операций регистрационно-контрольная карточка. На ее верхнем поле кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления срока фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку.
Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в
32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы. Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует определенная ячейка. Контрольную карточку можно вести не только на документы, но и на устные поручения и задания руководства.
Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале, на карточке или записывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте.
В некоторых организациях (на предприятиях) для ведения контрольных операций используется персональный компьютер, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.
Ряд программ предоставляет пользователю возможность вести с помощью ПК ежедневный рабочий календарь. Такой календарь можно использовать для проведения контроля над исполнением документов. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, фамилия исполнителя и его телефон, содержание поручения (если необходимо). Персональный компьютер не только выдаст предварительное напоминание секретарю, но и сможет в случае необходимости передавать эти данные на компьютер исполнителя.
Для документов, взятых на контроль, из резолюции руководителя берется срок исполнения, который для большинства документов не должен превышать 10 дней (если иной срок не оговорен в самом документе, либо соответствующим нормативным документом). Секретарь проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки производится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов сообщается на оперативных совещаниях руководства). Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т.п.). Результаты исполнения в кратной форме записываются на самом документе (реквизит «Отметка об исполнении документа»). Кроме того, в карточке или журнале также ставится отметка об исполнении.
Контроль над исполнением документов как часть делопроизводства и контроль как функция управления в некоторых учреждениях, организациях совмещены.
3. Номенклатура дел
После того, как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документе, он становится «памятью» учреждения, «хранителем» информации, потребность в которой может возникнуть через определенный промежуток времени. Таких документов накапливается множество. Для того, чтобы их можно было легко найти, после исполнения документы группируются в дела.
Номенклатура дел является указателем индексации документов и дел. При индексации документов индекс дела по номенклатуре входит в индекс документа. В номенклатуре дел указывают сроки их хранения, с ее помощью проводится первый этап экспертизы ценности документальных материалов, определяется время их хранения.
Номенклатура дел используется как схема построения справочной картотеки на исполненные документы и как учетный документ при сдаче дел в архив учреждения (организации, предприятия).
Номенклатура дел охватывает весь объем документов, связанных с деятельностью учреждения, при этом учитывается как внутренняя документация, так и получаемая извне.
Заголовок дела, включенного в номенклатуру, должен отражать один вопрос, один срок хранения документов конкретного дела. В заголовке должны быть указаны: виды документов, хранящихся в данном деле (приказы, протоколы, акты и т.д.); период, за который собраны документы.
При составлении номенклатуры дел обязательно учитывают сроки хранения документов. В зависимости от практической и научной ценности документов определяют и срок их хранения – временный (до 10 лет включительно), долговременный (от 10 до 75 лет) и постоянный (свыше 75 лет)..
Названия дел в номенклатуре располагают в определенной последовательности. Вначале помещают дела с распорядительной документацией вышестоящих органов, затем с организационными документами (уставами, положениями). Далее идут распорядительные документы самого учреждения (приказы, распоряжения руководителя), планы, отчеты, переписка с вышестоящими организациями. При наличии большого количества корреспондентов переписка располагается по алфавиту корреспондентов или административно-территориальных названий.
Номенклатура дел составляется или обновляется ежегодно. Она вводится в действие с 1 января.
Номенклатура дел подготавливается структурными подразделениями учреждения (организации, предприятия). На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел всего учреждения, которая согласовывается с архивным органом и утверждается руководителем организации.
Номенклатуры дел подразделяют на индивидуальные, примерные, типовые. Индивидуальная номенклатура дел отражает документы одного конкретного учреждения. Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатывают в целях унификации группирования документов определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов. Типовой номенклатурой устанавливается единая индексация дел для учреждений всей системы. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые – обязательный.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения. Например: 03-12, где 03 – индекс структурного подразделения, 12 – номер дела по порядку.
Номенклатуру дел составляют по унифицированной форме. В первой графе проставляют индекс дела. Во вторую графу вносят заголовки дел и наименования структурных подразделений. При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия. В третьей графе проставляют (в конце года) количества дел и томов. В четвертой графе указывают срок хранения дела со ссылкой на номер статьи ведомственного или типового перечня документальных материалов. Пятую графу заполняют в том случае, когда делают отметки об уничтожении дел, о передаче их в архив и т.д. В конце года составляется итоговая запись, в которой отдельно подсчитывают дела постоянного, временного и долговременного хранения и учитывают переходящие дела.
Номенклатура дел составляется как минимум в трех экземплярах: для канцелярии, структурного подразделения и архива.
4. Подготовка документов к передаче на архивное хранение
Значение и практическая ценность документов учреждения (организации, предприятия) различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.
Для долговременного хранения создается архив учреждения (организации, предприятия). Архив подчиняется непосредственно руководителю или его заместителю.
В задачи архива входят:
• прием, учет и хранение завершенных дел;
• информационно-справочная работа по архивным документам учреждения;
• организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.
Лучше всего расположить архив в специально выделенном помещении. Он должен занимать помещение (со стеллажами, шкафами или сейфами), в котором можно было бы обеспечить сохранность документов.
Cдача дел в архив учреждения ведется по графику, утвержденному руководством учреждения. В архив передаются дела постоянного и долговременного хранения через год после их завершения в делопроизводстве структурных подразделений. Дела временного хранения передают в архив учреждения по усмотрению руководства учреждения.
Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы для пополнения ими справочного аппарата архива.
Заведующий архивом расписывается при получении дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество дел. Описи на дела постоянного хранения составляют в 4 экземплярах: один экземпляр возвращается сотруднику, сдавшему дела, остальные остаются в архиве учреждения.
Основными видами архивов являются государственные, ведомственные, архивы негосударственных организаций, предприятий. Правовую основу вышеназванных архивов регулирует закон «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».
Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года. По истечении этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Для определения сроков хранения документов, подготовки их к архивному хранению и отбора для уничтожения в учреждении (в организации, на предприятии) создается постоянно действующая экспертная комиссия.
Определение конкретных сроков хранения документов в Республике Беларусь проводится на основании трёх документов: «Перечня документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утверждённого начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988; «Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков их хранения», утвержденного Постановлением Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001, № 38; «Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций РБ по оперативному и статистическому учёту и отчётности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утверждённого Постановлением Министерства юстиции РБ от 14.12.2006, №82.
При исчислении сроков хранения учитывают только год: день и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 г.
К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу организации (предприятия), устав и учредительный договор организации (предприятия), протоколы заседания Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы, отчеты и т.п.
Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка организации (предприятия), за редким исключением, на архивное хранение не передается. Следует учитывать, что запрещается уничтожать бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.
Срок хранения документов по личному составу (личное дела, личные карточки формы Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) составляет 75 лет.
В результате работы экспертной комиссии документы подразделяют на две группы: предназначенные для архивного хранения и подлежащие уничтожению.
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления. Необходимо:
• расположить документы в деле в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
• произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
• подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
• на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел (листы внутренней описи нумеруются отдельно), если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
• переплести дело или прошить его в четыре прокола;
• указать на обложке дела количество листов согласно листу-заверителю дела, срок хранения дела.
Дела временного хранения разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их не обязательна.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы:
• дела по личному составу организации (предприятия); для большинства учреждений это основные документы, передаваемые в архив;
• дела по основной (производственной) деятельности.
На каждую группу дел составляют отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).
Описи составляют на документы одного года. Дела в опись вносят по степени важности.
В опись № 1 дела заносят в такой последовательности:
• устав;
• протоколы общих собраний, заседания Совета директоров;
• приказы по основной деятельности;
• перспективные и годовые планы;
• отчеты;
• контракты (с организациями).
В описи № 1 л/с дела располагают в следующем порядке:
• книга учета сотрудников (если она ведется);
• приказы по личному составу;
• личные дела и личные карточки;
• лицевые счета по заработной плате;
• невостребованные трудовые книжки.
В конце любой описи указывают цифрами и прописью количество включенные в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляют на обложке соответствующего дела.
На документы, предназначенные для уничтожения, составляют акт. В него в любой последовательности вносят заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенные в группу, например «переписка за 1998-1999 гг. – 3 дела».
Акты и описи составляют и подписывают члены экспертной комиссии, а рассматривает и утверждает руководитель учреждения (организации, предприятия).
Прием (передача) дел в архив производится секретарем и работником архива. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела проставляется отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывают цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дату приема (передачи) а также подписи участников приема (передачи).
Вместе с делами в архив учреждения (организации, предприятия) передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись.
Уничтожение документов, включенных в акт, разрешается производить только после передачи документов, подлежащих хранению. Осуществляется оно с помощью специальных машин-шрёдеров.
Документы долговременного и постоянного хранения коммерческих организаций (предприятия) разрешается передавать в государственные архивы на договорной основе.
1. Структура и объем документооборота
Документооборот – это прохождение документа в учреждении, организации, на предприятии с момента его создания до завершения исполнения или отправки.
Главным направлением упорядочения документирования, сокращения числа документов является создание унифицированнных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими. Сокращению документооборота способствуют также уменьшение объемов документов и экономия бумаги. Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю над исполнением документа. Немалые резервы сокращения объема документооборота имеются в организации копирования и размножения документов. Нередко документы размножают сверх нужного тиража без всякой надобности. Это приводит к неоправданному росту объема документооборота, поэтому необходимо держать под строгим контролем виды и тираж размножаемых документов. Значительный вклад в совершенствование и уменьшение документооборота может внести и секретарь руководителя организации (предприятия), так как все влияющие на документооборот операции выполняются в значительном объеме на его рабочем месте.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов. Различают три основных потока документов: входящие (поступающие в учреждение), исходящие (отправляемые из учреждения); внутренние (создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы).
Поток входящих документов разделяется на документопотоки, направляемые руководителем в структурные подразделения и отдельным исполнителям. В подразделениях формируются потоки, которые на выходе из учреждения образуют исходящий поток документов.
Поскольку документооборот оказывает большое влияние на работу всего аппарата управления, постоянно должна проводиться работа по его рационализации.
Движение документов в учреждении должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные, зигзагообразные и другие повторные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.
В целях ускорения процесса обработки документов целый ряд операций можно проводить параллельно. Например, копирование документа в нескольких экземплярах вполне правомерно, если исполнение этого документа занято несколько подразделений-исполнителей (или должностных лиц).
Возвратное перемещение документа исключает передачу необходимой информации по телефону или с помощью регистрационных карточек.
При проектировании рациональных документопотоков в организации (на предприятии) составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов и определить этапы их обработки.
Под объемом документооборота понимают количество входящих, исходящих и внутренних документов организации (предприятия) за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы учреждения, организации или предприятия.
Документооборот включает следующие этапы: прием и обработка документов; распределение корреспонденции; передача и доставка документов; учет объема документооборота; регистрация документов; контроль над исполнением документов; формирование дел; передача дел на архивное хранение; уничтожение документов.
2. Технология работы с входящими и исходящими документами
2.1. Обработка входящих документов
Поступившие в организацию (на предприятие) документы проходят следующие этапы обработки: первичную обработку; предварительное рассмотрение; разметку; регистрацию; рассмотрение документов руководством; направление на исполнение; контроль за исполнением; исполнение документов; подшивку документов в дела.
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрывают все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «Лично»). Затем проверяют правильность адресования вложенного в конверт документа, количество его листов, наличие приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставят в известность отправителя письма и делают отметку на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, даты отправки и поступления или на нем имеются пометки «Конфиденциально», «Срочно».
Предварительное рассмотрение входящих документов проводят с целью распределения их на регистрируемые и нерегистрируемые.
На регистрируемых документах проставляют автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении», содержащий наименование организации-получателя, дату поступления и регистрационный индекс документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.
Руководителю организации (предприятия) должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя организации (предприятия), в структурные подразделения или сразу исполнителям.
В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки с условными обозначениями (индексами) руководителей организации (предприятия), структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладывают по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.
При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов и т.д.). Эти документы подбираются секретарем и передаются вместе с входящим документом руководителю.
Без предварительного рассмотрения и разметки передают по назначению документы, в адресе которых указаны структурное подразделение или фамилия работника.
Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после их регистрации.
Зарегистрированные документы передают руководителю. Принятие управленческого решения по конкретному документу – одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки его исполнения. Указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием для взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому по списку; он считается ответственным исполнителем.
Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю.
Документ с резолюцией руководителя передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты его получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок.
Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями секретарь размножает входящий документ и передает его копии исполнителям.
Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена, на нем проставляется отметка об исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю для подшивки в дело.
2.2. Обработка исходящих документов
Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами организации (предприятия). Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть представлены и другие документы, на основании которых был составлен проект исходящего документа.
Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
После подписания руководителем исходящего документа он передается секретарю для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После присвоения исходящему документу регистрационного индекса необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправленного письма или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшивается в дело с перепиской.
2.3. Регистрация документов и контроль за их исполнением
Регистрация документа – это присвоение ему индекса и проставление этого индекса на документе с последующей записью данных о нем в журнале, на регистрационную карточку или в память ПК. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении (в организации, на предприятии) только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.
Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы, докладные записки и др.), а также предложения, заявления и жалобы граждан.
Каждое учреждение (организация, предприятие) должно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства.
При регистрации документов используются следующие справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел; классификатор документа.
Индексация документов в делопроизводстве – это проставление при регистрации их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения (составления) и хранения документов.
Индекс входящего, исходящего или внутреннего документа, как правило, состоит из индекса по номенклатуре дел и регистрационного номера документа. Например, индекс 05-29/960 исходящего документа включает: индекс структурного подразделения (05); номер соответствующего дела по номенклатуре дел структурного подразделения (29); индивидуальный порядковый номер исходящего документа, присвоенный ему при регистрации (960).
Исключение являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и др.), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются с начала года в пределах каждого вида документа. Индексы предложений, заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.
На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа в учреждение, организацию, на предприятие.
2.4. Форма регистрации документов и порядок их заполнения
В практической деятельности используются две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации – с использованием персонального компьютера.
Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка.
Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как сразу можно отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить их по картотекам, используя различные признаки классификации, например по предприятиям-контрагентам, по видам контрактов и т.д.
Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют. Учреждение (организация, предприятие) по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф. Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала или карточки. Поиск документов на ПК осуществляется последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).
Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое учреждение (организации, предприятие) может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов. Обычно в него включают: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс-листы; каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой «Лично»; программы конференций, совещаний.
Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля над их исполнением. Возможность проверки исполнения документа должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой в организации (на предприятии). Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляются с помощью тех же журналов или карточек.
Основная цель контроля – обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя организации (предприятия) поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля над исполнением документа осуществляет секретарь (либо канцелярия).
После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь проставляет красным фломастером букву «К» либо отметку «Контроль» на левом поле документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту». Затем в регистрационном журнале или на карточке делается отметка о постановке документа на контроль, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе.
Очень удобна для осуществления контрольных операций регистрационно-контрольная карточка. На ее верхнем поле кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления срока фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку.
Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в
32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы. Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует определенная ячейка. Контрольную карточку можно вести не только на документы, но и на устные поручения и задания руководства.
Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале, на карточке или записывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте.
В некоторых организациях (на предприятиях) для ведения контрольных операций используется персональный компьютер, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.
Ряд программ предоставляет пользователю возможность вести с помощью ПК ежедневный рабочий календарь. Такой календарь можно использовать для проведения контроля над исполнением документов. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, фамилия исполнителя и его телефон, содержание поручения (если необходимо). Персональный компьютер не только выдаст предварительное напоминание секретарю, но и сможет в случае необходимости передавать эти данные на компьютер исполнителя.
Для документов, взятых на контроль, из резолюции руководителя берется срок исполнения, который для большинства документов не должен превышать 10 дней (если иной срок не оговорен в самом документе, либо соответствующим нормативным документом). Секретарь проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки производится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов сообщается на оперативных совещаниях руководства). Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т.п.). Результаты исполнения в кратной форме записываются на самом документе (реквизит «Отметка об исполнении документа»). Кроме того, в карточке или журнале также ставится отметка об исполнении.
Контроль над исполнением документов как часть делопроизводства и контроль как функция управления в некоторых учреждениях, организациях совмещены.
3. Номенклатура дел
После того, как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документе, он становится «памятью» учреждения, «хранителем» информации, потребность в которой может возникнуть через определенный промежуток времени. Таких документов накапливается множество. Для того, чтобы их можно было легко найти, после исполнения документы группируются в дела.
Номенклатура дел является указателем индексации документов и дел. При индексации документов индекс дела по номенклатуре входит в индекс документа. В номенклатуре дел указывают сроки их хранения, с ее помощью проводится первый этап экспертизы ценности документальных материалов, определяется время их хранения.
Номенклатура дел используется как схема построения справочной картотеки на исполненные документы и как учетный документ при сдаче дел в архив учреждения (организации, предприятия).
Номенклатура дел охватывает весь объем документов, связанных с деятельностью учреждения, при этом учитывается как внутренняя документация, так и получаемая извне.
Заголовок дела, включенного в номенклатуру, должен отражать один вопрос, один срок хранения документов конкретного дела. В заголовке должны быть указаны: виды документов, хранящихся в данном деле (приказы, протоколы, акты и т.д.); период, за который собраны документы.
При составлении номенклатуры дел обязательно учитывают сроки хранения документов. В зависимости от практической и научной ценности документов определяют и срок их хранения – временный (до 10 лет включительно), долговременный (от 10 до 75 лет) и постоянный (свыше 75 лет)..
Названия дел в номенклатуре располагают в определенной последовательности. Вначале помещают дела с распорядительной документацией вышестоящих органов, затем с организационными документами (уставами, положениями). Далее идут распорядительные документы самого учреждения (приказы, распоряжения руководителя), планы, отчеты, переписка с вышестоящими организациями. При наличии большого количества корреспондентов переписка располагается по алфавиту корреспондентов или административно-территориальных названий.
Номенклатура дел составляется или обновляется ежегодно. Она вводится в действие с 1 января.
Номенклатура дел подготавливается структурными подразделениями учреждения (организации, предприятия). На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел всего учреждения, которая согласовывается с архивным органом и утверждается руководителем организации.
Номенклатуры дел подразделяют на индивидуальные, примерные, типовые. Индивидуальная номенклатура дел отражает документы одного конкретного учреждения. Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатывают в целях унификации группирования документов определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов. Типовой номенклатурой устанавливается единая индексация дел для учреждений всей системы. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые – обязательный.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения. Например: 03-12, где 03 – индекс структурного подразделения, 12 – номер дела по порядку.
Номенклатуру дел составляют по унифицированной форме. В первой графе проставляют индекс дела. Во вторую графу вносят заголовки дел и наименования структурных подразделений. При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия. В третьей графе проставляют (в конце года) количества дел и томов. В четвертой графе указывают срок хранения дела со ссылкой на номер статьи ведомственного или типового перечня документальных материалов. Пятую графу заполняют в том случае, когда делают отметки об уничтожении дел, о передаче их в архив и т.д. В конце года составляется итоговая запись, в которой отдельно подсчитывают дела постоянного, временного и долговременного хранения и учитывают переходящие дела.
Номенклатура дел составляется как минимум в трех экземплярах: для канцелярии, структурного подразделения и архива.
4. Подготовка документов к передаче на архивное хранение
Значение и практическая ценность документов учреждения (организации, предприятия) различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.
Для долговременного хранения создается архив учреждения (организации, предприятия). Архив подчиняется непосредственно руководителю или его заместителю.
В задачи архива входят:
• прием, учет и хранение завершенных дел;
• информационно-справочная работа по архивным документам учреждения;
• организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.
Лучше всего расположить архив в специально выделенном помещении. Он должен занимать помещение (со стеллажами, шкафами или сейфами), в котором можно было бы обеспечить сохранность документов.
Cдача дел в архив учреждения ведется по графику, утвержденному руководством учреждения. В архив передаются дела постоянного и долговременного хранения через год после их завершения в делопроизводстве структурных подразделений. Дела временного хранения передают в архив учреждения по усмотрению руководства учреждения.
Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы для пополнения ими справочного аппарата архива.
Заведующий архивом расписывается при получении дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество дел. Описи на дела постоянного хранения составляют в 4 экземплярах: один экземпляр возвращается сотруднику, сдавшему дела, остальные остаются в архиве учреждения.
Основными видами архивов являются государственные, ведомственные, архивы негосударственных организаций, предприятий. Правовую основу вышеназванных архивов регулирует закон «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».
Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года. По истечении этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Для определения сроков хранения документов, подготовки их к архивному хранению и отбора для уничтожения в учреждении (в организации, на предприятии) создается постоянно действующая экспертная комиссия.
Определение конкретных сроков хранения документов в Республике Беларусь проводится на основании трёх документов: «Перечня документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утверждённого начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988; «Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков их хранения», утвержденного Постановлением Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001, № 38; «Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций РБ по оперативному и статистическому учёту и отчётности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утверждённого Постановлением Министерства юстиции РБ от 14.12.2006, №82.
При исчислении сроков хранения учитывают только год: день и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 г.
К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу организации (предприятия), устав и учредительный договор организации (предприятия), протоколы заседания Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы, отчеты и т.п.
Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка организации (предприятия), за редким исключением, на архивное хранение не передается. Следует учитывать, что запрещается уничтожать бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.
Срок хранения документов по личному составу (личное дела, личные карточки формы Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) составляет 75 лет.
В результате работы экспертной комиссии документы подразделяют на две группы: предназначенные для архивного хранения и подлежащие уничтожению.
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления. Необходимо:
• расположить документы в деле в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
• произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
• подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
• на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел (листы внутренней описи нумеруются отдельно), если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
• переплести дело или прошить его в четыре прокола;
• указать на обложке дела количество листов согласно листу-заверителю дела, срок хранения дела.
Дела временного хранения разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их не обязательна.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы:
• дела по личному составу организации (предприятия); для большинства учреждений это основные документы, передаваемые в архив;
• дела по основной (производственной) деятельности.
На каждую группу дел составляют отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).
Описи составляют на документы одного года. Дела в опись вносят по степени важности.
В опись № 1 дела заносят в такой последовательности:
• устав;
• протоколы общих собраний, заседания Совета директоров;
• приказы по основной деятельности;
• перспективные и годовые планы;
• отчеты;
• контракты (с организациями).
В описи № 1 л/с дела располагают в следующем порядке:
• книга учета сотрудников (если она ведется);
• приказы по личному составу;
• личные дела и личные карточки;
• лицевые счета по заработной плате;
• невостребованные трудовые книжки.
В конце любой описи указывают цифрами и прописью количество включенные в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляют на обложке соответствующего дела.
На документы, предназначенные для уничтожения, составляют акт. В него в любой последовательности вносят заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенные в группу, например «переписка за 1998-1999 гг. – 3 дела».
Акты и описи составляют и подписывают члены экспертной комиссии, а рассматривает и утверждает руководитель учреждения (организации, предприятия).
Прием (передача) дел в архив производится секретарем и работником архива. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела проставляется отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывают цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дату приема (передачи) а также подписи участников приема (передачи).
Вместе с делами в архив учреждения (организации, предприятия) передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись.
Уничтожение документов, включенных в акт, разрешается производить только после передачи документов, подлежащих хранению. Осуществляется оно с помощью специальных машин-шрёдеров.
Документы долговременного и постоянного хранения коммерческих организаций (предприятия) разрешается передавать в государственные архивы на договорной основе.
@темы: Делопроизводство
читать дальшеЛекция 2.6. Документирование трудовой деятельности
1. Виды документов по личному составу
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:
• трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
• трудовые книжки;
• личные дела;
• лицевые счета по заработной плате.
Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с этими документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.
1.1. Оформление приёма, перевода, увольнения работника
При приеме на постоянную работу оформляется ряд документов и проводится ряд процедур в следующем порядке:
1) заявление;
2) трудовой контракт (договор) с работником;
3) приказ о приеме;
4) запись в трудовой книжке;
5) запись в личной карточке формы Т-2 (личном деле);
6) лицевой счет по заработной плате.
Одним из основных документов, регулирующих правоотношения организации (предприятия) с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта (заключения договора) издается приказ о приеме сотрудника на работу.
На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (и заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где новому работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.
При увольнении работника составляют следующие документы:
1) заявление работника об увольнении;
2) приказ об увольнении;
3) запись в трудовой книжке;
4) запись в личной карточке формы Т-2 (личном деле).
Заявление об увольнении работник пишет за 1 месяц до предполагаемого срока увольнения с работы (в случае увольнения по инициативе работника) и предоставляет на согласование руководителю. Руководитель организации (предприятия) издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.
При переводе работника на другую должность в рамках организации (предприятия) порядок оформления документов следующий:
1) заявление (представление);
2) контракт;
3) приказ по личному составу о переводе на другую должность;
4) запись в трудовой книжке;
5) запись в личной карточке формы Т-2 (личном деле);
6) запись в лицевом счете по заработной плате.
Руководитель организации (предприятия) издает приказ по личному составу о переводе работника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2 (личном деле). Копии приказа направляют в личное дело и в бухгалтерию и, в случае изменения оклада, производят соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.
1.2. Трудовой контракт
Трудовой контракт (договор) – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются организация (предприятие) и работник.
Согласно КЗОТ Республики Беларусь трудовой контракт заключают сроком от одного до пяти лет с последующим его продлением или перезаключением.
Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям. При заключении контракта рекомендуется указывать:
1) место работы (наименование предприятия, куда принимают работника, его адрес);
2) конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;
3) дату начала работу и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;
4) оплату труда;
5) обязанности организации (предприятия) по обеспечению охраны труда.
Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязанности сторон. К их числу можно отнести:
1) испытательный срок;
2) совмещение профессий (должностей);
3) повышение квалификации;
4) дополнительный отпуск и др.
В трудовом контракте указывают размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию; за профессиональное мастерство; за личный трудовой вклад и др. По соглашению сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в отдельных случаях увеличены или уменьшены по сравнению с нормой, предусмотренной в организации (на предприятии). Наряду с доплатами стороны могут договориться об иных видах поощрения, например о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении по итогам работы за год и т.п.
Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится в организации (на предприятии), второй – у работника.
1.3. Приказ по личному составу
Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации (предприятия) на другую работу. Заключение трудового контракта с работником не исключает издания приказа по личному составу о зачислении его на работу.
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с,…) Оформляют приказы по личному составу на общих бланках организации (либо бланках приказов).
Реквизит «Заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом:
«О приеме на работу Федосенко В.И.»
«Об увольнении Андреева Л.С.»
«Об изменении штатов» (если приказ касается приема и увольнения сразу нескольких работников).
Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа может не указываться.
Вторая, распорядительная часть приказа, начинается словами: НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, которые печатают, начиная от границы левого поля. После них, в следующей строке указывают фамилию работника (прописными буквами), имя и отчество, должность, срок увольнения, назначения или перевода, в случае увольнения – статью КЗОТ РБ, а при приеме на работу – оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т.п.
Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников независимо от того, принимают их на работу или увольняют. Такие приказы составляют из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника.
Аналогично приказам о приеме на работу, об объявлении строго выговора составляется приказ об увольнении. Для этого необходимо заменить:
• в реквизите «Заголовок» фразу «О приеме…» на «Об увольнении…»;
• графу «Вид приема» на «Причина увольнения»;
• графу «Дата приема» на «Дата увольнения».
В графе «Основание» указывают документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) либо статью КЗОТ РБ, соответствующую причине увольнения.
Приказы о переводе на другую должность внутри организации (предприятия) также могут быть представлены в формализованном виде. В этом случае следует указать новую должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода. Если перевод временный, необходимо указать, на какой срок он производится.
Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы. Он объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «Подпись» и «Виза» самим работником и содержит текст «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления. Крайне необходима эта отметка на приказах об увольнении, так как при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом.
Приказы по личному составу хранят 75 лет (статья 19б «Перечня документов с указанием сроков хранения»).
В процессе деятельности организации (предприятия) могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и т.п., срок хранения которых не превышает 3 лет (статья 19в указанного Перечня). Такие приказы имеют индекс (№ 1-к, № 2-к, ) и формируются в самостоятельные разделы.
1.4. Трудовая книжка
Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организациях независимо от их формы собственности.
Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.
Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации организации (предприятия) трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. При приеме на работу по совместительству, по трудовому соглашению, договору подряда трудовая книжка не предъявляется.
На работника, поступающего на работу впервые, заводят трудовую книжку, которую заполняют в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производят на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.
В трудовую книжку вносят сведения:
• о работника;
• о работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение);
• о награждениях и поощрения;
• об открытиях;
• о назначении пенсии.
Взыскания в трудовую книжку не записывают.
Сведения об образовании, специальности или профессии в трудовой книжке указывают на основании следующих документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать организации (предприятия), где она была впервые заполнена. Записи на последующих страницах трудовой книжки начинают с проставления штампа организации или написания от руки ее наименования. Если организация изменила название, об этом делается запись отдельной строкой. Например:
ПО «Прогресс» с 01.02.2000 переименовано в ПО «Прогресс – М».
Записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а об увольнении – в день увольнения. Записи производят аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.
При заполнении раздела «Сведения о работе» в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата приема, в графе 3 – указание действия и должность, в графе 4 – основание.
С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
Если раздел «Сведения о работе» заканчивается, выдается вкладыш. Он вшивается в книжку, заполняется и ведется администрацией организации (предприятия) в том же порядке, что и трудовая книжка.
При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения под расписку. За сохранность трудовых книжек несет ответственность руководитель организации (предприятия). Они хранятся в сейфах как бланки строгой отчетности.
1.5. Личная карточка
Основным документом по учету персонала организации (предприятия) является личная карточка формы Т-2, которая заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу.
Все записи в карточке при её оформлении делаются на основании документов, предоставленных работниками. На основании паспорта в разделе 1 «Общие сведения» указывают фамилию, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серию паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника приводят на основании записи в трудовой книжке. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берут из военного билета работника.
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.
На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Назначения и перемещения», 1V «Отпуска», V «Дополнительные сведения» и «Дата и причина увольнения». Наиболее важными являются сведения из разделов Ш и «Дата и причина увольнения».
Записи в данных разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения надо вносить с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи раздела «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.
В разделе «Дополнительные сведения» записывают данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.
Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем. Все записи должны быть без сокращений. Личную карточку на работника заводят в одном экземпляре, хранят в сейфе в специальной картотеке, составленной по алфавиту.
Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельные отделы по алфавиту (по трем первым буквам фамилии). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них должна быть составлена внутренняя опись. Срок хранения личных карточек формы Т-2 75 лет.
2. Личное дело и его содержание
Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации (предприятия). Личные дела могут заводиться на всех работников, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на всех сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).
Организация (предприятие) вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• заявление о приеме не работу;
• анкета или личный листок по учету кадров;
• автобиография;
• копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении ученых званий;
• копии документов об утверждении в должности;
• характеристики или рекомендательные письма;
• трудовой контракт (договор);
• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и др. Необходимо иметь в виду, что при приеме на работу запрещается требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.
Личное дело заводят после издания приказа о приеме не работу. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указывают полностью фамилию, имя и отчество сотрудника.
Личные дела сотрудников организации (предприятия) хранятся у инспектора по кадрам или секретаря в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносят только лица, ответственные за их ведение.
Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.
2.1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
Содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренние описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
2.2. Заявления о приеме, переводе, увольнении
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.
Заявление о приеме на работу составляют в произвольной форме рукописным способом. Для него характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); автор; место проживания автора; наименование вида документа (заявления); текст; подпись составителя; дата составления.
Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письменно (по указанному в заявлении адресу).
Заявление о переводе на другую должность. Подсистема унифицированных форм документов по обеспечению кадрами органов государственного управления устанавливает определенную форму данного заявления.
Заявление о переводе на другую должность может быть оформлено на общем бланке или на стандартном листе бумаги. В адресате заявитель указывает только занимаемую им должность, домашний адрес указывать не следует.
Заявление об освобождении от занимаемой должности. По составу реквизитов и их оформлению оно сходно с заявлением о переводе на другую должность. Данное заявление оформляют также на общем бланке или стандартном листе бумаги.
2.3. Личный листок по учету кадров
Он содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.
Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При его заполнении используют следующие документы:
• паспорт;
• трудовая книжка;
• военный билет;
• документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
• документы об имеющихся изобретениях.
В графе «Образование» в личных листках применяют формулировки: «начальное», «неполное среднее», «среднее», «среднее специальное», «незаконченное высшее», «высшее» - в зависимости от того, какой документ имеется у работника.
В графу «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе берут из трудовой книжки. В этой графе фиксируется обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.
В графе «Семейное положение» используют следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен (а)», «вдовец (вдова)», «холост» («не замужем»), после чего перечисляют всех членов семьи с указанием степени родства («отец», «мать», «жена», «муж», «сын», «дочь»). При этом указывают фамилию, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.
В практике оформления приема на работу часто используется «Анкета» - документ, аналогичный «Личному листку по учету кадров». В отличие от личного листка анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал фирмы.
2.4. Дополнение к личному листку по учету кадров
Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров (или анкеты). Он включает фамилию, имя и отчество работника и два раздела для внесения изменений (дополнений), оформленные в виде таблицы. В первом разделе фиксируют сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу. Во второй раздел заносят сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменения семейного положения, места жительства), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и т.п. Все вносимые дополнения должны быть подтверждены соответствующими документами.
2.5. Копии документов об образовании и утверждении в должности
При формировании личного дела в него помещают копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др.). Копии можно снимать только с подлинников этих документов и оформлять в соответствии с СТБ 6.38-2004.
Копии документов об утверждении в должности помещают в личные дела руководителей формы. Это могут быть копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы либо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.
В случае, если при приеме на работу или при утверждении в должности представлялись характеристики или рекомендательные письма, они также подшиваются в личное дело работника.
2.6. Автобиография
Не имеет типового формуляра и составляется автором самостоятельно, в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, учебу. Форма изложения – повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.
В автобиографии обычно указывают: название документа; имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; трудовую деятельность; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; отношение к воинской службе; наличие правительственных наград; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.
2.7. Характеристика.
Это документ, который выдает администрация учреждения, предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов.
В характеристике приводится отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Реквизиты характеристики: название вида документа (ХАРАКТЕРИСТИКА); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.
В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части. Первая часть – анкетные данные, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, год рождения, образование.
Вторая часть текста – это данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы в данной должности, на данном предприятии или в организации, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т.п.).
Третья часть – собственно характеристика, т.е. оценка морально-политических и деловых качеств: отношение к работе; повышение профессионального уровня; участие в жизни коллектива; отношения с товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений.
Четвертая часть – заключительная. Она содержит вывод, в котором указывают назначение характеристики.
Текст характеристики излагается от третьего лица.
Подписывает внутреннюю характеристику руководитель структурного подразделения, внешнюю – руководитель учреждения. Подпись заверяют гербовой печатью. Указывают дату выдачи характеристики.
2.8. Резюме
Резюме – это документ, содержащий автобиографические сведения с целью привлечь работодателя к претенденту и обеспечить его приглашение на собеседование. Объем резюме – до 1 страницы текста.
В нём отражается:
• что претендент может предложить работодателю;
• чем он может быть полезен организации;
• почему он является наиболее подходящей кандидатурой на этот пост.
Структура резюме:
• заголовок (Ф.И.О.);
•основные личные данные: адрес, телефон, дата и место рождения, гражданство, семейное положение;
• цель получения должности: какую работу может и хочет делать, на каких условиях;
• профессиональный опыт работы. Приводится в обратном хронологическом порядке с указанием дат и мест работы, должностей, основных функций и достижений;
• образование. Приводится в обратном хронологическом порядке с указанием вузов, полученных специальностей, квалификации;
• дополнительные сведения: степень владения иностранными языками, навыки работы на ПЭВМ, в том числе применяемые программные средства, наличие водительских прав, личные качества;
• дата составления, подпись.
Резюме может также включать:
- сведения об общественной деятельности;
- указание на готовность к разъездам и смене места жительства;
- готовность к работе с ненормированным рабочим днём;
- дополнительное хобби, если оно имеет отношение к работе и его можно считать серьёзным личным достижением;
- сведения о рекомендациях.
1. Виды документов по личному составу
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:
• трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
• трудовые книжки;
• личные дела;
• лицевые счета по заработной плате.
Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с этими документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.
1.1. Оформление приёма, перевода, увольнения работника
При приеме на постоянную работу оформляется ряд документов и проводится ряд процедур в следующем порядке:
1) заявление;
2) трудовой контракт (договор) с работником;
3) приказ о приеме;
4) запись в трудовой книжке;
5) запись в личной карточке формы Т-2 (личном деле);
6) лицевой счет по заработной плате.
Одним из основных документов, регулирующих правоотношения организации (предприятия) с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта (заключения договора) издается приказ о приеме сотрудника на работу.
На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (и заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где новому работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.
При увольнении работника составляют следующие документы:
1) заявление работника об увольнении;
2) приказ об увольнении;
3) запись в трудовой книжке;
4) запись в личной карточке формы Т-2 (личном деле).
Заявление об увольнении работник пишет за 1 месяц до предполагаемого срока увольнения с работы (в случае увольнения по инициативе работника) и предоставляет на согласование руководителю. Руководитель организации (предприятия) издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.
При переводе работника на другую должность в рамках организации (предприятия) порядок оформления документов следующий:
1) заявление (представление);
2) контракт;
3) приказ по личному составу о переводе на другую должность;
4) запись в трудовой книжке;
5) запись в личной карточке формы Т-2 (личном деле);
6) запись в лицевом счете по заработной плате.
Руководитель организации (предприятия) издает приказ по личному составу о переводе работника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2 (личном деле). Копии приказа направляют в личное дело и в бухгалтерию и, в случае изменения оклада, производят соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.
1.2. Трудовой контракт
Трудовой контракт (договор) – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются организация (предприятие) и работник.
Согласно КЗОТ Республики Беларусь трудовой контракт заключают сроком от одного до пяти лет с последующим его продлением или перезаключением.
Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям. При заключении контракта рекомендуется указывать:
1) место работы (наименование предприятия, куда принимают работника, его адрес);
2) конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;
3) дату начала работу и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;
4) оплату труда;
5) обязанности организации (предприятия) по обеспечению охраны труда.
Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязанности сторон. К их числу можно отнести:
1) испытательный срок;
2) совмещение профессий (должностей);
3) повышение квалификации;
4) дополнительный отпуск и др.
В трудовом контракте указывают размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию; за профессиональное мастерство; за личный трудовой вклад и др. По соглашению сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в отдельных случаях увеличены или уменьшены по сравнению с нормой, предусмотренной в организации (на предприятии). Наряду с доплатами стороны могут договориться об иных видах поощрения, например о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении по итогам работы за год и т.п.
Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится в организации (на предприятии), второй – у работника.
1.3. Приказ по личному составу
Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации (предприятия) на другую работу. Заключение трудового контракта с работником не исключает издания приказа по личному составу о зачислении его на работу.
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с,…) Оформляют приказы по личному составу на общих бланках организации (либо бланках приказов).
Реквизит «Заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом:
«О приеме на работу Федосенко В.И.»
«Об увольнении Андреева Л.С.»
«Об изменении штатов» (если приказ касается приема и увольнения сразу нескольких работников).
Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа может не указываться.
Вторая, распорядительная часть приказа, начинается словами: НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, которые печатают, начиная от границы левого поля. После них, в следующей строке указывают фамилию работника (прописными буквами), имя и отчество, должность, срок увольнения, назначения или перевода, в случае увольнения – статью КЗОТ РБ, а при приеме на работу – оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т.п.
Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников независимо от того, принимают их на работу или увольняют. Такие приказы составляют из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника.
Аналогично приказам о приеме на работу, об объявлении строго выговора составляется приказ об увольнении. Для этого необходимо заменить:
• в реквизите «Заголовок» фразу «О приеме…» на «Об увольнении…»;
• графу «Вид приема» на «Причина увольнения»;
• графу «Дата приема» на «Дата увольнения».
В графе «Основание» указывают документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) либо статью КЗОТ РБ, соответствующую причине увольнения.
Приказы о переводе на другую должность внутри организации (предприятия) также могут быть представлены в формализованном виде. В этом случае следует указать новую должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода. Если перевод временный, необходимо указать, на какой срок он производится.
Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы. Он объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «Подпись» и «Виза» самим работником и содержит текст «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления. Крайне необходима эта отметка на приказах об увольнении, так как при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом.
Приказы по личному составу хранят 75 лет (статья 19б «Перечня документов с указанием сроков хранения»).
В процессе деятельности организации (предприятия) могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и т.п., срок хранения которых не превышает 3 лет (статья 19в указанного Перечня). Такие приказы имеют индекс (№ 1-к, № 2-к, ) и формируются в самостоятельные разделы.
1.4. Трудовая книжка
Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организациях независимо от их формы собственности.
Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.
Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации организации (предприятия) трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. При приеме на работу по совместительству, по трудовому соглашению, договору подряда трудовая книжка не предъявляется.
На работника, поступающего на работу впервые, заводят трудовую книжку, которую заполняют в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производят на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.
В трудовую книжку вносят сведения:
• о работника;
• о работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение);
• о награждениях и поощрения;
• об открытиях;
• о назначении пенсии.
Взыскания в трудовую книжку не записывают.
Сведения об образовании, специальности или профессии в трудовой книжке указывают на основании следующих документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать организации (предприятия), где она была впервые заполнена. Записи на последующих страницах трудовой книжки начинают с проставления штампа организации или написания от руки ее наименования. Если организация изменила название, об этом делается запись отдельной строкой. Например:
ПО «Прогресс» с 01.02.2000 переименовано в ПО «Прогресс – М».
Записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а об увольнении – в день увольнения. Записи производят аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.
При заполнении раздела «Сведения о работе» в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата приема, в графе 3 – указание действия и должность, в графе 4 – основание.
С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
Если раздел «Сведения о работе» заканчивается, выдается вкладыш. Он вшивается в книжку, заполняется и ведется администрацией организации (предприятия) в том же порядке, что и трудовая книжка.
При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения под расписку. За сохранность трудовых книжек несет ответственность руководитель организации (предприятия). Они хранятся в сейфах как бланки строгой отчетности.
1.5. Личная карточка
Основным документом по учету персонала организации (предприятия) является личная карточка формы Т-2, которая заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу.
Все записи в карточке при её оформлении делаются на основании документов, предоставленных работниками. На основании паспорта в разделе 1 «Общие сведения» указывают фамилию, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серию паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника приводят на основании записи в трудовой книжке. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берут из военного билета работника.
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.
На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Назначения и перемещения», 1V «Отпуска», V «Дополнительные сведения» и «Дата и причина увольнения». Наиболее важными являются сведения из разделов Ш и «Дата и причина увольнения».
Записи в данных разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения надо вносить с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи раздела «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.
В разделе «Дополнительные сведения» записывают данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.
Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем. Все записи должны быть без сокращений. Личную карточку на работника заводят в одном экземпляре, хранят в сейфе в специальной картотеке, составленной по алфавиту.
Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельные отделы по алфавиту (по трем первым буквам фамилии). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них должна быть составлена внутренняя опись. Срок хранения личных карточек формы Т-2 75 лет.
2. Личное дело и его содержание
Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации (предприятия). Личные дела могут заводиться на всех работников, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на всех сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).
Организация (предприятие) вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• заявление о приеме не работу;
• анкета или личный листок по учету кадров;
• автобиография;
• копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении ученых званий;
• копии документов об утверждении в должности;
• характеристики или рекомендательные письма;
• трудовой контракт (договор);
• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и др. Необходимо иметь в виду, что при приеме на работу запрещается требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.
Личное дело заводят после издания приказа о приеме не работу. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указывают полностью фамилию, имя и отчество сотрудника.
Личные дела сотрудников организации (предприятия) хранятся у инспектора по кадрам или секретаря в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносят только лица, ответственные за их ведение.
Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.
2.1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
Содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренние описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
2.2. Заявления о приеме, переводе, увольнении
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.
Заявление о приеме на работу составляют в произвольной форме рукописным способом. Для него характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); автор; место проживания автора; наименование вида документа (заявления); текст; подпись составителя; дата составления.
Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письменно (по указанному в заявлении адресу).
Заявление о переводе на другую должность. Подсистема унифицированных форм документов по обеспечению кадрами органов государственного управления устанавливает определенную форму данного заявления.
Заявление о переводе на другую должность может быть оформлено на общем бланке или на стандартном листе бумаги. В адресате заявитель указывает только занимаемую им должность, домашний адрес указывать не следует.
Заявление об освобождении от занимаемой должности. По составу реквизитов и их оформлению оно сходно с заявлением о переводе на другую должность. Данное заявление оформляют также на общем бланке или стандартном листе бумаги.
2.3. Личный листок по учету кадров
Он содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.
Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При его заполнении используют следующие документы:
• паспорт;
• трудовая книжка;
• военный билет;
• документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
• документы об имеющихся изобретениях.
В графе «Образование» в личных листках применяют формулировки: «начальное», «неполное среднее», «среднее», «среднее специальное», «незаконченное высшее», «высшее» - в зависимости от того, какой документ имеется у работника.
В графу «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе берут из трудовой книжки. В этой графе фиксируется обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.
В графе «Семейное положение» используют следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен (а)», «вдовец (вдова)», «холост» («не замужем»), после чего перечисляют всех членов семьи с указанием степени родства («отец», «мать», «жена», «муж», «сын», «дочь»). При этом указывают фамилию, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.
В практике оформления приема на работу часто используется «Анкета» - документ, аналогичный «Личному листку по учету кадров». В отличие от личного листка анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал фирмы.
2.4. Дополнение к личному листку по учету кадров
Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров (или анкеты). Он включает фамилию, имя и отчество работника и два раздела для внесения изменений (дополнений), оформленные в виде таблицы. В первом разделе фиксируют сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу. Во второй раздел заносят сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменения семейного положения, места жительства), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и т.п. Все вносимые дополнения должны быть подтверждены соответствующими документами.
2.5. Копии документов об образовании и утверждении в должности
При формировании личного дела в него помещают копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др.). Копии можно снимать только с подлинников этих документов и оформлять в соответствии с СТБ 6.38-2004.
Копии документов об утверждении в должности помещают в личные дела руководителей формы. Это могут быть копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы либо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.
В случае, если при приеме на работу или при утверждении в должности представлялись характеристики или рекомендательные письма, они также подшиваются в личное дело работника.
2.6. Автобиография
Не имеет типового формуляра и составляется автором самостоятельно, в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, учебу. Форма изложения – повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.
В автобиографии обычно указывают: название документа; имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; трудовую деятельность; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; отношение к воинской службе; наличие правительственных наград; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.
2.7. Характеристика.
Это документ, который выдает администрация учреждения, предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов.
В характеристике приводится отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Реквизиты характеристики: название вида документа (ХАРАКТЕРИСТИКА); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.
В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части. Первая часть – анкетные данные, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, год рождения, образование.
Вторая часть текста – это данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы в данной должности, на данном предприятии или в организации, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т.п.).
Третья часть – собственно характеристика, т.е. оценка морально-политических и деловых качеств: отношение к работе; повышение профессионального уровня; участие в жизни коллектива; отношения с товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений.
Четвертая часть – заключительная. Она содержит вывод, в котором указывают назначение характеристики.
Текст характеристики излагается от третьего лица.
Подписывает внутреннюю характеристику руководитель структурного подразделения, внешнюю – руководитель учреждения. Подпись заверяют гербовой печатью. Указывают дату выдачи характеристики.
2.8. Резюме
Резюме – это документ, содержащий автобиографические сведения с целью привлечь работодателя к претенденту и обеспечить его приглашение на собеседование. Объем резюме – до 1 страницы текста.
В нём отражается:
• что претендент может предложить работодателю;
• чем он может быть полезен организации;
• почему он является наиболее подходящей кандидатурой на этот пост.
Структура резюме:
• заголовок (Ф.И.О.);
•основные личные данные: адрес, телефон, дата и место рождения, гражданство, семейное положение;
• цель получения должности: какую работу может и хочет делать, на каких условиях;
• профессиональный опыт работы. Приводится в обратном хронологическом порядке с указанием дат и мест работы, должностей, основных функций и достижений;
• образование. Приводится в обратном хронологическом порядке с указанием вузов, полученных специальностей, квалификации;
• дополнительные сведения: степень владения иностранными языками, навыки работы на ПЭВМ, в том числе применяемые программные средства, наличие водительских прав, личные качества;
• дата составления, подпись.
Резюме может также включать:
- сведения об общественной деятельности;
- указание на готовность к разъездам и смене места жительства;
- готовность к работе с ненормированным рабочим днём;
- дополнительное хобби, если оно имеет отношение к работе и его можно считать серьёзным личным достижением;
- сведения о рекомендациях.
@темы: Делопроизводство
читать дальшеЛекция 2.4. Составление и оформление организационных и распорядительных документов
1. Система организационно-правовой документации
1.1. Назначение и состав организационных (организационно-правовых) документов
Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:
создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;
установление ее структуры;
определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей — руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ETC);
регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
формирование совещательных органов управления;
регламентацию деятельности аппарата управления;
лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
установление режима работы и системы охраны;
организацию труда работников и оценка труда работников;
реорганизацию;
ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.
Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).
Цель разработки организационных документов — наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.
Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.
Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя. Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.
Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.
Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
1.2. Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов
Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
Порядок составления и оформления уставов для учреждений
конкретных организационно-правовых форм регулируется отдельными законодательными актами.
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. Текст устава может содержать следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Акционерный капитал (уставный капитал).
3. Порядок деятельности.
4. Управление.
5. Учет и отчетность; распределение прибыли.
6. Прочие накопления.
7. Прекращение деятельности.
В разделе «Общие положения» указываются полное и сокращенное официальные названия организации; ее статус; почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.
В разделе «Акционерный капитал (уставный капитал)» определяются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.
Раздел «Порядок деятельности» устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организаций с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.
Раздел «Управление» регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть:
общее собрание акционеров — высший орган управления обществом (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);
совет директоров — высший орган управления обществом в промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выборов председателя и на какой срок);
исполнительные органы — генеральный директор, исполнительный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и порядок деятельности);
ревизионная комиссия - орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).
В разделе «Учет и отчетность; распределение прибыли» устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, а также порядок распределения прибыли.
В разделе «Прочие накопления» устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если
они имеются.
Раздел «Прекращение деятельности» устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.
Кроме перечисленных, в устав могут быть включены и другие
разделы, отражающие специфику деятельности общества.
Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.
Устав утверждается общим собранием учредителей или участников. Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДЕНО
Собранием учредителей
Открытого акционерного
общества «Веста»
(протокол от 18.12.96 № 1)
Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций, дату регистрации, государственный регистрационный номер. Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.
Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Различаются положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).
Положение об организации — правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации.
Текст положения об организации включает разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Руководство.
6. Взаимоотношения и связи.
7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.
8. Реорганизация и ликвидация.
В разделе «Общие положения» даются официальные полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.
Раздел «Основные задачи» устанавливает проблемы или комплексы проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и направления ее деятельности.
В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.
Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право в данном случае - это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. В права включаются право на издание распорядительных и нормативных документов, ведение переписки, право давать обязательные указания подчиненным подразделениям и лицам в целях выполнения возложенных на организацию функций, право представительствовать в соответствующих органах, запрашивать справочную, отчетную или иную информацию и др. В числе обязанностей перечисляются действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.
В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, сфера его компетенции.
Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляется контроль за деятельностью организации, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.
В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в каком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации.
Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.
Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифицировать на:
положения о структурных подразделениях;
положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных
(ученый совет, научно-технический совет и др.);
положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).
Структура текста положения о подразделении (службе) нормативно не закреплена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют лишь положения о подразделениях, включающие следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.
В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и
кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
В разделе «Основные задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и нaправления деятельности подразделения.
В разделе «Функции» указываются действия или виды работы,
которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать
специфику деятельности подразделения.
В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя.
В разделе «Ответственность» устанавливаются виды дисциплинарной, административной, при необходимости, - и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в
случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются руководителем организации.
Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.
5. Взаимоотношения.
Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.
В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполняемых действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п.).
В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:
право принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции, право обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях и пределы представительства; право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению, право запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономическую и др.), а также право требовать выполнения определенных действий от других работников.
В разделе «Ответственность» определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.
В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие
сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в
какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку
документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного
подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения
и утверждается руководителем (заместителем руководителя) организации - куратором данного подразделения или руководителем
структурного подразделения, если ему предоставлено это право.
Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом),
также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях — с указанием разряда по Единой тарифной сетке).
Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам.
Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на Отделе кадров (Службе персонала). Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя организации.
Штатное расписание подписывается руководителем Отдела кадров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения.
Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулирующие
организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.
Инструкции оформляются на общем бланке организации. В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».
Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и подлежит утверждению. Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции. Утверждаются инструкции руководителем организации.
Документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение».
2. Система распорядительной документации
2.1. Назначение и состав распорядительной документации
Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.
Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.
Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
правовые акты, действующие на республиканском уровне, - акты, издаваемые Президентом Республики Беларусь, Правительством республики, органами республиканской исполнительной власти;
правовые акты, действующие на уровне субъектов республики, - областей, городов республиканского значения, а также их территориальных образований;
правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами исполнительной власти);
правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.
Распорядительные документы, издаваемые органами республиканской исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на:
акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Республики Беларусь;
акты межведомственного характера;
акты, регулирующие.отношения органов республиканской исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;
необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.
С точки зрения порядка разрешения вопроса (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопросы, требующие серьезной проработки. На основе коллегиальности действует правительство, представительные органы местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.
В системе коллегиальных органов особо выделяются совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств. Их специфика заключается в том, что решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.
В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют министерства, администрации территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).
В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.
В условиях коллегиального принятия решения издаются постановления и решения.
В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.
2.2. Процедура издания распорядительных документов
Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряжений включает следующие стадии:
1. Инициирование решения - обоснование необходимости издания распорядительного документа.
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование проекта документа.
5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.
6. Принятие решения (подписание документа).
7.Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, служебной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.
На второй стадии осуществляется сбор и анализ информации, необходимой для принятия качественного решения. Важнейшее условие эффективности управленческого решения - объективность, достаточность и своевременность информации, на основе которой готовится проект документа. Для этого необходимо определить источники такой информации. Это может быть: оперативная документация учреждения; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных учреждений; законодательные акты, нормативная документация, научные данные и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно наиболее приемлемое.
Третья стадия заключается в оформлении выработанного решения в виде проекта распорядительного документа. Оформление проекта осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для оформления документа, но не на бланке, а на стандартном листе бумаги, с нанесением всех необходимых реквизитов и проставлением на верхнем поле справа слова «Проект». Текст проекта распорядительного документа должен составляться так, как если бы это был окончательный вариант документа.
Четвертая стадия - согласование проекта документа - состоит из визирования (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнего согласования, если необходимо провести экспертизу решения в других учреждениях. Обычно внешнее согласование проводится при подготовке распорядительных документов высшими и федеральными органами исполнительной власти. Внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе — «Листе согласования».
Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями всех заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами, если распорядительный документ касается вопросов их деятельности; с профсоюзной организацией» если в проекте документа затрагиваются вопросы труда и кадров организации; с главным бухгалтером, если речь идет о финансовых вопросах; с юридической службой - на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству, а также с заместителями руководителя организации.
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и. дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются». Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта распорядительного документа. Это особое мнение должно поступить вместе с окончательно оформленным проектом документа руководителю на подписание.
Пятая стадия - внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства - предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке opганизации и представление его руководителю на подписание. Эта
стадия имеет особое значение, если проект распорядительного документа готовится по поручению вышестоящей организаций. В
этом случае проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
На шестой стадии принимается решение, выражающееся в подписании распорядительного документа руководителем. Это решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ.
Седьмая стадия призвана обеспечить доведение распорядительного документа до исполнителей. На этой стадии проводится тиражирование документа, его рассылка или передача всем исполнителям. Рассылка распорядительного документа должна проводиться в возможно сжатые сроки.
Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности включает следующие стадии:
1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.
3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.
4. Принятие решения по рассмотренным материалам.
5. Оформление протокола заседания.
6. Издание распорядительного документа и доведение решения
коллегиального органа до исполнителей.
7. Доведение решения до исполнителей.
На первом этапе проводится сбор информации по рассматриваемому вопросу, ее анализ и оформление в виде аналитической справки. Эту работу проводит, как правило, в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист соответствующего структурного подразделения по заданию руководителя и совместно с ним. При необходимости специалист может запрашивать необходимую информацию из подведомственных учреждений, других подразделений. Справка, которую готовит специалист, должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию о состоянии дел по рассматриваемому вопросу и содержать конкретные предложения. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами подразделения и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение коллегиального органа. Наряду со справкой специалист готовит проект решения коллегиального органа. Таким образом, данная стадия завершается подготовкой справки по вопросу и проекта решения.
На второй стадии подготовленные материалы - справка и проект решения - передаются секретарю коллегиального органа. Здесь важно соблюдение сроков, установленных для передачи материалов, которые обычно составляют 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки или передачи членам коллегиального органа для ознакомления и предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании. Передачу материалов секретарю коллегиального органа осуществляет руководитель подразделения, подготовившего их.
Третья стадия - обсуждение материалов на заседании — включает два этапа: вспомогательный, заключающийся в подготовке обсуждения, и основной - непосредственное обсуждение вопросов на заседании. На первом этапе проводятся ознакомление председателя коллегиального органа с представленными материалами и организационные мероприятия по подготовке заседания - членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию. На самом заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения, предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосует большинство членов коллегиального органа.
Четвертая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе произведенных записей оформляется протокол (или стенограмма) заседания. Если протокол составляется на основе черновых записей, запись основных выступлений желательно согласовать с выступавшими. Согласование записей выступлений в протоколе производится проставлением визы выступавшим на левом поле протокола напротив записи выступления. После согласования протокол подписывается председателем коллегиального органа и ответственным секретарем.
Шестая стадия - издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления (например, постановление Правительства Республики Беларусь). Коллегиальные органы организаций, учреждений, предприятий, фирм издают решения (например, решение Совета директоров Открытого акционерного общества).
Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.
Последняя стадия - доведение распорядительного документа до исполнителей — выполняется таким же образом, как и в случае издания распорядительных документов на основе единоличного принятия решений.
2.3. Составление и оформление распорядительных документов
Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.
Юридическими основаниями для изданий постановлений могут быть законы Республики Беларусь, постановления Правительства, а также необходимость осуществления собственной исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на орган управления задач в соответствии с предоставленной ему компетенцией и потребность правового регулирования работы аппарата управления.
Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, наименования органа, издающего постановление, название вида документа, дата и номер постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.
Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом — «ПОСТАНОВЛЯЕТ», например:
«В целях удовлетворения потребностей населения Российской Федерации в цитрусовых, Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ: ...»
При необходимости вступительная часть может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления и другие ведомственные нормативные акты. Положения, имеющие нормативный характер, во вступительную часть не включаются.
Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например:
«Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:...»
Распорядительная часть постановления излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами, в каждом из которых содержится отдельное поручение. Пункты постановления, содержащие конкретные поручения, включают: наименование органа или организации, которой дается поручение, содержание самого поручения и при необходимости срок его выполнения
Постановления могут содержать приложения — схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. В соответствующих пунктах постановления делается ссылка: (приложение 1) или: (приложение 3). На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:
ПРИЛОЖЕНИЕ
к постановлению Правительства
Российской Федерации
от 27 января 1997 г. № 18
или:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 27 ноября 1997 г. № 1177
Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и соответственно виза руководителя юридической службы.
Постановления подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства Республики Беларусь и республиканских органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.
Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).
Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, с тем исключением, что ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:
«Коллегия РЕШИЛА ...» или: «Совет директоров РЕШИЛ...»
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.
В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.
Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных» методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и тому подобных случаях.
Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.
Приказы оформляются на специальном бланке — бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа — «Проект».
Приказы по организационным вопросам и основной (производственной) деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.
Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.
Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме «О чем?», например:
«О создании филиала общества в г. Пери» «Об увеличении уставного капитала общества»
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий.
Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер, например:
«В соответствии с Положением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденном Советом директоров общества 15.05. №96, и на основании решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г. Твери (протокол от 18.03.1997№ 1)
ПРИКАЗЫВАЮ:...»
Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.
Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:
«В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института по ул. Металлистов, д. 37а ПРИКАЗЫВАЮ:.,.»
Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.
Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действий на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.
Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.
Если проект приказа отменяет полностью или частично ранее изданные приказы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа необходимо их перечислить.
Последний пункт приказа - это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.
При составлении проекта приказа необходимо:
увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций;
указывать структурные подразделения и должностных лиц, на
которых возлагается контроль за исполнением приказа;
указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в
какой-либо своей части.
Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и
деепричастных оборотов. Специальные (технические) термины
нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные. В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения
одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе выражения типа: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить
контроль» и т.п.
До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.
Если к проекту приказа имеются приложения справочного или
аналитического характера (графики, схемы, таблицы), в тексте проекта в соответствующих пунктах распорядительной части даются
ссылки: (приложение 1); (приложение 2).
На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:
Приложение 1 к п. 2 приказа от 14.06.1997 № 86
Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: (прилагается), а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.
В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений.
Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.
Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Образец приказа по основной деятельности:
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СВЯЗЬИНВЕСТ»
ПРИКАЗ
N»
Москва
Об увеличении уставного капитала общества
В связи с решением Общего собрания акционеров от 10.02.1997 № 1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденном Советом директоров общества 16.07.1996
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Руководителю Юридического отдела Свечову М.М. в срок до 01.03.1997 направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию.
2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. в срок до
15.03.1997 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве
финансов Российской Федерации.
3. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества Баранова О.Н.
Генеральный директор
Подпись Инициалы, фамилия
Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично Президентом Республики Беларусь, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
Распоряжения по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.
Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части, является «ОБЯЗЫВАЮ».
Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителей организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.
В целом, указания составляются и оформляются аналогичо приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.
Указания должны иметь заголовок, который формулируется также, как заголовок к тексту приказа. Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.
1. Система организационно-правовой документации
1.1. Назначение и состав организационных (организационно-правовых) документов
Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:
создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;
установление ее структуры;
определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей — руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ETC);
регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
формирование совещательных органов управления;
регламентацию деятельности аппарата управления;
лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
установление режима работы и системы охраны;
организацию труда работников и оценка труда работников;
реорганизацию;
ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.
Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).
Цель разработки организационных документов — наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.
Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.
Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя. Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.
Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.
Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
1.2. Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов
Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
Порядок составления и оформления уставов для учреждений
конкретных организационно-правовых форм регулируется отдельными законодательными актами.
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. Текст устава может содержать следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Акционерный капитал (уставный капитал).
3. Порядок деятельности.
4. Управление.
5. Учет и отчетность; распределение прибыли.
6. Прочие накопления.
7. Прекращение деятельности.
В разделе «Общие положения» указываются полное и сокращенное официальные названия организации; ее статус; почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.
В разделе «Акционерный капитал (уставный капитал)» определяются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.
Раздел «Порядок деятельности» устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организаций с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.
Раздел «Управление» регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть:
общее собрание акционеров — высший орган управления обществом (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);
совет директоров — высший орган управления обществом в промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выборов председателя и на какой срок);
исполнительные органы — генеральный директор, исполнительный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и порядок деятельности);
ревизионная комиссия - орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).
В разделе «Учет и отчетность; распределение прибыли» устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, а также порядок распределения прибыли.
В разделе «Прочие накопления» устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если
они имеются.
Раздел «Прекращение деятельности» устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.
Кроме перечисленных, в устав могут быть включены и другие
разделы, отражающие специфику деятельности общества.
Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.
Устав утверждается общим собранием учредителей или участников. Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДЕНО
Собранием учредителей
Открытого акционерного
общества «Веста»
(протокол от 18.12.96 № 1)
Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций, дату регистрации, государственный регистрационный номер. Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.
Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Различаются положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).
Положение об организации — правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации.
Текст положения об организации включает разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Руководство.
6. Взаимоотношения и связи.
7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.
8. Реорганизация и ликвидация.
В разделе «Общие положения» даются официальные полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.
Раздел «Основные задачи» устанавливает проблемы или комплексы проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и направления ее деятельности.
В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.
Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право в данном случае - это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. В права включаются право на издание распорядительных и нормативных документов, ведение переписки, право давать обязательные указания подчиненным подразделениям и лицам в целях выполнения возложенных на организацию функций, право представительствовать в соответствующих органах, запрашивать справочную, отчетную или иную информацию и др. В числе обязанностей перечисляются действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.
В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, сфера его компетенции.
Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляется контроль за деятельностью организации, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.
В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в каком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации.
Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.
Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифицировать на:
положения о структурных подразделениях;
положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных
(ученый совет, научно-технический совет и др.);
положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).
Структура текста положения о подразделении (службе) нормативно не закреплена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют лишь положения о подразделениях, включающие следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.
В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и
кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
В разделе «Основные задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и нaправления деятельности подразделения.
В разделе «Функции» указываются действия или виды работы,
которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать
специфику деятельности подразделения.
В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя.
В разделе «Ответственность» устанавливаются виды дисциплинарной, административной, при необходимости, - и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в
случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются руководителем организации.
Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.
5. Взаимоотношения.
Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.
В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполняемых действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п.).
В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:
право принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции, право обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях и пределы представительства; право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению, право запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономическую и др.), а также право требовать выполнения определенных действий от других работников.
В разделе «Ответственность» определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.
В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие
сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в
какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку
документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного
подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения
и утверждается руководителем (заместителем руководителя) организации - куратором данного подразделения или руководителем
структурного подразделения, если ему предоставлено это право.
Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом),
также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях — с указанием разряда по Единой тарифной сетке).
Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам.
Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на Отделе кадров (Службе персонала). Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя организации.
Штатное расписание подписывается руководителем Отдела кадров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения.
Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулирующие
организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.
Инструкции оформляются на общем бланке организации. В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».
Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и подлежит утверждению. Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции. Утверждаются инструкции руководителем организации.
Документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение».
2. Система распорядительной документации
2.1. Назначение и состав распорядительной документации
Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.
Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.
Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
правовые акты, действующие на республиканском уровне, - акты, издаваемые Президентом Республики Беларусь, Правительством республики, органами республиканской исполнительной власти;
правовые акты, действующие на уровне субъектов республики, - областей, городов республиканского значения, а также их территориальных образований;
правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами исполнительной власти);
правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.
Распорядительные документы, издаваемые органами республиканской исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на:
акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Республики Беларусь;
акты межведомственного характера;
акты, регулирующие.отношения органов республиканской исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;
необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.
С точки зрения порядка разрешения вопроса (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопросы, требующие серьезной проработки. На основе коллегиальности действует правительство, представительные органы местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.
В системе коллегиальных органов особо выделяются совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств. Их специфика заключается в том, что решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.
В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют министерства, администрации территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).
В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.
В условиях коллегиального принятия решения издаются постановления и решения.
В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.
2.2. Процедура издания распорядительных документов
Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряжений включает следующие стадии:
1. Инициирование решения - обоснование необходимости издания распорядительного документа.
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование проекта документа.
5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.
6. Принятие решения (подписание документа).
7.Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, служебной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.
На второй стадии осуществляется сбор и анализ информации, необходимой для принятия качественного решения. Важнейшее условие эффективности управленческого решения - объективность, достаточность и своевременность информации, на основе которой готовится проект документа. Для этого необходимо определить источники такой информации. Это может быть: оперативная документация учреждения; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных учреждений; законодательные акты, нормативная документация, научные данные и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно наиболее приемлемое.
Третья стадия заключается в оформлении выработанного решения в виде проекта распорядительного документа. Оформление проекта осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для оформления документа, но не на бланке, а на стандартном листе бумаги, с нанесением всех необходимых реквизитов и проставлением на верхнем поле справа слова «Проект». Текст проекта распорядительного документа должен составляться так, как если бы это был окончательный вариант документа.
Четвертая стадия - согласование проекта документа - состоит из визирования (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнего согласования, если необходимо провести экспертизу решения в других учреждениях. Обычно внешнее согласование проводится при подготовке распорядительных документов высшими и федеральными органами исполнительной власти. Внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе — «Листе согласования».
Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями всех заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами, если распорядительный документ касается вопросов их деятельности; с профсоюзной организацией» если в проекте документа затрагиваются вопросы труда и кадров организации; с главным бухгалтером, если речь идет о финансовых вопросах; с юридической службой - на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству, а также с заместителями руководителя организации.
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и. дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются». Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта распорядительного документа. Это особое мнение должно поступить вместе с окончательно оформленным проектом документа руководителю на подписание.
Пятая стадия - внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства - предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке opганизации и представление его руководителю на подписание. Эта
стадия имеет особое значение, если проект распорядительного документа готовится по поручению вышестоящей организаций. В
этом случае проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
На шестой стадии принимается решение, выражающееся в подписании распорядительного документа руководителем. Это решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ.
Седьмая стадия призвана обеспечить доведение распорядительного документа до исполнителей. На этой стадии проводится тиражирование документа, его рассылка или передача всем исполнителям. Рассылка распорядительного документа должна проводиться в возможно сжатые сроки.
Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности включает следующие стадии:
1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.
3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.
4. Принятие решения по рассмотренным материалам.
5. Оформление протокола заседания.
6. Издание распорядительного документа и доведение решения
коллегиального органа до исполнителей.
7. Доведение решения до исполнителей.
На первом этапе проводится сбор информации по рассматриваемому вопросу, ее анализ и оформление в виде аналитической справки. Эту работу проводит, как правило, в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист соответствующего структурного подразделения по заданию руководителя и совместно с ним. При необходимости специалист может запрашивать необходимую информацию из подведомственных учреждений, других подразделений. Справка, которую готовит специалист, должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию о состоянии дел по рассматриваемому вопросу и содержать конкретные предложения. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами подразделения и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение коллегиального органа. Наряду со справкой специалист готовит проект решения коллегиального органа. Таким образом, данная стадия завершается подготовкой справки по вопросу и проекта решения.
На второй стадии подготовленные материалы - справка и проект решения - передаются секретарю коллегиального органа. Здесь важно соблюдение сроков, установленных для передачи материалов, которые обычно составляют 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки или передачи членам коллегиального органа для ознакомления и предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании. Передачу материалов секретарю коллегиального органа осуществляет руководитель подразделения, подготовившего их.
Третья стадия - обсуждение материалов на заседании — включает два этапа: вспомогательный, заключающийся в подготовке обсуждения, и основной - непосредственное обсуждение вопросов на заседании. На первом этапе проводятся ознакомление председателя коллегиального органа с представленными материалами и организационные мероприятия по подготовке заседания - членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию. На самом заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения, предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосует большинство членов коллегиального органа.
Четвертая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе произведенных записей оформляется протокол (или стенограмма) заседания. Если протокол составляется на основе черновых записей, запись основных выступлений желательно согласовать с выступавшими. Согласование записей выступлений в протоколе производится проставлением визы выступавшим на левом поле протокола напротив записи выступления. После согласования протокол подписывается председателем коллегиального органа и ответственным секретарем.
Шестая стадия - издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления (например, постановление Правительства Республики Беларусь). Коллегиальные органы организаций, учреждений, предприятий, фирм издают решения (например, решение Совета директоров Открытого акционерного общества).
Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.
Последняя стадия - доведение распорядительного документа до исполнителей — выполняется таким же образом, как и в случае издания распорядительных документов на основе единоличного принятия решений.
2.3. Составление и оформление распорядительных документов
Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.
Юридическими основаниями для изданий постановлений могут быть законы Республики Беларусь, постановления Правительства, а также необходимость осуществления собственной исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на орган управления задач в соответствии с предоставленной ему компетенцией и потребность правового регулирования работы аппарата управления.
Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, наименования органа, издающего постановление, название вида документа, дата и номер постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.
Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом — «ПОСТАНОВЛЯЕТ», например:
«В целях удовлетворения потребностей населения Российской Федерации в цитрусовых, Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ: ...»
При необходимости вступительная часть может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления и другие ведомственные нормативные акты. Положения, имеющие нормативный характер, во вступительную часть не включаются.
Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например:
«Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:...»
Распорядительная часть постановления излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами, в каждом из которых содержится отдельное поручение. Пункты постановления, содержащие конкретные поручения, включают: наименование органа или организации, которой дается поручение, содержание самого поручения и при необходимости срок его выполнения
Постановления могут содержать приложения — схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. В соответствующих пунктах постановления делается ссылка: (приложение 1) или: (приложение 3). На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:
ПРИЛОЖЕНИЕ
к постановлению Правительства
Российской Федерации
от 27 января 1997 г. № 18
или:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 27 ноября 1997 г. № 1177
Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и соответственно виза руководителя юридической службы.
Постановления подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства Республики Беларусь и республиканских органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.
Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).
Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, с тем исключением, что ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:
«Коллегия РЕШИЛА ...» или: «Совет директоров РЕШИЛ...»
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.
В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.
Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных» методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и тому подобных случаях.
Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.
Приказы оформляются на специальном бланке — бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа — «Проект».
Приказы по организационным вопросам и основной (производственной) деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.
Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.
Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме «О чем?», например:
«О создании филиала общества в г. Пери» «Об увеличении уставного капитала общества»
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий.
Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер, например:
«В соответствии с Положением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденном Советом директоров общества 15.05. №96, и на основании решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г. Твери (протокол от 18.03.1997№ 1)
ПРИКАЗЫВАЮ:...»
Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.
Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:
«В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института по ул. Металлистов, д. 37а ПРИКАЗЫВАЮ:.,.»
Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.
Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действий на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.
Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.
Если проект приказа отменяет полностью или частично ранее изданные приказы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа необходимо их перечислить.
Последний пункт приказа - это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.
При составлении проекта приказа необходимо:
увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций;
указывать структурные подразделения и должностных лиц, на
которых возлагается контроль за исполнением приказа;
указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в
какой-либо своей части.
Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и
деепричастных оборотов. Специальные (технические) термины
нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные. В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения
одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе выражения типа: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить
контроль» и т.п.
До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.
Если к проекту приказа имеются приложения справочного или
аналитического характера (графики, схемы, таблицы), в тексте проекта в соответствующих пунктах распорядительной части даются
ссылки: (приложение 1); (приложение 2).
На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:
Приложение 1 к п. 2 приказа от 14.06.1997 № 86
Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: (прилагается), а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.
В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений.
Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.
Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Образец приказа по основной деятельности:
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СВЯЗЬИНВЕСТ»
ПРИКАЗ
N»
Москва
Об увеличении уставного капитала общества
В связи с решением Общего собрания акционеров от 10.02.1997 № 1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденном Советом директоров общества 16.07.1996
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Руководителю Юридического отдела Свечову М.М. в срок до 01.03.1997 направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию.
2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. в срок до
15.03.1997 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве
финансов Российской Федерации.
3. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества Баранова О.Н.
Генеральный директор
Подпись Инициалы, фамилия
Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично Президентом Республики Беларусь, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
Распоряжения по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.
Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части, является «ОБЯЗЫВАЮ».
Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителей организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.
В целом, указания составляются и оформляются аналогичо приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.
Указания должны иметь заголовок, который формулируется также, как заголовок к тексту приказа. Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.
@темы: Делопроизводство
читать дальшеЛекция 2.3. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов
1. Бланк документа и требования к его разработке
Служебные документы, как правило, составляются на бланке, который конструируется в соответствии с формуляром-образцом. Бланк представляет собой стандартный лист бумаги форматом А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм), на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру ДОУ.
В учреждениях, организациях и на предприятиях обычно разрабатывают бланки двух видов: для писем и общий бланк для других организационно-распорядительных документов. Разработка специального бланка для писем связано с тем, что в письме необходимо указывать коммуникационные данные предприятия. Общий бланк используется для всех видов документов, кроме писем и имеет несколько отличий от бланка для писем. Вместо реквизита «Коммуникационные данные» на общем бланке оставлено место для проставления реквизита «Наименование вида документа», вместо реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» - «Место составления или издания». Для каждого из видов бланков допускается два варианта расположения реквизитов заголовочной части – угловой и продольный. Если бланк организации выполнен на двух языках, то бланковые надписи на белорусском языке должны быть внесены первыми (вверху или слева).
Возможно изготовление бланков других конкретных видов организационно-распорядительных документов (ОРД), если таких документов создается более 300 в год. Порядок расположения и границы реквизитов в проектируемых бланках ОРД должны строго соответствовать СТБ 6.38-2004. Конкретный набор реквизитов документа определяется его разновидностью. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов печатаются на бланке в виде уголков или других обозначений.
Гербовые бланки государственных органов и иных организаций должны изготавливаться исключительно типографским способом и подлежат обязательному учету с проставлением на каждом из них типографским способом или нумератором учетного порядкового номера. Учёт гербовых бланков ведётся отдельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме (на карточках или в журнале). Храниться они должны в надежно запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах. Выдаются гербовые бланки исполнителям под роспись в специальном журнале выдачи бланков такого рода.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство организации. Лица, ответственные за учёт, хранение и использование бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учётно-регистрационной форме после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, хранении, использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.
Для формата А4 установлены следующие размеры полей: с левой стороны – 30 мм, с правой – не менее 8 мм, сверху и снизу – не менее 20 мм. Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номера страниц проставляются в центре верхнего поля страницы.
2. Реквизиты документов и их расположение
Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени. Реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения», «адресат», «резолюция», «гриф утверждения», «индекс предприятия связи», «почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, счета в банке» показывают положение документа как в географическом, так и в иерархическом пространстве.
Все реквизиты делятся на постоянные (Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации, наименование организации, почтовый адрес, коммуникационные данные и др.) и переменные, или заполняемые (адресат, дата составления и исходящий номер, ссылка на номер и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметки о наличии приложений, подпись должностного лица, фамилия исполнителя и номер его телефона и др.). Каждому виду документа должно соответствовать оптимальное количество реквизитов. Всего установлено 32 реквизита.
При оформлении документов особое внимание должно быть уделено юридическому значению реквизитов (наименование организации, наименование вида документа, индексу документа, дате его создания, подписям должностных лиц, оттискам печати). Назначение этой группы реквизитов состоит в закреплении в юридически значимой форме и доведении до адресатов документов и всех участников, которые будут работать с документами, предписания в совершении управленческих действий и подтверждение факта, имеющего юридическое значение.
Реквизиты могут иметь продольное (реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа размещаются по всей верхней части листа) и угловое (реквизиты располагаются от границы левого поля, правый край не выравнивается) расположение. Бланки с продольным расположением реквизитов рекомендуется применять в тех случаях, если эти реквизиты оформляются на двух языках. В этом случае должны быть продублированы все постоянные реквизиты бланка.
Рассмотрим подробнее некоторые реквизиты.
(1)Государственный герб Республики Беларусь. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланке с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над наименованием организации, предприятия (посередине), а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения герба не должен превышать 17 мм.
Право помещать изображение Государственного герба на бланках документов предоставлено только государственным органам, иным государственным организациям. Организация негосударственной формы собственности такое право может быть предоставлено Президентом Республики Беларусь или в установленном им порядке.
(2)Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Реквизит представляет условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации (предприятия) как правило, используется товарный знак (знак обслуживания). Заменять наименование предприятия эмблемой не допускается. Эмблема не воспроизводится при помещении герба на бланке организации. Эмблема помещается на верхнем поле документа над наименованием организации.
(3,4)Коды. Они используются для автоматизированной обработки документов. Один из них – код организации. Органы государственной власти и управления код организации проставляют по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП). Это постоянный код для организации, поэтому он может быть отпечатан типографским способом. Помещается на верхнем поле справа на первом листе документа.
Второй код – код документа. Определяется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД). Проставляется при оформлении документа на верхнем поле справа под кодом организации.
(5-7)Наименование организации. Автором служебного документа выступает организация (предприятие). Ее наименование дается с указанием подчиненности в реквизитах: наименование вышестоящей организации(5), наименование организации, предприятия(6), наименование структурного подразделения(7). Наименование организации должно соответствовать наименованию, указанному в учредительных документах. Сокращённое наименование организации приводят в случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращённое наименование в скобках помещается ниже полного.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то его следует печатать на чистом листе бумаги. Наименования организаций располагается в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне, на одном языке.
Пример:
Министерства финансов Министерство по налогам и сборам
Республики Беларусь Республики Беларусь
(8)Почтовый адрес отправителя. На бланке для письма ниже реквизита «Наименование структурного подразделения» помещают юридический или почтовый адрес - адрес фактического месторасположения организации, по которому с ней осуществляется связь. Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
Пример:
Ул. Я.Коласа, 15, 211400, г. Полоцк, Витебская обл.
(9)Коммуникационные и коммерческие данные. К коммуникационным данным относятся телеграфный адрес, номер телефона, телефакса с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи. Группы цифр в номерах телефона дефисом не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.
Коммерческие данные – это номер расчетного счета, название банка и т.д.
(10)Название вида документа. Реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов документа в целом и структуру текста. На общем бланке он располагается в том месте, где в бланке для письма находится почтовый адрес. Реквизит печатают прописными буквами, например, ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, УСТАВ.
(11)Дата документа. Является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы или письмо) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчёт, инструкция, положение) - дата утверждения. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата оформляется цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. На дату отводится 10 знаков: восемь цифр (по две - на число и месяц, четыре – на год) и две разграничительные точки, например: 12.03.2007. В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 12 марта 2007 года. Дату можно оформлять и в соответствии с международным стандартом: 2007.03.12.
(12)Регистрационный индекс документа. Это условное обозначение документа, под которым он ведён в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (приказов, протоколов) – это обычный порядковый номер с начала года. Для исходящих документов (писем) индекс складывается из нескольких частей, например, 05-25/55, где 05 – индекс структурного подразделения; 25 – номер дела в номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки; 55 – порядковый номер отправляемого документа (факса).
Регистрационный индекс документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных индексов, присваиваемых каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
(13)Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа. Этот реквизит проставляется на ответных письмах. Данный реквизит включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который даётся ответ. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма. На бланках для писем этот реквизит выполняется в виде трафарета:
__________№_________
на №_________от_________
(14)Место составления или издания документа. Его располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Индекс документа». Место составления или издания документа обязательно указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «коммуникационные данные организации».
(15)Гриф ограничения доступа к документу. Данный реквизит проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Он располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения». В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «ДСП» («Для служебного пользования»), «Секретно», «Совершенно секретно». В коммерческих структурах на документах подобного рода проставляются отметки «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Во второй строке необходимо проставлять номер экземпляра данного документа.
Например:
КТ или Конфиденциально
ЭКЗ. № 3 ЭКЗ. № 1
(16)Адресат. Данный реквизит проставляется на исходящих документах. Наличие его необходимо для сверки с адресом на упаковке. В случае несоответствия адреса на документе с адресом на упаковке документ возвращается отправителю.
На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в случае, если это документ, предназначенный для передачи руководству (заявление, докладная или объяснительная записки) или структурному подразделению.
Реквизит оформляется в соответствии с Почтовыми правилами Республики Беларусь. Включает в себя следующие части: наименование учреждения и (или) структурного подразделения (в именительном падеже), указание должности и фамилии получателя (в дательном падеже), почтовый адрес. Например:
Национальный банк
Республики Беларусь
Начальнику финансового управления
Петрову П.П.,
Ул.Полевая, 2,
220000, г. Минск.
Для внутреннего документа указывают лишь название структурного подразделения и должность и фамилию руководителя, которому адресуют документ.
Если документ адресуют частному лицу, то сначала указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес:
Петрученко Е.В.,
Пр. Независимости, 45, кв. 52,
220086, г. Минск.
Если документ адресуют в несколько однородных организаций (предприятий), то получателей следует указывать обобщенно, например, директорам, управляющим, филиалам банка и т.д.
На одном документе не должно быть более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляют список на рассылку, в котором перечисляют адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. И на каждом экземпляре пишут только один адрес.
(17)Гриф утверждения. Рассматриваемый реквизит проставляют в правом верхнем углу первого листа документа над текстом. Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа. В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, её расшифровки и даты утверждения. Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего.
Пример:
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДЕНО
Директор предприятия Приказ министра финансов
Подпись В.И.Сидоров Республики Беларусь
05.03.2002 10.03.2002 № 22
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.
(18)Резолюция. Этот реквизит пишется от руки руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Резолюция пишется на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте. Она включает фамилию и инициалы исполнителя; предписание действий; порядок и сроки исполнения; личную подпись руководителя; дату составления резолюции.
При наличии нескольких исполнителей фамилия ответственного за исполнение указывается первой, он организует работу других исполнителей. При необходимости написания второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Общие указания выражают с помощью предлога «к». Например, «К сведению», «К исполнению». Конкретные указания выражают в повелительном наклонении или неопределенной форме глагола и адресуют подчиненным лицам. Например:
Ледневу С.А
Срочно принять меры
к устранению последствий
аварии в цехе № 3 к 25.05.2002
Подпись Дата
(19)Заголовок к тексту. Его формулирует составитель документа. Заголовок должен указывать краткое содержание текста документа, точно называть управленческое действие и грамматически согласовываться с названием вида документа. Например: Приказ (о чём?), положение (о чём?), протокол (чего?) правила (чего?), акт (чего?), письмо (о чём?).
(20)Отметка о контроле. Проставляется на документах, исполнение которых контролируется. Состоит из буквы «К» или слова КОНТРОЛЬ, которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле первого листа документа на уровне заголовка. Обычно их наносят красным карандашом или краской.
(21)Текст. Это основной реквизит документа. Его печатают через 2-4 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту. Тексты документов печатают, как правило, через 1,5 межстрочных интервала. Абзацы в тексте печатают с отступом в 5 печатных знаков от границы левого поля.
В тексте документа обычно выделяют две смысловые части. В первой части указывают основание или причину создания документа, а во второй – выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. В тексте документа может быть три смысловые части: первая - введение, где излагаются причины создания документа, вторая – доказательство, в которой описываются события, факты, следствия, и третья – заключение с выводами, предложениями, распоряжениями и просьбами. В отдельных случаях документ может состоять из одной заключительной части, если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании.
Текстовая часть документа может быть представлена в виде трафарета, анкеты или таблицы.
Тексты документов, сложных по содержанию и больших по объёму, делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются. Разделы должны иметь заголовки.
(22) Отметка о наличии приложения. Этот реквизит располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатают, начиная от нулевого положения строчными буквами, после него ставится двоеточие.
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложений оформляется по форме:
Приложение: на 7 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.
При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами:
Приложение: 1. Балансовый отчет на 50 л. в 2 экз.
2. Штатное расписание на 2 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а
только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, указано наименование приложения или нет.
Пример:
Приложение: в 3 экз.
Приложение: Инструкция по делопроизводству в 3 экз.
(23)Подпись. Реквизит является обязательным элементом документа. В его состав входят: наименование должности лица, подписавшего документ личная подпись; расшифровка подписи (причем инициалы ставят перед фамилией).
При оформлении документа на бланке организации в наименование должности не входит название учреждения, указывается только видовое наименование организации.
Пример:
Управляющий банком подпись Е.Л.Кротов
Если документ оформляется не на бланке – указывается наименование должности с полным наименованием организации.
Если документ подготовлен двумя и более организациями, его подписывают лица равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.
При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Пример:
Директор Подпись К.Н.Иванов
Главный бухгалтер Подпись И.Н.Петров
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ. А их обязанности в составе комиссии. Располагают подписи членов комиссии по алфавиту фамилий.
Пример:
Председатель комиссии Подпись А.Г.Петров
Секретарь комиссии Подпись А.В.Сидоров
Члены комиссии: Подпись И.П.Арсенов
Подпись А.П.Николаев
Документы коллегиальных органов подписываются председателем этого органа и секретарём
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При подписании документа другим должностным лицом указывается фактическая должность работника, подписавшего документ.
При подписании исходящих документов подписывается, как правило, первый экземпляр документа, в организации остаются заверенные копии.
При оформлении актов и протоколов подписи проставляются на всех экземплярах документов.
(24)Гриф приложения. Проставляется на самом приложении и указывает на связь этого приложения с основным документом (приказ, распоряжение, инструкция и др.). Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.
Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера, указанного арабскими цифрами без знака №, названия вида документа в дательном падеже, печатается в 100 мм от границы левого поля.
Пример:
Приложение 2
к постановлению
Министерства образования
Республики Беларусь
30.06.2005 № 55
Если приложение одно, порядковый номер не указывается.
(25)Гриф согласования. Это реквизит документа, выражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся автором документа.
Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, утверждения) подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне её – с подчинёнными и неподчинёнными организациями (внешнее согласование).
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» слева и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации); личной подписи; её расшифровки и даты. Гриф согласования печатают без отступа от границы левого поля.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Директор ПО «Кристалл»
Подпись Л.В.Морозов
01.04.2002
Если согласование осуществляется отдельным документом (письмом, решением, постановлением и т.д.), гриф согласования оформляется по форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания коллегии
Министерства образования
Республики Беларусь
20.01.2005 № 1
Если документ имеет два грифа согласования, они располагаются на одном уровне.
При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:
Лист согласования прилагается
Подпись
Дата
Заполненный лист согласования прилагается к документу.
(26)Визы. Это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора с его содержанием.
Реквизит «Визы» включает в себя наименование должности лица. Визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи, дату. Слово «Виза» не входит в состав реквизита.
Пример:
Юрисконсульт
Подпись Д.М.Лозовая
01.04.2002
Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования определяется нормативными правовыми актами организации и зависит от вида документа и его содержания.
Визированию подлежат как внутренне документы, так и исходящие. В исходящих документах визируются те экземпляры, которые остаются в делопроизводстве организации, внутренние визируются на первом экземпляре.
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается.
При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».
Пример:
Начальник отдела кадров
Подпись А.В.Смирнов
25.06.2005
С проектом не согласен
Замечания прилагаются
Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. В этом случае визи располагаются одна под другой в порядке визирования.
Реквизит «визы» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.
Виза ознакомления начинается словами: «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, её расшифровку и дату.
Пример:
С приказом ознакомлен Подпись О.Н.Петров
01.07.2005
При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника.
Этот реквизит располагается, начиная от границы левого служебного поля ниже реквизита «Подпись».
(27)Печать. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Печати бывают гербовые и простые. Печать с гербом государства имеют только государственные организации, учреждения, предприятия.
Организации, учреждения, предприятия негосударственной формы собственности имеют печати с собственным наименованием. Печати кроме наименования организации могу иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов.
Тексты на печатях выполняются на белорусском и (или) русском языках.
Перечень документов, на которых ставится печать, определяется организацией на основании действующих нормативных правовых актов.
Оттиск печати проставляется так, чтобы он затрагивал часть названия должности и подлинной подписи лица, подписавшего документ. При этом оттиск проствляемой печати и личная подпись должны быть хорошо читаемы.
В учреждениях бывает и несколько простых печатей. На простой печати помещается название учреждения (организации, предприятия) или его структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяют размножение экземпляра распорядительного документа, копии документов, пропуск и др.
Ответственность за хранение и правильное использование печатей структурных подразделений несут их руководители.
(28) Отметка об исполнителе. Реквизит располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печатают от границы левого поля.
Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.
В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ.
В состав отметки об исполнителе включают фамилию исполнителя (без инициалов) и номер его телефона.
Например:
Котова 88 00 08
(29)Отметка о заверении копии. Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их.
Для придания копии юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена.
Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают без отступа от границы левого поля. В неё входят слово «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения.
Пример:
Верно
Инспектор отдела кадров Подпись О.К.Лодова
При пересылке копии документа или выдаче ее на руки работнику заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.
На копиях документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
(30)Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит располагают на нижнем поле документа, слева, начиная от границы левого поля. Он включает надпись «В дело», номер дела по номенклатуре дел в котором будет храниться документ, дату и номер документа, свидетельствующие об исполнении ( при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении); личную подпись исполнителя (руководителя структурного подразделения-исполнителя), дату.
Пример:
В дело 05-35
Подготовлен ответ
15.02.2005 №11-10/130
Подпись В.В.Рожкова
10.02.2002
Этот реквизит проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.
(31)Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов).. Реквизит проставляется на входящих документа на нижнем поле первого листа документа справа. В состав реквизита входят полное или сокращенное наименование организации-получателя, дата поступления, и регистрационного индекса документа.
Например:
АО «Импульс»
03.03.2002
№ 22.
Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа.
Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроизводстве и используется для учёта количества поступивших документов.
(32) Отметка о переносе данных на машинный носитель. Реквизит включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса. Он располагается на нижнем поле первого листа документа.
1. Бланк документа и требования к его разработке
Служебные документы, как правило, составляются на бланке, который конструируется в соответствии с формуляром-образцом. Бланк представляет собой стандартный лист бумаги форматом А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм), на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру ДОУ.
В учреждениях, организациях и на предприятиях обычно разрабатывают бланки двух видов: для писем и общий бланк для других организационно-распорядительных документов. Разработка специального бланка для писем связано с тем, что в письме необходимо указывать коммуникационные данные предприятия. Общий бланк используется для всех видов документов, кроме писем и имеет несколько отличий от бланка для писем. Вместо реквизита «Коммуникационные данные» на общем бланке оставлено место для проставления реквизита «Наименование вида документа», вместо реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» - «Место составления или издания». Для каждого из видов бланков допускается два варианта расположения реквизитов заголовочной части – угловой и продольный. Если бланк организации выполнен на двух языках, то бланковые надписи на белорусском языке должны быть внесены первыми (вверху или слева).
Возможно изготовление бланков других конкретных видов организационно-распорядительных документов (ОРД), если таких документов создается более 300 в год. Порядок расположения и границы реквизитов в проектируемых бланках ОРД должны строго соответствовать СТБ 6.38-2004. Конкретный набор реквизитов документа определяется его разновидностью. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов печатаются на бланке в виде уголков или других обозначений.
Гербовые бланки государственных органов и иных организаций должны изготавливаться исключительно типографским способом и подлежат обязательному учету с проставлением на каждом из них типографским способом или нумератором учетного порядкового номера. Учёт гербовых бланков ведётся отдельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме (на карточках или в журнале). Храниться они должны в надежно запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах. Выдаются гербовые бланки исполнителям под роспись в специальном журнале выдачи бланков такого рода.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство организации. Лица, ответственные за учёт, хранение и использование бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учётно-регистрационной форме после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, хранении, использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.
Для формата А4 установлены следующие размеры полей: с левой стороны – 30 мм, с правой – не менее 8 мм, сверху и снизу – не менее 20 мм. Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номера страниц проставляются в центре верхнего поля страницы.
2. Реквизиты документов и их расположение
Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени. Реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения», «адресат», «резолюция», «гриф утверждения», «индекс предприятия связи», «почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, счета в банке» показывают положение документа как в географическом, так и в иерархическом пространстве.
Все реквизиты делятся на постоянные (Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации, наименование организации, почтовый адрес, коммуникационные данные и др.) и переменные, или заполняемые (адресат, дата составления и исходящий номер, ссылка на номер и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметки о наличии приложений, подпись должностного лица, фамилия исполнителя и номер его телефона и др.). Каждому виду документа должно соответствовать оптимальное количество реквизитов. Всего установлено 32 реквизита.
При оформлении документов особое внимание должно быть уделено юридическому значению реквизитов (наименование организации, наименование вида документа, индексу документа, дате его создания, подписям должностных лиц, оттискам печати). Назначение этой группы реквизитов состоит в закреплении в юридически значимой форме и доведении до адресатов документов и всех участников, которые будут работать с документами, предписания в совершении управленческих действий и подтверждение факта, имеющего юридическое значение.
Реквизиты могут иметь продольное (реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа размещаются по всей верхней части листа) и угловое (реквизиты располагаются от границы левого поля, правый край не выравнивается) расположение. Бланки с продольным расположением реквизитов рекомендуется применять в тех случаях, если эти реквизиты оформляются на двух языках. В этом случае должны быть продублированы все постоянные реквизиты бланка.
Рассмотрим подробнее некоторые реквизиты.
(1)Государственный герб Республики Беларусь. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланке с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над наименованием организации, предприятия (посередине), а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения герба не должен превышать 17 мм.
Право помещать изображение Государственного герба на бланках документов предоставлено только государственным органам, иным государственным организациям. Организация негосударственной формы собственности такое право может быть предоставлено Президентом Республики Беларусь или в установленном им порядке.
(2)Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Реквизит представляет условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации (предприятия) как правило, используется товарный знак (знак обслуживания). Заменять наименование предприятия эмблемой не допускается. Эмблема не воспроизводится при помещении герба на бланке организации. Эмблема помещается на верхнем поле документа над наименованием организации.
(3,4)Коды. Они используются для автоматизированной обработки документов. Один из них – код организации. Органы государственной власти и управления код организации проставляют по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП). Это постоянный код для организации, поэтому он может быть отпечатан типографским способом. Помещается на верхнем поле справа на первом листе документа.
Второй код – код документа. Определяется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД). Проставляется при оформлении документа на верхнем поле справа под кодом организации.
(5-7)Наименование организации. Автором служебного документа выступает организация (предприятие). Ее наименование дается с указанием подчиненности в реквизитах: наименование вышестоящей организации(5), наименование организации, предприятия(6), наименование структурного подразделения(7). Наименование организации должно соответствовать наименованию, указанному в учредительных документах. Сокращённое наименование организации приводят в случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращённое наименование в скобках помещается ниже полного.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то его следует печатать на чистом листе бумаги. Наименования организаций располагается в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне, на одном языке.
Пример:
Министерства финансов Министерство по налогам и сборам
Республики Беларусь Республики Беларусь
(8)Почтовый адрес отправителя. На бланке для письма ниже реквизита «Наименование структурного подразделения» помещают юридический или почтовый адрес - адрес фактического месторасположения организации, по которому с ней осуществляется связь. Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
Пример:
Ул. Я.Коласа, 15, 211400, г. Полоцк, Витебская обл.
(9)Коммуникационные и коммерческие данные. К коммуникационным данным относятся телеграфный адрес, номер телефона, телефакса с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи. Группы цифр в номерах телефона дефисом не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.
Коммерческие данные – это номер расчетного счета, название банка и т.д.
(10)Название вида документа. Реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов документа в целом и структуру текста. На общем бланке он располагается в том месте, где в бланке для письма находится почтовый адрес. Реквизит печатают прописными буквами, например, ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, УСТАВ.
(11)Дата документа. Является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы или письмо) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчёт, инструкция, положение) - дата утверждения. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата оформляется цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. На дату отводится 10 знаков: восемь цифр (по две - на число и месяц, четыре – на год) и две разграничительные точки, например: 12.03.2007. В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 12 марта 2007 года. Дату можно оформлять и в соответствии с международным стандартом: 2007.03.12.
(12)Регистрационный индекс документа. Это условное обозначение документа, под которым он ведён в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (приказов, протоколов) – это обычный порядковый номер с начала года. Для исходящих документов (писем) индекс складывается из нескольких частей, например, 05-25/55, где 05 – индекс структурного подразделения; 25 – номер дела в номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки; 55 – порядковый номер отправляемого документа (факса).
Регистрационный индекс документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных индексов, присваиваемых каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
(13)Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа. Этот реквизит проставляется на ответных письмах. Данный реквизит включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который даётся ответ. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма. На бланках для писем этот реквизит выполняется в виде трафарета:
__________№_________
на №_________от_________
(14)Место составления или издания документа. Его располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Индекс документа». Место составления или издания документа обязательно указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «коммуникационные данные организации».
(15)Гриф ограничения доступа к документу. Данный реквизит проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Он располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения». В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «ДСП» («Для служебного пользования»), «Секретно», «Совершенно секретно». В коммерческих структурах на документах подобного рода проставляются отметки «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Во второй строке необходимо проставлять номер экземпляра данного документа.
Например:
КТ или Конфиденциально
ЭКЗ. № 3 ЭКЗ. № 1
(16)Адресат. Данный реквизит проставляется на исходящих документах. Наличие его необходимо для сверки с адресом на упаковке. В случае несоответствия адреса на документе с адресом на упаковке документ возвращается отправителю.
На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в случае, если это документ, предназначенный для передачи руководству (заявление, докладная или объяснительная записки) или структурному подразделению.
Реквизит оформляется в соответствии с Почтовыми правилами Республики Беларусь. Включает в себя следующие части: наименование учреждения и (или) структурного подразделения (в именительном падеже), указание должности и фамилии получателя (в дательном падеже), почтовый адрес. Например:
Национальный банк
Республики Беларусь
Начальнику финансового управления
Петрову П.П.,
Ул.Полевая, 2,
220000, г. Минск.
Для внутреннего документа указывают лишь название структурного подразделения и должность и фамилию руководителя, которому адресуют документ.
Если документ адресуют частному лицу, то сначала указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес:
Петрученко Е.В.,
Пр. Независимости, 45, кв. 52,
220086, г. Минск.
Если документ адресуют в несколько однородных организаций (предприятий), то получателей следует указывать обобщенно, например, директорам, управляющим, филиалам банка и т.д.
На одном документе не должно быть более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляют список на рассылку, в котором перечисляют адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. И на каждом экземпляре пишут только один адрес.
(17)Гриф утверждения. Рассматриваемый реквизит проставляют в правом верхнем углу первого листа документа над текстом. Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа. В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, её расшифровки и даты утверждения. Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего.
Пример:
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДЕНО
Директор предприятия Приказ министра финансов
Подпись В.И.Сидоров Республики Беларусь
05.03.2002 10.03.2002 № 22
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.
(18)Резолюция. Этот реквизит пишется от руки руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Резолюция пишется на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте. Она включает фамилию и инициалы исполнителя; предписание действий; порядок и сроки исполнения; личную подпись руководителя; дату составления резолюции.
При наличии нескольких исполнителей фамилия ответственного за исполнение указывается первой, он организует работу других исполнителей. При необходимости написания второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Общие указания выражают с помощью предлога «к». Например, «К сведению», «К исполнению». Конкретные указания выражают в повелительном наклонении или неопределенной форме глагола и адресуют подчиненным лицам. Например:
Ледневу С.А
Срочно принять меры
к устранению последствий
аварии в цехе № 3 к 25.05.2002
Подпись Дата
(19)Заголовок к тексту. Его формулирует составитель документа. Заголовок должен указывать краткое содержание текста документа, точно называть управленческое действие и грамматически согласовываться с названием вида документа. Например: Приказ (о чём?), положение (о чём?), протокол (чего?) правила (чего?), акт (чего?), письмо (о чём?).
(20)Отметка о контроле. Проставляется на документах, исполнение которых контролируется. Состоит из буквы «К» или слова КОНТРОЛЬ, которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле первого листа документа на уровне заголовка. Обычно их наносят красным карандашом или краской.
(21)Текст. Это основной реквизит документа. Его печатают через 2-4 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту. Тексты документов печатают, как правило, через 1,5 межстрочных интервала. Абзацы в тексте печатают с отступом в 5 печатных знаков от границы левого поля.
В тексте документа обычно выделяют две смысловые части. В первой части указывают основание или причину создания документа, а во второй – выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. В тексте документа может быть три смысловые части: первая - введение, где излагаются причины создания документа, вторая – доказательство, в которой описываются события, факты, следствия, и третья – заключение с выводами, предложениями, распоряжениями и просьбами. В отдельных случаях документ может состоять из одной заключительной части, если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании.
Текстовая часть документа может быть представлена в виде трафарета, анкеты или таблицы.
Тексты документов, сложных по содержанию и больших по объёму, делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются. Разделы должны иметь заголовки.
(22) Отметка о наличии приложения. Этот реквизит располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатают, начиная от нулевого положения строчными буквами, после него ставится двоеточие.
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложений оформляется по форме:
Приложение: на 7 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.
При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами:
Приложение: 1. Балансовый отчет на 50 л. в 2 экз.
2. Штатное расписание на 2 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а
только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, указано наименование приложения или нет.
Пример:
Приложение: в 3 экз.
Приложение: Инструкция по делопроизводству в 3 экз.
(23)Подпись. Реквизит является обязательным элементом документа. В его состав входят: наименование должности лица, подписавшего документ личная подпись; расшифровка подписи (причем инициалы ставят перед фамилией).
При оформлении документа на бланке организации в наименование должности не входит название учреждения, указывается только видовое наименование организации.
Пример:
Управляющий банком подпись Е.Л.Кротов
Если документ оформляется не на бланке – указывается наименование должности с полным наименованием организации.
Если документ подготовлен двумя и более организациями, его подписывают лица равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.
При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Пример:
Директор Подпись К.Н.Иванов
Главный бухгалтер Подпись И.Н.Петров
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ. А их обязанности в составе комиссии. Располагают подписи членов комиссии по алфавиту фамилий.
Пример:
Председатель комиссии Подпись А.Г.Петров
Секретарь комиссии Подпись А.В.Сидоров
Члены комиссии: Подпись И.П.Арсенов
Подпись А.П.Николаев
Документы коллегиальных органов подписываются председателем этого органа и секретарём
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При подписании документа другим должностным лицом указывается фактическая должность работника, подписавшего документ.
При подписании исходящих документов подписывается, как правило, первый экземпляр документа, в организации остаются заверенные копии.
При оформлении актов и протоколов подписи проставляются на всех экземплярах документов.
(24)Гриф приложения. Проставляется на самом приложении и указывает на связь этого приложения с основным документом (приказ, распоряжение, инструкция и др.). Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.
Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера, указанного арабскими цифрами без знака №, названия вида документа в дательном падеже, печатается в 100 мм от границы левого поля.
Пример:
Приложение 2
к постановлению
Министерства образования
Республики Беларусь
30.06.2005 № 55
Если приложение одно, порядковый номер не указывается.
(25)Гриф согласования. Это реквизит документа, выражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся автором документа.
Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, утверждения) подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне её – с подчинёнными и неподчинёнными организациями (внешнее согласование).
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» слева и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации); личной подписи; её расшифровки и даты. Гриф согласования печатают без отступа от границы левого поля.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Директор ПО «Кристалл»
Подпись Л.В.Морозов
01.04.2002
Если согласование осуществляется отдельным документом (письмом, решением, постановлением и т.д.), гриф согласования оформляется по форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания коллегии
Министерства образования
Республики Беларусь
20.01.2005 № 1
Если документ имеет два грифа согласования, они располагаются на одном уровне.
При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:
Лист согласования прилагается
Подпись
Дата
Заполненный лист согласования прилагается к документу.
(26)Визы. Это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора с его содержанием.
Реквизит «Визы» включает в себя наименование должности лица. Визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи, дату. Слово «Виза» не входит в состав реквизита.
Пример:
Юрисконсульт
Подпись Д.М.Лозовая
01.04.2002
Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования определяется нормативными правовыми актами организации и зависит от вида документа и его содержания.
Визированию подлежат как внутренне документы, так и исходящие. В исходящих документах визируются те экземпляры, которые остаются в делопроизводстве организации, внутренние визируются на первом экземпляре.
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается.
При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».
Пример:
Начальник отдела кадров
Подпись А.В.Смирнов
25.06.2005
С проектом не согласен
Замечания прилагаются
Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. В этом случае визи располагаются одна под другой в порядке визирования.
Реквизит «визы» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.
Виза ознакомления начинается словами: «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, её расшифровку и дату.
Пример:
С приказом ознакомлен Подпись О.Н.Петров
01.07.2005
При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника.
Этот реквизит располагается, начиная от границы левого служебного поля ниже реквизита «Подпись».
(27)Печать. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Печати бывают гербовые и простые. Печать с гербом государства имеют только государственные организации, учреждения, предприятия.
Организации, учреждения, предприятия негосударственной формы собственности имеют печати с собственным наименованием. Печати кроме наименования организации могу иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов.
Тексты на печатях выполняются на белорусском и (или) русском языках.
Перечень документов, на которых ставится печать, определяется организацией на основании действующих нормативных правовых актов.
Оттиск печати проставляется так, чтобы он затрагивал часть названия должности и подлинной подписи лица, подписавшего документ. При этом оттиск проствляемой печати и личная подпись должны быть хорошо читаемы.
В учреждениях бывает и несколько простых печатей. На простой печати помещается название учреждения (организации, предприятия) или его структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяют размножение экземпляра распорядительного документа, копии документов, пропуск и др.
Ответственность за хранение и правильное использование печатей структурных подразделений несут их руководители.
(28) Отметка об исполнителе. Реквизит располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печатают от границы левого поля.
Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.
В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ.
В состав отметки об исполнителе включают фамилию исполнителя (без инициалов) и номер его телефона.
Например:
Котова 88 00 08
(29)Отметка о заверении копии. Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их.
Для придания копии юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена.
Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают без отступа от границы левого поля. В неё входят слово «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения.
Пример:
Верно
Инспектор отдела кадров Подпись О.К.Лодова
При пересылке копии документа или выдаче ее на руки работнику заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.
На копиях документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
(30)Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит располагают на нижнем поле документа, слева, начиная от границы левого поля. Он включает надпись «В дело», номер дела по номенклатуре дел в котором будет храниться документ, дату и номер документа, свидетельствующие об исполнении ( при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении); личную подпись исполнителя (руководителя структурного подразделения-исполнителя), дату.
Пример:
В дело 05-35
Подготовлен ответ
15.02.2005 №11-10/130
Подпись В.В.Рожкова
10.02.2002
Этот реквизит проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.
(31)Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов).. Реквизит проставляется на входящих документа на нижнем поле первого листа документа справа. В состав реквизита входят полное или сокращенное наименование организации-получателя, дата поступления, и регистрационного индекса документа.
Например:
АО «Импульс»
03.03.2002
№ 22.
Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа.
Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроизводстве и используется для учёта количества поступивших документов.
(32) Отметка о переносе данных на машинный носитель. Реквизит включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса. Он располагается на нижнем поле первого листа документа.
@темы: Делопроизводство
читать дальшеЛекция 2.2. Унификация организационно-распорядительной документации
1. Назначение, особенности и содержание организационно-распорядительной документации
Организационно-распорядительная документация – это документация, применяемая при оформлении организационной и исполнительной деятельности организации (учреждения).
В состав организационно-распорядительных документов входят:
- организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция работника). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений, работников;
- распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, решение, постановление). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;
- информационно-справочные документы (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, доверенность, телеграмма, телефонограмма и др.). Эти документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
- документы по кадрам организации (приём, перевод, увольнение с работы, оформление отпусков, поощрений, взысканий). Эти документы используются в деятельности кадровой службы организации.
2. Формуляр-образец
Совокупность реквизитов документа и схема их расположения составляют формуляр-образец документа. Максимально возможный перечень реквизитов составляет 32 наименования. Для каждого конкретного вида документов применяются не все реквизиты, а лишь те из них, которые соответствуют документам данного типа. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать СТБ 6.38-2004.
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав конкретной унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.
Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности. Описание выполняется на стандартных листах бумаги или записывается на магнитный носитель. Формуляр-образец устанавливает:1) форматы бумаги, 2) служебные поля, 3) конструкционную сетку; 4) расположение частей, зон и реквизитов с учетом двусторонней печати.
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.
Разработка единой схемы построения ОРД на основе формуляра-образца позволила:
• значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;
• упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;
• облегчить поиск и обработку документов;
• повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники;
• укрепить государственную дисциплину.
Формуляр-образец формата А4 устанавливает следующий состав реквизитов: Государственный герб Республики Беларусь; эмблема организации; код организации (предприятия) по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО); код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД); наименование вышестоящей организации; наименование организации (предприятия); наименование структурного подразделения; почтовый адрес отправителя; коммуникационные данные (телеграфный адрес, номер телетайпа, телефакса, телефона, электронной почти, код автоматической междугородной телефонной связи и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, название банка и т.д.); название вида документа; дата; индекс документа; ссылка на индекс и дату входящего документа; место составления или издания документа; гриф ограничения доступа к документы; адрес; гриф утверждения; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования; визы; печать; фамилия исполнителя и номер его телефона; отметка о заверении копии; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о переносе данных на магнитный носитель; отметка о поступлении документа в организацию (на предприятие); предупредительный знак.
3. Варианты оформления реквизитов заголовочной части документа
Для каждого формата документов предусмотрено два вида расположения реквизитов заголовочной части. Первый – угловое расположение, при котором наименование организации (предприятия), выпустившей документ, ее адрес, телефон и т.д., а также наименование вида документа (приказ, акт и т.д.) размещаются в левом верхнем углу, оставляя в правом углу место для указания сведений об адресате или грифе утверждения. Этот вид используется наиболее часто.
Угловое расположение реквизитов бывает флаговое и центрованное. При флаговом расположении строки реквизитов начинаются от границы левого поля, а правый край строки не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются), т.е. находятся на равном расстоянии от границы левого поля и середины листа.
Второй вариант – продольный, при котором реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа, размещаются по всей верхней части листа. Этот вариант расположения реквизитов применяют при большом количестве знаков в данных реквизитах.
4. Унифицированная система организационно-распорядительной документации
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) представляет собой взаимосвязанные комплексы документов, обеспечивающие организационно-распорядительную деятельность организаций и предприятий, независимо от форм собственности. Основным документом для разработки УСОРД является Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения», устанавливающий требования к разработке, согласованию и утверждению унифицированных систем документации.
В состав УСОРД входят:
1. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2. Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3. Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов.
4. Унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий.
5. Унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий.
Унифицированные формы документов, входящие в УСОРД, рекомендуются для использования в органах государственного управления, учреждениях, организациях, на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности.
Унифицированные формы ОРД систематизированы (классифицированы) по следующим подсистемам:
а) унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий
• документация по созданию организации, предприятия;
•документация по реорганизации организации, предприятия;
• документация по ликвидации организации, предприятия;
•документация по приватизации государственных и коммунальных организаций, предприятий;
•документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
•документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
•документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
б) унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий
•документация по приёму на работу;
•документация по переводу (перемещению) на другую работу;
•документация по увольнению с работы;
•документация по оформлению отпусков;
•документация по оформлению поощрений;
•документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
Более подробная информация по унифицированным формам каждой из указанных выше подсистем помещена в книге «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» /Рук. авт коллектива П.А.Левчик и др. / Мн.: БелНИИДАД, 2000. – 87 с.
Для осуществления кодирования унифицированных форм ОРД разработаны локальные классификаторы:
•подсистем;
•видов документов.
Код унифицированной формы проставляется при необходимости на бланках соответствующих ОРД.
Локальные классификаторы ОРД могут являться составной частью информационного обеспечения при разработке автоматизированных систем для составления, учёта, поиска, контроля над прохождением и исполнением документов, и организацией их хранения.
Для практической деятельности используется также «Альбом форм организационно-распорядительных документов» / Авт.-разраб. Э.Н. Давыдова и др. – Мн.: БелНИИДАД,2002.- 148 с. В Альбоме документы представлены в виде макетов (структур документов) и образцов (примеров оформления документов). Формы документов построены на основе углового и продольного расположения реквизитов, даны примеры центрованного и флагового способа их расположения.
Альбом состоит из следующих разделов:
•распорядительные документы (приказ, распоряжение, решение, указание;
•организационные документы (положение, инструкция, правила);
•справочно-информационные документы (протокол, акт, служебное письмо, докладная записка, объяснительная записка, телефонограмма, телеграмма);
•документы по личному составу (заявление, приказ, представление, докладная записка, объяснительная записка).
1. Назначение, особенности и содержание организационно-распорядительной документации
Организационно-распорядительная документация – это документация, применяемая при оформлении организационной и исполнительной деятельности организации (учреждения).
В состав организационно-распорядительных документов входят:
- организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция работника). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений, работников;
- распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, решение, постановление). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;
- информационно-справочные документы (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, доверенность, телеграмма, телефонограмма и др.). Эти документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
- документы по кадрам организации (приём, перевод, увольнение с работы, оформление отпусков, поощрений, взысканий). Эти документы используются в деятельности кадровой службы организации.
2. Формуляр-образец
Совокупность реквизитов документа и схема их расположения составляют формуляр-образец документа. Максимально возможный перечень реквизитов составляет 32 наименования. Для каждого конкретного вида документов применяются не все реквизиты, а лишь те из них, которые соответствуют документам данного типа. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать СТБ 6.38-2004.
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав конкретной унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.
Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности. Описание выполняется на стандартных листах бумаги или записывается на магнитный носитель. Формуляр-образец устанавливает:1) форматы бумаги, 2) служебные поля, 3) конструкционную сетку; 4) расположение частей, зон и реквизитов с учетом двусторонней печати.
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.
Разработка единой схемы построения ОРД на основе формуляра-образца позволила:
• значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;
• упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;
• облегчить поиск и обработку документов;
• повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники;
• укрепить государственную дисциплину.
Формуляр-образец формата А4 устанавливает следующий состав реквизитов: Государственный герб Республики Беларусь; эмблема организации; код организации (предприятия) по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО); код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД); наименование вышестоящей организации; наименование организации (предприятия); наименование структурного подразделения; почтовый адрес отправителя; коммуникационные данные (телеграфный адрес, номер телетайпа, телефакса, телефона, электронной почти, код автоматической междугородной телефонной связи и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, название банка и т.д.); название вида документа; дата; индекс документа; ссылка на индекс и дату входящего документа; место составления или издания документа; гриф ограничения доступа к документы; адрес; гриф утверждения; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования; визы; печать; фамилия исполнителя и номер его телефона; отметка о заверении копии; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о переносе данных на магнитный носитель; отметка о поступлении документа в организацию (на предприятие); предупредительный знак.
3. Варианты оформления реквизитов заголовочной части документа
Для каждого формата документов предусмотрено два вида расположения реквизитов заголовочной части. Первый – угловое расположение, при котором наименование организации (предприятия), выпустившей документ, ее адрес, телефон и т.д., а также наименование вида документа (приказ, акт и т.д.) размещаются в левом верхнем углу, оставляя в правом углу место для указания сведений об адресате или грифе утверждения. Этот вид используется наиболее часто.
Угловое расположение реквизитов бывает флаговое и центрованное. При флаговом расположении строки реквизитов начинаются от границы левого поля, а правый край строки не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются), т.е. находятся на равном расстоянии от границы левого поля и середины листа.
Второй вариант – продольный, при котором реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа, размещаются по всей верхней части листа. Этот вариант расположения реквизитов применяют при большом количестве знаков в данных реквизитах.
4. Унифицированная система организационно-распорядительной документации
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) представляет собой взаимосвязанные комплексы документов, обеспечивающие организационно-распорядительную деятельность организаций и предприятий, независимо от форм собственности. Основным документом для разработки УСОРД является Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения», устанавливающий требования к разработке, согласованию и утверждению унифицированных систем документации.
В состав УСОРД входят:
1. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2. Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3. Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов.
4. Унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий.
5. Унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий.
Унифицированные формы документов, входящие в УСОРД, рекомендуются для использования в органах государственного управления, учреждениях, организациях, на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности.
Унифицированные формы ОРД систематизированы (классифицированы) по следующим подсистемам:
а) унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий
• документация по созданию организации, предприятия;
•документация по реорганизации организации, предприятия;
• документация по ликвидации организации, предприятия;
•документация по приватизации государственных и коммунальных организаций, предприятий;
•документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
•документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
•документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
б) унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий
•документация по приёму на работу;
•документация по переводу (перемещению) на другую работу;
•документация по увольнению с работы;
•документация по оформлению отпусков;
•документация по оформлению поощрений;
•документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
Более подробная информация по унифицированным формам каждой из указанных выше подсистем помещена в книге «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» /Рук. авт коллектива П.А.Левчик и др. / Мн.: БелНИИДАД, 2000. – 87 с.
Для осуществления кодирования унифицированных форм ОРД разработаны локальные классификаторы:
•подсистем;
•видов документов.
Код унифицированной формы проставляется при необходимости на бланках соответствующих ОРД.
Локальные классификаторы ОРД могут являться составной частью информационного обеспечения при разработке автоматизированных систем для составления, учёта, поиска, контроля над прохождением и исполнением документов, и организацией их хранения.
Для практической деятельности используется также «Альбом форм организационно-распорядительных документов» / Авт.-разраб. Э.Н. Давыдова и др. – Мн.: БелНИИДАД,2002.- 148 с. В Альбоме документы представлены в виде макетов (структур документов) и образцов (примеров оформления документов). Формы документов построены на основе углового и продольного расположения реквизитов, даны примеры центрованного и флагового способа их расположения.
Альбом состоит из следующих разделов:
•распорядительные документы (приказ, распоряжение, решение, указание;
•организационные документы (положение, инструкция, правила);
•справочно-информационные документы (протокол, акт, служебное письмо, докладная записка, объяснительная записка, телефонограмма, телеграмма);
•документы по личному составу (заявление, приказ, представление, докладная записка, объяснительная записка).
@темы: Делопроизводство
читать дальшеРаздел 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Лекция 2.1. Унификация и стандартизация управленческой документации.
1. Место, роль и функции документов в управлении.
Составной частью делопроизводства является документирование. Оно развивается по двум направлениям:
• документирование по общим вопросам управления (общая документация), которая охватывает основную оперативную деятельность предприятия;
• документирование специальных сторон управленческой деятельности (специальная документация), куда входит бухгалтерская, статистическая, техническая, военная и другая документация.
Основным объектом в делопроизводстве является документ, а также процесс работы с ним. Документом называется средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документы широко используются в управленческой деятельности: они служат основанием для принятия решений, информационно-справочной работы, учета. В нормативных документах закрепляется государственное устройство. Они используются также как средство общения между организациями, между организациями и гражданами.
Любой документ отражает определенную информацию о процессах, происходящих в обществе, отдельном коллективе, и является основанием для принятия управленческого решения, чем и определяется его место в управлении.
Роль документа в управлении состоит в том, что он направлен на решение имеющейся или возникающей проблемы.
Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным документом.
В состав каждого документа входит ряд информационных элементов, характеризующих: 1) сам документ; 2) его целевое назначение, 3) занимаемое место в пространстве и времени. Такие информационные элементы называются реквизитами.
Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранность и направление, а также возможность передать ее другому лицу. Следовательно, документ может выполнять несколько функций:
А) общие
• информационная, включающая фиксацию, сохранность и передачу информации;
• социальная, отражающая действительность, место и роль человека в обществе;
• коммуникативная, организующая и поддерживающая информационные связи в обществе между отдельными элементами (документы определенного направления - указы, законы, жалобы, заявления и т.д.) и двухстороннего направления (переписка, договора и т.д.);
• культурная, состоящая в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, этических норм и ценностей;
Б) специальные
• управленческая, создающая документы для целей управления;
• правовая, фиксирующая, закрепляющая и изменяющая правовые формы и правоотношения;
• учетная, фиксирующая в цифровом выражении информацию, связанную с хозяйственной и другой деятельностью для анализа и контроля информации;
Значение той или иной функции со временем изменяется, как изменяется и роль самого документа.
2. Классификация документов
Для того, чтобы выработать определенные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.
Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела. Это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела. Дело – это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку, оформленную соответствующим образом. Нельзя подшить в одно дело документы с различным по характеру содержанием, например, письма об исполнении задания по строительству объекта и приказы о повышении квалификации сотрудников.
Классификация документов – необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.
Документы классифицируются по различным признакам.
1) По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
2) По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т.д.
3) По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.п.
4) По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.
Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.
Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации своей системы, но носят рекомендательный характер.
Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
Трафаретные документы изготавливаются типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.
5) По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.
6) По месту составления документы подразделяют на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).
7) По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные.
8) По происхождению документы бывают служебные и личные (именные).
9) По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.
10) По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные документы подразделяют в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например, по истечении срока действия.
11) По стадии создания документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика – документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия – документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия») и соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверяется. Выписка из документа – копия части документа, а дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.
12) По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и долговременного срока хранения (свыше 10 лет).
13) По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительству, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям и т.п.
3. Стандартизация и унификация управленческой документации
Стандартизацию и унификацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.
Стандартизация представляет собой установление на длительный промежуток времени общегосударственных и общеобязательных норм создания документов.
Унификация документов – это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.
Основными принципами унификации документов являются:
• унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-образца документа для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;
• единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;
• комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
• информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, поиска и подтверждения юридической силы документа;
• сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;
• стабильность требований к документации. Поскольку формы документов используют достаточно длительное время, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;
• сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
• экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему управления, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения и др.
Существуют три способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.
Трафарет – это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета ряда приказов, заявлений в унифицированной системе документации (УСД) на организационно-распорядительные документы (ОРД).
Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В УСД на ОРД анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки.
Таблица так же, как и анкета, представляет собой «разорванный» текст, но расположенный по другому принципу: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Достоинства текста, представленного в виде таблицы, заключаются в том, что он обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В УСД на ОРД в табличной форме представлены следующие документы: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.
Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы» содержит классификацию унифицированных документов (УД) различных систем документации с их кодами.
Стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения» устанавливает порядок разработки и основные требования к унифицированным система документации (УСД). В нём даны требования к разработке унифицированных форм документов, порядок их разработки и регистрации, порядок введения унифицированных систем документации, введение и применение унифицированных форм документов. Здесь же даны определения ряда терминов.
Система документации – совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилами требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.
Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенными на носителе информации в определённом порядке.
Код документа – идентификатор документа, выраженный при помощи кодового обозначения.
Реквизит документа – обязательный элемент служебного документа.
Постоянная часть реквизита документа – часть реквизита документа, наносимая при изготовлении бланка документа. Переменная часть реквизита документа – часть реквизита документа, фиксируемая на бланке в процессе его заполнения.
Работы по созданию унифицированных систем документации являются одним из направлений совершенствования процессов управления различными видами деятельности: статистикой, финансовой деятельностью, банковским делом, бухгалтерским учетом, внешней экономической деятельностью и т.д.
Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов, а также совокупности их реквизитов. Основными задачами, решаемыми УСД, являются:
1) обеспечение методического и организационного единства вы области разработки, применения и ведения унифицированных форм документов;
2) сокращение количества функционирующих форм документов;
3) упорядочение информационных потоков.
Работы по унификации документов включают:
1) установление номенклатуры действующих форм;
2) построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца;
3) разработку структур документов;
4) создание общих синтаксических правил построения документа;
5) определение методов контроля информации документа.
Для унифицированных форм документов применяются форматы бумаги АЗ (297х420 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм), А6 (105 х 148 мм).
Международный стандарт ИСО 15489-2001 рассматривает управление документами как основу создания единых норм обмена информацией в процессе международной экономической деятельности
Лекция 2.1. Унификация и стандартизация управленческой документации.
1. Место, роль и функции документов в управлении.
Составной частью делопроизводства является документирование. Оно развивается по двум направлениям:
• документирование по общим вопросам управления (общая документация), которая охватывает основную оперативную деятельность предприятия;
• документирование специальных сторон управленческой деятельности (специальная документация), куда входит бухгалтерская, статистическая, техническая, военная и другая документация.
Основным объектом в делопроизводстве является документ, а также процесс работы с ним. Документом называется средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документы широко используются в управленческой деятельности: они служат основанием для принятия решений, информационно-справочной работы, учета. В нормативных документах закрепляется государственное устройство. Они используются также как средство общения между организациями, между организациями и гражданами.
Любой документ отражает определенную информацию о процессах, происходящих в обществе, отдельном коллективе, и является основанием для принятия управленческого решения, чем и определяется его место в управлении.
Роль документа в управлении состоит в том, что он направлен на решение имеющейся или возникающей проблемы.
Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным документом.
В состав каждого документа входит ряд информационных элементов, характеризующих: 1) сам документ; 2) его целевое назначение, 3) занимаемое место в пространстве и времени. Такие информационные элементы называются реквизитами.
Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранность и направление, а также возможность передать ее другому лицу. Следовательно, документ может выполнять несколько функций:
А) общие
• информационная, включающая фиксацию, сохранность и передачу информации;
• социальная, отражающая действительность, место и роль человека в обществе;
• коммуникативная, организующая и поддерживающая информационные связи в обществе между отдельными элементами (документы определенного направления - указы, законы, жалобы, заявления и т.д.) и двухстороннего направления (переписка, договора и т.д.);
• культурная, состоящая в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, этических норм и ценностей;
Б) специальные
• управленческая, создающая документы для целей управления;
• правовая, фиксирующая, закрепляющая и изменяющая правовые формы и правоотношения;
• учетная, фиксирующая в цифровом выражении информацию, связанную с хозяйственной и другой деятельностью для анализа и контроля информации;
Значение той или иной функции со временем изменяется, как изменяется и роль самого документа.
2. Классификация документов
Для того, чтобы выработать определенные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.
Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела. Это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела. Дело – это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку, оформленную соответствующим образом. Нельзя подшить в одно дело документы с различным по характеру содержанием, например, письма об исполнении задания по строительству объекта и приказы о повышении квалификации сотрудников.
Классификация документов – необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.
Документы классифицируются по различным признакам.
1) По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
2) По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т.д.
3) По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.п.
4) По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.
Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.
Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации своей системы, но носят рекомендательный характер.
Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
Трафаретные документы изготавливаются типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.
5) По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.
6) По месту составления документы подразделяют на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).
7) По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные.
8) По происхождению документы бывают служебные и личные (именные).
9) По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.
10) По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные документы подразделяют в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например, по истечении срока действия.
11) По стадии создания документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика – документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия – документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия») и соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверяется. Выписка из документа – копия части документа, а дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.
12) По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и долговременного срока хранения (свыше 10 лет).
13) По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительству, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям и т.п.
3. Стандартизация и унификация управленческой документации
Стандартизацию и унификацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.
Стандартизация представляет собой установление на длительный промежуток времени общегосударственных и общеобязательных норм создания документов.
Унификация документов – это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.
Основными принципами унификации документов являются:
• унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-образца документа для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;
• единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;
• комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
• информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, поиска и подтверждения юридической силы документа;
• сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;
• стабильность требований к документации. Поскольку формы документов используют достаточно длительное время, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;
• сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
• экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему управления, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения и др.
Существуют три способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.
Трафарет – это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета ряда приказов, заявлений в унифицированной системе документации (УСД) на организационно-распорядительные документы (ОРД).
Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В УСД на ОРД анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки.
Таблица так же, как и анкета, представляет собой «разорванный» текст, но расположенный по другому принципу: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Достоинства текста, представленного в виде таблицы, заключаются в том, что он обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В УСД на ОРД в табличной форме представлены следующие документы: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.
Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы» содержит классификацию унифицированных документов (УД) различных систем документации с их кодами.
Стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения» устанавливает порядок разработки и основные требования к унифицированным система документации (УСД). В нём даны требования к разработке унифицированных форм документов, порядок их разработки и регистрации, порядок введения унифицированных систем документации, введение и применение унифицированных форм документов. Здесь же даны определения ряда терминов.
Система документации – совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилами требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.
Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенными на носителе информации в определённом порядке.
Код документа – идентификатор документа, выраженный при помощи кодового обозначения.
Реквизит документа – обязательный элемент служебного документа.
Постоянная часть реквизита документа – часть реквизита документа, наносимая при изготовлении бланка документа. Переменная часть реквизита документа – часть реквизита документа, фиксируемая на бланке в процессе его заполнения.
Работы по созданию унифицированных систем документации являются одним из направлений совершенствования процессов управления различными видами деятельности: статистикой, финансовой деятельностью, банковским делом, бухгалтерским учетом, внешней экономической деятельностью и т.д.
Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов, а также совокупности их реквизитов. Основными задачами, решаемыми УСД, являются:
1) обеспечение методического и организационного единства вы области разработки, применения и ведения унифицированных форм документов;
2) сокращение количества функционирующих форм документов;
3) упорядочение информационных потоков.
Работы по унификации документов включают:
1) установление номенклатуры действующих форм;
2) построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца;
3) разработку структур документов;
4) создание общих синтаксических правил построения документа;
5) определение методов контроля информации документа.
Для унифицированных форм документов применяются форматы бумаги АЗ (297х420 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм), А6 (105 х 148 мм).
Международный стандарт ИСО 15489-2001 рассматривает управление документами как основу создания единых норм обмена информацией в процессе международной экономической деятельности
@темы: Делопроизводство
1. Основные характеристики экономики развивающихся стран
2. Классификация развивающихся стран
3. Экономическое развивающихся стран на современном этапе
читать дальше1. Основные характеристики экономики развивающихся стран
Развивающиеся страны представляют сегодня самую многочисленную группу стран (более 130), которые иногда столь существенно развиваются по доходу на душу населения, по структуре экономики, по социальной структуре общества, что иногда возникает сомнение относительно целесообразности включения их в одну классификационную группу.
Можно определить следующие общие характеристики стран третьего мира:
1) Масштабы распространения бедности. Большинство развивающихся стран характеризуется очень низким уровнем жизни населения. При этом следует учесть, что основная масса населения этих стран имеет низкий уровень жизни не только по сравнению с развитыми странами, но и по сравнению с немногочисленными богатыми группами населения в своих странах. Иначе говоря, в бедных странах есть богатые, но нет среднего класса. В результате наблюдается система распределения доходов, когда доходы 20% высших слоев общества в 5-10 раз превышают доходы 40% низших слоев.
2) Низкий уровень производительности труда. Согласно концепции производственной функции, существует системная зависимость между объемом производства и комбинацией создающих его факторов (труда, капитала) при существующем уровне технологии. Но эта концепция технической зависимости должна дополняться более широким подходом. Например, нужно учитывать такие факторы, как менеджмент, мотивацию труда работников, эффективность институциональных структур. В странах третьего мира производительность труда крайне низкая по сравнению с промышленно развитыми странами. Причина этого может быть, в частности, в отсутствии или жестком дефиците дополнительных факторов производства (физического капитала, опыта менеджмента). Для повышения производительности необходимо мобилизовать внутренние сбережения и привлечь иностранный капитал для инвестиций в вещественные факторы производства и в человеческий капитал. А это требует улучшения системы общего и специального образования, преобразований форм собственности, реформа землевладения, налоговая реформа, создание и совершенствование банковской системы, формирование некоррумпированного и эффективного административного аппарата. Необходимо учитывать также отношение работников и менеджмента к повышению своей квалификации, способность населения адаптироваться к изменениям в производстве и обществе, отношению к дисциплине, инициативность, отношение к власти.
3) Высокие темпы роста населения. Наиболее явный показатель, характеризующий различия между промышленно развитыми странами – это коэффициент рождаемости. Ни одна развитая страна не достигает уровня рождаемости 20 родившихся на 1000 чел. н аселения. В развивающихся странах уровень рождаемости варьирует от 20 человек (Аргентина, Китай, Таиланд, Чили) до 50 человек (Нигер, Замбия, Руанда, Танзания, Уганда). Конечно, коэффициент смертности в развивающихся странах выше, чем в промышленно развитых, улучшение здравоохранения в странах третьего мира делает это развитие не столь значительным. Поэтому темпы роста населения в развивающихся странах сегодня составляют в среднем 2% (2,3% без Китая), а в промышленно развитых странах – 0.5% в год. Поэтому в странах третьего мира примерно 40% населения – это дети в возрасте до 15 лет (менее 21% в развитых странах). В большинстве стран третьего мира нагрузка на экономически активную часть населения (от 15 до 64 лет) по содержанию нетрудоспособной части общества почти в 2 раза выше, чем в промышленно развитых странах.
4) Высокий и растущий уровень безработицы. Сам по себе рост населения не является негативным фактором экономического развития. Но в условиях экономического застоя не создаются дополнительные рабочие места, поэтому высокий естественный прирост населения порождает огромную безработицу. Если к видимой безработице добавить скрытую безработицу, то почти 35% рабочей силы в развивающихся странах не находит применения.
5) Большая зависимость от сельскохозяйственного производства и экспорта топлива и сырья. Примерно 65% населения развивающихся стран живет в сельской местности, а в промышленно развитых – 27%. В сельскохозяйственном производстве занято более 60% рабочей силы в странах третьего мира и всего 7% в промышленно развитых странах, при этом вклад аграрного сектора в создание ВНП около 20% и 3% соответственно. Сосредоточение рабочей силы в аграрном секторе и первичном секторе промышленности обусловлено тем, что низкие доходы вынуждают людей заботиться в первую очередь о пропитании, одежде, жилье. Производительность сельскохозяйственного производства низка из-за избытка рабочей силы по отношению к площади природной для обработки земли, а также из-за примитивной технологии, плохой организации, нехватки материальных ресурсов и низкого качества рабочей силы. Кроме доминирования аграрного сектора в экономике, в странах третьего мира наблюдается экспорт первичной продукции (сельского хозяйства и лесоводства, топлива и других видов минерального сырья). В странах Африки к югу от Сахары первичная продукция обеспечивает более 92% валютной выручки.
6) Подчиненное положение, уязвимость в системе международных экономических отношений. Необходимо подчеркнуть резкое неравенство экономической и политической мощи стран третьего мира и промышленно развитых стран. Оно проявляется в доминировании богатых стран в международной торговле, в возможности последних диктовать условия передачи технологий, инвестиций и иностранной помощи.
2. Классификация развивающихся стран
Разнообразие развивающихся стран вызывает необходимость определенной классификации, которая могла бы отражать их дифференциацию.
Разработанная ООН классификация развивающихся стран позволяет выделить 3 группы стран: наименее развитые (44 страны), развивающиеся страны – не экспортеры нефти (88 стран) и страны – члены ОПЕК (13 стран – экспортеров нефти).
Другая классификация предложена Организацией экономического сотрудничества и развития (ОЭРС), которая включает некоторые страны и территории, не охваченные статистикой ООН. Эта классификация включает:
1) Страны с низким уровнем дохода (61 страна).
К подсистеме стран с низким доходом относятся все государства, чей ВНП на душу населения составляет не более 610$ в ценах 1990 г. В эту подсистему входит подавляющее большинство стран Тропической Африки, свыше десяти азиатских государств и одного государство Карибского бассейна - Гаити.
Особое положение в подсистеме стран с низким доходом занимают два многонаселенных государства - Индия и Китай, которые выделяются большими масштабами своего экономического потенциала и накопленного производственного аппарата.
2) Страны со средним уровнем дохода (73 страны).
Подсистему страны со средним доходом образуют государства с подушевым ВНП в пределах 611 - 7620$ в ценах 1990г. В данную подсистему входят около двадцати африканских стран, порядка десяти стран (в том числе Иордания, Иран, Ирак, Йемен, Ливан, Малайзия, подавляющее большинство государств Латинской Америки и Карибского бассейна и одна страна Океании - Папуа Новая Гвинея).
Особое положение в подсистеме стран со средним доходом занимают такие государства новые индустриальные страны как Аргентина, Бразилия, Мексика, Колумбия, Венесуэла, Малайзия, Таиланд - всего 7 стран. Основные критерии отнесения к группе НИС - подушевой доход в ценах 1978 г. - свыше 1000$ и доля обрабатывающей промышленности в ВВП - не менее 20%.
3) Страны с высоким уровнем дохода (24 страны).
К подсистеме стран с высоким подушевым доходом относятся государства с ВНП свыше 7260$ в ценах 1990 г. Входящие в данную подсистему развивающиеся государства относятся к двум категориям стран. Это либо нефтеэкспортеры (13 стран, включая Кувейт, ОАЭ, Саудовская Аравия), либо новые индустриальные страны (4 страны – Южная Корея, Тайвань, Сингапур и Гонконг).
Международный банк реконструкции и развития (МБРР) разработал свою систему классификации. Данная классификация включает 125 стран (развивающихся и развитых), население каждой из которых более 1 млн. человек. Затем эти страны делятся по критерию уровня дохода на душу населения на четыре группы: низкий уровень дохода, средний доход, доход выше среднего, высокий доход. Первые три группы охватывают 101 страну, относящиеся в большинстве к развивающимся странам. Остальные 24 страны с высоким уровнем дохода разделены на 2 группы: 19 стран являются типичными промышленно развитыми странами, а 5 стран (Гонконг, Кувейт, Израиль, Сингапур, и Объединенные Арабские Эмираты) отнесены ООН к развивающимся странам.
Для оцени степени дифференциации развивающихся стран могут быть применены 7 показателей:
1) Размеры стран (территория, численность населения и доход на душу населения).
Из 145 стран – членов ООН 90 стран имеют численность населения менее 15 млн. человек. Большие страны соседствуют с малыми. Обширная территория обычно дает преимущества: обладание природными ресурсами и емкими потенциальными рынками, меньшая зависимость от импорта сырья.
2) Особенности исторического развития и колониального периода.
Большинство развивающихся стран было в прошлом колониями западноевропейских стран, США, Японии. Экономические структуры, социальные институты колоний создавались по образцу и подобию метрополий.
3)Обеспеченность материальными и трудовыми ресурсами.
Часть развивающихся стран очень богаты минеральными ресурсами (страны Персидского залива, Бразилия, Замбия), другие - очень бедные (Бангладеш, Гаити, Чад и др.).
4) Роль частного и государственного сектора.
В целом частный сектор в экономике более развит в странах Латинской Америки и Юго-Восточной Азии чем в Южной Азии и Африке.
5) Характер производственных структур.
Существует определенная дифференциация отраслевой структуры экономики развивающихся стран, хотя большинство из них являются аграрно-сырьевыми. Натуральное и товарное сельскохозяйственное производство обеспечивает занятость большей части населения. Но в 70 – е 90 – е годы Южная Корея, Тайвань, Сингапур, Гонконг и Малайзия резко ускорили развитие обрабатывающей промышленности и фактически превратились в промышленные страны.
6) Степень зависимости от внешних экономических и политических сил .
На степень зависимости от внешних факторов влияют обеспеченность страны материальными ресурсам, структура экономики и внешнеэкономических связей.
7) Институциональная и политическая структура общества.
Политическая структура, интересы социальных групп и союзы правящих элит (крупных землевладельцев, компрадорской части крупного бизнеса, банкиров, военных) обычно предопределяют стратегию развития, и могут быть тормозом прогрессивных изменений экономики и общества, консервируя экономическую отсталость, если происходящие изменения серьезно ущемляют их интересы.
3. Экономическое развивающихся стран на современном этапе
Развивающиеся страны занимают относительно скромное место в мировом производстве. На их долю приходится порядка 27% совокупного ВВП мира и 13.6% мирового промышленного производства. Значимость стран "третьего мира" в планетарной экономической системе определяется их богатейшими природными и людскими ресурсами. За высокой ресурсообеспеченностью развивающегося мира скрывается, вместе с тем, большая неравномерность в наделенности полезными ископаемыми входящих в него стран. Так, 2/3 развивающихся стран вообще не располагают значимыми запасами минерального и экономического сырья, а, следовательно, многие развивающиеся государства сами зависят от импорта данного сырья для обеспечения функционирования своих экономик (например, в Южной Азии доля регионального импорта достигает 28%).
В рамках мирового хозяйства, начиная со второй половины XX столетия, развивающиеся страны оказывают определяющее влияние на формирование населения планеты. В современных условиях 80% его прироста приходится на развивающиеся государства Азии, Африки и Латинской Америки.
Для развивающихся стран в первоначальный период после обретения независимости были характерны достаточно высокие среднегодовые темпы увеличения ВВП (свыше 5% в целом по группе развивающихся государств в 1965 - 1980 гг.). Однако, в последние десятилетия они существенно замедлились и составили 2.5% за 1999 - 2009 гг. Вместе с тем, при общей тенденции к понижению тем темпов экономического роста развивающегося мира в целом наблюдалась их значительная дифференциация по регионам. Стабильно высокими темпами увеличивалось производство в странах Восточной Азии, а в странах Латинской Америки и Тропической Африки произошло резкое сокращение темпов экономического роста.
Процессы дифференциации также привели к сокращению доли наименее развитых стран в мировом хозяйстве. За 1950 - 1986 гг. доля 37 наименее развитых стран в общем ВВП третьего мира сократилась вдвое - с 32% до 16.5% при почти стабильной доле населения.
За региональной дифференциацией темпов экономического роста в развивающемся мире прослеживаются развития в подходах развивающихся стран к разработке национальных стратегий развития, неодинаковость изменений условий международной торговли разными видами экономического, минерального и сельскохозяйственного сырья, различия в демографической ситуации, бремени внешней задолженности.
Доля развивающихся стран в мировом экспорте составляет 27.4%, а в мировом импорте 28.1%.
На мировом рынке группа развивающихся стран выступает главным образом в роли поставщиков минерального, экономического, сельскохозяйственного сырья и пищевых товаров. Экспорт данной продукции обеспечивает развивающимся государствам 50 - 100% экспортных доходов.
В структуре импорта развивающихся стран главными статьями являются машины и оборудование (в среднем порядка 34%) и прочая продукция обрабатывающей промышленности (37%). Для стран Тропической Африки и Южной Азии также характерна достаточно высокая доля в региональном импорте продовольственных товаров (соответственно 16% и 10%). Кроме того, в Южной Азии и в регионе Латинской Америки и Карибского бассейна свыше 10% регионального импорта приходится на топливно-энергетические товары.
Подавляющее большинство развивающихся стран является чистыми импортерами как прямых иностранных инвестиций, так и ссудного капитала. На группу развивающихся государств приходилось в 1980 - 1985 гг. - 25% совокупных вложений прямых иностранных инвестиций в мире и в 2000 - 2009 гг. - 17%.
На страновом уровне отчетливо выделяются десять крупных реципиентов: Аргентина, Бразилия, Гонконг, Египет, Китай, Малайзия, Мексика, Сингапур, Тайвань, Таиланд. На данные десять стран и территорий приходилось в 1980 - 1990 гг. 13% всех вложений прямых иностранных инвестиций в мире и 68% всех вложений прямых иностранных инвестиций в развивающихся странах.
Основными экспортерами прямых иностранных инвестиций выступает очень небольшая группа государств, расположенных главным образом в Восточной, Южной, Юго-Восточной Азии и Латинской Америке. Крупнейшие экспортеры - Южная Корея и Тайвань.
Большая часть накопленных прямых инвестиций из НИС Азии сконцентрирована в Северной Америке и Западной Европе, главным образом в секторе обрабатывающей промышленности и в сфере услуг. В странах Восточной, Южной и Юго-Восточной Азии вложения прямых иностранных инвестиций главным образом проводились также в обрабатывающую промышленность.
Крупнейшими экспортерами капитала в Латинской Америке являются Бразилия и Венесуэла.
Приток в развивающиеся страны ссудного капитала осуществляться как в виде иностранных кредитов по межгосударственной линии, так и в виде иностранных частных займов. Представление кредитов связано с ростом внешней задолженности развивающихся стран. Так внешняя задолженность развивающегося мира составила 1288.4 млрд. долл. в 1990 г. и 1919.4 млрд. долл. в 2009 г.
Самыми крупными должниками в развивающемся мире по данным на 2009 г. являлись: Бразилия, Мексика, Аргентина, Индия, Индонезия, Египет, и Китай. Преобладающая часть государственного долгосрочного долга развивающихся государств в настоящее время приходится на иностранных государственных кредиторов.
Еще одной характерной чертой притока внешних финансовых ресурсов в развивающиеся страны в 80-е гг. явилось повышение в нем доли иностранных государственных субсидий (безвозмездной помощи). В начале 90-х гг. он примерно соответствовал объему чистого иностранного государственного кредитования развивающихся стран или даже превышал его. Крупнейшими реципиентами международной помощи являются страны Тропической Африки.
В развивающихся странах сохраняется довольно устойчивое негативное отношение к ТНК. В некоторых странах Латинской Америки ТНК обеспечивают 1/2 - 1/3 общего объема выпускаемой продукции, экспорта промышленных товаров, занятости. Доля иностранного капитала в совокупных инвестициях составляет в Сингапуре - около 70%, на Филиппинах – около 60%, в Индонезии - около 57%, Малайзии - 55%.
Однако высокий уровень индустриализации и значительное участие ТНК не всегда сопутствуют друг другу: в Южной Корее, которая стоит в числе первых из развивающихся стран по темпам роста промышленной продукции, на ТНК приходится лишь 10% занятости и 23% акций в секторе обрабатывающей промышленности. В Индии, занимающей 4 место по объему выпуска промышленной продукции, на ТНК приходится лишь 13% продаж промышленных товаров.
Тенденции развития международной торговли свидетельствуют: в последнее десятилетие быстро растет значимость и объемы разного рода услуг. Развивающиеся страны могут активно использовать и уже используют свои возможности на этом пути. Например, туризм и трудовые услуги путем экспорта рабочей силы на выполнение разного рода простейших и, как правило, низкооплачиваемых работ.
Для многих развивающихся стран туризм давно стал одним из важнейших источников поступления иностранной валюты. Так, для Египта туризм является третьим по значимости источником получения СКВ после валютных переводов египетских рабочих, временно занятых за рубежом, и иностранной помощи. Особенно бурно в последние годы развивается иностранный туризм в Турции (8% в год по сравнению с 4% общемирового роста туризма). Турция входит в пятерку стран, отличающихся наиболее динамичным развитием этого сектора национальной экономики. Ожидается, что к 2007 г. республика по размерам доходов от туризма займет 6 место в мире. Страна выигрывает в конкуренции с основными соперниками - Грецией и Испанией, благодаря относительно низкой стоимости рекреакционных услуг.
Валютные поступления от экспорта рабочей силы за последние годы наиболее высокими темпами возрастали именно у развивающихся стран - 10% в год. Получая ежегодно значительные суммы из этого источника, многие развивающиеся государства создали у себя своего рода экспортную специализацию по трудовым услугам. Зачастую она является одним из важнейших источников валютных доходов. С начала 80-х годов до настоящего времени экспорт рабочей силы наиболее сильное влияние оказывает на экономику Пакистана. Для Пакистана переводы рабочих из-за рубежа больше поступлений от экспорта товаров и услуг в 5 раз. Для Египта этот показатель составляет 40%, Марокко - 50%, Турции - 60%, Индии - 80%.
2. Классификация развивающихся стран
3. Экономическое развивающихся стран на современном этапе
читать дальше1. Основные характеристики экономики развивающихся стран
Развивающиеся страны представляют сегодня самую многочисленную группу стран (более 130), которые иногда столь существенно развиваются по доходу на душу населения, по структуре экономики, по социальной структуре общества, что иногда возникает сомнение относительно целесообразности включения их в одну классификационную группу.
Можно определить следующие общие характеристики стран третьего мира:
1) Масштабы распространения бедности. Большинство развивающихся стран характеризуется очень низким уровнем жизни населения. При этом следует учесть, что основная масса населения этих стран имеет низкий уровень жизни не только по сравнению с развитыми странами, но и по сравнению с немногочисленными богатыми группами населения в своих странах. Иначе говоря, в бедных странах есть богатые, но нет среднего класса. В результате наблюдается система распределения доходов, когда доходы 20% высших слоев общества в 5-10 раз превышают доходы 40% низших слоев.
2) Низкий уровень производительности труда. Согласно концепции производственной функции, существует системная зависимость между объемом производства и комбинацией создающих его факторов (труда, капитала) при существующем уровне технологии. Но эта концепция технической зависимости должна дополняться более широким подходом. Например, нужно учитывать такие факторы, как менеджмент, мотивацию труда работников, эффективность институциональных структур. В странах третьего мира производительность труда крайне низкая по сравнению с промышленно развитыми странами. Причина этого может быть, в частности, в отсутствии или жестком дефиците дополнительных факторов производства (физического капитала, опыта менеджмента). Для повышения производительности необходимо мобилизовать внутренние сбережения и привлечь иностранный капитал для инвестиций в вещественные факторы производства и в человеческий капитал. А это требует улучшения системы общего и специального образования, преобразований форм собственности, реформа землевладения, налоговая реформа, создание и совершенствование банковской системы, формирование некоррумпированного и эффективного административного аппарата. Необходимо учитывать также отношение работников и менеджмента к повышению своей квалификации, способность населения адаптироваться к изменениям в производстве и обществе, отношению к дисциплине, инициативность, отношение к власти.
3) Высокие темпы роста населения. Наиболее явный показатель, характеризующий различия между промышленно развитыми странами – это коэффициент рождаемости. Ни одна развитая страна не достигает уровня рождаемости 20 родившихся на 1000 чел. н аселения. В развивающихся странах уровень рождаемости варьирует от 20 человек (Аргентина, Китай, Таиланд, Чили) до 50 человек (Нигер, Замбия, Руанда, Танзания, Уганда). Конечно, коэффициент смертности в развивающихся странах выше, чем в промышленно развитых, улучшение здравоохранения в странах третьего мира делает это развитие не столь значительным. Поэтому темпы роста населения в развивающихся странах сегодня составляют в среднем 2% (2,3% без Китая), а в промышленно развитых странах – 0.5% в год. Поэтому в странах третьего мира примерно 40% населения – это дети в возрасте до 15 лет (менее 21% в развитых странах). В большинстве стран третьего мира нагрузка на экономически активную часть населения (от 15 до 64 лет) по содержанию нетрудоспособной части общества почти в 2 раза выше, чем в промышленно развитых странах.
4) Высокий и растущий уровень безработицы. Сам по себе рост населения не является негативным фактором экономического развития. Но в условиях экономического застоя не создаются дополнительные рабочие места, поэтому высокий естественный прирост населения порождает огромную безработицу. Если к видимой безработице добавить скрытую безработицу, то почти 35% рабочей силы в развивающихся странах не находит применения.
5) Большая зависимость от сельскохозяйственного производства и экспорта топлива и сырья. Примерно 65% населения развивающихся стран живет в сельской местности, а в промышленно развитых – 27%. В сельскохозяйственном производстве занято более 60% рабочей силы в странах третьего мира и всего 7% в промышленно развитых странах, при этом вклад аграрного сектора в создание ВНП около 20% и 3% соответственно. Сосредоточение рабочей силы в аграрном секторе и первичном секторе промышленности обусловлено тем, что низкие доходы вынуждают людей заботиться в первую очередь о пропитании, одежде, жилье. Производительность сельскохозяйственного производства низка из-за избытка рабочей силы по отношению к площади природной для обработки земли, а также из-за примитивной технологии, плохой организации, нехватки материальных ресурсов и низкого качества рабочей силы. Кроме доминирования аграрного сектора в экономике, в странах третьего мира наблюдается экспорт первичной продукции (сельского хозяйства и лесоводства, топлива и других видов минерального сырья). В странах Африки к югу от Сахары первичная продукция обеспечивает более 92% валютной выручки.
6) Подчиненное положение, уязвимость в системе международных экономических отношений. Необходимо подчеркнуть резкое неравенство экономической и политической мощи стран третьего мира и промышленно развитых стран. Оно проявляется в доминировании богатых стран в международной торговле, в возможности последних диктовать условия передачи технологий, инвестиций и иностранной помощи.
2. Классификация развивающихся стран
Разнообразие развивающихся стран вызывает необходимость определенной классификации, которая могла бы отражать их дифференциацию.
Разработанная ООН классификация развивающихся стран позволяет выделить 3 группы стран: наименее развитые (44 страны), развивающиеся страны – не экспортеры нефти (88 стран) и страны – члены ОПЕК (13 стран – экспортеров нефти).
Другая классификация предложена Организацией экономического сотрудничества и развития (ОЭРС), которая включает некоторые страны и территории, не охваченные статистикой ООН. Эта классификация включает:
1) Страны с низким уровнем дохода (61 страна).
К подсистеме стран с низким доходом относятся все государства, чей ВНП на душу населения составляет не более 610$ в ценах 1990 г. В эту подсистему входит подавляющее большинство стран Тропической Африки, свыше десяти азиатских государств и одного государство Карибского бассейна - Гаити.
Особое положение в подсистеме стран с низким доходом занимают два многонаселенных государства - Индия и Китай, которые выделяются большими масштабами своего экономического потенциала и накопленного производственного аппарата.
2) Страны со средним уровнем дохода (73 страны).
Подсистему страны со средним доходом образуют государства с подушевым ВНП в пределах 611 - 7620$ в ценах 1990г. В данную подсистему входят около двадцати африканских стран, порядка десяти стран (в том числе Иордания, Иран, Ирак, Йемен, Ливан, Малайзия, подавляющее большинство государств Латинской Америки и Карибского бассейна и одна страна Океании - Папуа Новая Гвинея).
Особое положение в подсистеме стран со средним доходом занимают такие государства новые индустриальные страны как Аргентина, Бразилия, Мексика, Колумбия, Венесуэла, Малайзия, Таиланд - всего 7 стран. Основные критерии отнесения к группе НИС - подушевой доход в ценах 1978 г. - свыше 1000$ и доля обрабатывающей промышленности в ВВП - не менее 20%.
3) Страны с высоким уровнем дохода (24 страны).
К подсистеме стран с высоким подушевым доходом относятся государства с ВНП свыше 7260$ в ценах 1990 г. Входящие в данную подсистему развивающиеся государства относятся к двум категориям стран. Это либо нефтеэкспортеры (13 стран, включая Кувейт, ОАЭ, Саудовская Аравия), либо новые индустриальные страны (4 страны – Южная Корея, Тайвань, Сингапур и Гонконг).
Международный банк реконструкции и развития (МБРР) разработал свою систему классификации. Данная классификация включает 125 стран (развивающихся и развитых), население каждой из которых более 1 млн. человек. Затем эти страны делятся по критерию уровня дохода на душу населения на четыре группы: низкий уровень дохода, средний доход, доход выше среднего, высокий доход. Первые три группы охватывают 101 страну, относящиеся в большинстве к развивающимся странам. Остальные 24 страны с высоким уровнем дохода разделены на 2 группы: 19 стран являются типичными промышленно развитыми странами, а 5 стран (Гонконг, Кувейт, Израиль, Сингапур, и Объединенные Арабские Эмираты) отнесены ООН к развивающимся странам.
Для оцени степени дифференциации развивающихся стран могут быть применены 7 показателей:
1) Размеры стран (территория, численность населения и доход на душу населения).
Из 145 стран – членов ООН 90 стран имеют численность населения менее 15 млн. человек. Большие страны соседствуют с малыми. Обширная территория обычно дает преимущества: обладание природными ресурсами и емкими потенциальными рынками, меньшая зависимость от импорта сырья.
2) Особенности исторического развития и колониального периода.
Большинство развивающихся стран было в прошлом колониями западноевропейских стран, США, Японии. Экономические структуры, социальные институты колоний создавались по образцу и подобию метрополий.
3)Обеспеченность материальными и трудовыми ресурсами.
Часть развивающихся стран очень богаты минеральными ресурсами (страны Персидского залива, Бразилия, Замбия), другие - очень бедные (Бангладеш, Гаити, Чад и др.).
4) Роль частного и государственного сектора.
В целом частный сектор в экономике более развит в странах Латинской Америки и Юго-Восточной Азии чем в Южной Азии и Африке.
5) Характер производственных структур.
Существует определенная дифференциация отраслевой структуры экономики развивающихся стран, хотя большинство из них являются аграрно-сырьевыми. Натуральное и товарное сельскохозяйственное производство обеспечивает занятость большей части населения. Но в 70 – е 90 – е годы Южная Корея, Тайвань, Сингапур, Гонконг и Малайзия резко ускорили развитие обрабатывающей промышленности и фактически превратились в промышленные страны.
6) Степень зависимости от внешних экономических и политических сил .
На степень зависимости от внешних факторов влияют обеспеченность страны материальными ресурсам, структура экономики и внешнеэкономических связей.
7) Институциональная и политическая структура общества.
Политическая структура, интересы социальных групп и союзы правящих элит (крупных землевладельцев, компрадорской части крупного бизнеса, банкиров, военных) обычно предопределяют стратегию развития, и могут быть тормозом прогрессивных изменений экономики и общества, консервируя экономическую отсталость, если происходящие изменения серьезно ущемляют их интересы.
3. Экономическое развивающихся стран на современном этапе
Развивающиеся страны занимают относительно скромное место в мировом производстве. На их долю приходится порядка 27% совокупного ВВП мира и 13.6% мирового промышленного производства. Значимость стран "третьего мира" в планетарной экономической системе определяется их богатейшими природными и людскими ресурсами. За высокой ресурсообеспеченностью развивающегося мира скрывается, вместе с тем, большая неравномерность в наделенности полезными ископаемыми входящих в него стран. Так, 2/3 развивающихся стран вообще не располагают значимыми запасами минерального и экономического сырья, а, следовательно, многие развивающиеся государства сами зависят от импорта данного сырья для обеспечения функционирования своих экономик (например, в Южной Азии доля регионального импорта достигает 28%).
В рамках мирового хозяйства, начиная со второй половины XX столетия, развивающиеся страны оказывают определяющее влияние на формирование населения планеты. В современных условиях 80% его прироста приходится на развивающиеся государства Азии, Африки и Латинской Америки.
Для развивающихся стран в первоначальный период после обретения независимости были характерны достаточно высокие среднегодовые темпы увеличения ВВП (свыше 5% в целом по группе развивающихся государств в 1965 - 1980 гг.). Однако, в последние десятилетия они существенно замедлились и составили 2.5% за 1999 - 2009 гг. Вместе с тем, при общей тенденции к понижению тем темпов экономического роста развивающегося мира в целом наблюдалась их значительная дифференциация по регионам. Стабильно высокими темпами увеличивалось производство в странах Восточной Азии, а в странах Латинской Америки и Тропической Африки произошло резкое сокращение темпов экономического роста.
Процессы дифференциации также привели к сокращению доли наименее развитых стран в мировом хозяйстве. За 1950 - 1986 гг. доля 37 наименее развитых стран в общем ВВП третьего мира сократилась вдвое - с 32% до 16.5% при почти стабильной доле населения.
За региональной дифференциацией темпов экономического роста в развивающемся мире прослеживаются развития в подходах развивающихся стран к разработке национальных стратегий развития, неодинаковость изменений условий международной торговли разными видами экономического, минерального и сельскохозяйственного сырья, различия в демографической ситуации, бремени внешней задолженности.
Доля развивающихся стран в мировом экспорте составляет 27.4%, а в мировом импорте 28.1%.
На мировом рынке группа развивающихся стран выступает главным образом в роли поставщиков минерального, экономического, сельскохозяйственного сырья и пищевых товаров. Экспорт данной продукции обеспечивает развивающимся государствам 50 - 100% экспортных доходов.
В структуре импорта развивающихся стран главными статьями являются машины и оборудование (в среднем порядка 34%) и прочая продукция обрабатывающей промышленности (37%). Для стран Тропической Африки и Южной Азии также характерна достаточно высокая доля в региональном импорте продовольственных товаров (соответственно 16% и 10%). Кроме того, в Южной Азии и в регионе Латинской Америки и Карибского бассейна свыше 10% регионального импорта приходится на топливно-энергетические товары.
Подавляющее большинство развивающихся стран является чистыми импортерами как прямых иностранных инвестиций, так и ссудного капитала. На группу развивающихся государств приходилось в 1980 - 1985 гг. - 25% совокупных вложений прямых иностранных инвестиций в мире и в 2000 - 2009 гг. - 17%.
На страновом уровне отчетливо выделяются десять крупных реципиентов: Аргентина, Бразилия, Гонконг, Египет, Китай, Малайзия, Мексика, Сингапур, Тайвань, Таиланд. На данные десять стран и территорий приходилось в 1980 - 1990 гг. 13% всех вложений прямых иностранных инвестиций в мире и 68% всех вложений прямых иностранных инвестиций в развивающихся странах.
Основными экспортерами прямых иностранных инвестиций выступает очень небольшая группа государств, расположенных главным образом в Восточной, Южной, Юго-Восточной Азии и Латинской Америке. Крупнейшие экспортеры - Южная Корея и Тайвань.
Большая часть накопленных прямых инвестиций из НИС Азии сконцентрирована в Северной Америке и Западной Европе, главным образом в секторе обрабатывающей промышленности и в сфере услуг. В странах Восточной, Южной и Юго-Восточной Азии вложения прямых иностранных инвестиций главным образом проводились также в обрабатывающую промышленность.
Крупнейшими экспортерами капитала в Латинской Америке являются Бразилия и Венесуэла.
Приток в развивающиеся страны ссудного капитала осуществляться как в виде иностранных кредитов по межгосударственной линии, так и в виде иностранных частных займов. Представление кредитов связано с ростом внешней задолженности развивающихся стран. Так внешняя задолженность развивающегося мира составила 1288.4 млрд. долл. в 1990 г. и 1919.4 млрд. долл. в 2009 г.
Самыми крупными должниками в развивающемся мире по данным на 2009 г. являлись: Бразилия, Мексика, Аргентина, Индия, Индонезия, Египет, и Китай. Преобладающая часть государственного долгосрочного долга развивающихся государств в настоящее время приходится на иностранных государственных кредиторов.
Еще одной характерной чертой притока внешних финансовых ресурсов в развивающиеся страны в 80-е гг. явилось повышение в нем доли иностранных государственных субсидий (безвозмездной помощи). В начале 90-х гг. он примерно соответствовал объему чистого иностранного государственного кредитования развивающихся стран или даже превышал его. Крупнейшими реципиентами международной помощи являются страны Тропической Африки.
В развивающихся странах сохраняется довольно устойчивое негативное отношение к ТНК. В некоторых странах Латинской Америки ТНК обеспечивают 1/2 - 1/3 общего объема выпускаемой продукции, экспорта промышленных товаров, занятости. Доля иностранного капитала в совокупных инвестициях составляет в Сингапуре - около 70%, на Филиппинах – около 60%, в Индонезии - около 57%, Малайзии - 55%.
Однако высокий уровень индустриализации и значительное участие ТНК не всегда сопутствуют друг другу: в Южной Корее, которая стоит в числе первых из развивающихся стран по темпам роста промышленной продукции, на ТНК приходится лишь 10% занятости и 23% акций в секторе обрабатывающей промышленности. В Индии, занимающей 4 место по объему выпуска промышленной продукции, на ТНК приходится лишь 13% продаж промышленных товаров.
Тенденции развития международной торговли свидетельствуют: в последнее десятилетие быстро растет значимость и объемы разного рода услуг. Развивающиеся страны могут активно использовать и уже используют свои возможности на этом пути. Например, туризм и трудовые услуги путем экспорта рабочей силы на выполнение разного рода простейших и, как правило, низкооплачиваемых работ.
Для многих развивающихся стран туризм давно стал одним из важнейших источников поступления иностранной валюты. Так, для Египта туризм является третьим по значимости источником получения СКВ после валютных переводов египетских рабочих, временно занятых за рубежом, и иностранной помощи. Особенно бурно в последние годы развивается иностранный туризм в Турции (8% в год по сравнению с 4% общемирового роста туризма). Турция входит в пятерку стран, отличающихся наиболее динамичным развитием этого сектора национальной экономики. Ожидается, что к 2007 г. республика по размерам доходов от туризма займет 6 место в мире. Страна выигрывает в конкуренции с основными соперниками - Грецией и Испанией, благодаря относительно низкой стоимости рекреакционных услуг.
Валютные поступления от экспорта рабочей силы за последние годы наиболее высокими темпами возрастали именно у развивающихся стран - 10% в год. Получая ежегодно значительные суммы из этого источника, многие развивающиеся государства создали у себя своего рода экспортную специализацию по трудовым услугам. Зачастую она является одним из важнейших источников валютных доходов. С начала 80-х годов до настоящего времени экспорт рабочей силы наиболее сильное влияние оказывает на экономику Пакистана. Для Пакистана переводы рабочих из-за рубежа больше поступлений от экспорта товаров и услуг в 5 раз. Для Египта этот показатель составляет 40%, Марокко - 50%, Турции - 60%, Индии - 80%.
@темы: Международная экономика
1. Экономика США на современном этапе развития.
2. Экономика стран Западной Европы на современном этапе развития.
3. Экономика Японии на современном этапе развития.
читать дальше1. Экономика США на современном этапе развития.
США - лидер мировой экономики, одна из крупнейших по территории и населению стран мира. В стране на территории площадью около 9,3 млн. кв. км проживает более 300 млн. человек. По уровню развития производительных сил, масштабам своего хозяйства они значительно опережают любую из других развитых стран. Ход развитие экономических процессов в самих США является одним из главных генераторов сдвигов в экономике всего мира. Деловая активность в США служит "барометром" для мировой экономики, непосредственно воздействует на движение цикла и изменение хозяйственного положения в других странах, влияет на структуру международного экономического обмена.
США производят больше всех в мире товаров и услуг. Ближайшие партнеры существенно уступают США в этом отношении. США занимают первое место в мире по объему промышленного производства, обладают крупнейшим в мире высокоэффективным сельским хозяйством. Сбор всех видов зерновых культур составляет в последние годы порядка 500 млн. тонн в год, при этом порядка 50% пшеницы и 60% кукурузы идет на экспорт. Динамично развивается сфера услуг, которая занимает все более важное место и в экспортной деятельности страны.
Вместе с тем, развитие воспроизводственных процессов в США во все большей мере определяется растущей взаимосвязью США и других центров мирового хозяйства. Интернационализация хозяйственной жизни США происходит теперь не только вследствие вывоза товаров, услуг и капитала из США, но и в результате небывалого притока в США товаров, услуг и капиталов из-за границы.
Чрезвычайно высокая емкость внутреннего рынка США обеспечивает уникальное место в мировой экономике. Самый высокий уровень ВНП в мире означает, что США расходуют больше любой другой страны на текущее потребление и инвестиции. Важным фактором, характеризующим потребительский спрос в США, является общий высокий уровень доходов относительно других стран и большой слой среднего класса, ориентированного на высокие стандарты потребления. В США ежегодно закладывается строительство в среднем 2 млн. новых домов, продается более 16 млн. новых легковых автомобилей и множество других товаров длительного пользования.
Промышленность США потребляет около 1/3 всего сырья, добываемого в мире. Страна обладает наиболее емким в мире рынком машин и оборудования. На его долю приходится свыше 40% реализуемых в развитых странах продукции машиностроения. Располагая самым развитым машиностроением, США одновременно стали крупнейшим импортером машинотехнических изделий. США принимает более 1/4 мирового экспорта машин и оборудования, проводя закупки практически по всем видам техники. В США к началу 90-х годов сложилась устойчивая прогрессивная структура хозяйства, в котором преобладающий удельный вес принадлежит производству услуг. Их доля в валовом внутреннем продукте (ВВП) составляет более 70%, доля материального производства - 27% и порядка 2,5% - продукция сельского хозяйства.
Еще более значительна роль сферы услуг в занятости: здесь на ее долю приходится более 75% самодеятельного населения. США обладают самым крупным в мире научно-техническим потенциалом, который является в современных условиях решающим фактором динамичного развития экономики и конкурентоспособности в мировом хозяйстве. Ежегодные ассигнования на научно-исследовательские опытно-конструкторские разработки (НИОКР) в США превышают подобные расходы Великобритании, Германии, Франции и Японии вместе взятых. Огромную роль в обеспечении высокой результативности НИОКР в США играет и такой не поддающийся стоимостной оценке фактор, как накопленный опыт организации и управления НИОКР, тесное взаимодействие этой сферы со всеми другими областями экономической жизни, позитивное отношение предпринимателей к активному использованию передовых достижений науки и техники в качестве главных конкурентных преимуществ в стране и за рубежом. Американские корпорации прочно удерживают первенство в мире по таким направлениям научно-технического прогресса, как производство самолетов и космических аппаратов, сверхмощных компьютеров и их программного обеспечения, производство полупроводников и новейших мощных интегральных схем, производство лазерной техники, средств связи, биотехнологии. На долю США приходится более 50% крупных нововведений, генерируемых в развитых странах. В известном смысле США являются главным "инкубатором" технических нововведений для всего мира.
США продолжают оставаться крупнейшим производителем продукции высоких технологий, или как ее принято называть - наукоемкой продукции: их доля в мировом производстве этой продукции составляла в 2009г. 36%, Япония - 29%, Германия - 9,4%, ЕЭС - 29%.
Еще одной сферой, где США удерживают очень прочные позиции, является обработка массивов накопленных знаний и предоставление информационных услуг. Этот фактор играет очень существенную роль, так как быстрое и качественное информационное обеспечение стало во все возрастающей степени определять эффективность работы всего производственного аппарата. В настоящее время в США сосредоточено 75% банков данных, имеющихся в развитых странах.
Высоким образовательным уровнем характеризуется весь рабочий контингент в США. В начале 2000-х годов 38,7% американцев в возрасте от 25 лет и старше имели законченное среднее образование, 21,1% - законченное высшее и 17,3% - незаконченное высшее образование. Только 11,6% взрослых американцев имеют образование ниже среднего, что составляет 8 и менее лет обучения в школе. Мощный научно-технический потенциал страны и общий высокий уровень образованности и профессиональной подготовки американцев служит фактором силы для американских корпораций в их конкурентной борьбе с соперниками на отечественном и мировом рынках.
США последовательно преобладали в мировой торговле, экспорте ссудного капитала, прямых и портфельных заграничных инвестициях. Ныне это преобладание реализуется главным образом в масштабах экономического потенциала и динамизме его развития, научно-техническом прогрессе, заграничных инвестициях и влиянии на мировой финансовый рынок.
Масштабы и богатство американского рынка - мощный фактор роста мировой торговли. Это побуждает мировые страны активно бороться за доступ на рынок США и укрепление своих позиций на этом рынке. Один из результатов этой борьбы - высвобождение ресурсов США для их использования на более прогрессивных направлениях благодаря удовлетворению части потребности общества за счет импорта. С этой точки зрения следует оценивать показатели внешней торговли США. Экспорт товаров составляет сравнительно с другими странам и невысокий удельный вес в национальном производстве США. Экспортная квота колеблется вокруг показателей 8-9% ВНП. Экспортные рынки обеспечивают сбыт около одной четверти продукции общего машиностроения, более одной пятой - по двигателям и турбинам, свыше двух пятых - по самолетам. США, за исключением 1988-1990 гг., по величине экспорта и импорта занимали первое место в мире. В 2009 году по объёму экспорта США входили в первую тройку стран вместе с Германией и Китаем, причём разница между ними была очень невелика. Импорт играет все более растущую роль в США не только как источник снабжения страны товарами, но и как фактор мировой конкуренции, влияние которой охватывает ныне практически всю экономику США. За счет импорта удовлетворяется порядка 30% потребностей США в текстиле, стали и ряде других видов важной для хозяйства продукции, а по некоторым товарам - в значительно большей степени. Например, доля импорта составляет 30% объема ежегодных продаж автомобилей в США, при этом 19% составляют поставки из Японии, более 4% из стран Западной Европы и почти 4% из Южной Кореи. До 50% возросла в последние годы доля импорта в продажах станков и оборудования, а в продажах бытовой электроники, обуви и некоторых других товаров превысила 80%. Крупнейшими торговыми партнерами и одновременно главными конкурентами США на мировом и внутреннем рынках остаются ФРГ и Япония. ФРГ направляет в США 8-9%, а Япония - 29-31% своего экспорта. Устойчивый дефицит в торговле с эти ми странами стал одним из главных условий их экономического развития. Важным свидетельством ведущей роли США в мировой экономике является рост технологического платежного баланса страны, который включает потоки платежей и поступлений по передаче технологий. Сюда входят расчеты за регистрацию патентов, приобретение лицензий, торговых марок, разработок дизайна, авторских прав, промышленных прав и образцов, "ноу-хау", оплата услуг в области менеджмента и т.п. Данный баланс устойчиво положительный и составляет большую часть мирового технологического баланса.
2. Экономика стран Западной Европы на современном этапе развития.
Западная Европа занимает особое место в мировом хозяйстве. На ее долю приходится 28% совокупного ВВП и 7% населения мира. Она не представляет "сверхдержаву" в экономическом и политическим отношении. Западная Европа включает в себя 25 стран, которые отличаются друг от друга размерами территории, численностью населения, природными ресурсами, экономическим и научно-техническим потенциалом.
Страны Западной Европы принадлежат к группе экономически развитых стран с однотипной экономикой. Они характеризуются достаточно высоким уровнем экономического развития, занимая по величине ВВП на душу населения 2-44 места среди стран мира. По уровню экономического развития, характеру структуры экономики, масштабам экономической деятельности западноевропейские страны делятся на несколько групп. Основная экономическая мощь региона приходится на четыре крупные высокоразвитые в промышленном отношении страны ФРГ, Францию, Италию и Великобританию, которые сосредотачивают 50% населения и 70% валового внутреннего продукта. Эти державы во многом определяют общие тенденции хозяйственного и социально-политического развития всего региона.
Остальные страны относятся к малым промышленно развитым странам. Особое место, занимаемое развитыми странами в регионе и в мире, определяется высоким уровнем специализации на производстве технически сложной, высококачественной продукции. Важное значение в развитии процессов международного разделения труда играли небольшие масштабы внутренних рынков данных стран, которые сдерживали появление крупных предприятий во всех отраслях хозяйства из-за недостаточности спроса.
Сдвиги в экономике западноевропейских стран оказали влияние на масштабы и характер их участия в системе международного разделения труда. Усилился процесс перемещения в мирохозяйственных связях с экспорта товаров на экспорт капитала. Западноевропейские ТНК в начале 80-х годов по масштабам заграничных активов вышли на первое место, оттеснив на вторые позиции американские корпорации. Но значительная часть (40%) инвестиций западноевропейских стран помещена внутри региона, в других районах мира они уступают американским и японским.
Быстро наращивали свои американские активы малые страны, среди которых ведущие позиции занимает Швейцария, на которую приходится около 1/6 западноевропейских активов за рубежом. Крупнейшей страной Западной Европы является ФРГ. По объему ВВП, промышленного производства, по уровню экономического развития она занимает 3-5 место в мире. Ее доля в мировом ВВП находилась на уровне 8,8%. При 80 млн. чел. населения ФРГ сосредотачивает 21% ВВП и 27% промышленной мощи региона. Наиболее высокий уровень централизации достигнут в кредитной сфере. Среди банков главенствующее место занимают четыре - "Дойче банк", "Дрезднер банк", "Вестдойче ЛБ", "Коммерц банк", входящие в число крупнейших банков мира. Несмотря на высокую степень централизации капитала и производства, значительный удельный вес занимают мелкие и средние компании. Мелкие компании с числом занятых до 50 человек сосредотачивают 11% занятых в промышленности. Во всем хозяйстве страны мелкие и средние фирмы создают почти половину валового продукта и обеспечивают две трети рабочих мест. Переплетение капитала, личная уния приводит к тому, что до сих пор значительная часть германских компаний продолжает находиться под контролем отдельных семей. Наиболее могущественными среди них являются семьи Тиссен, Байеров, Фликов, Сименсов, Квандтов, Опелей, Бошей, Грудингов, Неккерманов. Важное место в структуре монополистического капитала занимают иностранные ТНК. Из 30 крупнейших компаний в ФРГ почти 1/3 контролируются иностранным капиталом. Это - "Эссо", "Оппель", Юнивелер", "Дойче Шелл" и др. В последние десятилетия изменилась роль государства. Ослабла его предпринимательская функция, прямые формы регулирования. Государственное предпринимательство складывалось под влиянием государственного строительства или выкупа находившихся в тяжелом финансовом положении предприятий и фирм. Переход к неоконсервативной форме регулирования сопровождался сокращением государственного сектора путем продажи акций предприятий на кредитных рынках. Для ФРГ была характерна частичная приватизация государственных предприятий, превращение их в смешанные компании. Сокращение государственного сектора расширило сферу частного капитала, рыночных сил.
ФРГ выступает в последние годы ведущим экспортёром и вторым по величине импортером мира (11,1%). Импортная квота существенно возросла для многих отраслей. В обрабатывающей промышленности она увеличилась до 22% (авиакосмическая промышленность свыше 80%). Увеличение импортной квоты объясняется интенсификацей внутриотраслевой специализации, в результате чего растет обмен среди одних и тех же товарных групп.
Ведущими торговыми партнерами страны выступают Франция, Италия и Великобритания, на каждую из них приходится примерно по 10% германского экспорта. Активные торговые связи поддерживаются с США (7,3% экспорта). В целом на промышленное производство приходится свыше 80% внешнеторгового оборота ФРГ, в том числе на страны ЕЭС - 54%.
Определенное место в деловых связях ФРГ занимает Российская Федерация. В рамках взаимных отношений проводится долгосрочное сотрудничество в ряде традиционных отраслей (химия, поставки оборудования) и импорт российского природного газа, действует целый ряд соглашений по научно-техническому сотрудничеству и промышленной кооперации. Экономическое сотрудничества подкрепляется кредитами германских банков. Германия является крупнейшим кредитором России.
Одной из ведущих западных держав является Франция, занимающая четвёртое место среди всех стран мира - 4,7% совокупного ВВП при 1% населения. По размерам территории (551 тыс. кв км) и населения (59 млн. чел.), она принадлежит к числу наиболее крупных стран Европы. По уровню экономического развития уступает ФРГ и целому ряду малых стран (Норвегии, Дании, Швейцарии, Люксембургу). На долю Франции приходится 17% промышленного и 20% сельскохозяйственного производства Западной Европы.
В последние годы экономическое развитие Франции характеризовались замедленными темпами роста, массовой безработицей, резкими сменами основных направлений государственного регулирования. Структурный кризис мирового хозяйства, переход к новому типу воспроизводства оказали сильное влияние на промышленное производство.
Позиции Франции в мировой экономике несколько ослабли, так за последнее время доля страны в промышленном производстве сократилась с 6,6 до 5,7%. Уменьшились экспортные возможности. Норма безработицы превысила 10%. Французская промышленность по-прежнему имеет недостаточную специализацию, с трудом приспосабливается к быстро меняющемуся спросу на рынках. Сравнительно низкая эффективность производственного аппарата связана с историческими особенностями развития экономики, которая в 50-60 гг. в основном ориентировалась на внутренний рынок, а во внешних связях большое место занимали развивающиеся страны, главным образом, в пределах бывшей колониальной империи. Немаловажную роль в этом процессе сыграло доминирование в структуре хозяйства кредитного сектора, который обычно проявляет чрезмерную осторожность при осуществлении долгосрочных промышленных проектов. Процессы концентрации и централизации капитала и перестройки экономики Франции происходят одновременно с процессом интернационализации производства и капитала, которые приводят к созданию огромных по мощности ТНК. Так, "Иметаль" объединяет 62 общества, действующих в 25 странах. У автомобилестроительной компании "Рено" - почти 45% производственных мощностей и 25% рабочей силы сосредоточены на заграничных предприятиях и т.д. Централизация капитала на национальной и международном уровне привела к укреплению целого ряда французских компаний в мировом производстве. Химическая компания "Пешине" превратилась в мирового лидера упаковочной продукции, полиграфическая фирма "Ашет" - в ведущего издателя журналов в мире, фирма "Кабль де Лион" вышла на первое место в мире по производству электрических кабелей и т.п. Банки активно участвуют в деятельности промышленных компаний через систему участия во владениях акционерным капиталом, используя в том числе холдинговые компании, инвестиционные фонды, личную унию. Активную роль в экономике страны играет мелкий бизнес. Мелкие и средние предприятия укрепили свои позиции в последние десятилетия. Мелкий сектор очень подвижен. 30% регистрируемых предпринимательских единиц терпят крах спустя 2 года, а каждое второе не дотягивает до 5 лет. Число фирм, терпящих банкротство, высоко. Препятствием в деятельности новых компаний выступает недостаточность накопления первоначального и оборотного капитала. Мелкий сектор в основном ориентирован на сферу услуг и торговли. Функционирование экономической системы происходит под мощным воздействием государства на воспроизводственный процесс.
Торговый и платежный баланс Франции традиционно сводится к отрицательным сальдо. Дефицит образуется главным образом за счет минерального сырья, части химических и потребительских товаров, включая бытовую электронику. В последнее десятилетие ухудшилось сальдо торговли промышленными товарами. Крупные разрывы образуются в торговле с ФРГ и Японией. При этом такой дефицит компенсируется развитой сферой услуг.
В число ведущих промышленно развитых стран Европы и мира входит Италия. При населении в 57 млн. чел. она производит 4,3% совокупного ВВП мира и около 18% ВВП стран ЕЭС. В прошедшие десятилетия она сократила разрыв в уровне экономического развития, показателем которого является ВВП в расчете на душу населения со странами Западной Европы. В 80-е гг. итальянская экономика проявила высокий динамизм, превосходя по темпам роста ведущие страны Западной Европы, что позволило опередить Францию по объёму промышленного производства.
Важнейшим агентом экономических отношений выступает государство, которое не только опосредствует хозяйственные отношения через финансы, законодательство, но выступает крупным собственником средств производства. Развитие государственного сектора исторически было обусловлено слабостью частного предпринимательства, которое оказывалось не в состоянии решать сложные проблемы экономического развития страны. Широкие мероприятия государства по спасению от банкротства и оздоровлению частных компаний и банков привели к созданию и расширению государственного сектора. В случаях, когда компании, получив от государства финансовую помощь, оказывались не в состоянии погасить задолженность, они переходили под контроль государства.
Неоконсервативный сдвиг, начавшийся в развитых капиталистических странах в конце 70-х гг., в меньшей степени затронул Италию. В отличие от Великобритании разгосударствление экономики имело ограниченные масштабы. Разгосударствление промышленности прошло через реализацию акций на частном рынке и таким образом привело к снижению доли государства в капитале, а также приватизации целого ряда компаний. Видное место в социально-экономической структуре страны принадлежит кооперативному сектору, который занимает промежуточное положение между государственным и частным предпринимательством. Его позиции укрепились. Расширению кооперативного сектора способствовал переход в его состав части частных и государственных компаний, оказавшихся на грани банкротства. Углубление международного разделения труда, зависимость страны от внешних поставок сырья обуславливает большие масштабы импорта. Италия в большой мере зависит от ввоза минерального сырья. За счет импорта она покрывает 80% своих энергетических потребностей - вдвое больше, чем в среднем по Западной Европе. Крупные позиции в структуре импорта занимают сельскохозяйственные и химические товары, продовольствие. В географическом отношении внешнеторговые связи Италии концентрируются в странах ЕЭС, в которые направляется около 60% итальянского экспорта. Главными торговыми партнерами являются Германия, на долю которой приходится 17%, и Франция - 16% экспорта. Большой удельный вес в торговом обороте занимают США - 8,6% экспорта. Внешнеэкономические расчеты страны хронически сводятся к отрицательному сальдо. В его основе лежит дефицит внешнеторгового баланса. Он образуется за счет таких товаров как топливо и химические товары, транспортные средства и продовольствие. Дисбаланс в торговле наполовину обусловлен превышением импорта из ФРГ. Крупные средства переводятся из страны в форме процентов и дивидендов. Долговременный характер дефицита платежного баланса предопределяет неустойчивое положение лиры на валютных рынках. Важным фактором в этом процессе выступает инфляция. Проблему для экономики представляет увеличение масштабов обслуживания долга, что поглощает до 11% ВВП. Существующая модель экономики с активным участием государства в предпринимательской сфере обеспечила Италии наиболее высокие темпы экономического роста в ЕЭС за последние два десятилетия.
Великобритания занимает седьмое место в мире по объему ВВП и четвертое в Западной Европе. На ее долю приходится 4,2% совокупного ВВП и 1% населения мира. По уровню экономического развития она уступает многим западноевропейским странам. Характерной чертой крупнейших британских компаний является высокая степень интернационализации их деятельности. У 30 крупнейших фирм зарубежное производство почти равняется внутреннему. ТНК выступают основной силой британского капитала. Высокий уровень монополизации отмечается в кредитной сфере. Среди банков господствующие позиции занимает большая пятерка в составе: "Барклайз бэнк", "Нешнл Вестминстер", "Аби нешнл", "ХШБК Холдинг" и "Ллойдс бэнк".
Изменилась роль государства в воспроизводственном процессе страны. Значительная часть денационализированного сектора превращена в смешанные компании, где государству принадлежит меньшая часть капитала.
В центр экономической политики были поставлены концепции монетаризма, основным средством выполнения которых выступает валютно-денежное регулирование. Вопросы поддержания занятости были отодвинуты на второстепенные позиции. В рамках среднесрочной финансовой стратегии особое место отводилось сокращению государственных расходов для уменьшения бюджетного дефицита, включая распродажу национализированных отраслей.
На содействие структурной перестройки направлена научно-техническая политика. Возросла доля средств, выделяемых на косвенное стимулирование нововведенческой деятельности. Повышение роли косвенных форм стимулирования сопровождается концентрацией прямых ассигнований государства на поддержание перспективных направлений научно-технический прогресс.
Концентрация аграрного капитала и усиление проникновения в эту отрасль промышленного и банковского привели к созданию агропромышленного комплекса, в котором само сельское хозяйство не занимает ведущего положения (1/5 продукции). Перевод отдельных отраслей на промышленную основу привел к появлению крупных компаний, занимающих ведущее положение на рынках отдельных видов продукции. Такое положение сложилось прежде всего в птицеводстве. Стимулирующее влияние на развитие производства оказывает сельскохозяйственная кооперация.
Быстрыми темпами увеличивались иностранные прямые капиталовложения на Британских островах. Их общий объем почти сравнялся с британскими зарубежными инвестициями, что привело к сокращению чистых поступлений в страну в этой сфере. Внешнеторговый оборот сводится с дефицитом основная часть которого приходится на ФРГ и Японию. Наиболее крупное отрицательное сальдо образуется по таким группам товаров, как продовольствие, минеральное сырьё, автомобили, одежда и обувь. Великобритания также стала нетто-импортером высокотехнологических товаров, патентов и лицензий. Превращение Великобритании в нефтеэкспортирующую страну привело к появлению в положительного сальдо по текущим операциям платежного баланса. Крупные и устойчивые чистые поступления обеспечивает сфера международных услуг. На долю Великобритании приходится 10% мирового экспорта услуг.
3. Экономика Японии и новых индустриальных стран Азии на современном этапе развития.
В Японии после восстановления довоенного уровня в начале 50-х годов, темпы экономики были самыми высокими среди развитых государств. По объемам промышленного производства Япония занимает 2 место в мире, а по объемам внешнеторгового оборота - четвёртое, экспортируя пятую часть продукции обрабатывающей промышленности, в т.ч. около 40% продукции машиностроения. Главными объектами импорта в Японию является различное сырье, которым страна не располагает. При этом, внешнеторговый баланс Японии неизменно положителен. Основные контрагенты Японии во внешнеторговых операциях - это США, на долю которых приходится почти 35% экспорта и более 20% импорта; страны Юго-Восточной Азии и Дальнего Востока, доли которых составляют примерно по 25%; а также Западноевропейские государства, на которых приходится около 20% экспортных поступлений и 15% импорта. В структурном отношении японская экономика может быть охарактеризована как разносторонняя: около 40% составляет продукция общего машиностроения; 15% приходится на производство высокотехнологичной электроники и электротехники; столько же составляет продукция транспортного машиностроения, включая автомобили и различные суда. При этом, по судостроению и экспорту судов Япония занимает первое место в мире.
Процесс дифференциации экономически слаборазвитых государств привел к выделению особой группы стран и территорий, которые получили название новые индустриальные страны - НИС. Это Южная Корея, Тайвань, Гонконг и Сингапур. В отношении некоторых НИС вместо слова "страны" часто применяется термин "территория". Появление НИС отражает интенсивный рост мировой капиталистической системы за счет подключения к ней новых адекватных подсистем.
Южную Корею уже сейчас вполне можно отнести в разряд индустриально развитых капиталистических стран, причем по основным макроэкономическим показателям она будет первой из числа РС, которая пополнит группу ведущих капиталистических держав.
Темпы экономического развития большинства НИС значительно превышают аналогичные показатели не только развивающихся государств, но и многих развитых капиталистических стран. По производству отдельных видов промышленной продукции, в том числе наукоемких, НИС вышли на ведущие позиции в экономике развитых стран. Собственно, это обстоятельство во многом обусловило их необычайно ускоренный рост.
Еще более высокими темпами развивается экспорт из этих стран. Дело в том, что, обладая высокой конкурентоспособностью, продукция обрабатывающей промышленности НИС все более интенсивно захватывает позиции на мировом рынке. НИС превратились в крупнейших экспортеров обуви, одежды, текстильных изделий, стремительно наращивают вывоз бытовой электронной аппаратуры, персональных компьютеров, электронно-вычислительной техники, легковых автомобилей и других видов высокотехнологичных товаров. При этом НИС удалось не только найти свою нишу на мировом рынке, но и потеснить конкурентов из числа развитых капиталистических стран.
В последнее время ощутимо возросло влияние НИС на динамику, структуру, географическое направление мировой капиталистической торговли и в не меньшей мере на экспортно-импортные операции с отдельными государствами. Это ведет к тому, что они становятся ощутимым фактором, воздействующим на состояние внутренней общехозяйственной конъюнктуры ведущих стран. В силу множества факторов НИС оказались в сфере особых экономических и политических интересов капиталистических стран, которые направляли в эти страны почти половину всех финансовых ресурсов, предназначенных развивающимся государствам.
Быстрый рост экономики обусловил увеличение абсолютных размеров ВВП, в том числе и на душу населения. По этим показателям НИС в целом также опережают основную массу развивающихся стран, а некоторые из них приближаются к промышленно развитым странам. В структуре ВВП достаточно велик удельный вес внутренних накоплений, причем в Азиатских НИС он выше, чем в большинстве индустриальных государств. Новые индустриальные страны превратились в крупных производителей судов, морских нефтебуровых платформ, легковых автомобилей, электронных компонентов, видеомагнитофонов и т.д. Использование положительного опыта новых индустриальных стран, осуществивших прорыв на мировой рынок наукоемкой продукции, имеет практическое значение для ускоренного формирования новой модели внешнеэкономических связей восточноевропейских стран, ориентированное на глубокое и комплексное сотрудничество в производстве, науке и технике.
2. Экономика стран Западной Европы на современном этапе развития.
3. Экономика Японии на современном этапе развития.
читать дальше1. Экономика США на современном этапе развития.
США - лидер мировой экономики, одна из крупнейших по территории и населению стран мира. В стране на территории площадью около 9,3 млн. кв. км проживает более 300 млн. человек. По уровню развития производительных сил, масштабам своего хозяйства они значительно опережают любую из других развитых стран. Ход развитие экономических процессов в самих США является одним из главных генераторов сдвигов в экономике всего мира. Деловая активность в США служит "барометром" для мировой экономики, непосредственно воздействует на движение цикла и изменение хозяйственного положения в других странах, влияет на структуру международного экономического обмена.
США производят больше всех в мире товаров и услуг. Ближайшие партнеры существенно уступают США в этом отношении. США занимают первое место в мире по объему промышленного производства, обладают крупнейшим в мире высокоэффективным сельским хозяйством. Сбор всех видов зерновых культур составляет в последние годы порядка 500 млн. тонн в год, при этом порядка 50% пшеницы и 60% кукурузы идет на экспорт. Динамично развивается сфера услуг, которая занимает все более важное место и в экспортной деятельности страны.
Вместе с тем, развитие воспроизводственных процессов в США во все большей мере определяется растущей взаимосвязью США и других центров мирового хозяйства. Интернационализация хозяйственной жизни США происходит теперь не только вследствие вывоза товаров, услуг и капитала из США, но и в результате небывалого притока в США товаров, услуг и капиталов из-за границы.
Чрезвычайно высокая емкость внутреннего рынка США обеспечивает уникальное место в мировой экономике. Самый высокий уровень ВНП в мире означает, что США расходуют больше любой другой страны на текущее потребление и инвестиции. Важным фактором, характеризующим потребительский спрос в США, является общий высокий уровень доходов относительно других стран и большой слой среднего класса, ориентированного на высокие стандарты потребления. В США ежегодно закладывается строительство в среднем 2 млн. новых домов, продается более 16 млн. новых легковых автомобилей и множество других товаров длительного пользования.
Промышленность США потребляет около 1/3 всего сырья, добываемого в мире. Страна обладает наиболее емким в мире рынком машин и оборудования. На его долю приходится свыше 40% реализуемых в развитых странах продукции машиностроения. Располагая самым развитым машиностроением, США одновременно стали крупнейшим импортером машинотехнических изделий. США принимает более 1/4 мирового экспорта машин и оборудования, проводя закупки практически по всем видам техники. В США к началу 90-х годов сложилась устойчивая прогрессивная структура хозяйства, в котором преобладающий удельный вес принадлежит производству услуг. Их доля в валовом внутреннем продукте (ВВП) составляет более 70%, доля материального производства - 27% и порядка 2,5% - продукция сельского хозяйства.
Еще более значительна роль сферы услуг в занятости: здесь на ее долю приходится более 75% самодеятельного населения. США обладают самым крупным в мире научно-техническим потенциалом, который является в современных условиях решающим фактором динамичного развития экономики и конкурентоспособности в мировом хозяйстве. Ежегодные ассигнования на научно-исследовательские опытно-конструкторские разработки (НИОКР) в США превышают подобные расходы Великобритании, Германии, Франции и Японии вместе взятых. Огромную роль в обеспечении высокой результативности НИОКР в США играет и такой не поддающийся стоимостной оценке фактор, как накопленный опыт организации и управления НИОКР, тесное взаимодействие этой сферы со всеми другими областями экономической жизни, позитивное отношение предпринимателей к активному использованию передовых достижений науки и техники в качестве главных конкурентных преимуществ в стране и за рубежом. Американские корпорации прочно удерживают первенство в мире по таким направлениям научно-технического прогресса, как производство самолетов и космических аппаратов, сверхмощных компьютеров и их программного обеспечения, производство полупроводников и новейших мощных интегральных схем, производство лазерной техники, средств связи, биотехнологии. На долю США приходится более 50% крупных нововведений, генерируемых в развитых странах. В известном смысле США являются главным "инкубатором" технических нововведений для всего мира.
США продолжают оставаться крупнейшим производителем продукции высоких технологий, или как ее принято называть - наукоемкой продукции: их доля в мировом производстве этой продукции составляла в 2009г. 36%, Япония - 29%, Германия - 9,4%, ЕЭС - 29%.
Еще одной сферой, где США удерживают очень прочные позиции, является обработка массивов накопленных знаний и предоставление информационных услуг. Этот фактор играет очень существенную роль, так как быстрое и качественное информационное обеспечение стало во все возрастающей степени определять эффективность работы всего производственного аппарата. В настоящее время в США сосредоточено 75% банков данных, имеющихся в развитых странах.
Высоким образовательным уровнем характеризуется весь рабочий контингент в США. В начале 2000-х годов 38,7% американцев в возрасте от 25 лет и старше имели законченное среднее образование, 21,1% - законченное высшее и 17,3% - незаконченное высшее образование. Только 11,6% взрослых американцев имеют образование ниже среднего, что составляет 8 и менее лет обучения в школе. Мощный научно-технический потенциал страны и общий высокий уровень образованности и профессиональной подготовки американцев служит фактором силы для американских корпораций в их конкурентной борьбе с соперниками на отечественном и мировом рынках.
США последовательно преобладали в мировой торговле, экспорте ссудного капитала, прямых и портфельных заграничных инвестициях. Ныне это преобладание реализуется главным образом в масштабах экономического потенциала и динамизме его развития, научно-техническом прогрессе, заграничных инвестициях и влиянии на мировой финансовый рынок.
Масштабы и богатство американского рынка - мощный фактор роста мировой торговли. Это побуждает мировые страны активно бороться за доступ на рынок США и укрепление своих позиций на этом рынке. Один из результатов этой борьбы - высвобождение ресурсов США для их использования на более прогрессивных направлениях благодаря удовлетворению части потребности общества за счет импорта. С этой точки зрения следует оценивать показатели внешней торговли США. Экспорт товаров составляет сравнительно с другими странам и невысокий удельный вес в национальном производстве США. Экспортная квота колеблется вокруг показателей 8-9% ВНП. Экспортные рынки обеспечивают сбыт около одной четверти продукции общего машиностроения, более одной пятой - по двигателям и турбинам, свыше двух пятых - по самолетам. США, за исключением 1988-1990 гг., по величине экспорта и импорта занимали первое место в мире. В 2009 году по объёму экспорта США входили в первую тройку стран вместе с Германией и Китаем, причём разница между ними была очень невелика. Импорт играет все более растущую роль в США не только как источник снабжения страны товарами, но и как фактор мировой конкуренции, влияние которой охватывает ныне практически всю экономику США. За счет импорта удовлетворяется порядка 30% потребностей США в текстиле, стали и ряде других видов важной для хозяйства продукции, а по некоторым товарам - в значительно большей степени. Например, доля импорта составляет 30% объема ежегодных продаж автомобилей в США, при этом 19% составляют поставки из Японии, более 4% из стран Западной Европы и почти 4% из Южной Кореи. До 50% возросла в последние годы доля импорта в продажах станков и оборудования, а в продажах бытовой электроники, обуви и некоторых других товаров превысила 80%. Крупнейшими торговыми партнерами и одновременно главными конкурентами США на мировом и внутреннем рынках остаются ФРГ и Япония. ФРГ направляет в США 8-9%, а Япония - 29-31% своего экспорта. Устойчивый дефицит в торговле с эти ми странами стал одним из главных условий их экономического развития. Важным свидетельством ведущей роли США в мировой экономике является рост технологического платежного баланса страны, который включает потоки платежей и поступлений по передаче технологий. Сюда входят расчеты за регистрацию патентов, приобретение лицензий, торговых марок, разработок дизайна, авторских прав, промышленных прав и образцов, "ноу-хау", оплата услуг в области менеджмента и т.п. Данный баланс устойчиво положительный и составляет большую часть мирового технологического баланса.
2. Экономика стран Западной Европы на современном этапе развития.
Западная Европа занимает особое место в мировом хозяйстве. На ее долю приходится 28% совокупного ВВП и 7% населения мира. Она не представляет "сверхдержаву" в экономическом и политическим отношении. Западная Европа включает в себя 25 стран, которые отличаются друг от друга размерами территории, численностью населения, природными ресурсами, экономическим и научно-техническим потенциалом.
Страны Западной Европы принадлежат к группе экономически развитых стран с однотипной экономикой. Они характеризуются достаточно высоким уровнем экономического развития, занимая по величине ВВП на душу населения 2-44 места среди стран мира. По уровню экономического развития, характеру структуры экономики, масштабам экономической деятельности западноевропейские страны делятся на несколько групп. Основная экономическая мощь региона приходится на четыре крупные высокоразвитые в промышленном отношении страны ФРГ, Францию, Италию и Великобританию, которые сосредотачивают 50% населения и 70% валового внутреннего продукта. Эти державы во многом определяют общие тенденции хозяйственного и социально-политического развития всего региона.
Остальные страны относятся к малым промышленно развитым странам. Особое место, занимаемое развитыми странами в регионе и в мире, определяется высоким уровнем специализации на производстве технически сложной, высококачественной продукции. Важное значение в развитии процессов международного разделения труда играли небольшие масштабы внутренних рынков данных стран, которые сдерживали появление крупных предприятий во всех отраслях хозяйства из-за недостаточности спроса.
Сдвиги в экономике западноевропейских стран оказали влияние на масштабы и характер их участия в системе международного разделения труда. Усилился процесс перемещения в мирохозяйственных связях с экспорта товаров на экспорт капитала. Западноевропейские ТНК в начале 80-х годов по масштабам заграничных активов вышли на первое место, оттеснив на вторые позиции американские корпорации. Но значительная часть (40%) инвестиций западноевропейских стран помещена внутри региона, в других районах мира они уступают американским и японским.
Быстро наращивали свои американские активы малые страны, среди которых ведущие позиции занимает Швейцария, на которую приходится около 1/6 западноевропейских активов за рубежом. Крупнейшей страной Западной Европы является ФРГ. По объему ВВП, промышленного производства, по уровню экономического развития она занимает 3-5 место в мире. Ее доля в мировом ВВП находилась на уровне 8,8%. При 80 млн. чел. населения ФРГ сосредотачивает 21% ВВП и 27% промышленной мощи региона. Наиболее высокий уровень централизации достигнут в кредитной сфере. Среди банков главенствующее место занимают четыре - "Дойче банк", "Дрезднер банк", "Вестдойче ЛБ", "Коммерц банк", входящие в число крупнейших банков мира. Несмотря на высокую степень централизации капитала и производства, значительный удельный вес занимают мелкие и средние компании. Мелкие компании с числом занятых до 50 человек сосредотачивают 11% занятых в промышленности. Во всем хозяйстве страны мелкие и средние фирмы создают почти половину валового продукта и обеспечивают две трети рабочих мест. Переплетение капитала, личная уния приводит к тому, что до сих пор значительная часть германских компаний продолжает находиться под контролем отдельных семей. Наиболее могущественными среди них являются семьи Тиссен, Байеров, Фликов, Сименсов, Квандтов, Опелей, Бошей, Грудингов, Неккерманов. Важное место в структуре монополистического капитала занимают иностранные ТНК. Из 30 крупнейших компаний в ФРГ почти 1/3 контролируются иностранным капиталом. Это - "Эссо", "Оппель", Юнивелер", "Дойче Шелл" и др. В последние десятилетия изменилась роль государства. Ослабла его предпринимательская функция, прямые формы регулирования. Государственное предпринимательство складывалось под влиянием государственного строительства или выкупа находившихся в тяжелом финансовом положении предприятий и фирм. Переход к неоконсервативной форме регулирования сопровождался сокращением государственного сектора путем продажи акций предприятий на кредитных рынках. Для ФРГ была характерна частичная приватизация государственных предприятий, превращение их в смешанные компании. Сокращение государственного сектора расширило сферу частного капитала, рыночных сил.
ФРГ выступает в последние годы ведущим экспортёром и вторым по величине импортером мира (11,1%). Импортная квота существенно возросла для многих отраслей. В обрабатывающей промышленности она увеличилась до 22% (авиакосмическая промышленность свыше 80%). Увеличение импортной квоты объясняется интенсификацей внутриотраслевой специализации, в результате чего растет обмен среди одних и тех же товарных групп.
Ведущими торговыми партнерами страны выступают Франция, Италия и Великобритания, на каждую из них приходится примерно по 10% германского экспорта. Активные торговые связи поддерживаются с США (7,3% экспорта). В целом на промышленное производство приходится свыше 80% внешнеторгового оборота ФРГ, в том числе на страны ЕЭС - 54%.
Определенное место в деловых связях ФРГ занимает Российская Федерация. В рамках взаимных отношений проводится долгосрочное сотрудничество в ряде традиционных отраслей (химия, поставки оборудования) и импорт российского природного газа, действует целый ряд соглашений по научно-техническому сотрудничеству и промышленной кооперации. Экономическое сотрудничества подкрепляется кредитами германских банков. Германия является крупнейшим кредитором России.
Одной из ведущих западных держав является Франция, занимающая четвёртое место среди всех стран мира - 4,7% совокупного ВВП при 1% населения. По размерам территории (551 тыс. кв км) и населения (59 млн. чел.), она принадлежит к числу наиболее крупных стран Европы. По уровню экономического развития уступает ФРГ и целому ряду малых стран (Норвегии, Дании, Швейцарии, Люксембургу). На долю Франции приходится 17% промышленного и 20% сельскохозяйственного производства Западной Европы.
В последние годы экономическое развитие Франции характеризовались замедленными темпами роста, массовой безработицей, резкими сменами основных направлений государственного регулирования. Структурный кризис мирового хозяйства, переход к новому типу воспроизводства оказали сильное влияние на промышленное производство.
Позиции Франции в мировой экономике несколько ослабли, так за последнее время доля страны в промышленном производстве сократилась с 6,6 до 5,7%. Уменьшились экспортные возможности. Норма безработицы превысила 10%. Французская промышленность по-прежнему имеет недостаточную специализацию, с трудом приспосабливается к быстро меняющемуся спросу на рынках. Сравнительно низкая эффективность производственного аппарата связана с историческими особенностями развития экономики, которая в 50-60 гг. в основном ориентировалась на внутренний рынок, а во внешних связях большое место занимали развивающиеся страны, главным образом, в пределах бывшей колониальной империи. Немаловажную роль в этом процессе сыграло доминирование в структуре хозяйства кредитного сектора, который обычно проявляет чрезмерную осторожность при осуществлении долгосрочных промышленных проектов. Процессы концентрации и централизации капитала и перестройки экономики Франции происходят одновременно с процессом интернационализации производства и капитала, которые приводят к созданию огромных по мощности ТНК. Так, "Иметаль" объединяет 62 общества, действующих в 25 странах. У автомобилестроительной компании "Рено" - почти 45% производственных мощностей и 25% рабочей силы сосредоточены на заграничных предприятиях и т.д. Централизация капитала на национальной и международном уровне привела к укреплению целого ряда французских компаний в мировом производстве. Химическая компания "Пешине" превратилась в мирового лидера упаковочной продукции, полиграфическая фирма "Ашет" - в ведущего издателя журналов в мире, фирма "Кабль де Лион" вышла на первое место в мире по производству электрических кабелей и т.п. Банки активно участвуют в деятельности промышленных компаний через систему участия во владениях акционерным капиталом, используя в том числе холдинговые компании, инвестиционные фонды, личную унию. Активную роль в экономике страны играет мелкий бизнес. Мелкие и средние предприятия укрепили свои позиции в последние десятилетия. Мелкий сектор очень подвижен. 30% регистрируемых предпринимательских единиц терпят крах спустя 2 года, а каждое второе не дотягивает до 5 лет. Число фирм, терпящих банкротство, высоко. Препятствием в деятельности новых компаний выступает недостаточность накопления первоначального и оборотного капитала. Мелкий сектор в основном ориентирован на сферу услуг и торговли. Функционирование экономической системы происходит под мощным воздействием государства на воспроизводственный процесс.
Торговый и платежный баланс Франции традиционно сводится к отрицательным сальдо. Дефицит образуется главным образом за счет минерального сырья, части химических и потребительских товаров, включая бытовую электронику. В последнее десятилетие ухудшилось сальдо торговли промышленными товарами. Крупные разрывы образуются в торговле с ФРГ и Японией. При этом такой дефицит компенсируется развитой сферой услуг.
В число ведущих промышленно развитых стран Европы и мира входит Италия. При населении в 57 млн. чел. она производит 4,3% совокупного ВВП мира и около 18% ВВП стран ЕЭС. В прошедшие десятилетия она сократила разрыв в уровне экономического развития, показателем которого является ВВП в расчете на душу населения со странами Западной Европы. В 80-е гг. итальянская экономика проявила высокий динамизм, превосходя по темпам роста ведущие страны Западной Европы, что позволило опередить Францию по объёму промышленного производства.
Важнейшим агентом экономических отношений выступает государство, которое не только опосредствует хозяйственные отношения через финансы, законодательство, но выступает крупным собственником средств производства. Развитие государственного сектора исторически было обусловлено слабостью частного предпринимательства, которое оказывалось не в состоянии решать сложные проблемы экономического развития страны. Широкие мероприятия государства по спасению от банкротства и оздоровлению частных компаний и банков привели к созданию и расширению государственного сектора. В случаях, когда компании, получив от государства финансовую помощь, оказывались не в состоянии погасить задолженность, они переходили под контроль государства.
Неоконсервативный сдвиг, начавшийся в развитых капиталистических странах в конце 70-х гг., в меньшей степени затронул Италию. В отличие от Великобритании разгосударствление экономики имело ограниченные масштабы. Разгосударствление промышленности прошло через реализацию акций на частном рынке и таким образом привело к снижению доли государства в капитале, а также приватизации целого ряда компаний. Видное место в социально-экономической структуре страны принадлежит кооперативному сектору, который занимает промежуточное положение между государственным и частным предпринимательством. Его позиции укрепились. Расширению кооперативного сектора способствовал переход в его состав части частных и государственных компаний, оказавшихся на грани банкротства. Углубление международного разделения труда, зависимость страны от внешних поставок сырья обуславливает большие масштабы импорта. Италия в большой мере зависит от ввоза минерального сырья. За счет импорта она покрывает 80% своих энергетических потребностей - вдвое больше, чем в среднем по Западной Европе. Крупные позиции в структуре импорта занимают сельскохозяйственные и химические товары, продовольствие. В географическом отношении внешнеторговые связи Италии концентрируются в странах ЕЭС, в которые направляется около 60% итальянского экспорта. Главными торговыми партнерами являются Германия, на долю которой приходится 17%, и Франция - 16% экспорта. Большой удельный вес в торговом обороте занимают США - 8,6% экспорта. Внешнеэкономические расчеты страны хронически сводятся к отрицательному сальдо. В его основе лежит дефицит внешнеторгового баланса. Он образуется за счет таких товаров как топливо и химические товары, транспортные средства и продовольствие. Дисбаланс в торговле наполовину обусловлен превышением импорта из ФРГ. Крупные средства переводятся из страны в форме процентов и дивидендов. Долговременный характер дефицита платежного баланса предопределяет неустойчивое положение лиры на валютных рынках. Важным фактором в этом процессе выступает инфляция. Проблему для экономики представляет увеличение масштабов обслуживания долга, что поглощает до 11% ВВП. Существующая модель экономики с активным участием государства в предпринимательской сфере обеспечила Италии наиболее высокие темпы экономического роста в ЕЭС за последние два десятилетия.
Великобритания занимает седьмое место в мире по объему ВВП и четвертое в Западной Европе. На ее долю приходится 4,2% совокупного ВВП и 1% населения мира. По уровню экономического развития она уступает многим западноевропейским странам. Характерной чертой крупнейших британских компаний является высокая степень интернационализации их деятельности. У 30 крупнейших фирм зарубежное производство почти равняется внутреннему. ТНК выступают основной силой британского капитала. Высокий уровень монополизации отмечается в кредитной сфере. Среди банков господствующие позиции занимает большая пятерка в составе: "Барклайз бэнк", "Нешнл Вестминстер", "Аби нешнл", "ХШБК Холдинг" и "Ллойдс бэнк".
Изменилась роль государства в воспроизводственном процессе страны. Значительная часть денационализированного сектора превращена в смешанные компании, где государству принадлежит меньшая часть капитала.
В центр экономической политики были поставлены концепции монетаризма, основным средством выполнения которых выступает валютно-денежное регулирование. Вопросы поддержания занятости были отодвинуты на второстепенные позиции. В рамках среднесрочной финансовой стратегии особое место отводилось сокращению государственных расходов для уменьшения бюджетного дефицита, включая распродажу национализированных отраслей.
На содействие структурной перестройки направлена научно-техническая политика. Возросла доля средств, выделяемых на косвенное стимулирование нововведенческой деятельности. Повышение роли косвенных форм стимулирования сопровождается концентрацией прямых ассигнований государства на поддержание перспективных направлений научно-технический прогресс.
Концентрация аграрного капитала и усиление проникновения в эту отрасль промышленного и банковского привели к созданию агропромышленного комплекса, в котором само сельское хозяйство не занимает ведущего положения (1/5 продукции). Перевод отдельных отраслей на промышленную основу привел к появлению крупных компаний, занимающих ведущее положение на рынках отдельных видов продукции. Такое положение сложилось прежде всего в птицеводстве. Стимулирующее влияние на развитие производства оказывает сельскохозяйственная кооперация.
Быстрыми темпами увеличивались иностранные прямые капиталовложения на Британских островах. Их общий объем почти сравнялся с британскими зарубежными инвестициями, что привело к сокращению чистых поступлений в страну в этой сфере. Внешнеторговый оборот сводится с дефицитом основная часть которого приходится на ФРГ и Японию. Наиболее крупное отрицательное сальдо образуется по таким группам товаров, как продовольствие, минеральное сырьё, автомобили, одежда и обувь. Великобритания также стала нетто-импортером высокотехнологических товаров, патентов и лицензий. Превращение Великобритании в нефтеэкспортирующую страну привело к появлению в положительного сальдо по текущим операциям платежного баланса. Крупные и устойчивые чистые поступления обеспечивает сфера международных услуг. На долю Великобритании приходится 10% мирового экспорта услуг.
3. Экономика Японии и новых индустриальных стран Азии на современном этапе развития.
В Японии после восстановления довоенного уровня в начале 50-х годов, темпы экономики были самыми высокими среди развитых государств. По объемам промышленного производства Япония занимает 2 место в мире, а по объемам внешнеторгового оборота - четвёртое, экспортируя пятую часть продукции обрабатывающей промышленности, в т.ч. около 40% продукции машиностроения. Главными объектами импорта в Японию является различное сырье, которым страна не располагает. При этом, внешнеторговый баланс Японии неизменно положителен. Основные контрагенты Японии во внешнеторговых операциях - это США, на долю которых приходится почти 35% экспорта и более 20% импорта; страны Юго-Восточной Азии и Дальнего Востока, доли которых составляют примерно по 25%; а также Западноевропейские государства, на которых приходится около 20% экспортных поступлений и 15% импорта. В структурном отношении японская экономика может быть охарактеризована как разносторонняя: около 40% составляет продукция общего машиностроения; 15% приходится на производство высокотехнологичной электроники и электротехники; столько же составляет продукция транспортного машиностроения, включая автомобили и различные суда. При этом, по судостроению и экспорту судов Япония занимает первое место в мире.
Процесс дифференциации экономически слаборазвитых государств привел к выделению особой группы стран и территорий, которые получили название новые индустриальные страны - НИС. Это Южная Корея, Тайвань, Гонконг и Сингапур. В отношении некоторых НИС вместо слова "страны" часто применяется термин "территория". Появление НИС отражает интенсивный рост мировой капиталистической системы за счет подключения к ней новых адекватных подсистем.
Южную Корею уже сейчас вполне можно отнести в разряд индустриально развитых капиталистических стран, причем по основным макроэкономическим показателям она будет первой из числа РС, которая пополнит группу ведущих капиталистических держав.
Темпы экономического развития большинства НИС значительно превышают аналогичные показатели не только развивающихся государств, но и многих развитых капиталистических стран. По производству отдельных видов промышленной продукции, в том числе наукоемких, НИС вышли на ведущие позиции в экономике развитых стран. Собственно, это обстоятельство во многом обусловило их необычайно ускоренный рост.
Еще более высокими темпами развивается экспорт из этих стран. Дело в том, что, обладая высокой конкурентоспособностью, продукция обрабатывающей промышленности НИС все более интенсивно захватывает позиции на мировом рынке. НИС превратились в крупнейших экспортеров обуви, одежды, текстильных изделий, стремительно наращивают вывоз бытовой электронной аппаратуры, персональных компьютеров, электронно-вычислительной техники, легковых автомобилей и других видов высокотехнологичных товаров. При этом НИС удалось не только найти свою нишу на мировом рынке, но и потеснить конкурентов из числа развитых капиталистических стран.
В последнее время ощутимо возросло влияние НИС на динамику, структуру, географическое направление мировой капиталистической торговли и в не меньшей мере на экспортно-импортные операции с отдельными государствами. Это ведет к тому, что они становятся ощутимым фактором, воздействующим на состояние внутренней общехозяйственной конъюнктуры ведущих стран. В силу множества факторов НИС оказались в сфере особых экономических и политических интересов капиталистических стран, которые направляли в эти страны почти половину всех финансовых ресурсов, предназначенных развивающимся государствам.
Быстрый рост экономики обусловил увеличение абсолютных размеров ВВП, в том числе и на душу населения. По этим показателям НИС в целом также опережают основную массу развивающихся стран, а некоторые из них приближаются к промышленно развитым странам. В структуре ВВП достаточно велик удельный вес внутренних накоплений, причем в Азиатских НИС он выше, чем в большинстве индустриальных государств. Новые индустриальные страны превратились в крупных производителей судов, морских нефтебуровых платформ, легковых автомобилей, электронных компонентов, видеомагнитофонов и т.д. Использование положительного опыта новых индустриальных стран, осуществивших прорыв на мировой рынок наукоемкой продукции, имеет практическое значение для ускоренного формирования новой модели внешнеэкономических связей восточноевропейских стран, ориентированное на глубокое и комплексное сотрудничество в производстве, науке и технике.
@темы: Международная экономика
1. Глобальные экономические организации под эгидой ООН.
2. Экономические объединения развитых стран.
3. Экономические объединения стран Азии.
4. Экономические объединения стран Африки.
5. Экономические объединения стран Латинской Америки и Карибского бассейна.
читать дальше1. Глобальные экономические организации под эгидой ООН.
В глобальном масштабе международное экономическое сотрудничество развивается преимущественно в рамках Организации объединённых наций (ООН).
Формирование ООН исторически было связано с победой стран-участников антигитлеровской коалиции, что предопределило естественный приоритет в рассмотрении внешнеполитических вопросов. Однако, постепенно с решением в большинстве государств-победителей во Второй мировой войне задач по нормализации своего экономического положения, с ростом количества суверенных государств, освободившихся из под колониальной зависимости и их вступлением в ООН, а также с ростом объективной взаимосвязи различных государств, Организация Объединенных Наций в равной степени стала рассматривать не только внешнеполитические, но и социальные, экономические и обще гуманитарные проблемы современности с целью их решения в наиболее благоприятной форме для всего мирового сообщества.
В настоящее время ООН является крупнейшей международной организацией, учрежденной на основе добровольного объединения усилий суверенных государств в целях поддержания и упрочнения мира и безопасности, а также развития международного сотрудничества между государствами.
Главными органами ООН являются Генеральная Ассамблея, Совет Безопасности, Экономический и социальный совет, Совет по опеке, Международный суд и Секретариат ООН.
Одним из них, непосредственно связанным с международными экономическими отношениями, является ЭКОКОС - Экономический и социальный совет ООН, под эгидой которого действует и большинство других экономических органов этой организации.
В функции ЭКОКОС входит организация исследований и подготовка различного рода докладов и рекомендаций по самому широкому спектру международных экономических, социальных, культурных и сопряженных с ними вопросов.
ЭКОКОС также наделен правом создавать различные органы, на основе которых формируется его организационная структура в сфере исполнения принимаемых решений. В настоящее время членами ЭКОКОС являются 54 государства, избираемые сроком на 3 года. При этом, каждые три года треть состава ЭКОКОС меняется. По географическим регионам представительство формируется следующим образом: для Азии - 11 мест, для Африки - 14 , для Латинской Америки -10, для стран Западной Европы и других стран - 13, для стран Восточной Европы - 6 мест. Сферой деятельности ЭКОКОС является рассмотрение следующих вопросов:
- состояние мирового экономического и социального положения и международная торговля;
- проблемы окружающей среды;
- вопросы оказания экономической и научной помощи развивающимся странам, а также аспекты состояния в них продовольственной проблемы;
- состояние проблем социально-экономической статистики, народонаселения и природных ресурсов; проблема планирования и мобилизации финансовых ресурсов, а также роли государственного и кооперативного секторов в экономике развивающихся стран; проблемы регионального сотрудничества.
В настоящее время в рамках ЭКОКОС в системе ООН действуют различные межправительственные и функциональные комиссии и комитеты: статистическая, комиссия по народонаселению, комиссия по транснациональным корпорациям, комитет по природным ресурсам, комиссия по правам человека, комиссия по положению женщин; комитет по неправительственным организациям и другие, которые объединяются под общим названием "вспомогательные органы ЭКОКОС".
Кроме того, в рамках ЭКОКОС действуют пять региональных экономических комиссий:
- Европейская экономическая комиссия;
- Экономическая комиссия для Африки;
- Экономическая и социальная комиссия для Азии и Тихого океана;
- Экономическая комиссия для Латинской Америки;
- Экономическая комиссия для Западной Азии.
Конференция ООН по торговле и развитию (ЮНКТАД) - международный орган, призванный регулировать всемирные торговые отношения. Дело в том, что Генеральное соглашение по тарифам и торговле (ГАТТ), созданное после Второй мировой войны, действовала до 1997 года вне рамок ООН. Поэтому многие страны поставили перед ООН задачу создать в его структурах более независимый и универсальный орган, призванный от имени мирового сообщества регулировать сложные проблемы международной торговли. В этих целях в 1964 году была создана комиссия по торговле и развитию как автономный орган ООН для содействия международной торговле, ведению переговоров и разработке международных договоров и рекомендаций в этой области. Главный орган ЮНКТАД - конференция, которая собирается на сессии дважды в год. Секретариат расположен в Женеве. Чаще созываются сессии комитетов Совета по торговле и развитию - по сырьевым товарам, по готовым изделиям и полуфабрикатам, по пароходству, передаче технологий, экономическому сотрудничеству между развивающимися странами и др. Однако, наиболее важные требования к участникам международной торговли разрабатываются ГАТТ - они выполняют приоритетную в методологическом отношении роль и при разработке документов ЮНКТАД.
С 1997 года ГАТТ решением ее участников было преобразовано во Всемирную торговую организацию, как специализированное учреждение ООН.
Значительную роль как в структуре ООН, так и по результатам осуществляемой деятельности, касающейся определённых аспектов международных экономических отношений занимает ряд специализированных учреждений, создание и функционирование которых предусмотрено Уставом ООН. К ним относятся:
- Международная организация труда (МОТ);
- Продовольственная и сельскохозяйственная организация (ФАО);
- Международное агентство по атомной энергии (МАГАТЭ);
- Всемирная метеорологическая организация (ВМО);
- Всемирная организация здравоохранения (ВОЗ);
- Всемирная организация интеллектуальной собственности (ВОИС);
- Всемирный почтовый союз (ВПС);
- Международная морская организация (ИМО);
- Международная организация гражданской авиации (ИКАО);
- Международный союз электросвязи (МСЭ);
- Международный фонд сельскохозяйственного развития (ИФАД);
- Организация по вопросам образования, науки и культуры (ЮНЕСКО) и некоторые другие.
Особое место в международной экономике занимают международные финансовые специализированные учреждения ООН
Старейшим межправительственным специализированным финансовым учреждением ООН, основанным еще в 1944 году, является Международный банк развития и реконструкции - МБРР, который начал функционировать в 1946 году. Банк представляет среднесрочные и долгосрочные займы правительствам входящим в него стран или частным организациям под гарантию правительств и контролирует их пользование. Страны-получатели кредитов обязаны выполнять рекомендации Банка, давать ему отчеты об использовании займов и предоставлять ему всю необходимую информацию. Процент по займам МБРР устанавливается в соответствии со стоимостью кредитов, получаемых Банком на международных рынках капиталов, и колеблется примерно от 7,5 до 8,5 %. В соответствии с уставом МБРР его членами могут быть только члены Международного валютного фонда - МВФ, основанного также в 1944 году и начавшего функционировать вместе с Банком в 1946 году. Цель функционирования МВФ, как межправительственного специализированного учреждения ООН - это координировать валютно-финансовую политику его стран-членов и предоставлять им займы для урегулирования платежных балансов и поддержания валютных курсов. Краткосрочные, среднесрочные и отчасти долгосрочные займы предоставляются МВФ в рамках счета общих ресурсов и специального банковского счета в условных единицах "специального права заимствования", устанавливаемых периодически с 1970 года. По общему счету все страны-члены МВФ имеют право получать иностранную валюту без каких-либо ограничений и условий в пределах 25% своей квоты в общем капитале МВФ. Предоставление займов сверх этой суммы обуславливается выполнением условий фонда в области экономической и социальной политики. При этом, как правило, срок кредитования ограничивается 3-5 годами, а по отдельным, исключительным, займам, даже до 7-10 лет. Основной процент за предоставляемые кредиты периодически пересматривается и колеблется в пределах от 5,5 до 6,5%. Третье специализированное межправительственное учреждение ООН в области рассмотрения финансовых вопросов - Международная ассоциация развития - МАР, основанная в 1960 году с целью предоставления кредитов развивающимся странам на особо льготных условиях. С марта 1988 года годовые процентные ставки МАР составляют в среднем не более 0,5%. При этом, помощь по линии МАР, как правило, предоставляется тем странам, где годовой доход на душу населения не превышает 425 долларов США. Подписной капитал МАР образуется за счет взносов стран-членов так называемой "первой группы", куда входят 20 промышленно развитых государств, а также Кувейт и Объеденные Арабские Эмираты в свободно конвертируемой валюте, а также за счет взносов стран так называемых "второй групп" - экономически менее развитых: 10 % в конвертируемой и 90% в национальной валюте. Остальная часть средств МАР составляется из дополнительных взносов стран-членов Ассоциации, субсидий МБРР и кредитов, выделяемых на добровольной основе Швейцарией.
Все три специализированных учреждения ООН - МБРР, МАР и МВФ входят в Международную финансовую корпорацию, основанную в 1956 году как филиал МБРР с целью использования собственных ресурсов и привлечения инвестиций частного и смешанного секторов национальной экономики, главным образом в развивающиеся страны.
Помимо финансирования капиталовложений в функции Международной финансовой корпорации входит оказание развивающимся странам разнообразных финансовых и технических услуг, а также организационно-консультативного содействия частным инвесторам в развивающихся странах.
2. Экономические объединения развитых стран
К основным международным интеграционным объединениям и организациям развитых стран относятся:
1. Европейское экономическое сообщество (ЕЭС).
2. Европейская ассоциация свободной торговли (ЕАСТ).
3. Экономическая организация сотрудничества и развития (ОЭСР), которая была организована в 1961 году с местопребыванием в Париже, её членами являются Австралия, Австрия, Бельгия, Великобритания, Германия, Ирландия, Испания, Италия Канада, Люксембург, Нидерланды, Новая Зеландия, Норвегия, Португалия, США, Турция, Финляндия, Франция, ФРГ, Швейцарию, Швецию, Исландию и Япония.
4. Экономическое сообщество стран Северной Америки в составе США, Канады и Мексики, основанное в 1987 году и ставящее перед собой цель создания единого экономического пространства этих стран. В 1994 году были, в частности, сняты все барьеры в торговле товарами и услугами между этими странами.
Более подробно проработать самостоятельно в рамках СУРС
3. Экономические объединения стран Азии
К интеграционным объединениям арабских государств относятся следующие: Лига арабских государств, учрежденная еще в 1945 году, Арабский фонд экономического и социального развития, основанный в 1972 году, Арабская инвестиционная компания, Арабский международный банк и Арабский банк для инвестиций и внешней торговли, датой основания которой стал 1974 год. И наконец, в 1976 году была учреждена Организация Персидского залива для интенсификации экономического развития Египта.
Лига арабских государств объединяет 21 государство Азии и Африки, развивающихся на принципах Ислама, а также Организацию Освобождения Палестины. Первоначально, организация ставила общеполитические цели, но в последствии на первый план выдвинулись задачи межарабского экономического сотрудничества, что сказывается на ее структуре, оформленной в виде постоянных комитетов по политическим, экономическим и военным вопросам. Высший руководящий орган Лиги - совещание глав государств и правительств, а исполнительной - Генеральный секретариат с местопребыванием в Тунисе.
Все страны-члены Лиги арабских государств принимают одновременно участие в деятельности Арабского фонда экономического и социального развития, руководящего деятельностью Арабского фонда развития сельского хозяйства и контролирует специальный счет Организации арабских производителей нефти. Как Арабский инвестиционный банк, так и Арабская инвестиционная компания заняты согласованием и осуществлением кредитно-инвестиционной деятельности. Основная роль в этих процессах принадлежит Египту, Ливии, Объединенным Арабским Эмиратам, Оману и Катару. Алжир, Ливия и ОАЭ сосредоточили внимание на деятельности учрежденного ими Арабского банка для инвестиций и внешней торговли. В современном арабском мире четко определились три зоны экономического сотрудничества: Арабский Запад, т.е., страны Магриба и тяготеющие к региону государства; регион Персидского Залива и регион Передней Азии. В феврале 1989 года на Второй встрече глав государств Северной Африки в Марракеше было провозглашено создание Союза арабского Магриба, в состав которого вошли Алжир, Ливия, Мавритания, Марокко и Тунис, которые подписали три основополагающих договора: Договор о создании Союза, Декларацию о его учреждении, Резолюцию по итогам работы большой магрибской комиссии. В том же 1989 году был образован и Совет арабского сотрудничества, в который вошли Египет, Иордания, Ирак и Йеменская Арабская Республика по принципу географического единства, но не исходя из общности экономического развития. Так, Египет, Иордания и ЙАР являются экспортерами дешевой рабочей силы в Саудовскую Аравию. За пределами географии Арабского мира также функционирует ряд интеграционных организаций, к которым относятся:
-Кувейтский фонд экономического развития, основанный в 1961 году и предоставляющий льготные займы арабским, азиатским и африканским странам на цели промышленного и сельскохозяйственного развития;
- Фонд Абу-Даби для экономического развития арабских стран, созданный в 1971 году и специализирующийся на финансировании развития инфраструктуры, промышленности и туризма в арабских странах;
- Саудовский фонд развития, функционирующий с 1974 года и ставящий цели помощи практически всем развивающимся странам западной ориентации;
- Иракский фонд внешнего развития, действующий также с 1974 года в направлении инвестиционной политики в бедные арабские государства;
- Арабский банк экономического развития Африки и Арабский фонд для Африки, функционирующие за счет средств Саудовской Аравии, ОАЭ и некоторых других арабских нефтедобывающих государств;
- Исламский банк развития , созданный в 1974 году и объединяющий 24 мусульманских государств, а также Гвинею, Гамбию, Индонезию, Камерун, Мали, Нигер и Чад. Штаб-квартира банка расположена в Куала-Лумпур;
- Арабский фонд технической помощи африканским и арабским странам, созданный в 1975 году и финансирующий проектно-сметные работы по объектам.
Образованный в 1981 году Совет сотрудничества арабских государств Персидского Залива объединяет Бахрейн, Катар, Кувейт, Объединенные Арабские Эмираты, Оман и Саудовскую Аравию, имеет целью осуществления всесторонней координации и интеграции национальных хозяйств, укреплении взаимосвязей между странами-членами и развитие сотрудничества в области экономики, политики, обороны, безопасности и культуры. Высший руководящий орган Совета - Высший комитет из числа глав государств и правительств, собираемый ежегодно. Рабочими органами являются министерский совет, комиссия по решению спорных вопросов и секретариат с местопребыванием в Эр-Рияде. В рамках совета сформированы 24 постоянных комиссии, рассматривающие конкретные вопросы сотрудничества.
Ассоциация государств Юго-Восточной Азии (АСЕАН), образованная в 1967 году и включающая в свой состав Индонезию, Малайзию, Сингапур, Таиланд и Филиппины.
В 1984 году членом АСЕАНА стал Бруней, позже к Ассоциации присоединились Вьетнам и Лаос. Главной целью АСЕАН является ускорение экономического роста, социального прогресса и культурного развития стран-членов. Высшим органом организации является Совещание министров иностранных дел, в промежутках между которыми текущей работой руководит Секретариат с местопребыванием в Джакарте и 11 постоянных отраслевых комитета. В 1977 году страны-члены АСЕАН учредили совместный фонд для предоставления краткосрочных ссуд и Коммерческий банк, осуществляющий кредитование с 1981 года.
Другая азиатская региональная организация, созданная в 1985 году - Ассоциация регионального сотрудничества Южной Азии в составе Бангладеш, Бутана, Индии, Мальдивской Республики, Непала, Пакистана и Шри-Ланки. Основными ее целями являются содействие социально-экономическому и культурному развитию стран Южной Азии, укрепление двустороннего и многостороннего сотрудничества как внутри Ассоциации, так и ее членов с третьими государствами и региональными организациями.
3. Экономические объединения стран Африки.
Основной формой интеграции на межафриканском уровне выступают клиринговые платежные взаимоотношения. Исполнительный секретариат. В рамках Сообщества действует четыре специализированные комиссии: по торговле, таможенному обложению, иммиграции и валютным фондам; по промышленности; по сельскому хозяйству и природным ресурсам; по транспорту, связи и энергетике, а также по социальным и культурным вопросам. Сообщество учредило Фонд сотрудничества, компенсации и развития с местопребыванием в Ломе, а также Западноафриканскую клиринговую палату. Бурунди, Габон, Заир, Камерун, Конго, Руанда, Сан-Теме и Принсипи, Центрально-Африканская Республика, Чад и Экваториальная Гвинея учредили одновременно Экономическое сообщество стран Центральной Африки, а его три участника - Бурунди, Заир и Руанда еще и локальное Экономическое сообщество стран Великих Озер.
В 1963 году молодые освободившиеся государства Африки учредили Африканский банк развития, начавший функционировать с 1966 года. На настоящий момент его членами являются 50 африканских государств - практически все члены Организации африканского единства. Высший орган банка - Совет управляющих из числа министров финансов стран-членов. Исполнительный орган - Совет директоров в Абиджане. Под эгидой банка действует Доверительный фонд Нигерии и Африканский банк развития.
В 1980 году в Африке была создана еще одна межправительственная экономическая организация - Конференция по координации развития Юга Африки в составе Анголы, Ботсваны, Замбии, Зимбабве, Лесото, Малави, Мозамбика, Свазиленда и Танзании с целью противодействия в регионе экономическому диктату Южно Африканской Республики.
Высшим руководящим органом Конференции стала Конференция глав государств и правительств, а исполнительными - Совет министров стран-участниц и Исполнительный секретариат с местопребыванием в Габороне. Ежегодно также проводятся Консультативные конференции, в работе которых помимо стран участниц принимают участие другие государства и международные организации.
Западноафриканский валютный фонд - Бенин, БСК, Буркина-Фасо, Кот д'Ивуар, Мали, Нигер, Сенегал, Того.
Валютный союз государств Центральной Африки - Габон, Камерун, Конго, Центральная Африканская Республика, Чад, Экваториальная Гвинея. Экономическое сообщество стран Западной Африки - Бенин, БСК, Буркина -Фасо, Гамбия, Гана, Гвинея, Гвинея-Бисау, Кабо-Верде, Либерия, Мавритания, Мали, Нигер, Нигерия, острова Зеленого Мыса, Сенегал, Сьерра-Леоне и Того. Другой формой валютного сотрудничества африканских стран стало создание валютных союзов, предполагающее выпуск единой валюты, имеющей единое хождение на территории стран-участниц союза, осуществляющего при этом единую валютно-финансовую политику. В настоящее время, в Африке действуют два таких союза: Таможенный и экономический союз Центральной Африке (ЮДЕАК), образованный в 1964 году Габоном, Камеруном, Конго, Центральной Африканской Республикой и Экваториальной Гвинеей. Высшим руководящим органом ЮДЕАК является Совет глав государств, а исполнительным - Генеральный секретариат с местопребыванием в Банги. ЮДЕАК имеет фонд солидарности, средства в который поступают из таможенных сборов и виде дотаций из Франции. Второй союз - созданный в 1962 году Центральный банк государств Западной Африки, гарантирующий неограниченную конвертируемость африканской валюте стран-членов по отношению к французскому франку из расчета один к пятидесяти африканских. Впоследствии от Центрального банка отпочковался Западноафриканский банк развития.
5. Экономические объединения стран Латинской Америки и Карибского бассейна.
Наиболее известными в Латинской Америки являются такие группы и образования, как Латиноамериканская ассоциация интеграции, Амазонский пакт, Андский парламент, Центрально-американский общий рынок, Карибское сообщество и Латиноамериканский фонд развития для центральноамериканского региона.
Латиноамериканская ассоциация интеграции, или "Договор Монтевидео 1980 года" вступила в силу в 1981 году и объединяет Аргентину, Боливию, Бразилию, Венесуэлу, Колумбию, Мексику, Парагвай, Перу, Уругвай, Чили и Эквадор. Кроме них, в ассоциации статус наблюдателей присвоен Кубе, Испании и Португалии. Высшим органом Ассоциации является Конференция глав государств, созываемая раз в три года. Исполнительный орган Ассоциации - Совет министров иностранных дел стран-участниц. Постоянным рабочим органом стал Секретариат с местопребыванием в Монтевидео.
Целью создания Ассоциации является стремление стран-участниц в создании единого латиноамериканского рынка, что предопределило стратегию ее приоритетов: разработка таможенной политики, а также формирование соглашений по предоставлению режимов наибольшего торгового благоприятствования.
В рамках Ассоциации действует несколько субрегиональных организаций. Созданная в 1969 году "Лаплатская группа" или группа Амазонского пакта, подписанного Аргентиной, Боливией, Бразилией, Парагваем, Уругваем о сотрудничестве и использовании ресурсов и коммуникаций Амазонки и реки Ла-Плата и функционирующая с 1973 года Андская группа в составе Колумбии, Перу, Чили (вышедшее из пакта в 1976 году) с Колумбией содействует упрочнению субрегиональных экономических отношений между странами-участниками. В рамках Андской группы действует Андская корпорация развития с уставным капиталом в 1 миллиард долларов США, а также Андский резервный фонд, образованный для поддержки равновесия платежных балансов стран-участниц.
Подписанный в 1960 году и вступивший в силу в 1961 году Договор Манагуа, вошедший в историю как Общий договор о Центральноамериканской экономической интеграйии, заложил основы Центральноамериканского общего рынка. Его участниками стали Гватемала, Гондурас, Коста-Рика, Никарагуа, и Сальвадор, которые проводят единую экономическую политику в области таможенной либерализации взаимной торговли, стимулирования развития внутризональной промышленности, а также введения единого внешнего тарифа против третьих стран. Финансирование общих акций осуществляется из Центральноамериканского банка экономической интеграции, Центральноамериканского экономического фонда, Центральноамериканской комиссии по морскому транспорту и Центральноамериканской комиссии по железно дорожному транспорту.
Аналогичный характер своей деятельности имеет Карибское сообществ /Кариком/, в состав которого входят Багамские острова, Барбадос, Белиз, Гайана, Ямайка, Тринидад и Тобаго. Еще одна группировка такого типа, функционирующая локально в бассейне Карибского моря - это организация восточнокарибских островов в составе Антигуа, Барбуды, Доминика, Гренады, Монтсеррата, Сент-Кристофера, Невис, Сент-Люсси, Сент-Виссент и Гренадин.
2. Экономические объединения развитых стран.
3. Экономические объединения стран Азии.
4. Экономические объединения стран Африки.
5. Экономические объединения стран Латинской Америки и Карибского бассейна.
читать дальше1. Глобальные экономические организации под эгидой ООН.
В глобальном масштабе международное экономическое сотрудничество развивается преимущественно в рамках Организации объединённых наций (ООН).
Формирование ООН исторически было связано с победой стран-участников антигитлеровской коалиции, что предопределило естественный приоритет в рассмотрении внешнеполитических вопросов. Однако, постепенно с решением в большинстве государств-победителей во Второй мировой войне задач по нормализации своего экономического положения, с ростом количества суверенных государств, освободившихся из под колониальной зависимости и их вступлением в ООН, а также с ростом объективной взаимосвязи различных государств, Организация Объединенных Наций в равной степени стала рассматривать не только внешнеполитические, но и социальные, экономические и обще гуманитарные проблемы современности с целью их решения в наиболее благоприятной форме для всего мирового сообщества.
В настоящее время ООН является крупнейшей международной организацией, учрежденной на основе добровольного объединения усилий суверенных государств в целях поддержания и упрочнения мира и безопасности, а также развития международного сотрудничества между государствами.
Главными органами ООН являются Генеральная Ассамблея, Совет Безопасности, Экономический и социальный совет, Совет по опеке, Международный суд и Секретариат ООН.
Одним из них, непосредственно связанным с международными экономическими отношениями, является ЭКОКОС - Экономический и социальный совет ООН, под эгидой которого действует и большинство других экономических органов этой организации.
В функции ЭКОКОС входит организация исследований и подготовка различного рода докладов и рекомендаций по самому широкому спектру международных экономических, социальных, культурных и сопряженных с ними вопросов.
ЭКОКОС также наделен правом создавать различные органы, на основе которых формируется его организационная структура в сфере исполнения принимаемых решений. В настоящее время членами ЭКОКОС являются 54 государства, избираемые сроком на 3 года. При этом, каждые три года треть состава ЭКОКОС меняется. По географическим регионам представительство формируется следующим образом: для Азии - 11 мест, для Африки - 14 , для Латинской Америки -10, для стран Западной Европы и других стран - 13, для стран Восточной Европы - 6 мест. Сферой деятельности ЭКОКОС является рассмотрение следующих вопросов:
- состояние мирового экономического и социального положения и международная торговля;
- проблемы окружающей среды;
- вопросы оказания экономической и научной помощи развивающимся странам, а также аспекты состояния в них продовольственной проблемы;
- состояние проблем социально-экономической статистики, народонаселения и природных ресурсов; проблема планирования и мобилизации финансовых ресурсов, а также роли государственного и кооперативного секторов в экономике развивающихся стран; проблемы регионального сотрудничества.
В настоящее время в рамках ЭКОКОС в системе ООН действуют различные межправительственные и функциональные комиссии и комитеты: статистическая, комиссия по народонаселению, комиссия по транснациональным корпорациям, комитет по природным ресурсам, комиссия по правам человека, комиссия по положению женщин; комитет по неправительственным организациям и другие, которые объединяются под общим названием "вспомогательные органы ЭКОКОС".
Кроме того, в рамках ЭКОКОС действуют пять региональных экономических комиссий:
- Европейская экономическая комиссия;
- Экономическая комиссия для Африки;
- Экономическая и социальная комиссия для Азии и Тихого океана;
- Экономическая комиссия для Латинской Америки;
- Экономическая комиссия для Западной Азии.
Конференция ООН по торговле и развитию (ЮНКТАД) - международный орган, призванный регулировать всемирные торговые отношения. Дело в том, что Генеральное соглашение по тарифам и торговле (ГАТТ), созданное после Второй мировой войны, действовала до 1997 года вне рамок ООН. Поэтому многие страны поставили перед ООН задачу создать в его структурах более независимый и универсальный орган, призванный от имени мирового сообщества регулировать сложные проблемы международной торговли. В этих целях в 1964 году была создана комиссия по торговле и развитию как автономный орган ООН для содействия международной торговле, ведению переговоров и разработке международных договоров и рекомендаций в этой области. Главный орган ЮНКТАД - конференция, которая собирается на сессии дважды в год. Секретариат расположен в Женеве. Чаще созываются сессии комитетов Совета по торговле и развитию - по сырьевым товарам, по готовым изделиям и полуфабрикатам, по пароходству, передаче технологий, экономическому сотрудничеству между развивающимися странами и др. Однако, наиболее важные требования к участникам международной торговли разрабатываются ГАТТ - они выполняют приоритетную в методологическом отношении роль и при разработке документов ЮНКТАД.
С 1997 года ГАТТ решением ее участников было преобразовано во Всемирную торговую организацию, как специализированное учреждение ООН.
Значительную роль как в структуре ООН, так и по результатам осуществляемой деятельности, касающейся определённых аспектов международных экономических отношений занимает ряд специализированных учреждений, создание и функционирование которых предусмотрено Уставом ООН. К ним относятся:
- Международная организация труда (МОТ);
- Продовольственная и сельскохозяйственная организация (ФАО);
- Международное агентство по атомной энергии (МАГАТЭ);
- Всемирная метеорологическая организация (ВМО);
- Всемирная организация здравоохранения (ВОЗ);
- Всемирная организация интеллектуальной собственности (ВОИС);
- Всемирный почтовый союз (ВПС);
- Международная морская организация (ИМО);
- Международная организация гражданской авиации (ИКАО);
- Международный союз электросвязи (МСЭ);
- Международный фонд сельскохозяйственного развития (ИФАД);
- Организация по вопросам образования, науки и культуры (ЮНЕСКО) и некоторые другие.
Особое место в международной экономике занимают международные финансовые специализированные учреждения ООН
Старейшим межправительственным специализированным финансовым учреждением ООН, основанным еще в 1944 году, является Международный банк развития и реконструкции - МБРР, который начал функционировать в 1946 году. Банк представляет среднесрочные и долгосрочные займы правительствам входящим в него стран или частным организациям под гарантию правительств и контролирует их пользование. Страны-получатели кредитов обязаны выполнять рекомендации Банка, давать ему отчеты об использовании займов и предоставлять ему всю необходимую информацию. Процент по займам МБРР устанавливается в соответствии со стоимостью кредитов, получаемых Банком на международных рынках капиталов, и колеблется примерно от 7,5 до 8,5 %. В соответствии с уставом МБРР его членами могут быть только члены Международного валютного фонда - МВФ, основанного также в 1944 году и начавшего функционировать вместе с Банком в 1946 году. Цель функционирования МВФ, как межправительственного специализированного учреждения ООН - это координировать валютно-финансовую политику его стран-членов и предоставлять им займы для урегулирования платежных балансов и поддержания валютных курсов. Краткосрочные, среднесрочные и отчасти долгосрочные займы предоставляются МВФ в рамках счета общих ресурсов и специального банковского счета в условных единицах "специального права заимствования", устанавливаемых периодически с 1970 года. По общему счету все страны-члены МВФ имеют право получать иностранную валюту без каких-либо ограничений и условий в пределах 25% своей квоты в общем капитале МВФ. Предоставление займов сверх этой суммы обуславливается выполнением условий фонда в области экономической и социальной политики. При этом, как правило, срок кредитования ограничивается 3-5 годами, а по отдельным, исключительным, займам, даже до 7-10 лет. Основной процент за предоставляемые кредиты периодически пересматривается и колеблется в пределах от 5,5 до 6,5%. Третье специализированное межправительственное учреждение ООН в области рассмотрения финансовых вопросов - Международная ассоциация развития - МАР, основанная в 1960 году с целью предоставления кредитов развивающимся странам на особо льготных условиях. С марта 1988 года годовые процентные ставки МАР составляют в среднем не более 0,5%. При этом, помощь по линии МАР, как правило, предоставляется тем странам, где годовой доход на душу населения не превышает 425 долларов США. Подписной капитал МАР образуется за счет взносов стран-членов так называемой "первой группы", куда входят 20 промышленно развитых государств, а также Кувейт и Объеденные Арабские Эмираты в свободно конвертируемой валюте, а также за счет взносов стран так называемых "второй групп" - экономически менее развитых: 10 % в конвертируемой и 90% в национальной валюте. Остальная часть средств МАР составляется из дополнительных взносов стран-членов Ассоциации, субсидий МБРР и кредитов, выделяемых на добровольной основе Швейцарией.
Все три специализированных учреждения ООН - МБРР, МАР и МВФ входят в Международную финансовую корпорацию, основанную в 1956 году как филиал МБРР с целью использования собственных ресурсов и привлечения инвестиций частного и смешанного секторов национальной экономики, главным образом в развивающиеся страны.
Помимо финансирования капиталовложений в функции Международной финансовой корпорации входит оказание развивающимся странам разнообразных финансовых и технических услуг, а также организационно-консультативного содействия частным инвесторам в развивающихся странах.
2. Экономические объединения развитых стран
К основным международным интеграционным объединениям и организациям развитых стран относятся:
1. Европейское экономическое сообщество (ЕЭС).
2. Европейская ассоциация свободной торговли (ЕАСТ).
3. Экономическая организация сотрудничества и развития (ОЭСР), которая была организована в 1961 году с местопребыванием в Париже, её членами являются Австралия, Австрия, Бельгия, Великобритания, Германия, Ирландия, Испания, Италия Канада, Люксембург, Нидерланды, Новая Зеландия, Норвегия, Португалия, США, Турция, Финляндия, Франция, ФРГ, Швейцарию, Швецию, Исландию и Япония.
4. Экономическое сообщество стран Северной Америки в составе США, Канады и Мексики, основанное в 1987 году и ставящее перед собой цель создания единого экономического пространства этих стран. В 1994 году были, в частности, сняты все барьеры в торговле товарами и услугами между этими странами.
Более подробно проработать самостоятельно в рамках СУРС
3. Экономические объединения стран Азии
К интеграционным объединениям арабских государств относятся следующие: Лига арабских государств, учрежденная еще в 1945 году, Арабский фонд экономического и социального развития, основанный в 1972 году, Арабская инвестиционная компания, Арабский международный банк и Арабский банк для инвестиций и внешней торговли, датой основания которой стал 1974 год. И наконец, в 1976 году была учреждена Организация Персидского залива для интенсификации экономического развития Египта.
Лига арабских государств объединяет 21 государство Азии и Африки, развивающихся на принципах Ислама, а также Организацию Освобождения Палестины. Первоначально, организация ставила общеполитические цели, но в последствии на первый план выдвинулись задачи межарабского экономического сотрудничества, что сказывается на ее структуре, оформленной в виде постоянных комитетов по политическим, экономическим и военным вопросам. Высший руководящий орган Лиги - совещание глав государств и правительств, а исполнительной - Генеральный секретариат с местопребыванием в Тунисе.
Все страны-члены Лиги арабских государств принимают одновременно участие в деятельности Арабского фонда экономического и социального развития, руководящего деятельностью Арабского фонда развития сельского хозяйства и контролирует специальный счет Организации арабских производителей нефти. Как Арабский инвестиционный банк, так и Арабская инвестиционная компания заняты согласованием и осуществлением кредитно-инвестиционной деятельности. Основная роль в этих процессах принадлежит Египту, Ливии, Объединенным Арабским Эмиратам, Оману и Катару. Алжир, Ливия и ОАЭ сосредоточили внимание на деятельности учрежденного ими Арабского банка для инвестиций и внешней торговли. В современном арабском мире четко определились три зоны экономического сотрудничества: Арабский Запад, т.е., страны Магриба и тяготеющие к региону государства; регион Персидского Залива и регион Передней Азии. В феврале 1989 года на Второй встрече глав государств Северной Африки в Марракеше было провозглашено создание Союза арабского Магриба, в состав которого вошли Алжир, Ливия, Мавритания, Марокко и Тунис, которые подписали три основополагающих договора: Договор о создании Союза, Декларацию о его учреждении, Резолюцию по итогам работы большой магрибской комиссии. В том же 1989 году был образован и Совет арабского сотрудничества, в который вошли Египет, Иордания, Ирак и Йеменская Арабская Республика по принципу географического единства, но не исходя из общности экономического развития. Так, Египет, Иордания и ЙАР являются экспортерами дешевой рабочей силы в Саудовскую Аравию. За пределами географии Арабского мира также функционирует ряд интеграционных организаций, к которым относятся:
-Кувейтский фонд экономического развития, основанный в 1961 году и предоставляющий льготные займы арабским, азиатским и африканским странам на цели промышленного и сельскохозяйственного развития;
- Фонд Абу-Даби для экономического развития арабских стран, созданный в 1971 году и специализирующийся на финансировании развития инфраструктуры, промышленности и туризма в арабских странах;
- Саудовский фонд развития, функционирующий с 1974 года и ставящий цели помощи практически всем развивающимся странам западной ориентации;
- Иракский фонд внешнего развития, действующий также с 1974 года в направлении инвестиционной политики в бедные арабские государства;
- Арабский банк экономического развития Африки и Арабский фонд для Африки, функционирующие за счет средств Саудовской Аравии, ОАЭ и некоторых других арабских нефтедобывающих государств;
- Исламский банк развития , созданный в 1974 году и объединяющий 24 мусульманских государств, а также Гвинею, Гамбию, Индонезию, Камерун, Мали, Нигер и Чад. Штаб-квартира банка расположена в Куала-Лумпур;
- Арабский фонд технической помощи африканским и арабским странам, созданный в 1975 году и финансирующий проектно-сметные работы по объектам.
Образованный в 1981 году Совет сотрудничества арабских государств Персидского Залива объединяет Бахрейн, Катар, Кувейт, Объединенные Арабские Эмираты, Оман и Саудовскую Аравию, имеет целью осуществления всесторонней координации и интеграции национальных хозяйств, укреплении взаимосвязей между странами-членами и развитие сотрудничества в области экономики, политики, обороны, безопасности и культуры. Высший руководящий орган Совета - Высший комитет из числа глав государств и правительств, собираемый ежегодно. Рабочими органами являются министерский совет, комиссия по решению спорных вопросов и секретариат с местопребыванием в Эр-Рияде. В рамках совета сформированы 24 постоянных комиссии, рассматривающие конкретные вопросы сотрудничества.
Ассоциация государств Юго-Восточной Азии (АСЕАН), образованная в 1967 году и включающая в свой состав Индонезию, Малайзию, Сингапур, Таиланд и Филиппины.
В 1984 году членом АСЕАНА стал Бруней, позже к Ассоциации присоединились Вьетнам и Лаос. Главной целью АСЕАН является ускорение экономического роста, социального прогресса и культурного развития стран-членов. Высшим органом организации является Совещание министров иностранных дел, в промежутках между которыми текущей работой руководит Секретариат с местопребыванием в Джакарте и 11 постоянных отраслевых комитета. В 1977 году страны-члены АСЕАН учредили совместный фонд для предоставления краткосрочных ссуд и Коммерческий банк, осуществляющий кредитование с 1981 года.
Другая азиатская региональная организация, созданная в 1985 году - Ассоциация регионального сотрудничества Южной Азии в составе Бангладеш, Бутана, Индии, Мальдивской Республики, Непала, Пакистана и Шри-Ланки. Основными ее целями являются содействие социально-экономическому и культурному развитию стран Южной Азии, укрепление двустороннего и многостороннего сотрудничества как внутри Ассоциации, так и ее членов с третьими государствами и региональными организациями.
3. Экономические объединения стран Африки.
Основной формой интеграции на межафриканском уровне выступают клиринговые платежные взаимоотношения. Исполнительный секретариат. В рамках Сообщества действует четыре специализированные комиссии: по торговле, таможенному обложению, иммиграции и валютным фондам; по промышленности; по сельскому хозяйству и природным ресурсам; по транспорту, связи и энергетике, а также по социальным и культурным вопросам. Сообщество учредило Фонд сотрудничества, компенсации и развития с местопребыванием в Ломе, а также Западноафриканскую клиринговую палату. Бурунди, Габон, Заир, Камерун, Конго, Руанда, Сан-Теме и Принсипи, Центрально-Африканская Республика, Чад и Экваториальная Гвинея учредили одновременно Экономическое сообщество стран Центральной Африки, а его три участника - Бурунди, Заир и Руанда еще и локальное Экономическое сообщество стран Великих Озер.
В 1963 году молодые освободившиеся государства Африки учредили Африканский банк развития, начавший функционировать с 1966 года. На настоящий момент его членами являются 50 африканских государств - практически все члены Организации африканского единства. Высший орган банка - Совет управляющих из числа министров финансов стран-членов. Исполнительный орган - Совет директоров в Абиджане. Под эгидой банка действует Доверительный фонд Нигерии и Африканский банк развития.
В 1980 году в Африке была создана еще одна межправительственная экономическая организация - Конференция по координации развития Юга Африки в составе Анголы, Ботсваны, Замбии, Зимбабве, Лесото, Малави, Мозамбика, Свазиленда и Танзании с целью противодействия в регионе экономическому диктату Южно Африканской Республики.
Высшим руководящим органом Конференции стала Конференция глав государств и правительств, а исполнительными - Совет министров стран-участниц и Исполнительный секретариат с местопребыванием в Габороне. Ежегодно также проводятся Консультативные конференции, в работе которых помимо стран участниц принимают участие другие государства и международные организации.
Западноафриканский валютный фонд - Бенин, БСК, Буркина-Фасо, Кот д'Ивуар, Мали, Нигер, Сенегал, Того.
Валютный союз государств Центральной Африки - Габон, Камерун, Конго, Центральная Африканская Республика, Чад, Экваториальная Гвинея. Экономическое сообщество стран Западной Африки - Бенин, БСК, Буркина -Фасо, Гамбия, Гана, Гвинея, Гвинея-Бисау, Кабо-Верде, Либерия, Мавритания, Мали, Нигер, Нигерия, острова Зеленого Мыса, Сенегал, Сьерра-Леоне и Того. Другой формой валютного сотрудничества африканских стран стало создание валютных союзов, предполагающее выпуск единой валюты, имеющей единое хождение на территории стран-участниц союза, осуществляющего при этом единую валютно-финансовую политику. В настоящее время, в Африке действуют два таких союза: Таможенный и экономический союз Центральной Африке (ЮДЕАК), образованный в 1964 году Габоном, Камеруном, Конго, Центральной Африканской Республикой и Экваториальной Гвинеей. Высшим руководящим органом ЮДЕАК является Совет глав государств, а исполнительным - Генеральный секретариат с местопребыванием в Банги. ЮДЕАК имеет фонд солидарности, средства в который поступают из таможенных сборов и виде дотаций из Франции. Второй союз - созданный в 1962 году Центральный банк государств Западной Африки, гарантирующий неограниченную конвертируемость африканской валюте стран-членов по отношению к французскому франку из расчета один к пятидесяти африканских. Впоследствии от Центрального банка отпочковался Западноафриканский банк развития.
5. Экономические объединения стран Латинской Америки и Карибского бассейна.
Наиболее известными в Латинской Америки являются такие группы и образования, как Латиноамериканская ассоциация интеграции, Амазонский пакт, Андский парламент, Центрально-американский общий рынок, Карибское сообщество и Латиноамериканский фонд развития для центральноамериканского региона.
Латиноамериканская ассоциация интеграции, или "Договор Монтевидео 1980 года" вступила в силу в 1981 году и объединяет Аргентину, Боливию, Бразилию, Венесуэлу, Колумбию, Мексику, Парагвай, Перу, Уругвай, Чили и Эквадор. Кроме них, в ассоциации статус наблюдателей присвоен Кубе, Испании и Португалии. Высшим органом Ассоциации является Конференция глав государств, созываемая раз в три года. Исполнительный орган Ассоциации - Совет министров иностранных дел стран-участниц. Постоянным рабочим органом стал Секретариат с местопребыванием в Монтевидео.
Целью создания Ассоциации является стремление стран-участниц в создании единого латиноамериканского рынка, что предопределило стратегию ее приоритетов: разработка таможенной политики, а также формирование соглашений по предоставлению режимов наибольшего торгового благоприятствования.
В рамках Ассоциации действует несколько субрегиональных организаций. Созданная в 1969 году "Лаплатская группа" или группа Амазонского пакта, подписанного Аргентиной, Боливией, Бразилией, Парагваем, Уругваем о сотрудничестве и использовании ресурсов и коммуникаций Амазонки и реки Ла-Плата и функционирующая с 1973 года Андская группа в составе Колумбии, Перу, Чили (вышедшее из пакта в 1976 году) с Колумбией содействует упрочнению субрегиональных экономических отношений между странами-участниками. В рамках Андской группы действует Андская корпорация развития с уставным капиталом в 1 миллиард долларов США, а также Андский резервный фонд, образованный для поддержки равновесия платежных балансов стран-участниц.
Подписанный в 1960 году и вступивший в силу в 1961 году Договор Манагуа, вошедший в историю как Общий договор о Центральноамериканской экономической интеграйии, заложил основы Центральноамериканского общего рынка. Его участниками стали Гватемала, Гондурас, Коста-Рика, Никарагуа, и Сальвадор, которые проводят единую экономическую политику в области таможенной либерализации взаимной торговли, стимулирования развития внутризональной промышленности, а также введения единого внешнего тарифа против третьих стран. Финансирование общих акций осуществляется из Центральноамериканского банка экономической интеграции, Центральноамериканского экономического фонда, Центральноамериканской комиссии по морскому транспорту и Центральноамериканской комиссии по железно дорожному транспорту.
Аналогичный характер своей деятельности имеет Карибское сообществ /Кариком/, в состав которого входят Багамские острова, Барбадос, Белиз, Гайана, Ямайка, Тринидад и Тобаго. Еще одна группировка такого типа, функционирующая локально в бассейне Карибского моря - это организация восточнокарибских островов в составе Антигуа, Барбуды, Доминика, Гренады, Монтсеррата, Сент-Кристофера, Невис, Сент-Люсси, Сент-Виссент и Гренадин.
@темы: Международная экономика
1. Внешнеэкономическое равновесие и его основные факторы
2. Модель IS-LM открытой экономики
3. Внешнеэкономические мультипликаторы
читать дальше1. Внешнеэкономическое равновесие и его основные факторы
В открытой экономике важной проблемой является достижение как внутреннего и внешнего равновесия. Внутреннее равновесие означает достижение баланса между спросом и предложением на всех товарных рынках при обеспечении полной занятости и отсутствии инфляции. Внешнее равновесие связано с поддержанием нулевого сальдо платежного баланса в определенном режиме валютного курса.
Важной проблемой является достижения равновесия одновременно на рынке товаров, денег и по внешнеэкономическим операциям. В условиях гибкого валютного курса равновесие платежного баланса, отражающего внешнеэкономические операции, достигается автоматически. В условиях фиксированного или плавающего курса равновесие является результатом государственного регулирования экономики.
Равновесие означает, что сальдо по текущим операциям равно сальдо счету движения капитала:
(X-M) + (AX-AM) = 0,
где Х – экспорт товаров
М- импорт товаров
АХ – экспорт капитала
АМ – импорт капитала
Преобразовав данное равенство, получим:
М – Х = АХ – АМ.
На основании предшествующего материала, мы знаем, что при прочих равных условиях, экспорт товаров определяется валютным курсом, импорт товаров – валютным курсом и величиной валового дохода, экспорт и импорт капитала – ставкой процента. Это позволяет нам представить функциональную зависимость равновесия внешнеэкономических сделок:
M(E,Y) – X(E) = AX(r) - AM(r)
На платежный баланс оказывает воздействие кредитно-денежная и фискальная политика. Фискальная политика в форме роста государственных расходов и снижения налогов влияет по двум направлениям: через воздействие на уровень дохода в стране и на ставку процента. Итоговое воздействие во многом зависит от степени мобильности капитала: при высокой мобильности она может привести к положительному сальдо платежного баланса. Однако в долгосрочном периоде кредиты из-за рубежа потребуют выплаты процентов и погашения, что вызовет отток капитала из страны. Кредитно-денежная политика в форме политики «дешевых денег» ухудшает платежный баланс, так как приводит к оттоку капитала из страны и стимулирует импорт товаров.
Экономическая политика, направленная только на достижение внутреннего равновесия, лишь случайно одновременно приводит и к внешнему равновесию. Аналогичная ситуация возникает и при обособленном регулировании внешнего равновесия. Поэтому задача одновременного достижения внутреннего и внешнего баланса ставится как отдельная и с трудом поддающаяся решению. Р.Манделл и М.Флеминг обнаружили, что фискальная и кредитно-денежная политика оказывают различное относительное воздействие и доказали, что при фиксированном обменном курсе кредитно-денежная политика имеет сравнительные преимущества в регулировании платежного баланса, а фискальная в регулировании внутреннего равновесия. Международное движение капитала в ответ на отклонение внутренней ставки процента от ее мирового значения позволяет странам достигать общего равновесия, не меняя обменного курса. Чем выше мобильность капитала, тем меньшее изменение ставки процента требуется для выравнивания платежного баланса.
В условиях плавающего обменного курса кредитно-денежная и фискальная политика имеют совершенно иные результаты по сравнению с ситуацией при фиксированном курсе. Правильное решение проблемы распределения ролей имеет обратное выражение: фискальная политика приобретает большую значимость для торгового, а значит и платежного баланса, по сравнению с кредитно-денежной политикой, и именно ею следует пользоваться для достижения внешнего баланса. Внутренний баланс становится предметом регулирования для кредитно-денежной политики. Если при фиксированном валютном курсе кредитно-денежная политика была связана необходимостью поддерживать обменный курс, то теперь она освобождается от этой задачи и может более эффективно использоваться для решения внутренних проблем.
2. Модель IS-LM открытой экономики
При условии, что валютный курс не изменяется мы можем вывести кривую платежного баланса, отражающую равновесие по внешнеэкономическим операциям и отражающую такие сочетания ставки процента и объема производства, при которых обеспечивается сальдо платежного баланса. (Рис. 1)
Если учитывать изменение курса национальной валюты, то можно отметить, что повышение курса вызывает сдвиг кривой платежного баланса вверх, а падение курса – вниз.
Рис. 1 Кривая равновесия платежного баланса
Ситуация одновременного формирования равновесия на трех рынках отражается на графике точкой пересечения трех кривых (рис. 2)
Рис. 2 Равновесие на рынке товаров, денег и по внешнеэкономическим операциям
Если кривая платежного баланса находится выше точки пересечения кривых IS и LM, то это означает равновесие в национальной экономике на рынке товаров и денег, но по внешнеэкономическим операциям существует дефицит платежного баланса. Если страна проповедует политику гибкого валютного курса, то в этом случае курс национальной валюты падает и кривая платежного баланса смещается вниз. Одновременно падение курса национальной валюты вызывает изменение условий внешней торговли, стимулируя экспорт товаров и услуг и сокращая импорт. Данное изменение стимулирует рост национальной экономики, что отражается в сдвиге кривой IS вверх. Рост объема производства означает рост доходов субъектов и повышение совокупного спроса, для чего требуются дополнительные деньги, то есть растет спрос на деньги, провоцируя повышения ставки процента. Эти изменения будут происходить до тех пор, пока не сформируется равновесие на всех трех рынках при большем объеме производства и более высокой ставке процента.
Если правительство проводит политику фиксированного или плавающего курса, то для достижения равновесия на всех трех рынках, оно должно снизить курс национальной валюты, в результате чего будут происходить аналогичные процессы.
Если кривая платежного баланса лежит ниже точки пересечения кривых IS и LM, то национальная экономика имеет положительное сальдо по внешнеэкономическим операциям. В данном случае рост спроса на национальную валюту приведет к повышению курса национальной валюты. Это скажется на сальдо по текущим операциям и сальдо по счету движения капитала и отразится в движении кривой платежного баланса вверх. Повышение валютного курса ухудшает условия поставок товаров на внешние рынки и увеличивает спрос на импорт, так как он становится дешевле. В результате этого в национальной экономике начинается сокращение объема производства. Падение доходов и спроса на товары вызывает падение спроса на деньги. Как следствие, на рынке денег понижается ставка процента и перераспределяется денежная масса на деньги, направляемые для сделок, и направляемые для спекуляций. Данные процессы приведут к формированию равновесия на всех трех рынках при меньшем объеме производства и более низкой ставке процента.
3. Внешнеэкономические мультипликаторы
Взаимосвязь текущего счета и счета движения капитала можно представить путем преобразования основного макроэкономического тождества:
Y = C + I + G + Xn
Y –C –G = C + I + G + Xn – (C +G)
Левая часть данного равенства характеризует чистые сбережения в стране (Sn). Преобразуя равенство, получим:
Sn = I + Xn
Преобразуя равенство, получим разницу между избытком внутренних инвестиций в стране над внешними сбережениями (I – S), которая равна чистому экспорту:
(I – S) = Xn
Рассматривая влияние внешней торговли на развитие национальной экономики, можно использовать понятие мультипликатора внешней торговли. Для этого рассмотрим основное макроэкономическое тождество
Y = C + I + G + X – M
Как известно, импорт можно описать функцией
M = M0 + mY,
где m – предельная склонность к импорту.
С учетом функции потребления и функции импорта основное макроэкономическое тождество примет вид:
Y = Ca + MPC*Y + I + G + X - M0 + mY.
Чтобы узнать влияние изменения экспорта на объем производства продифференцируем полученное уравнение:
В результате получим:
где дробь и является мультипликатором внешней торговли, который показывает как изменится объем производства в стране при увеличении экспорта на единицу.
Необходимо учитывать и обратную связь, то есть влияние импорта из другой страны. Она может быть проанализирована и рассчитана через мультипликатор международной торговли:
В данном случае рост инвестиций в стране А приведет к росту производства и экспорта в страну В, что, в свою очередь, скажется на объеме производства в данной стране и экспорте в страну А.
2. Модель IS-LM открытой экономики
3. Внешнеэкономические мультипликаторы
читать дальше1. Внешнеэкономическое равновесие и его основные факторы
В открытой экономике важной проблемой является достижение как внутреннего и внешнего равновесия. Внутреннее равновесие означает достижение баланса между спросом и предложением на всех товарных рынках при обеспечении полной занятости и отсутствии инфляции. Внешнее равновесие связано с поддержанием нулевого сальдо платежного баланса в определенном режиме валютного курса.
Важной проблемой является достижения равновесия одновременно на рынке товаров, денег и по внешнеэкономическим операциям. В условиях гибкого валютного курса равновесие платежного баланса, отражающего внешнеэкономические операции, достигается автоматически. В условиях фиксированного или плавающего курса равновесие является результатом государственного регулирования экономики.
Равновесие означает, что сальдо по текущим операциям равно сальдо счету движения капитала:
(X-M) + (AX-AM) = 0,
где Х – экспорт товаров
М- импорт товаров
АХ – экспорт капитала
АМ – импорт капитала
Преобразовав данное равенство, получим:
М – Х = АХ – АМ.
На основании предшествующего материала, мы знаем, что при прочих равных условиях, экспорт товаров определяется валютным курсом, импорт товаров – валютным курсом и величиной валового дохода, экспорт и импорт капитала – ставкой процента. Это позволяет нам представить функциональную зависимость равновесия внешнеэкономических сделок:
M(E,Y) – X(E) = AX(r) - AM(r)
На платежный баланс оказывает воздействие кредитно-денежная и фискальная политика. Фискальная политика в форме роста государственных расходов и снижения налогов влияет по двум направлениям: через воздействие на уровень дохода в стране и на ставку процента. Итоговое воздействие во многом зависит от степени мобильности капитала: при высокой мобильности она может привести к положительному сальдо платежного баланса. Однако в долгосрочном периоде кредиты из-за рубежа потребуют выплаты процентов и погашения, что вызовет отток капитала из страны. Кредитно-денежная политика в форме политики «дешевых денег» ухудшает платежный баланс, так как приводит к оттоку капитала из страны и стимулирует импорт товаров.
Экономическая политика, направленная только на достижение внутреннего равновесия, лишь случайно одновременно приводит и к внешнему равновесию. Аналогичная ситуация возникает и при обособленном регулировании внешнего равновесия. Поэтому задача одновременного достижения внутреннего и внешнего баланса ставится как отдельная и с трудом поддающаяся решению. Р.Манделл и М.Флеминг обнаружили, что фискальная и кредитно-денежная политика оказывают различное относительное воздействие и доказали, что при фиксированном обменном курсе кредитно-денежная политика имеет сравнительные преимущества в регулировании платежного баланса, а фискальная в регулировании внутреннего равновесия. Международное движение капитала в ответ на отклонение внутренней ставки процента от ее мирового значения позволяет странам достигать общего равновесия, не меняя обменного курса. Чем выше мобильность капитала, тем меньшее изменение ставки процента требуется для выравнивания платежного баланса.
В условиях плавающего обменного курса кредитно-денежная и фискальная политика имеют совершенно иные результаты по сравнению с ситуацией при фиксированном курсе. Правильное решение проблемы распределения ролей имеет обратное выражение: фискальная политика приобретает большую значимость для торгового, а значит и платежного баланса, по сравнению с кредитно-денежной политикой, и именно ею следует пользоваться для достижения внешнего баланса. Внутренний баланс становится предметом регулирования для кредитно-денежной политики. Если при фиксированном валютном курсе кредитно-денежная политика была связана необходимостью поддерживать обменный курс, то теперь она освобождается от этой задачи и может более эффективно использоваться для решения внутренних проблем.
2. Модель IS-LM открытой экономики
При условии, что валютный курс не изменяется мы можем вывести кривую платежного баланса, отражающую равновесие по внешнеэкономическим операциям и отражающую такие сочетания ставки процента и объема производства, при которых обеспечивается сальдо платежного баланса. (Рис. 1)
Если учитывать изменение курса национальной валюты, то можно отметить, что повышение курса вызывает сдвиг кривой платежного баланса вверх, а падение курса – вниз.
Рис. 1 Кривая равновесия платежного баланса
Ситуация одновременного формирования равновесия на трех рынках отражается на графике точкой пересечения трех кривых (рис. 2)
Рис. 2 Равновесие на рынке товаров, денег и по внешнеэкономическим операциям
Если кривая платежного баланса находится выше точки пересечения кривых IS и LM, то это означает равновесие в национальной экономике на рынке товаров и денег, но по внешнеэкономическим операциям существует дефицит платежного баланса. Если страна проповедует политику гибкого валютного курса, то в этом случае курс национальной валюты падает и кривая платежного баланса смещается вниз. Одновременно падение курса национальной валюты вызывает изменение условий внешней торговли, стимулируя экспорт товаров и услуг и сокращая импорт. Данное изменение стимулирует рост национальной экономики, что отражается в сдвиге кривой IS вверх. Рост объема производства означает рост доходов субъектов и повышение совокупного спроса, для чего требуются дополнительные деньги, то есть растет спрос на деньги, провоцируя повышения ставки процента. Эти изменения будут происходить до тех пор, пока не сформируется равновесие на всех трех рынках при большем объеме производства и более высокой ставке процента.
Если правительство проводит политику фиксированного или плавающего курса, то для достижения равновесия на всех трех рынках, оно должно снизить курс национальной валюты, в результате чего будут происходить аналогичные процессы.
Если кривая платежного баланса лежит ниже точки пересечения кривых IS и LM, то национальная экономика имеет положительное сальдо по внешнеэкономическим операциям. В данном случае рост спроса на национальную валюту приведет к повышению курса национальной валюты. Это скажется на сальдо по текущим операциям и сальдо по счету движения капитала и отразится в движении кривой платежного баланса вверх. Повышение валютного курса ухудшает условия поставок товаров на внешние рынки и увеличивает спрос на импорт, так как он становится дешевле. В результате этого в национальной экономике начинается сокращение объема производства. Падение доходов и спроса на товары вызывает падение спроса на деньги. Как следствие, на рынке денег понижается ставка процента и перераспределяется денежная масса на деньги, направляемые для сделок, и направляемые для спекуляций. Данные процессы приведут к формированию равновесия на всех трех рынках при меньшем объеме производства и более низкой ставке процента.
3. Внешнеэкономические мультипликаторы
Взаимосвязь текущего счета и счета движения капитала можно представить путем преобразования основного макроэкономического тождества:
Y = C + I + G + Xn
Y –C –G = C + I + G + Xn – (C +G)
Левая часть данного равенства характеризует чистые сбережения в стране (Sn). Преобразуя равенство, получим:
Sn = I + Xn
Преобразуя равенство, получим разницу между избытком внутренних инвестиций в стране над внешними сбережениями (I – S), которая равна чистому экспорту:
(I – S) = Xn
Рассматривая влияние внешней торговли на развитие национальной экономики, можно использовать понятие мультипликатора внешней торговли. Для этого рассмотрим основное макроэкономическое тождество
Y = C + I + G + X – M
Как известно, импорт можно описать функцией
M = M0 + mY,
где m – предельная склонность к импорту.
С учетом функции потребления и функции импорта основное макроэкономическое тождество примет вид:
Y = Ca + MPC*Y + I + G + X - M0 + mY.
Чтобы узнать влияние изменения экспорта на объем производства продифференцируем полученное уравнение:
В результате получим:
где дробь и является мультипликатором внешней торговли, который показывает как изменится объем производства в стране при увеличении экспорта на единицу.
Необходимо учитывать и обратную связь, то есть влияние импорта из другой страны. Она может быть проанализирована и рассчитана через мультипликатор международной торговли:
В данном случае рост инвестиций в стране А приведет к росту производства и экспорта в страну В, что, в свою очередь, скажется на объеме производства в данной стране и экспорте в страну А.
@темы: Международная экономика
1 Понятие валютной системы и этапы её становления
2. Валютный курс и его колебания
3. Валютный рынок
4. Валютная политика: цели и механизмы
5. Формы валютной политики
6. Платёжный баланс государства
читать дальше1 Понятие валютной системы и этапы её становления
Вывоз капитала, международная торговля товарами и услугами, научно-техническое сотрудничество обуславливают взаимные денежные требования и обязательства субъектов мирохозяйственных связей. Поэтому объективной основой валютно-финансовых отношений является процесс общественного воспроизводства, который вызывает обмен товарами, капиталами и услугами в мировом хозяйстве.
Совокупность денежных отношений, определяющих платежно-расчетные операции между национальными хозяйствами, называется валютными отношениями. Характер валютных отношений зависит от состояния международных экономических отношений. Любые изменения в их формах будут влиять на валютные отношения, но существует и обратная связь. Для того, чтобы регулировать возникшие валютные отношения между странами, необходима валютная система.
Валютная система – это совокупность денежно-кредитных отношений, сложившихся на базе интернационализации хозяйственной жизни и развития мирового рынка и закрепленная в международных договорных и государственно-правовых нормах.
По мере интернационализации хозяйственных связей формируются национальная, региональная и мировая валютные системы.
Первоначально возникла национальная валютная система – это форма организации валютных отношений страны, сложившаяся исторически и закрепленная национальным законодательством, а также обычаями международного права.
Национальная валютная система является составной частью внутренней денежной системы и определяется характерными чертами последней, но в то же время она относительно самостоятельна и выходит за национальные рамки.
На национальную валютную систему возлагается ряд функций:
- формирование и использование валютных ресурсов;
- обеспечение внешнеэкономических связей страны;
- обеспечение оптимальных условий функционирования национального хозяйства.
Мировая и региональная валютные системы являются международными и обслуживают взаимный обмен результатами деятельности национальных экономик.
Региональная валютная система – это форма организации валютных отношений ряда государств определенного региона, закрепленная в межгосударственных соглашениях и в создании межгосударственных финансово-кредитных институтов. Наиболее яркий пример валютной системы такого уровня – Европейская валютная система.
Мировая валютная система – это глобальная форма организации валютных отношений в рамках мирового хозяйства, закрепленная многосторонними межгосударственными соглашениями и регулируемая международными валютно-кредитными и финансовыми организациями.
Она прошла в своем развитии несколько этапов:
• ХIХ – начало ХХ века – система золотого стандарта;
• 1944 г – Бреттон-Вудская система двойного обеспечения (золото и доллар США);
• 1976 г. – Ямайское соглашение о плавающих валютных курсах.
Мировая валютная система включает, с одной стороны, валютные отношения, с другой стороны – валютный механизм. Валютные отношения представляют собой повседневные связи, в которые вступают частные лица, фирмы, банки на валютном и денежном рынках в целях осуществления международных расчетов, кредитных и валютных операций. Валютный механизм представляет собой правовые нормы и представляющие их инструменты как на национальном, так и на международном уровнях.
Важнейшими элементами мировой валютной системы являются:
• Международные платежные средства;
• Механизм установления и поддержания валютных курсов;
• Порядок балансирования международных платежей;
• Условия конвертируемости валюты;
• Режим работы валютных рынков и рынка золота;
• Права и обязанности межгосударственных институтов, регулирующих валютные отношения.
Мировая валютная система решает мирохозяйственные задачи, что отражается на ее функциях. Основные функции мировой валютной системы:
- опосредование международных экономических связей;
- обеспечение платежно-расчетного оборота в рамках мирового хозяйства;
- обеспечение необходимых условий для нормального воспроизводственного процесса и бесперебойной реализации производимых товаров;
- регламентация и координация режимов национальных валютных систем;
- унификация и стандартизация принципов валютных отношений.
Современная мировая валютная система формируется исходя из взаимосвязи и взаимодействия национальных и международных валютных систем. С ростом интернационализации хозяйственной жизни грани между этими валютными системами постепенно стираются. Сбой отдельной национальной валютной системы может оказать негативное воздействие на региональные и мировую валютные системы, а реформирование региональной валютной системы ведет к серьезным переменам как в различных национальных системах, так и в мировой валютной системе в целом.
В условиях рыночной экономики движение денежных средств из страны в страну, обмен и продажа валют осуществляется через деятельность крупных коммерческих банков. Эти банки располагают сетью филиалов в разных странах или счетами в банках других стран. Проводя через такие банки торговые и иные внешнеэкономические операции, клиенты имеют возможность вносить средства на счет банка в одной стране и при необходимости переводить эти вклады в другую страну в иной банк.
Главными экономическими агентами внешнего рынка выступают экспортеры, импортеры, держатели активов. Наряду с «первичными» субъектами валютного рынка — экспортерами и импортерами, формирующими спрос и предложение валюты, выделяют и «вторичных» - тех участников валютного рынка, которые торгуют непосредственно валютой. Это - коммерческие банки, валютные брокеры и др. Определение «вторичные» весьма условно, поскольку в настоящее время около 90% всех валютных сделок на валютном рынке не связаны с торговыми операциями. Часть торговли валютой — это обычная биржевая игра ради получения прибыли, где в качестве объекта фигурируют курсы валют.
Важнейшими субъектами в сфере международного денежного обращения выступают правительственные органы. Денежно-кредитные отношения в мировой экономике затрагивают национальные интересы государств. Закономерно, что в ходе эволюции международных отношений вырабатывались правила и законы, регулирующие отношения, приемлемые с точки зрения национальных.
2. Валютный курс и его колебания
Валютный курс – это цена денежной единицы данной страны, выраженная в валюте другой страны. Существует прямая и обратная котировка национальной валюты.
Валютный курс необходим для установления пропорций обмена валют при международной торговле товарами и услугами, при движении капиталов в виде инвестиций и кредитов, для сравнения цен на мировых товарных рынках и стоимостных показателей различных стран, переоценке счетов в иностранной валюте фирм, банков, правительств и частных лиц.
Множество валютных курсов можно классифицировать по различным признакам:
• Способ фиксации: плавающий, фиксированный, гибкий;
• Способ расчета: паритетный, фактический;
• Вид сделок: срочные, спот-сделки, своп-сделки;
• Способ установления: официальный, неофициальный;
• Отношение к паритету покупательной способности валют: завышенный, заниженный, паритетный;
• Отношение к участникам сделки: курс покупки, курс продажи, средний курс;
• По учету инфляции: реальный, номинальный;
• По способу продажи: курс наличной продажи, курс безналичной продажи, оптовый курс обмена валют, банкнотный.
Каждой валютной системе соответствует свой режим фиксации валютного курса, то есть механизм его определения и изменения.
Фиксированный валютный курс предполагает осуществление обмена одной валюты на другую на основе твердого паритета, т.е. в основе каждой валюты до середины 70-х годов ХХ века лежал золотовалютный резерв страны. В системе фиксированного обменного курса в настоящее время Центральный банк фиксирует относительную цену внутренней и внешней валюты или паритет валюты. Особенность фиксированного курса состоит в том, что он остается неизменным в течение более или менее продолжительного времени, т.е. не зависит от изменения спроса и предложения на валюту. Изменение фиксированного курса происходит в результате его официального пересмотра (девальвации – понижения или ревальвации – повышения).
Режим фиксированного курса имеет следующие преимущества:
-количественная определенность (способствует торговле и стимулированию потока капитала);
-усиливает повышенное доверие к валютной финансовой политике, вызванное необходимостью приближения процентных ставок к ставкам экономики валюты зацепления, а также необходимостью контроля над ростом кредитования и правительственных расходов для предотвращения подрыва обменного курса инфляцией;
-сдерживание инфляции. Высокое доверие к валютно-финансовой политике смягчает инфляционные ожидания на рынке труда и финансовых рынках.
Однако данный режим не лишен и недостатков. Страна не способна противостоять определенным экономическим шокам в результате потери экспортных рынков и недостаточности валютных резервов для поддержки фиксируемого курса. Как правило, эти явления сопровождаются резким снижением внутренних цен, которые предопределяют спад производства и рост безработных. Режим фиксированного валютного курса обычно устанавливается в странах с жесткими валютными ограничениями и неконвертируемой валютой. На современном этапе его применяют в основном развивающиеся страны.
Гибкий валютный курс – это обмен одной валюты на другую на основе соотношения спроса и предложения на валютном рынке без централизованного регулирования. Спрос зависит от покупок иностранными потребителями отечественных товаров. Предложение - от покупки иностранных товаров и услуг, произведенных за рубежом, импортерами и, в конечном счете, зависит от величины спроса потребителей на импортируемые товары и услуги. Если спрос на товары эластичен, то предложение валюты имеет прямую зависимость, если спрос неэластичен, то обратную.
При гибком валютном курсе снижение цены равновесия означает обесценивание валюты. Данный курс позволяет поддерживать конкурентоспособность и быстро адаптируется к внешним импульсам и шокам, а самое главное – правительство страны освобождается от функции определения подходящего курса.
Несмотря на эти преимущества, режим свободно плавающего обменного курса не лишен недостатков:
- если валютный рынок характеризуется незначительной емкостью, то при данном режиме несколько крупных сделок могут подорвать существующее состояние;
- данный режим не может обеспечить эффективность валютной политики при регулировании со стороны государства, а также принятии валютно-финансовых фискальных мер;
- непривлекательность для иностранных инвесторов и торговых партнеров условий неопределенности при данном режиме;
- существует угроза правительственного манипулирования, что подрывает доверие субъектов рынка;
- если страна имеет наличие крупных спекулятивных потоков капитала, то определение обменных курсов в значительной степени ограничивает валютно-финансовую независимость.
Такой режим характерен для стран, где валютные ограничения отсутствуют или незначительны и практически не встречается в настоящее время.
Плавающий валютный курс изменяется в результате изменения спроса и предложения валюты, но корректируются валютными интервенциями Центрального банка в рамках «регулируемого» или «валютного коридора».
Номинальный валютный курс представляет собой цену национальной валюты, выраженную в иностранной валюте. Для обозначения номинального валютного курса используется понятие «обменный курс валюты».
Реальный валютный курс рассчитывается так, чтобы учесть изменения уровня цен в обеих странах по отношению к базисному году; для расчета используется номинальный валютный курс по следующей формуле:
Er = En (Pd/Pf)
где Er – реальный валютный курс;
En - номинальный валютный курс;
Pd - «внутренний» уровень цен;
Pf - уровень цен другой страны.
В основе валютного курса, особенно при фиксированном режиме, лежит валютный паритет – это соотношение между двумя валютами, устанавливаемое в законодательном порядке. На практике курсы валют только случайно и очень кратковременно могут совпадать с их паритетом – при равновесии спроса и предложения.
Часто для объяснения валютных курсов используют теорию паритета покупательной способности, которую выдвинул в 1556 г. Мартин де Ацпилкует Наварро и которая позже явилась предметом исследования Д. Рикардо, Д. Юма. Однако наиболее полный и всесторонний ее анализ был сделан Г. Касселем в начале XX в. По его мнению «в условиях нормальной торговли устанавливается такой валютный курс, который отражает соотношения между покупательной силой соответствующих валют». Согласно этой теории, в основу курсовых соотношений можно поставить цены условной «корзины» товаров двух стран. Так, если в Беларуси такая корзина стоит, скажем, 500000 белорусских рублей, а в России 10000 российских рублей, то, поделив 500000 на 10000, мы получим цену 1российского рубля, равную 50 белорусским рублям.
Если в Беларуси удвоятся цены на товары вследствие, например, увеличения денежной массы в обращении, а в России все останется неизменным, то при прочих равных условиях обменный курс российского рубля к белорусскому рублю удвоится.
Данную зависимость можно выразить следующим образом:
r=P1/P2
где P1 и P2 - уровни цен в нашей стране и иностранном государстве;
r - валютный курс или цена иностранной валюты
Иначе говоря, если обменные курсы корректируются относительно паритета покупательной способности, то перевод (конвертация) денежных средств из одной валюты в другую не должен вызывать изменений в покупательной способности этих средств. В целом на валютный курс в рамках паритета покупательной способности оказывают воздействие: а) количество денег в двух рассматриваемых странах и б) объемы ВНП этих стран.
Курс валюты национальной растет на 1 %
1) на каждый 1% роста денежной массы своей страны;
2) на каждый 1 % падения денежной массы другой страны;
3) на каждый 1 % падения реального ВНП своей страны;
4) на каждый 1% роста ВНП другой страны.
Курс национальной валюты подвержен колебаниям, под воздействием следующих факторов:
1. Изменения во вкусах потребителей. Любые изменения во вкусах или привязанностях потребителей к изделиям другой страны изменяют спрос или предложение на валюту этой страны, а также изменяют ее валютный курс. Например, если технологические достижения американцев в производстве компьютеров делают их технику наиболее привлекательной для британских потребителей и промышленности, то они, покупая больше американских компьютеров, поставят больше фунтов на валютные рынки, и курс доллара повысится. И наоборот, если английский твид станет более популярным в США, то спрос на фунт возрастет, и курс доллара снизится.
2. Темп инфляции. Соотношение валют по их покупательной способности (паритет покупательной способности), отражая действие закона стоимости, служит своеобразным хребтом валютного курса. Поэтому на валютный курс влияет темп инфляции. Чем выше темп инфляции в стране, тем ниже курс ее валюты, если не противодействуют иные факторы. Инфляционное обесценивание денег в стране вызывает снижение покупательной способности и тенденцию к падению их курса к валютам стран, где темп инфляции ниже. Данная тенденция обычно прослеживается в средне- и долгосрочном плане. Выравнивание валютного курса, приведение его в соответствие с паритетом покупательной способности происходят в среднем в течение двух лет.
Зависимость валютного курса от темпа инфляции особенно велика у стран с большим объемом международного обмена товарами, услугами и капиталами. Это объясняется тем, что наиболее тесная связь между динамикой валютного курса и относительным темпом инфляции проявляется при расчете курса на базе экспортных цен.
3. Состояние платежного баланса. Активный платежный баланс способствует повышению курса национальной валюты, так как увеличивается спрос на нее со стороны иностранных должников. Пассивный платежный баланс порождает тенденцию к снижению курса национальной валюты, так как должники продают ее на иностранную валюту для погашения своих внешних обязательств.
4. Разница процентных ставок в разных странах. Изменение процентных ставок в стране воздействует при прочих равных условиях на международное движение капиталов, прежде всего краткосрочных. Повышение процентной ставки стимулирует приток иностранных капиталов, а ее снижение поощряет отлив капиталов, в том числе национальных, за границу.
5. Деятельность валютных рынков и спекулятивные валютные операции. Если курс какой-либо валюты имеет тенденцию к понижению, то фирмы и банки заблаговременно продают ее на более устойчивые валюты, что ухудшает позиции ослабленной валюты. Валютные рынки быстро реагируют на изменения в экономике и политике, на колебания курсовых соотношений. Тем самым они расширяют возможности валютной спекуляции и стихийного движения “горячих” денег.
6. Степень использования определенной валюты в международных расчетах.
7. На курсовое соотношение валют воздействует также ускорение или задержка международных платежей. В ожидании снижения курса национальной валюты импортеры стараются ускорить платежи в иностранной валюте, чтобы не нести потерь при повышении ее курса. При укреплении национальной валюты, напротив, преобладает ее стремление к задержке платежей в иностранной валюте.
8. Степень доверия к валюте на национальных и мировых рынках. Она определяется состоянием экономики и политической обстановкой в стране, а также рассмотренными выше факторами, оказывающими воздействие на валютный курс. Причем дилеры учитывают не только данные темпы экономического роста, инфляции, уровень покупательной способности валюты, соотношение спроса и предложения валюты, но и перспективы их динамики.
9. Ожидания хозяйствующих субъектов относительно изменения денежной массы, политики правительства, развития экономики и т.д.
10. Валютная политика правительства.
Понятно, что определение с помощью этой теории равновесного обменного валютного курса может быть только приблизительным. Не говоря уже о том, что существует множество причин, вызывающих колебания валютных курсов, не существует и единого способа определения потребительской «корзины». Структуры товаров и услуг, образующих потребительскую «корзину», в разных странах достаточно отличаются друг от друга. Их сравнение весьма условно.
3.Валютный рынок
Валютный рынок – это система устойчивых экономических и организационных отношений, возникающих в результате операций по купле-продаже иностранной валюты и различных валютных ценностей.
На валютном рынке складывается система взаимоотношений между различными экономическими субъектами. В качестве основных субъектов валютного рынка выступают коммерческие и центральные банки, валютные биржи, брокерские агентства, международные корпорации.
Основные участники валютного рынка – это коммерческие банки, которые не только диверсифицируют свои портфели за счет иностранных активов, но и осуществляют валютные сделки от лиц фирм, выходящих на внешние рынки в качестве экспортеров и импортеров. Валютные сделки по экспорту и импорту товаров и услуг каждой страны составляют основу определения стоимости национальной валюты.
Центральные банки выступают на валютных рынках двояким образом. Прежде всего, они являются участниками рынка, имеющими подобно коммерческим банкам собственные интересы. Другой задачей центральных банков является обеспечение устойчивости собственной валюты не только внутри страны, но и в отношениях с другими валютами. Поэтому они участвуют в операциях на валютных рынках для защиты собственной валюты. Центральные банки стран, входящих в валютные системы, обязаны поддерживать в твердо установленных границах курсы своей валюты относительно других стран, входящих в данную систему. При необходимости с помощью операций купли-продажи валюты они должны восстанавливать курсовые соотношения.
К услугам банков и небанковских финансовых институтов обращаются и индивидуальные участники валютного рынка, например, туристы, путешествующие за пределами своей страны; лица, получающие денежные переводы от родственников, проживающих за границей; частные инвесторы, вкладывающие капитал в иностранную экономику.
Валютный рынок, прежде всего, обеспечивает валютно-кредитное и расчетное обслуживание экспортно-импортных операций, а также валютные операции, связанные с инвестированием капитала за пределы национальной экономики.
Кроме того, валютный рынок предоставляет возможности хеджирования, то есть страхования валютных рисков. При хеджировании экономические агенты, желая уменьшить риск, связанный с колебаниями валютного курса, которые могут оказать негативное воздействие на их капитал, стремятся избавиться от чистых обязательств в иностранной валюте, то есть достичь баланса между активами и пассивами в данной валюте.
Одним из самых больших валютных рынков выступает рынок спот, или рынок немедленной поставки валюты (в течение 2 рабочих дней).
Экономические агенты также могут воспользоваться услугами срочного (форвардного) валютного рынка. Если участнику валютного рынка потребуется купить иностранную валюту через определенный период времени, он может заключить так называемый срочный контракт на покупку этой валюты. К срочным валютным контрактам относятся форвардные контракты, фьючерсные контракты и валютные опционы.
Как форвардный, так и фьючерсный контракт представляют собой соглашение между двумя сторонами об обмене фиксированного количества денег на определенную дату в будущем по заранее оговоренному (срочному) валютному курсу. Оба контракта обязательны к исполнению. Различие между ними состоит в том, что форвардный контракт заключается вне биржи, а фьючерсный контракт приобретается и продается только на валютной бирже с соблюдением определенных правил посредством открытого предложения цены валюты голосом.
Валютный опцион – это контракт, который предоставляет право (но не обязательство) одному из участников сделки купить или продать определенной количество иностранной валюты по фиксированной цене в течение определенного периода времени. Покупатель опциона выплачивает премию его продавцу взамен его обязательств реализовать вышеуказанное право.
Как уже отмечено, рынок валюты бывает с немедленной поставкой валюты (спот) и срочный - с поставкой валюты в определенную дату в будущем по курсу, установленному в настоящее время. Срочный курс может отличаться от курса рынка спот. Это различие определяется различием процентных ставок в странах рассматриваемых валют. Срочный курс валюты имеет тенденцию превышать курс спот (в процентах) на столько, на сколько процентные ставки в этой валюте ниже, чем процентные ставки в другой валюте.
Под национальными валютными рынками принято понимать совокупность операций, осуществляемых по отношению к национальной валюте банками, расположенными на территории данной страны, по валютному обслуживанию ее резидентов и нерезидентов. Кроме того, к операциям внутреннего национального рынка относятся валютные операции компаний между собой.
Под влиянием интернационализации мировой экономики, развития международного рынка ссудных капиталов, совершенствования средств коммуникаций формируются международные (региональные и мировые) валютные рынки. На таких рынках отсутствуют валютные ограничения, осуществляется огромное число сделок на значительные объемы, участвуют субъекты всех стран мирового хозяйства. Мировые валютные рынки сосредоточены в крупных международных финансовых центрах.
На организованных валютных рынках более ½ всех валютных сделок осуществляется на валютных биржах, которые выступают как некоммерческие предприятия и своими главными задачами имеют мобилизацию временно свободных валютных ресурсов и организацию торгов. В большинстве промышленно развитых стран (Япония, Франция и др.) роль валютных бирж заключается в установлении валютных курсов и фиксации справочных курсов валют.
Неорганизованный валютный рынок представляет все внебиржевые валютные сделки, которые совершаются в большей степени непосредственно между банками, и поэтому он называется также межбанковским.
4. Валютная политика: цели и механизмы
Валютная политика – совокупность мер правительства, направленных на формирование соотношения национальной валюты и важнейших иностранных валют, регулирование обращения иностранных валют внутри страны, международных расчетов, обязательных платежей в валюте и т.д.
Государственное регулирование валютных отношений дополняет рыночное регулирование. Рыночное, основанное на конкуренции, порождает стимулы развития, а государственное направлено на преодоление негативных явлений, возникающих в ходе рыночного регулирования. Соотношение между рыночным и государственным регулированием постоянно меняется и зависит от конкретной экономической ситуации в стране.
Валютная политика обычно преследует следующие цели:
- обеспечение валютной стабилизации;
- обеспечение конвертируемости валюты;
- либерализация валютных операций.
Валютная политика проводится с помощью прямых и косвенных мер. Прямые меры представляют собой принятие законодательных актов в области валютных отношений и действия исполнительной власти. Косвенное регулирование – использование валютно-кредитных методов воздействия на изменение среды, в которой действуют хозяйствующие субъекты.
Валютное регулирование включает в себя несколько уровней:
1. Частные предприятия, которые располагают валютными ресурсами и активно участвуют в валютных операциях;
2. Органы государственной власти страны в лице Министерства финансов, Центрального банка, органов валютного контроля;
3. Межгосударственные финансовые организации, необходимость появления которых связана с:
- усилением взаимозависимости национальных экономик;
- изменением соотношений между рыночным и государственным регулированием в пользу рынка;
- изменением соотношения сил в мировом хозяйстве;
- ростом масштабов мировых валютно-финансовых рынков.
Общее руководство валютной политикой осуществляет правительство страны, которое принимает законодательные акты в области валютной политики, обеспечивает их соблюдение, распределяет полномочия и функции по управлению валютной сферой. Главным исполнительным органом является Центральный банк, который выполняет следующие функции:
- введение ограничений для коммерческих банков на объемы привлечения кредитов из-за границы;
- установление максимальных размеров валютного, процентного и курсового риска;
- управление валютными резервами, находящимися на его балансе;
- определение сферы и порядка обращения иностранной валюты на территории страны;
- проведение всех видов валютных операций;
- регулирование валютного рынка;
- регулирование валютного курса;
- контроль за деятельностью коммерческих банков, введение единых норм учета, отчетности, документации и статистики валютных операций;
- подготовка и публикация статистики валютно-финансовых операций.
Различают структурную и текущую валютную политику. Структурная – совокупность долгосрочных мероприятий, направленных на осуществление изменений в мировой валютной системе. Она проводится, как правило, в форме валютных реформ.
Текущая валютная политика – совокупность краткосрочных мер, направленных на оперативное регулирование валютного курса, валютных операций и деятельность валютного рынка.
Валютные операции делятся на:
- операции, связанные с переходом права собственности на валютные ценности;
- операции с использованием в качестве платежа иностранной валюты, а также национальной валюты при внешнеэкономической деятельности;
- операции с ввозом и пересылкой за границу валютных ценностей.
Валютные операции подразделяются на текущие и операции по вывозу капитала.
Текущие валютные операции – операции по купле-продаже валюты, товаров и услуг, реализации прав на интеллектуальную собственность, расчеты по которым осуществляются без отсрочки платежа; переводы средств за границу и из-за границы; переводы средств неторгового характера, включая заработную плату, пенсии, алименты; получение и предоставление кредитов на срок до 180 дней.
Валютные операции, связанные с движением капитала – это инвестиции в т.ч. в ценные бумаги; переводы в оплату права собственности на здания и иное имущество; кредиты на срок более 180 дней; привлечение средств на счета; все иные валютные операции.
5. Формы валютной политики
Основным объектом валютной политики правительства является валютный курс, так как он играет важную роль в функционировании национальной экономики.
Поэтому в переходных экономиках большое значение придается выбору режима валютного курса. Данный выбор зависит от уровня развития и размера экономики, степени ее открытости, состояния финансовых рынков, диверсификации производства, состояния платежного баланса, уровня конкурентоспособности, объема резервов иностранной валюты, степени зависимости экономики от внешней торговли, общественно-политического климата, состояния национальной денежной системы, природы и особенностей экономических проблем, с которыми сталкивается страна. Выбор режима валютного курса осложнялся отсутствием опыта конвертируемости валюты, отсутствием на первых этапах полноценной национальной валюты, валютных рынков, невысоким доверием к правительству.
Практически все страны вначале применяли систему множественности валютных курсов. Последующий отказ от этой системы и унификация валютного курса одновременно с либерализацией внешней торговли позволяет ликвидировать «черный» валютный рынок; избежать сокрытия части валютной выручки; обеспечить равный доступ экономических агентов на валютные рынки; устранить коррупцию, порождаемую системой множественности курсов; реально приблизить уровень внутренних цен к их мировому уровню.
В большинстве стран с переходной экономикой в настоящее время применяется гибкий валютный курс – свободно плавающий, а при наличии достаточного уровня иностранных валютных резервов – «управляемое плавание».
Поддержание валютного курса может осуществляться многими мерами:
- дисконтная политика – изменение учетной ставки Центральным банком, направленное на регулирование валютного курса. Повышение учетной ставки может привлечь в страну средства с мирового рынка капитала, в результате чего возрастает спрос на национальную валюту и курс стабилизируется или возрастает. Одновременно оказывается воздействие на динамику внутренних кредитов, денежной массы, цен, совокупного спроса. Следует подчеркнуть, что дисконтная политика оказывает противоречивое воздействие на национальную экономику и поэтому ее практически не используют для целей валютного курса;
- девизная политика и ее вариант – валютная интервенция – метод воздействия на курс национальной валюты путем купли-продажи Центральным банком и уполномоченными органами иностранной валюты с целью сгладить нежелательные колебания;
- диверсификация валютных резервов – регулирование структуры валютных резервов Центрального банка с целью обеспечения международных расчетов, проведения валютных интервенций и защиты от валютных потерь;
- девальвация и ревальвация национальной валюты – изменение официального курса национальной валюты по отношению к иностранной. Девальвация означает уменьшение курса национальной валюты, ревальвация - повышение. Основой девальвации является завышение официального курса по сравнению с рыночным
- регулирование степени конвертируемости национальной валюты, под которой понимают отсутствие ограничений на сделки по обмену валют. В зависимости от существующих ограничений различают внутреннюю конвертируемость, конвертируемость по счету текущих операций и конвертируемость по счету движения капитала.
Внутренняя конвертируемость означает возможность для резидентов приобретать и держать некоторые виды активов в иностранной валюте. Конвертируемость по счету текущих операций означает отсутствие ограничений на обмен валюты по операциям, связанным с экспортом и импортом товаров и услуг. Конвертируемость по счету движения капитала означает отсутствие ограничений на перемещение капитала через национальную границу. Полная конвертируемость означает отсутствие ограничений как на сделки по обмену валют, так и на международную торговлю. Это означает, что страна присоединилась к требованиям статьи УШ Устава Международного валютного фонда.
Страны с переходной экономикой вводили внутреннюю конвертируемость валюты либо одновременно с либерализацией цен (Польша, Чехословакия, Эстония), либо постепенно, по мере накопления официальных валютных резервов, улучшения платежного баланса (Венгрия, Латвия, Россия). Это позволило дать импульс развития внутреннего валютного и товарного рынков, создать конкурентную среду. В то же время она породила «долларизацию» экономики, бегство от национальной валюты, обострила инфляцию, падение спроса на отечественные товары. Поэтому требовалось сохранение тарифных и нетарифных внешнеторговых ограничений.
К середине 90-х годов большинство стран с переходной экономикой ввели конвертируемость валюты по счету текущих операций, что позволяет каждой стране производить те товары и услуги, по которым она имеет сравнительные преимущества, способствует развитию мировой торговли, эффективному распределению ресурсов, росту производительности. Однако порождается ряд проблем, которые требуют своего решения.
О необходимости и целесообразности введения конвертируемости валюты по счету движения капитала в большинстве стран с переходной экономикой говорить преждевременно, так как они не достигли необходимой стабильности на внутренних финансовых рынках.
- Валютные ограничения – законодательные и административные запреты, лимитирование и регламентация операций резидентов и нерезидентов с валютой и другими валютными ценностями. Валютные ограничения закрепляются валютным законодательством, которое служит основой для постановлений по конкретным вопросам.
Валютные ограничения предусматривают:
- регулирование международных платежей и переводов капитала, прибыли, движения золота, денежных знаков и ценных бумаг;
- запрет свободной купли-продажи иностранной валюты;
- концентрацию в руках государства иностранной валюты и других валютных ценностей.
Валютные ограничения возможны, если валютная политика строится на следующих принципах:
• централизация валютных операций в Центральном и уполномоченных банках;
• лицензирование валютных операций;
• полное или частичное блокирование валютных счетов;
• ограничение конвертируемости валюты.
Юридические лица-резиденты, как правило, могут самостоятельно использовать принадлежащую им валюту на цели, не противоречащие закону. Они имеют право осуществлять текущие валютные операции без ограничений, а операции, связанные с движением капитала, – в порядке, установленном Центральным банком. Расчеты за валюту между резидентами за проданные товары и услуги не разрешаются. Расчеты между резидентами и нерезидентами проводятся в рублях и валюте. Валютная выручка должна обязательно перечисляться на счет резидентов в уполномоченные банки. Юридические лица могут хранить средства в иностранной валюте на счетах в иностранных банках.
Физические лица - резиденты не имеют права на проведение сделок с валютой за исключением случаев:
- купли-продажи валюты в уполномоченных банках;
- передачи валюты в дар;
- приобретения, продажи и обмена в целях коллекционирования единичных иностранных денежных знаков в порядке, установленном законом.
В отдельных случаях могут вводиться два вида валютных ограничений: по текущим операциям и по финансовым операциям.
По текущим операциям практикуют:
- блокирование выручки иностранных фирм от продажи товаров в данной стране, ограничение их возможностями распоряжаться этими средствами;
- обязательная продажа валютной выручки фирм-экспортеров Центральному банку или уполномоченным банкам;
- ограниченная продажа иностранной валюты импортерам;
- ограничения на форвардные покупки импортерами иностранной валюты;
- запрет на продажу товаров за границу за национальную валюту;
- запрет на оплату импорта некоторых товаров иностранной валютой;
- регулирование сроков оплаты по экспорту и импорту товаров и услуг;
- введение системы множественности валютных курсов.
По финансовым операциям при пассивном платежном балансе применяют меры по ограничению вывоза капитала и стимулированию притока капитала в целях поддержания курса национальной валюты. Обычно практикуют:
• ограничения вывоза национальной и иностранной валюты, золота, ценных бумаг, предоставления кредитов;
• контроль за деятельностью кредитного и финансового рынков;
• ограничение участия коммерческих банков страны в предоставлении международных кредитов в иностранной валюте;
• принудительное изъятие иностранных ценных бумаг, принадлежащих резидентам и продажа их за валюту;
• полное или частичное прекращение погашения внешней задолженности.
Следует учитывать, что валютная политика является составной частью общей государственной политики регулирования экономики. Поэтому цели валютной политики направлены, прежде всего, на обеспечение стабильного и устойчивого роста национальной экономики, обеспечение благоприятных условия для внешнеэкономической деятельности национальных фирм.
6. Платежный баланс государства
Платежный баланс страны представляет собой систематические записи всех экономических сделок между резидентами этой страны и остальным миром в течение данного периода времени. Экономические сделки представляют собой любой обмен стоимости, т.е. акт, в котором передается право собственности на товар, оказывается услуга или право собственности на активы переходит от резидента данной страны к резиденту другой страны. Платежный баланс охватывает не только платежи и поступления, которые фактически произведены или подлежат немедленному исполнению на определенную дату, но и будущие платежи по международным обязательствам и требованиям страны. Это объясняется тем, что основная часть сделок совершается на кредитной основе.
Любая сделка имеет две стороны. Кредит, с точки зрения данной страны, - отток стоимостей, за которыми должен последовать компенсирующий приток стоимостей или платеж. Например экспорт товаров или экспорт капитала. Дебет - приток стоимостей, за который резиденты данной страны должны платить. Например, импорт товаров, услуг или капитала. Общая сумма кредита должна быть всегда равна сумме дебета платежного баланса.
По экономическому содержанию различают платежный баланс на определенную дату и за определенный период времени. Платежный баланс на определенную дату невозможно зафиксировать в форме статистических показателей. Он существует в виде меняющегося изо дня в день соотношения платежей и поступлений. Состояние платежного баланса определяется спросом и предложением национальной и иностранных валют в данный момент времени.
Платежный баланс за определенный период составляется на основе статистических данных о совершенных за этот период времени внешнеэкономических сделках и позволяет анализировать изменения в международных экономических отношениях страны, масштабе и характере ее участия в мировом хозяйстве. Показатели платежного баланса за определенный период времени связаны с агрегатными показателями развития экономики, состоянием национальной валюты и являются объектом государственного регулирования..
В зависимости от операций различают: торговый баланс, баланс текущих операций, счет движения капитала и изменение официальных резервов.
Торговый баланс представляет собой чистую стоимость экспорта только товаров за вычетом их импорта.
Счет текущих операций кроме операций с товарами включает:
а) Услуги в сфере транспорта, страхования, банков, туризма, образования, предприятий общественного питания и т.д.
б) Чистые доходы от инвестиций (проценты, прибыль, дивиденды). Они получаются от владения имуществом и активами в других странах мира.
в) Чистые трансфертные платежи, которые включают переводы частных и государственных средств в другие страны (подарки, пенсии, денежные переводы, безвозмездная помощь другим странам).
Счет движения капитала отражает все международные сделки с активами, т.е. движение прямых инвестиций, портфельных инвестиций, прочего долгосрочного и краткосрочного капитала. Это означает предоставление и получение кредитов на международных финансовых рынках, операции купли-продажи реальных и финансовых активов в других странах.
Сумма всех статей платежного баланса дает общий баланс или баланс официальных расчетов. Баланс может быть с положительным или отрицательным сальдо, и поэтому в общем балансе указывают способ балансировки платежного баланса. В случае дефицита его можно ликвидировать за счет:
а) займа у центральных банков других стран или международных организаций;
б) продажи части официальных резервов иностранной валюты или золота. Так как в этом случае предложение иностранной валюты на внутреннем рынке увеличивается, то данная операция учитывается со знаком «+». При этом предложение национальной валюты на внутреннем рынке относительно уменьшается, а ее курс обмена повышается, что оказывает соответствующее воздействие на развитие экономики страны.
Оценка дефицита платежного баланса не является однозначной. Она зависит от причины и устойчивости. На состояние платежного баланса влияют:
- неравномерность экономического и политического развития стран;
- циклические колебания экономики;
- инфляция;
- рост заграничных государственных расходов;
- усиление международной финансовой взаимозависимости стран;
- валютно-финансовые факторы (девальвация и т. д.)
- изменения в международной торговле;
- чрезвычайные обстоятельства.
Дефицит может быть реакцией на рост иностранного спроса на валюту данной страны для использования ее в качестве резервного актива (доллар США).
Общим правилом является: в условиях нормально растущей экономики расширения внешнеэкономических операций страна, чья валюта используется в качестве средства международных расчетов, должна иметь дефицит баланса текущих операций. Если страна не является мировым финансовым центром, то устойчивые и длительные дефициты приводят к истощению официальных резервов, что негативно сказывается на экономике. Страна обязана корректировать платежный баланс.
Материальной основой регулирования платежного баланса является:
- государственная собственность, в том числе на официальные золото-валютные резервы;
- часть национального дохода, перераспределяемая через государственный бюджет;
- непосредственное участие государства в международных экономических операциях как экспортер капитала, гарант, кредитор или заемщик;
- регламентация внешнеэкономических операций с помощью нормативных актов и органов государственного контроля.
Существует несколько методов регулирования платежного баланса:
а) прямой контроль, включая регламентацию импорта, таможенные и другие сборы, запрет или ограничения на перевод за рубеж доходов по иностранным инвестициям, вывоз краткосрочного и долгосрочного капитала;
б) дефляция, которая направлена на решение внутриэкономических проблем и, следовательно, повышение конкурентоспособности страны на внешнем рынке (сокращение совокупного спроса, сокращение государственных расходов, замораживание цен и заработной платы, уменьшение дефицита государственного бюджета, кредитные ограничения, установление пределов роста денежной массы и т.д.);
в) изменение обменного курса за счет девальвации;
г) валютные ограничения;
д) специальные меры государственного воздействия на платежный баланс в ходе формирования его основных статей:
• содействие росту экспорториентированных и импортзамещающих отраслей экономики,
• содействие углублению международному разделению труда,
• ограничение вывоза валюты,
• участие правительства в создании туристической инфраструктуры,
• расширение государственных расходов на научные исследования для роста поступлений валюты от продажи патентов, лицензий и т.д.,
• регулирование миграции рабочей силы и т.д.
При проведении экономической политики регулирования платежного баланса руководствуются тремя правилами:
- если инфляция слишком высока, следует уменьшить дефицит государственного бюджета;
- если велик дефицит счета текущих операций платежного баланса, необходимо снижение реального обменного курса национальной валюты;
- если резервы иностранной валюты незначительны или быстро сокращаются, следует проводить жесткую кредитно-денежную политику.
Основным фактором устойчивости платежного баланса страны является достаточный уровень золотовалютных резервов государства, основными путями увеличения которых является:
• Эффективное развитие внешней торговли;
• Активизация институциональных преобразований, создающая возможность развития рынка корпоративных ценных бумаг;
• Совершенствование инвестиционного законодательства и реализация на практике всеми звеньями государственного управления мер по созданию благоприятного инвестиционного климата;
• Реализация мер по обеспечению сбалансированности реального спроса на деньги с предложением денег.
2. Валютный курс и его колебания
3. Валютный рынок
4. Валютная политика: цели и механизмы
5. Формы валютной политики
6. Платёжный баланс государства
читать дальше1 Понятие валютной системы и этапы её становления
Вывоз капитала, международная торговля товарами и услугами, научно-техническое сотрудничество обуславливают взаимные денежные требования и обязательства субъектов мирохозяйственных связей. Поэтому объективной основой валютно-финансовых отношений является процесс общественного воспроизводства, который вызывает обмен товарами, капиталами и услугами в мировом хозяйстве.
Совокупность денежных отношений, определяющих платежно-расчетные операции между национальными хозяйствами, называется валютными отношениями. Характер валютных отношений зависит от состояния международных экономических отношений. Любые изменения в их формах будут влиять на валютные отношения, но существует и обратная связь. Для того, чтобы регулировать возникшие валютные отношения между странами, необходима валютная система.
Валютная система – это совокупность денежно-кредитных отношений, сложившихся на базе интернационализации хозяйственной жизни и развития мирового рынка и закрепленная в международных договорных и государственно-правовых нормах.
По мере интернационализации хозяйственных связей формируются национальная, региональная и мировая валютные системы.
Первоначально возникла национальная валютная система – это форма организации валютных отношений страны, сложившаяся исторически и закрепленная национальным законодательством, а также обычаями международного права.
Национальная валютная система является составной частью внутренней денежной системы и определяется характерными чертами последней, но в то же время она относительно самостоятельна и выходит за национальные рамки.
На национальную валютную систему возлагается ряд функций:
- формирование и использование валютных ресурсов;
- обеспечение внешнеэкономических связей страны;
- обеспечение оптимальных условий функционирования национального хозяйства.
Мировая и региональная валютные системы являются международными и обслуживают взаимный обмен результатами деятельности национальных экономик.
Региональная валютная система – это форма организации валютных отношений ряда государств определенного региона, закрепленная в межгосударственных соглашениях и в создании межгосударственных финансово-кредитных институтов. Наиболее яркий пример валютной системы такого уровня – Европейская валютная система.
Мировая валютная система – это глобальная форма организации валютных отношений в рамках мирового хозяйства, закрепленная многосторонними межгосударственными соглашениями и регулируемая международными валютно-кредитными и финансовыми организациями.
Она прошла в своем развитии несколько этапов:
• ХIХ – начало ХХ века – система золотого стандарта;
• 1944 г – Бреттон-Вудская система двойного обеспечения (золото и доллар США);
• 1976 г. – Ямайское соглашение о плавающих валютных курсах.
Мировая валютная система включает, с одной стороны, валютные отношения, с другой стороны – валютный механизм. Валютные отношения представляют собой повседневные связи, в которые вступают частные лица, фирмы, банки на валютном и денежном рынках в целях осуществления международных расчетов, кредитных и валютных операций. Валютный механизм представляет собой правовые нормы и представляющие их инструменты как на национальном, так и на международном уровнях.
Важнейшими элементами мировой валютной системы являются:
• Международные платежные средства;
• Механизм установления и поддержания валютных курсов;
• Порядок балансирования международных платежей;
• Условия конвертируемости валюты;
• Режим работы валютных рынков и рынка золота;
• Права и обязанности межгосударственных институтов, регулирующих валютные отношения.
Мировая валютная система решает мирохозяйственные задачи, что отражается на ее функциях. Основные функции мировой валютной системы:
- опосредование международных экономических связей;
- обеспечение платежно-расчетного оборота в рамках мирового хозяйства;
- обеспечение необходимых условий для нормального воспроизводственного процесса и бесперебойной реализации производимых товаров;
- регламентация и координация режимов национальных валютных систем;
- унификация и стандартизация принципов валютных отношений.
Современная мировая валютная система формируется исходя из взаимосвязи и взаимодействия национальных и международных валютных систем. С ростом интернационализации хозяйственной жизни грани между этими валютными системами постепенно стираются. Сбой отдельной национальной валютной системы может оказать негативное воздействие на региональные и мировую валютные системы, а реформирование региональной валютной системы ведет к серьезным переменам как в различных национальных системах, так и в мировой валютной системе в целом.
В условиях рыночной экономики движение денежных средств из страны в страну, обмен и продажа валют осуществляется через деятельность крупных коммерческих банков. Эти банки располагают сетью филиалов в разных странах или счетами в банках других стран. Проводя через такие банки торговые и иные внешнеэкономические операции, клиенты имеют возможность вносить средства на счет банка в одной стране и при необходимости переводить эти вклады в другую страну в иной банк.
Главными экономическими агентами внешнего рынка выступают экспортеры, импортеры, держатели активов. Наряду с «первичными» субъектами валютного рынка — экспортерами и импортерами, формирующими спрос и предложение валюты, выделяют и «вторичных» - тех участников валютного рынка, которые торгуют непосредственно валютой. Это - коммерческие банки, валютные брокеры и др. Определение «вторичные» весьма условно, поскольку в настоящее время около 90% всех валютных сделок на валютном рынке не связаны с торговыми операциями. Часть торговли валютой — это обычная биржевая игра ради получения прибыли, где в качестве объекта фигурируют курсы валют.
Важнейшими субъектами в сфере международного денежного обращения выступают правительственные органы. Денежно-кредитные отношения в мировой экономике затрагивают национальные интересы государств. Закономерно, что в ходе эволюции международных отношений вырабатывались правила и законы, регулирующие отношения, приемлемые с точки зрения национальных.
2. Валютный курс и его колебания
Валютный курс – это цена денежной единицы данной страны, выраженная в валюте другой страны. Существует прямая и обратная котировка национальной валюты.
Валютный курс необходим для установления пропорций обмена валют при международной торговле товарами и услугами, при движении капиталов в виде инвестиций и кредитов, для сравнения цен на мировых товарных рынках и стоимостных показателей различных стран, переоценке счетов в иностранной валюте фирм, банков, правительств и частных лиц.
Множество валютных курсов можно классифицировать по различным признакам:
• Способ фиксации: плавающий, фиксированный, гибкий;
• Способ расчета: паритетный, фактический;
• Вид сделок: срочные, спот-сделки, своп-сделки;
• Способ установления: официальный, неофициальный;
• Отношение к паритету покупательной способности валют: завышенный, заниженный, паритетный;
• Отношение к участникам сделки: курс покупки, курс продажи, средний курс;
• По учету инфляции: реальный, номинальный;
• По способу продажи: курс наличной продажи, курс безналичной продажи, оптовый курс обмена валют, банкнотный.
Каждой валютной системе соответствует свой режим фиксации валютного курса, то есть механизм его определения и изменения.
Фиксированный валютный курс предполагает осуществление обмена одной валюты на другую на основе твердого паритета, т.е. в основе каждой валюты до середины 70-х годов ХХ века лежал золотовалютный резерв страны. В системе фиксированного обменного курса в настоящее время Центральный банк фиксирует относительную цену внутренней и внешней валюты или паритет валюты. Особенность фиксированного курса состоит в том, что он остается неизменным в течение более или менее продолжительного времени, т.е. не зависит от изменения спроса и предложения на валюту. Изменение фиксированного курса происходит в результате его официального пересмотра (девальвации – понижения или ревальвации – повышения).
Режим фиксированного курса имеет следующие преимущества:
-количественная определенность (способствует торговле и стимулированию потока капитала);
-усиливает повышенное доверие к валютной финансовой политике, вызванное необходимостью приближения процентных ставок к ставкам экономики валюты зацепления, а также необходимостью контроля над ростом кредитования и правительственных расходов для предотвращения подрыва обменного курса инфляцией;
-сдерживание инфляции. Высокое доверие к валютно-финансовой политике смягчает инфляционные ожидания на рынке труда и финансовых рынках.
Однако данный режим не лишен и недостатков. Страна не способна противостоять определенным экономическим шокам в результате потери экспортных рынков и недостаточности валютных резервов для поддержки фиксируемого курса. Как правило, эти явления сопровождаются резким снижением внутренних цен, которые предопределяют спад производства и рост безработных. Режим фиксированного валютного курса обычно устанавливается в странах с жесткими валютными ограничениями и неконвертируемой валютой. На современном этапе его применяют в основном развивающиеся страны.
Гибкий валютный курс – это обмен одной валюты на другую на основе соотношения спроса и предложения на валютном рынке без централизованного регулирования. Спрос зависит от покупок иностранными потребителями отечественных товаров. Предложение - от покупки иностранных товаров и услуг, произведенных за рубежом, импортерами и, в конечном счете, зависит от величины спроса потребителей на импортируемые товары и услуги. Если спрос на товары эластичен, то предложение валюты имеет прямую зависимость, если спрос неэластичен, то обратную.
При гибком валютном курсе снижение цены равновесия означает обесценивание валюты. Данный курс позволяет поддерживать конкурентоспособность и быстро адаптируется к внешним импульсам и шокам, а самое главное – правительство страны освобождается от функции определения подходящего курса.
Несмотря на эти преимущества, режим свободно плавающего обменного курса не лишен недостатков:
- если валютный рынок характеризуется незначительной емкостью, то при данном режиме несколько крупных сделок могут подорвать существующее состояние;
- данный режим не может обеспечить эффективность валютной политики при регулировании со стороны государства, а также принятии валютно-финансовых фискальных мер;
- непривлекательность для иностранных инвесторов и торговых партнеров условий неопределенности при данном режиме;
- существует угроза правительственного манипулирования, что подрывает доверие субъектов рынка;
- если страна имеет наличие крупных спекулятивных потоков капитала, то определение обменных курсов в значительной степени ограничивает валютно-финансовую независимость.
Такой режим характерен для стран, где валютные ограничения отсутствуют или незначительны и практически не встречается в настоящее время.
Плавающий валютный курс изменяется в результате изменения спроса и предложения валюты, но корректируются валютными интервенциями Центрального банка в рамках «регулируемого» или «валютного коридора».
Номинальный валютный курс представляет собой цену национальной валюты, выраженную в иностранной валюте. Для обозначения номинального валютного курса используется понятие «обменный курс валюты».
Реальный валютный курс рассчитывается так, чтобы учесть изменения уровня цен в обеих странах по отношению к базисному году; для расчета используется номинальный валютный курс по следующей формуле:
Er = En (Pd/Pf)
где Er – реальный валютный курс;
En - номинальный валютный курс;
Pd - «внутренний» уровень цен;
Pf - уровень цен другой страны.
В основе валютного курса, особенно при фиксированном режиме, лежит валютный паритет – это соотношение между двумя валютами, устанавливаемое в законодательном порядке. На практике курсы валют только случайно и очень кратковременно могут совпадать с их паритетом – при равновесии спроса и предложения.
Часто для объяснения валютных курсов используют теорию паритета покупательной способности, которую выдвинул в 1556 г. Мартин де Ацпилкует Наварро и которая позже явилась предметом исследования Д. Рикардо, Д. Юма. Однако наиболее полный и всесторонний ее анализ был сделан Г. Касселем в начале XX в. По его мнению «в условиях нормальной торговли устанавливается такой валютный курс, который отражает соотношения между покупательной силой соответствующих валют». Согласно этой теории, в основу курсовых соотношений можно поставить цены условной «корзины» товаров двух стран. Так, если в Беларуси такая корзина стоит, скажем, 500000 белорусских рублей, а в России 10000 российских рублей, то, поделив 500000 на 10000, мы получим цену 1российского рубля, равную 50 белорусским рублям.
Если в Беларуси удвоятся цены на товары вследствие, например, увеличения денежной массы в обращении, а в России все останется неизменным, то при прочих равных условиях обменный курс российского рубля к белорусскому рублю удвоится.
Данную зависимость можно выразить следующим образом:
r=P1/P2
где P1 и P2 - уровни цен в нашей стране и иностранном государстве;
r - валютный курс или цена иностранной валюты
Иначе говоря, если обменные курсы корректируются относительно паритета покупательной способности, то перевод (конвертация) денежных средств из одной валюты в другую не должен вызывать изменений в покупательной способности этих средств. В целом на валютный курс в рамках паритета покупательной способности оказывают воздействие: а) количество денег в двух рассматриваемых странах и б) объемы ВНП этих стран.
Курс валюты национальной растет на 1 %
1) на каждый 1% роста денежной массы своей страны;
2) на каждый 1 % падения денежной массы другой страны;
3) на каждый 1 % падения реального ВНП своей страны;
4) на каждый 1% роста ВНП другой страны.
Курс национальной валюты подвержен колебаниям, под воздействием следующих факторов:
1. Изменения во вкусах потребителей. Любые изменения во вкусах или привязанностях потребителей к изделиям другой страны изменяют спрос или предложение на валюту этой страны, а также изменяют ее валютный курс. Например, если технологические достижения американцев в производстве компьютеров делают их технику наиболее привлекательной для британских потребителей и промышленности, то они, покупая больше американских компьютеров, поставят больше фунтов на валютные рынки, и курс доллара повысится. И наоборот, если английский твид станет более популярным в США, то спрос на фунт возрастет, и курс доллара снизится.
2. Темп инфляции. Соотношение валют по их покупательной способности (паритет покупательной способности), отражая действие закона стоимости, служит своеобразным хребтом валютного курса. Поэтому на валютный курс влияет темп инфляции. Чем выше темп инфляции в стране, тем ниже курс ее валюты, если не противодействуют иные факторы. Инфляционное обесценивание денег в стране вызывает снижение покупательной способности и тенденцию к падению их курса к валютам стран, где темп инфляции ниже. Данная тенденция обычно прослеживается в средне- и долгосрочном плане. Выравнивание валютного курса, приведение его в соответствие с паритетом покупательной способности происходят в среднем в течение двух лет.
Зависимость валютного курса от темпа инфляции особенно велика у стран с большим объемом международного обмена товарами, услугами и капиталами. Это объясняется тем, что наиболее тесная связь между динамикой валютного курса и относительным темпом инфляции проявляется при расчете курса на базе экспортных цен.
3. Состояние платежного баланса. Активный платежный баланс способствует повышению курса национальной валюты, так как увеличивается спрос на нее со стороны иностранных должников. Пассивный платежный баланс порождает тенденцию к снижению курса национальной валюты, так как должники продают ее на иностранную валюту для погашения своих внешних обязательств.
4. Разница процентных ставок в разных странах. Изменение процентных ставок в стране воздействует при прочих равных условиях на международное движение капиталов, прежде всего краткосрочных. Повышение процентной ставки стимулирует приток иностранных капиталов, а ее снижение поощряет отлив капиталов, в том числе национальных, за границу.
5. Деятельность валютных рынков и спекулятивные валютные операции. Если курс какой-либо валюты имеет тенденцию к понижению, то фирмы и банки заблаговременно продают ее на более устойчивые валюты, что ухудшает позиции ослабленной валюты. Валютные рынки быстро реагируют на изменения в экономике и политике, на колебания курсовых соотношений. Тем самым они расширяют возможности валютной спекуляции и стихийного движения “горячих” денег.
6. Степень использования определенной валюты в международных расчетах.
7. На курсовое соотношение валют воздействует также ускорение или задержка международных платежей. В ожидании снижения курса национальной валюты импортеры стараются ускорить платежи в иностранной валюте, чтобы не нести потерь при повышении ее курса. При укреплении национальной валюты, напротив, преобладает ее стремление к задержке платежей в иностранной валюте.
8. Степень доверия к валюте на национальных и мировых рынках. Она определяется состоянием экономики и политической обстановкой в стране, а также рассмотренными выше факторами, оказывающими воздействие на валютный курс. Причем дилеры учитывают не только данные темпы экономического роста, инфляции, уровень покупательной способности валюты, соотношение спроса и предложения валюты, но и перспективы их динамики.
9. Ожидания хозяйствующих субъектов относительно изменения денежной массы, политики правительства, развития экономики и т.д.
10. Валютная политика правительства.
Понятно, что определение с помощью этой теории равновесного обменного валютного курса может быть только приблизительным. Не говоря уже о том, что существует множество причин, вызывающих колебания валютных курсов, не существует и единого способа определения потребительской «корзины». Структуры товаров и услуг, образующих потребительскую «корзину», в разных странах достаточно отличаются друг от друга. Их сравнение весьма условно.
3.Валютный рынок
Валютный рынок – это система устойчивых экономических и организационных отношений, возникающих в результате операций по купле-продаже иностранной валюты и различных валютных ценностей.
На валютном рынке складывается система взаимоотношений между различными экономическими субъектами. В качестве основных субъектов валютного рынка выступают коммерческие и центральные банки, валютные биржи, брокерские агентства, международные корпорации.
Основные участники валютного рынка – это коммерческие банки, которые не только диверсифицируют свои портфели за счет иностранных активов, но и осуществляют валютные сделки от лиц фирм, выходящих на внешние рынки в качестве экспортеров и импортеров. Валютные сделки по экспорту и импорту товаров и услуг каждой страны составляют основу определения стоимости национальной валюты.
Центральные банки выступают на валютных рынках двояким образом. Прежде всего, они являются участниками рынка, имеющими подобно коммерческим банкам собственные интересы. Другой задачей центральных банков является обеспечение устойчивости собственной валюты не только внутри страны, но и в отношениях с другими валютами. Поэтому они участвуют в операциях на валютных рынках для защиты собственной валюты. Центральные банки стран, входящих в валютные системы, обязаны поддерживать в твердо установленных границах курсы своей валюты относительно других стран, входящих в данную систему. При необходимости с помощью операций купли-продажи валюты они должны восстанавливать курсовые соотношения.
К услугам банков и небанковских финансовых институтов обращаются и индивидуальные участники валютного рынка, например, туристы, путешествующие за пределами своей страны; лица, получающие денежные переводы от родственников, проживающих за границей; частные инвесторы, вкладывающие капитал в иностранную экономику.
Валютный рынок, прежде всего, обеспечивает валютно-кредитное и расчетное обслуживание экспортно-импортных операций, а также валютные операции, связанные с инвестированием капитала за пределы национальной экономики.
Кроме того, валютный рынок предоставляет возможности хеджирования, то есть страхования валютных рисков. При хеджировании экономические агенты, желая уменьшить риск, связанный с колебаниями валютного курса, которые могут оказать негативное воздействие на их капитал, стремятся избавиться от чистых обязательств в иностранной валюте, то есть достичь баланса между активами и пассивами в данной валюте.
Одним из самых больших валютных рынков выступает рынок спот, или рынок немедленной поставки валюты (в течение 2 рабочих дней).
Экономические агенты также могут воспользоваться услугами срочного (форвардного) валютного рынка. Если участнику валютного рынка потребуется купить иностранную валюту через определенный период времени, он может заключить так называемый срочный контракт на покупку этой валюты. К срочным валютным контрактам относятся форвардные контракты, фьючерсные контракты и валютные опционы.
Как форвардный, так и фьючерсный контракт представляют собой соглашение между двумя сторонами об обмене фиксированного количества денег на определенную дату в будущем по заранее оговоренному (срочному) валютному курсу. Оба контракта обязательны к исполнению. Различие между ними состоит в том, что форвардный контракт заключается вне биржи, а фьючерсный контракт приобретается и продается только на валютной бирже с соблюдением определенных правил посредством открытого предложения цены валюты голосом.
Валютный опцион – это контракт, который предоставляет право (но не обязательство) одному из участников сделки купить или продать определенной количество иностранной валюты по фиксированной цене в течение определенного периода времени. Покупатель опциона выплачивает премию его продавцу взамен его обязательств реализовать вышеуказанное право.
Как уже отмечено, рынок валюты бывает с немедленной поставкой валюты (спот) и срочный - с поставкой валюты в определенную дату в будущем по курсу, установленному в настоящее время. Срочный курс может отличаться от курса рынка спот. Это различие определяется различием процентных ставок в странах рассматриваемых валют. Срочный курс валюты имеет тенденцию превышать курс спот (в процентах) на столько, на сколько процентные ставки в этой валюте ниже, чем процентные ставки в другой валюте.
Под национальными валютными рынками принято понимать совокупность операций, осуществляемых по отношению к национальной валюте банками, расположенными на территории данной страны, по валютному обслуживанию ее резидентов и нерезидентов. Кроме того, к операциям внутреннего национального рынка относятся валютные операции компаний между собой.
Под влиянием интернационализации мировой экономики, развития международного рынка ссудных капиталов, совершенствования средств коммуникаций формируются международные (региональные и мировые) валютные рынки. На таких рынках отсутствуют валютные ограничения, осуществляется огромное число сделок на значительные объемы, участвуют субъекты всех стран мирового хозяйства. Мировые валютные рынки сосредоточены в крупных международных финансовых центрах.
На организованных валютных рынках более ½ всех валютных сделок осуществляется на валютных биржах, которые выступают как некоммерческие предприятия и своими главными задачами имеют мобилизацию временно свободных валютных ресурсов и организацию торгов. В большинстве промышленно развитых стран (Япония, Франция и др.) роль валютных бирж заключается в установлении валютных курсов и фиксации справочных курсов валют.
Неорганизованный валютный рынок представляет все внебиржевые валютные сделки, которые совершаются в большей степени непосредственно между банками, и поэтому он называется также межбанковским.
4. Валютная политика: цели и механизмы
Валютная политика – совокупность мер правительства, направленных на формирование соотношения национальной валюты и важнейших иностранных валют, регулирование обращения иностранных валют внутри страны, международных расчетов, обязательных платежей в валюте и т.д.
Государственное регулирование валютных отношений дополняет рыночное регулирование. Рыночное, основанное на конкуренции, порождает стимулы развития, а государственное направлено на преодоление негативных явлений, возникающих в ходе рыночного регулирования. Соотношение между рыночным и государственным регулированием постоянно меняется и зависит от конкретной экономической ситуации в стране.
Валютная политика обычно преследует следующие цели:
- обеспечение валютной стабилизации;
- обеспечение конвертируемости валюты;
- либерализация валютных операций.
Валютная политика проводится с помощью прямых и косвенных мер. Прямые меры представляют собой принятие законодательных актов в области валютных отношений и действия исполнительной власти. Косвенное регулирование – использование валютно-кредитных методов воздействия на изменение среды, в которой действуют хозяйствующие субъекты.
Валютное регулирование включает в себя несколько уровней:
1. Частные предприятия, которые располагают валютными ресурсами и активно участвуют в валютных операциях;
2. Органы государственной власти страны в лице Министерства финансов, Центрального банка, органов валютного контроля;
3. Межгосударственные финансовые организации, необходимость появления которых связана с:
- усилением взаимозависимости национальных экономик;
- изменением соотношений между рыночным и государственным регулированием в пользу рынка;
- изменением соотношения сил в мировом хозяйстве;
- ростом масштабов мировых валютно-финансовых рынков.
Общее руководство валютной политикой осуществляет правительство страны, которое принимает законодательные акты в области валютной политики, обеспечивает их соблюдение, распределяет полномочия и функции по управлению валютной сферой. Главным исполнительным органом является Центральный банк, который выполняет следующие функции:
- введение ограничений для коммерческих банков на объемы привлечения кредитов из-за границы;
- установление максимальных размеров валютного, процентного и курсового риска;
- управление валютными резервами, находящимися на его балансе;
- определение сферы и порядка обращения иностранной валюты на территории страны;
- проведение всех видов валютных операций;
- регулирование валютного рынка;
- регулирование валютного курса;
- контроль за деятельностью коммерческих банков, введение единых норм учета, отчетности, документации и статистики валютных операций;
- подготовка и публикация статистики валютно-финансовых операций.
Различают структурную и текущую валютную политику. Структурная – совокупность долгосрочных мероприятий, направленных на осуществление изменений в мировой валютной системе. Она проводится, как правило, в форме валютных реформ.
Текущая валютная политика – совокупность краткосрочных мер, направленных на оперативное регулирование валютного курса, валютных операций и деятельность валютного рынка.
Валютные операции делятся на:
- операции, связанные с переходом права собственности на валютные ценности;
- операции с использованием в качестве платежа иностранной валюты, а также национальной валюты при внешнеэкономической деятельности;
- операции с ввозом и пересылкой за границу валютных ценностей.
Валютные операции подразделяются на текущие и операции по вывозу капитала.
Текущие валютные операции – операции по купле-продаже валюты, товаров и услуг, реализации прав на интеллектуальную собственность, расчеты по которым осуществляются без отсрочки платежа; переводы средств за границу и из-за границы; переводы средств неторгового характера, включая заработную плату, пенсии, алименты; получение и предоставление кредитов на срок до 180 дней.
Валютные операции, связанные с движением капитала – это инвестиции в т.ч. в ценные бумаги; переводы в оплату права собственности на здания и иное имущество; кредиты на срок более 180 дней; привлечение средств на счета; все иные валютные операции.
5. Формы валютной политики
Основным объектом валютной политики правительства является валютный курс, так как он играет важную роль в функционировании национальной экономики.
Поэтому в переходных экономиках большое значение придается выбору режима валютного курса. Данный выбор зависит от уровня развития и размера экономики, степени ее открытости, состояния финансовых рынков, диверсификации производства, состояния платежного баланса, уровня конкурентоспособности, объема резервов иностранной валюты, степени зависимости экономики от внешней торговли, общественно-политического климата, состояния национальной денежной системы, природы и особенностей экономических проблем, с которыми сталкивается страна. Выбор режима валютного курса осложнялся отсутствием опыта конвертируемости валюты, отсутствием на первых этапах полноценной национальной валюты, валютных рынков, невысоким доверием к правительству.
Практически все страны вначале применяли систему множественности валютных курсов. Последующий отказ от этой системы и унификация валютного курса одновременно с либерализацией внешней торговли позволяет ликвидировать «черный» валютный рынок; избежать сокрытия части валютной выручки; обеспечить равный доступ экономических агентов на валютные рынки; устранить коррупцию, порождаемую системой множественности курсов; реально приблизить уровень внутренних цен к их мировому уровню.
В большинстве стран с переходной экономикой в настоящее время применяется гибкий валютный курс – свободно плавающий, а при наличии достаточного уровня иностранных валютных резервов – «управляемое плавание».
Поддержание валютного курса может осуществляться многими мерами:
- дисконтная политика – изменение учетной ставки Центральным банком, направленное на регулирование валютного курса. Повышение учетной ставки может привлечь в страну средства с мирового рынка капитала, в результате чего возрастает спрос на национальную валюту и курс стабилизируется или возрастает. Одновременно оказывается воздействие на динамику внутренних кредитов, денежной массы, цен, совокупного спроса. Следует подчеркнуть, что дисконтная политика оказывает противоречивое воздействие на национальную экономику и поэтому ее практически не используют для целей валютного курса;
- девизная политика и ее вариант – валютная интервенция – метод воздействия на курс национальной валюты путем купли-продажи Центральным банком и уполномоченными органами иностранной валюты с целью сгладить нежелательные колебания;
- диверсификация валютных резервов – регулирование структуры валютных резервов Центрального банка с целью обеспечения международных расчетов, проведения валютных интервенций и защиты от валютных потерь;
- девальвация и ревальвация национальной валюты – изменение официального курса национальной валюты по отношению к иностранной. Девальвация означает уменьшение курса национальной валюты, ревальвация - повышение. Основой девальвации является завышение официального курса по сравнению с рыночным
- регулирование степени конвертируемости национальной валюты, под которой понимают отсутствие ограничений на сделки по обмену валют. В зависимости от существующих ограничений различают внутреннюю конвертируемость, конвертируемость по счету текущих операций и конвертируемость по счету движения капитала.
Внутренняя конвертируемость означает возможность для резидентов приобретать и держать некоторые виды активов в иностранной валюте. Конвертируемость по счету текущих операций означает отсутствие ограничений на обмен валюты по операциям, связанным с экспортом и импортом товаров и услуг. Конвертируемость по счету движения капитала означает отсутствие ограничений на перемещение капитала через национальную границу. Полная конвертируемость означает отсутствие ограничений как на сделки по обмену валют, так и на международную торговлю. Это означает, что страна присоединилась к требованиям статьи УШ Устава Международного валютного фонда.
Страны с переходной экономикой вводили внутреннюю конвертируемость валюты либо одновременно с либерализацией цен (Польша, Чехословакия, Эстония), либо постепенно, по мере накопления официальных валютных резервов, улучшения платежного баланса (Венгрия, Латвия, Россия). Это позволило дать импульс развития внутреннего валютного и товарного рынков, создать конкурентную среду. В то же время она породила «долларизацию» экономики, бегство от национальной валюты, обострила инфляцию, падение спроса на отечественные товары. Поэтому требовалось сохранение тарифных и нетарифных внешнеторговых ограничений.
К середине 90-х годов большинство стран с переходной экономикой ввели конвертируемость валюты по счету текущих операций, что позволяет каждой стране производить те товары и услуги, по которым она имеет сравнительные преимущества, способствует развитию мировой торговли, эффективному распределению ресурсов, росту производительности. Однако порождается ряд проблем, которые требуют своего решения.
О необходимости и целесообразности введения конвертируемости валюты по счету движения капитала в большинстве стран с переходной экономикой говорить преждевременно, так как они не достигли необходимой стабильности на внутренних финансовых рынках.
- Валютные ограничения – законодательные и административные запреты, лимитирование и регламентация операций резидентов и нерезидентов с валютой и другими валютными ценностями. Валютные ограничения закрепляются валютным законодательством, которое служит основой для постановлений по конкретным вопросам.
Валютные ограничения предусматривают:
- регулирование международных платежей и переводов капитала, прибыли, движения золота, денежных знаков и ценных бумаг;
- запрет свободной купли-продажи иностранной валюты;
- концентрацию в руках государства иностранной валюты и других валютных ценностей.
Валютные ограничения возможны, если валютная политика строится на следующих принципах:
• централизация валютных операций в Центральном и уполномоченных банках;
• лицензирование валютных операций;
• полное или частичное блокирование валютных счетов;
• ограничение конвертируемости валюты.
Юридические лица-резиденты, как правило, могут самостоятельно использовать принадлежащую им валюту на цели, не противоречащие закону. Они имеют право осуществлять текущие валютные операции без ограничений, а операции, связанные с движением капитала, – в порядке, установленном Центральным банком. Расчеты за валюту между резидентами за проданные товары и услуги не разрешаются. Расчеты между резидентами и нерезидентами проводятся в рублях и валюте. Валютная выручка должна обязательно перечисляться на счет резидентов в уполномоченные банки. Юридические лица могут хранить средства в иностранной валюте на счетах в иностранных банках.
Физические лица - резиденты не имеют права на проведение сделок с валютой за исключением случаев:
- купли-продажи валюты в уполномоченных банках;
- передачи валюты в дар;
- приобретения, продажи и обмена в целях коллекционирования единичных иностранных денежных знаков в порядке, установленном законом.
В отдельных случаях могут вводиться два вида валютных ограничений: по текущим операциям и по финансовым операциям.
По текущим операциям практикуют:
- блокирование выручки иностранных фирм от продажи товаров в данной стране, ограничение их возможностями распоряжаться этими средствами;
- обязательная продажа валютной выручки фирм-экспортеров Центральному банку или уполномоченным банкам;
- ограниченная продажа иностранной валюты импортерам;
- ограничения на форвардные покупки импортерами иностранной валюты;
- запрет на продажу товаров за границу за национальную валюту;
- запрет на оплату импорта некоторых товаров иностранной валютой;
- регулирование сроков оплаты по экспорту и импорту товаров и услуг;
- введение системы множественности валютных курсов.
По финансовым операциям при пассивном платежном балансе применяют меры по ограничению вывоза капитала и стимулированию притока капитала в целях поддержания курса национальной валюты. Обычно практикуют:
• ограничения вывоза национальной и иностранной валюты, золота, ценных бумаг, предоставления кредитов;
• контроль за деятельностью кредитного и финансового рынков;
• ограничение участия коммерческих банков страны в предоставлении международных кредитов в иностранной валюте;
• принудительное изъятие иностранных ценных бумаг, принадлежащих резидентам и продажа их за валюту;
• полное или частичное прекращение погашения внешней задолженности.
Следует учитывать, что валютная политика является составной частью общей государственной политики регулирования экономики. Поэтому цели валютной политики направлены, прежде всего, на обеспечение стабильного и устойчивого роста национальной экономики, обеспечение благоприятных условия для внешнеэкономической деятельности национальных фирм.
6. Платежный баланс государства
Платежный баланс страны представляет собой систематические записи всех экономических сделок между резидентами этой страны и остальным миром в течение данного периода времени. Экономические сделки представляют собой любой обмен стоимости, т.е. акт, в котором передается право собственности на товар, оказывается услуга или право собственности на активы переходит от резидента данной страны к резиденту другой страны. Платежный баланс охватывает не только платежи и поступления, которые фактически произведены или подлежат немедленному исполнению на определенную дату, но и будущие платежи по международным обязательствам и требованиям страны. Это объясняется тем, что основная часть сделок совершается на кредитной основе.
Любая сделка имеет две стороны. Кредит, с точки зрения данной страны, - отток стоимостей, за которыми должен последовать компенсирующий приток стоимостей или платеж. Например экспорт товаров или экспорт капитала. Дебет - приток стоимостей, за который резиденты данной страны должны платить. Например, импорт товаров, услуг или капитала. Общая сумма кредита должна быть всегда равна сумме дебета платежного баланса.
По экономическому содержанию различают платежный баланс на определенную дату и за определенный период времени. Платежный баланс на определенную дату невозможно зафиксировать в форме статистических показателей. Он существует в виде меняющегося изо дня в день соотношения платежей и поступлений. Состояние платежного баланса определяется спросом и предложением национальной и иностранных валют в данный момент времени.
Платежный баланс за определенный период составляется на основе статистических данных о совершенных за этот период времени внешнеэкономических сделках и позволяет анализировать изменения в международных экономических отношениях страны, масштабе и характере ее участия в мировом хозяйстве. Показатели платежного баланса за определенный период времени связаны с агрегатными показателями развития экономики, состоянием национальной валюты и являются объектом государственного регулирования..
В зависимости от операций различают: торговый баланс, баланс текущих операций, счет движения капитала и изменение официальных резервов.
Торговый баланс представляет собой чистую стоимость экспорта только товаров за вычетом их импорта.
Счет текущих операций кроме операций с товарами включает:
а) Услуги в сфере транспорта, страхования, банков, туризма, образования, предприятий общественного питания и т.д.
б) Чистые доходы от инвестиций (проценты, прибыль, дивиденды). Они получаются от владения имуществом и активами в других странах мира.
в) Чистые трансфертные платежи, которые включают переводы частных и государственных средств в другие страны (подарки, пенсии, денежные переводы, безвозмездная помощь другим странам).
Счет движения капитала отражает все международные сделки с активами, т.е. движение прямых инвестиций, портфельных инвестиций, прочего долгосрочного и краткосрочного капитала. Это означает предоставление и получение кредитов на международных финансовых рынках, операции купли-продажи реальных и финансовых активов в других странах.
Сумма всех статей платежного баланса дает общий баланс или баланс официальных расчетов. Баланс может быть с положительным или отрицательным сальдо, и поэтому в общем балансе указывают способ балансировки платежного баланса. В случае дефицита его можно ликвидировать за счет:
а) займа у центральных банков других стран или международных организаций;
б) продажи части официальных резервов иностранной валюты или золота. Так как в этом случае предложение иностранной валюты на внутреннем рынке увеличивается, то данная операция учитывается со знаком «+». При этом предложение национальной валюты на внутреннем рынке относительно уменьшается, а ее курс обмена повышается, что оказывает соответствующее воздействие на развитие экономики страны.
Оценка дефицита платежного баланса не является однозначной. Она зависит от причины и устойчивости. На состояние платежного баланса влияют:
- неравномерность экономического и политического развития стран;
- циклические колебания экономики;
- инфляция;
- рост заграничных государственных расходов;
- усиление международной финансовой взаимозависимости стран;
- валютно-финансовые факторы (девальвация и т. д.)
- изменения в международной торговле;
- чрезвычайные обстоятельства.
Дефицит может быть реакцией на рост иностранного спроса на валюту данной страны для использования ее в качестве резервного актива (доллар США).
Общим правилом является: в условиях нормально растущей экономики расширения внешнеэкономических операций страна, чья валюта используется в качестве средства международных расчетов, должна иметь дефицит баланса текущих операций. Если страна не является мировым финансовым центром, то устойчивые и длительные дефициты приводят к истощению официальных резервов, что негативно сказывается на экономике. Страна обязана корректировать платежный баланс.
Материальной основой регулирования платежного баланса является:
- государственная собственность, в том числе на официальные золото-валютные резервы;
- часть национального дохода, перераспределяемая через государственный бюджет;
- непосредственное участие государства в международных экономических операциях как экспортер капитала, гарант, кредитор или заемщик;
- регламентация внешнеэкономических операций с помощью нормативных актов и органов государственного контроля.
Существует несколько методов регулирования платежного баланса:
а) прямой контроль, включая регламентацию импорта, таможенные и другие сборы, запрет или ограничения на перевод за рубеж доходов по иностранным инвестициям, вывоз краткосрочного и долгосрочного капитала;
б) дефляция, которая направлена на решение внутриэкономических проблем и, следовательно, повышение конкурентоспособности страны на внешнем рынке (сокращение совокупного спроса, сокращение государственных расходов, замораживание цен и заработной платы, уменьшение дефицита государственного бюджета, кредитные ограничения, установление пределов роста денежной массы и т.д.);
в) изменение обменного курса за счет девальвации;
г) валютные ограничения;
д) специальные меры государственного воздействия на платежный баланс в ходе формирования его основных статей:
• содействие росту экспорториентированных и импортзамещающих отраслей экономики,
• содействие углублению международному разделению труда,
• ограничение вывоза валюты,
• участие правительства в создании туристической инфраструктуры,
• расширение государственных расходов на научные исследования для роста поступлений валюты от продажи патентов, лицензий и т.д.,
• регулирование миграции рабочей силы и т.д.
При проведении экономической политики регулирования платежного баланса руководствуются тремя правилами:
- если инфляция слишком высока, следует уменьшить дефицит государственного бюджета;
- если велик дефицит счета текущих операций платежного баланса, необходимо снижение реального обменного курса национальной валюты;
- если резервы иностранной валюты незначительны или быстро сокращаются, следует проводить жесткую кредитно-денежную политику.
Основным фактором устойчивости платежного баланса страны является достаточный уровень золотовалютных резервов государства, основными путями увеличения которых является:
• Эффективное развитие внешней торговли;
• Активизация институциональных преобразований, создающая возможность развития рынка корпоративных ценных бумаг;
• Совершенствование инвестиционного законодательства и реализация на практике всеми звеньями государственного управления мер по созданию благоприятного инвестиционного климата;
• Реализация мер по обеспечению сбалансированности реального спроса на деньги с предложением денег.
@темы: Международная экономика
1. Понятие, направления и методы внешнеэкономической политики.
2. Политика протекционизма: сущность, преимущества и недостатки.
3. Политика свободной торговли: сущность, преимущества и недостатки.
читать дальше1. Понятие, направления и методы внешнеэкономической политики.
Внешнеэкономическая политика представляет собой совокупность мер, направленных на регулирование международных обменов товарами, услугами и капиталом с целью достижения определённых макроэкономических целей и результатов.
Основными элементами внешнеэкономической политики государства являются:
1. Таможенный тариф.
2. Совокупность административных мер по регулированию внешнеэкономических обменов.
3. Совокупность мер по стимулированию экспорта или импорта.
К основным методам регулирования относятся:
1. Тарифные методы регулирования, которые заключаются в системе таможенных тарифов. Таможенный тариф – свод ставок таможенных пошлин, систематизированный в соответствии с номенклатурой вилов внешнеэкономической деятельности. Таможенная пошлина — обязательный взнос, взимаемый таможенными органами при импорте или экспорте товара, услуги или капитала и являющийся условием импорта или экспорта.
Выделяют следующие классификации таможенных пошлин.
По способу взимания:
• адвалорные — начисляются в процентах к таможенной стоимости облагаемых товаров (например, 20% от таможенной стоимости);
• специфические — начисляются в установленном размере за единицу облагаемого товара (например, 10 доллар за 1 г);
• комбинированные — сочетают оба названных вида таможенного обложения (например, 20% от таможенной стоимости, но не более 10 долл. за 1 т).
По объекту обложения различных пошлин:
• импортные — накладываются на импортные товары при выпуске их для свободного обращения на внутреннем рынке страны. Являются преобладающей формой пошлин, применяемой всеми странами мира для защиты национальных производителей от иностранной конкуренции;
• экспортные — накладываются на экспортные товары при выпуске их за пределы таможенной территории государства. Применяются крайне редко отдельными странами, обычно в случае больших различий в уровне внутренних регулируемых цен и свободных цен мирового рынка на отдельные товары, и имеют целью сократить экспорт и пополнить бюджет;
• транзитные — накладываются на товары, перевозимые транзитом через территорию данной страны. Встречаются крайне редко и используются преимущественно как средство торговой войны.
По характеру:
• сезонные - применяются для оперативного регулирования международной торговли продукцией сезонного характера, прежде всего сельскохозяйственной;
• антидемпинговые - применяются в случае ввоза на территорию страны товаров по цене более низкой, чем их нормальная цена в экспортирующей стране;
• компенсационные - накладываются на импорт тех товаров, при производстве которых прямо или косвенно использовались субсидии, если их импорт наносит ущерб национальным производителям таких товаров.
По происхождению:
• автономные - пошлины, вводимые на основании односторонних решений органов государственной власти страны;
• конвенционные (договорные) – пошлины, устанавливаемые на базе двустороннего или многостороннего соглашения, такого, как Генеральное соглашение о тарифах и торговле или соглашения о таможенном союзе;
• преференциальные - пошлины, имеющие более низкие ставки по сравнению с действующим таможенным тарифом, которые накладываются на основе многосторонних соглашений на товары, происходящие из развивающихся стран.
По типам ставок:
• постоянные — таможенный тариф, ставки которого единовременно установлены органами государственной власти и не могут изменяться в зависимости от обстоятельств;
• переменные — таможенный тариф, ставки которого могут изменяться в установленных органами государственной власти случаях (при изменении уровня мировых или внутренних цен, уровня государственных субсидий).
По способу вычисления:
♦ номинальные — тарифные ставки, указанные в таможенном тарифе. Они могут дать только самое общее представление об уровне таможенного обложения, которому страна подвергает свои импорт или экспорт;
♦ эффективные — реальный уровень таможенных пошлин на конечные товары, вычисленные с учетом уровня пошлин, наложенных на импортные узлы и детали этих товаров.
С учетом эффективной ставки таможенного тарифа можно рассчитать действительный уровень таможенной защиты (Те):
,
где Тп – номинальная ставка тарифа на конечную продукцию;
Тим – номинальная ставка тарифа на импортируемые части и компоненты;
Ах – доля стоимости импортируемых компонентов в стоимости конечного товара.
Важной целью тарифного регулирования внешнеэкономической деятельности является защита от демпинга отечественного рынка.
Под демпингом понимается метод внешнеэкономической политики, заключающийся в продвижении товара на внешний рынок за счет снижения цены экспорта ниже нормального уровня цен, существующих в этих странах. Демпинг может осуществляться за счет ресурсов данной фирмы или за счет государственных субсидий. Он может проводиться в одной из следующих форм:
• Спорадический – эпизотическая продажа излишков продукции по заниженной цене;
• Преднамеренный – проводится временное снижение цен для вытеснения конкурентов с рынка и последующего формирования монопольных цен;
• Постоянный демпинг – устойчивая поставка товара по цене ниже справедливой;
• Обратный демпинг – завышение цен на экспорт по сравнению с ценами продаж на внутреннем рынке;
• Взаимный демпинг – встречная торговля двух стран одними и теми же товарами по заниженной цене.
Для борьбы с демпингом используют антидемпинговые пошлины, которые представляют собой временный сбор в размере разницы между ценами продажи товара на внутреннем и внешнем рынке, вводимый импортирующей страной в целях нейтрализации негативных последствий нечестной ценовой конкуренции на основе демпинга.
Существует два метода формирования антидемпинговой пошлины:
А) разница в цене, по которой товар реально продается на рынке страны-экспортера и страны-импортера;
Б) разница в цене, по которой товар должен был бы продаваться на рынке страны-экспортера и цены, по которой он реально продается на рынке страны-импортера.
Следует учитывать, что использование антидемпинговых пошлин сдерживает процесс освоения внешнего рынка и не создает условий для развития нормальной международной конкуренции, поскольку производители новых импортных товаров из-за угрозы обвинения в демпинге не могут реализовывать на международном рынке свою продукцию по более низким ценам для привлечения потребителей и формирования спроса, что имеет место при освоении любого внутреннего рынка.
2. Нетарифные методы регулирования, применение которых обусловлено тем, что на национальной территории государство может устанавливать специальный порядок проникновения в страну иностранных производителей товаров и услуг, а также создавать благоприятные предпосылки для эффективного развития экспортных производств и проводить специальные мероприятия, направленные на защиту отечественных производителей и потребителей. Наиболее эффективно систему нетарифного регулирования применяют в рамках внешнеторговой политики развитые страны.
Нетарифные методы регулирования являются наиболее эффективным элементом осуществления внешнеторговой политики в силу следующих причин:
• нетарифные методы регулирования, как правило, не связаны какими-либо международными обязанностями. В этой связи объем и методика их применения полностью регулируется национальными государственными органами и определяется рамками хозяйственного и технического законодательства страны;
• нетарифные методы более удобны в достижении требуемого результата во внешнеэкономической политике;
• нетарифные методы позволяют учесть конкретную ситуацию, складывающуюся в мировой экономике и применить адекватные меры защиты национального рынка в рамках конкретно определенного срока;
• нетарифные методы не являются дополнительным налоговым бременем для населения.
Всего насчитывают свыше 2600 различных форм нетарифных ограничений, которые в большинстве своем трудно поддаются кодификации и не поддаются количественной оценке для коммерческих целей. Следует отметить, что до настоящего времени не выработано единой классификации нетарифных методов регулирования. Однако наибольшее распространение получила классификация, разработанная Секретариатом ГАТТ/ВТО, в соответствии с которой нетарифные ограничения подразделяются на пять основных групп:
• количественные ограничения импорта и экспорта;
• таможенные и административные импортно-экспортные формальности;
• стандарты и требования к качеству товаров;
• ограничения, заложенные в механизме платежей;
• участие государства во внешнеторговых операциях.
Квотирование экспортно-импортных операций – это количественное ограничение ввоза и вывоза, вводимые на определенный срок по отдельным товарам, странам или группам стран. Распределение квот и выдача лицензий при установлении количественных ограничений осуществляется путем проведения конкурсов, аукционов. Победитель аукциона получает право на получение сертификата на экспорт или импорт квотируемого товара. В международной практике используются в основном два вида квот: глобальная квота и индивидуальная квота.
Глобальная квота устанавливает размер импорта (экспорта) в стоимостных или натуральных единицах на определенный период времени, вне зависимости от того из какой страны импортируется или в какую страну экспортируется товар. Основная цель данной квоты заключается в обеспечении необходимого уровня потребления и рассчитывается как разность внутреннего производства и потребления товара. В настоящее время глобальная квота является наиболее распространенным видом квотирования.
Индивидуальная квота представляет собой квоту, устанавливаемую для каждой страны, откуда импортируется или куда экспортируется товар. При этом выделяются следующие виды индивидуальных квот по способу формирования:
• во-первых, индивидуальная квота может быть создана на базе глобальной, когда товары в рамках глобальной квоты распределяются между странами пропорционально их доле в импорте в предыдущий период;
• во-вторых, индивидуальная квота формируется на основе предпочтения тем странам, которые берут на себя встречные обязательства по импорту товаров из данной страны. Такие обязательства обычно закрепляются в соответствующих соглашениях. Эти квоты получили название двухсторонних квот на договорной основе;
• в-третьих, индивидуальная квота может формироваться дискриминационной основе в рамках конкурентной борьбы на мировом рынке. Несмотря на запрет ВТО на использование дискриминационных квот, они применяются многими странами особенно часто в отношении государств, не входящих в члены ВТО.
Следует отметить, что во внешнеторговой политике также часто применяются сезонные квоты, которые рядом экономистов рассматриваются в качестве индивидуальных квот. Сезонная квота вводится на определенный период времени, когда внутренний рынок нуждается в государственной защите. В этой связи данная квота обычно примется в отношении сельскохозяйственной продукции.
По направлению действия различают: экспортные и импортные квоты.
Экспортные квоты вводятся государством в соответствии с международными стабилизационными соглашениями, в рамках которых определяется доля каждой страны в общем экспорте товара, или с целью предотвращения вывоза дефицитных товаров с внутреннего рынка.
Импортная квота применяется государством для защиты отечественных производителей, регулирования спроса и предложения, устранения отрицательного сальдо торгового баланса, а также как ответная мера на дискриминационную внешнюю политику других государств.
Право на ввоз или вывоз квотируемого товара должно подтверждаться лицензией.
Лицензирование представляет собой процесс регулирования внешнеэкономической деятельности через разрешения, выдаваемые государством на экспорт или импорт товара в установленных количествах в течении определенного промежутка времени. Лицензия – официальный документ, который разрешает осуществлять экспортно-импортные операции в течение установленного срока. Лицензирование является наиболее распространенной формой нетарифных ограничений.
На практике используется большое количество разнообразных лицензионных форм, при этом основными видами лицензирования выступают следующие лицензии: индивидуальная, генеральная, автоматическая.
Индивидуальная лицензия является разовым разрешением на ввоз или вывоз товара, которое выдается органом государственной власти, регулирующим или контролирующим внешнюю торговлю по заявлению национальной фирмы экспортера или по заявлению импортера.
Генеральная лицензия представляет собой постоянно действующее разрешение, дающее право импортировать (экспортировать) перечисленные в ней товары без каких-либо ограничений по количеству или стоимости в течении всего времени действия лицензии.
Автоматическая лицензия представляет собой разрешение, выдаваемое немедленно после получения от экспортера или импортера заявки, которая не может быть отклонена в случае если по ней не получен официальный отказ органов, контролирующих внешнеторговые операции в рамках предварительного контроля.
Добровольные ограничения экспорта и соглашения об упорядочении рынка - это разновидность импортной квоты, которая вводится не страной-импортером, а страной-экспортером с целью избежать торговых санкций со стороны страны-импортера.
Эмбарго представляет собой запрет в отношении импорта или экспорта отдельных товаров или в отношении совершения внешнеторговых операций с конкретным государством.
Под таможенными и административными импортно-экспортными формальностями понимается совокупность мер государственного регулирования, которая включает в себя антидемпинговые пошлины, методы оценки таможенной стоимости товаров, требования о содержании местных компонентов, таможенные и консульские формальности, товаросопроводительные документы и другие.
Основные направления государственной поддержки экспортеров как формы проведения нетарифных ограничений:
- гарантирование и страхование экспортных кредитов для обеспечения защиты экспортеров от долгосрочных коммерческих и политических рисков;
- сертификация и долевая поддержка эффективных экспортоориентированных проектов;
- предоставление налоговых льгот экспортерам отдельных видов продукции;
- оказание информационного, консультационного, маркетингового, технического содействия экспортерам;
- регулирование цен и тарифов на продукцию естественных монополий;
- таможенно-тарифное стимулирование экспортной деятельности, обеспечивающее экспортерам беспошлинный доступ к необходимым ресурсам.
2. Политика протекционизма: сущность, преимущества и недостатки.
Существует два подхода к регулированию внешней торговли. Первый - свободная торговля, когда не существует никаких препятствий для потока товаров и услуг. За нее ратовали представители английской классической политэкономии в лице А.Смита и Д.Рикардо. Второй - протекционизм, который предполагает защиту национальной экономики и производителей от внешних конкурентов. Необходимость протекционизма обосновывали еще в ХV веке представители меркантилизма.
Протекционизм осуществляется в нескольких формах:
• Селективный – направлен против одной страны или отдельного товара;
• Отраслевой – защищает определенные отрасли экономики и, прежде всего, сельское хозяйство;
• Коллективный – проводится в объединениях стран в отношении стран, не входящих в эти объединения;
• Скрытый – осуществляется методами внутренней экономической политики
Он может осуществляться в двух основных формах. Первая форма - в виде тарифных ограничений, т.е. ограничение импорта товаров с помощью налогов на импорт.
Протекционизм оправдывается следующими соображениями:
• расширение отечественного производства; (Следует отметить, что данную задачу можно решить за счет субсидий производителям продукции, конкурирующей с импортом. Это выгоднее для страны, так не происходит сокращения объема потребления, не растут цены, расширяется национальное производство. Единственный недостаток – государство несет затраты на субсидирование.)
• увеличение занятости в стране;
• защита молодых отраслей;
• содействие структурной перестройке национальной экономики;
• национальный престиж;
• национальная оборона;
• перераспределение дохода внутри страны.
Введение практики протекционизма неоднозначно влияет на экономику страны. Потребители, ориентированные на покупку импортных товаров, несут потери, так как цена товаров с учетом тарифа повышается. Их потери связаны и с уменьшением потребления данного товара. Производители аналогичной продукции получают выгоду, так как получают возможность производить в большем объеме и продавать по более высокой цене, компенсируя высокие затраты. Выгоду получают и рабочие, занятые на таких предприятиях, так как сохраняют работу и доход. Государство от введения тарифов имеет доход в виде тарифных пошлин. Однако в целом потери страны от введения тарифов превышают выгоды.
Чистый ущерб страны можно рассчитать как половина произведения изменения тарифа на изменение объема импорта и на долю импорта в объеме ВНП страны.
Например, страна повышает пошлину на ввоз легковых автомобилей в страну на 10%. Это вызывает сокращение импорта автомобилей на 20%. Импорт легковых автомобилей составлял 4% объема ВНП страны. В этом случае чистый ущерб составит
ВНП страны
Нельзя забывать и о косвенном ущербе стране. Он заключается в следующем:
а) Растут затраты на содержание государственных служб по контролю за соблюдением политики протекционизма. Труд этих людей мог бы быть использован более производительно в других сферах экономики.
б) Сдерживается НТП, так как ослабевает конкуренция и стимулы для совершенствования производства.
в) Оказывается влияние на валютный курс, который влияет на условия внешней торговли.
г) Введение тарифов вызывает перемещение ресурсов между отраслями и структурные сдвиги в экономике.
д) Введение тарифов вызывает ответные меры других государств и ухудшает экспортные возможности страны.
Нетарифные ограничения в целом влияют на развитие экономики негативно. Наиболее существенный ущерб могут нанести импортные квоты. Они приводят к сокращению потребления, росту цен, неэффективному использованию ограниченных ресурсов и монополизации рынка. Считается, что при прочих равных условиях, импортная квота в условиях монополизации внутреннего рынка обходится стране дороже, чем тарифы на импорт.
Подводя итоги политики протекционизма, можно сделать следующие выводы:
1. Таможенные тарифы почти всегда снижают уровень благосостояния в торгующих странах.
2. Таможенные тарифы чаще всего снижают благосостояние каждой из торгующих стран, в том числе и в той, которая является их инициатором.
3. Как правило, к цели, достигнутой с помощью тарифа можно прийти другим путем, причем с лучшими результатами.
4. Отклонения от политики свободной торговли оправданы в следующих случаях:
а) если страна способна оказывает влияние на мировые цены, то можно найти такой уровень ставки тарифа (оптимальный тариф), который принесет ей чистый выигрыш;
б) если в стране существует внутренние неразрешимые проблемы, то введение тарифа полезнее, чем пассивность правительства;
в) если при решении отдельных чисто внешнеэкономических проблем введение тарифа является более эффективным элементом, чем другие меры;
г) таможенный тариф всегда выгоден производителям товаров конкурирующих с импортом, даже если совокупное благосостояние снижается.
3. Политика свободной торговли: сущность, преимущества и недостатки.
Международная торговля с каждым годом расширяется. С самого начала ее зарождения в междунардной практике сложилось 2 подхода к осуществлению междунардной торговли: свободная торговля и протекционизм.
Свободная торговля (фритрэйдерство), - это торговля благами, которая осуществляется без всяких ограничений.
При свободной торговле ее участникам предоставляется полная свобода ведений ее операций. В чистом виде политика свободной торговли сводится к тому, что основным регулятором является рынок. Система свободной торговли означает свободный обмен товарами без всяких пошлин и ограничений или предполагает наличие лишь незначительных пошлин на ввозимый товар.
Преимущества свободной торговли:
1. Приводит к положительным политическим последствиям, т.к. в этом случае страны становятся в большей степени взаимосвязаны, что снижает опасность враждебных действий по отношению друг к другу.
2. При свободной торговле в полной мере реализуется принцип сравнительных преимуществ, описанных Риккардо. Именно в этих условиях страны могут производить только те товары, издержки производства которых относительно ниже издержек в других странах и обменивать эти товары на те, издержки производства которых в данной стране выше относительно других стран. Всё это позволяет в каждой стране специализироваться на производстве определенных товаров, свободно торговать ими, получать дополнительную прибыль.
3. Уровень эффективности производства достигает возможного максимума.
4. Минимизируются издержки на государственное регулирование внешнеэкономической деятельности.
5. Уровень жизни населения благодаря глобальной конкуренции существенно возрастает.
Негативные стороны свободной торговли:
1. Возрастает вероятность стагнации отечественного производства под воздействием глобальной конкуренции и, как следствие, сокращения занятости.
2. Затрудняется процесс становления новых для экономики отраслей и производств.
3. Может пострадать национальная экономическая и военная безопасность, а также экономический престиж страны.
2. Политика протекционизма: сущность, преимущества и недостатки.
3. Политика свободной торговли: сущность, преимущества и недостатки.
читать дальше1. Понятие, направления и методы внешнеэкономической политики.
Внешнеэкономическая политика представляет собой совокупность мер, направленных на регулирование международных обменов товарами, услугами и капиталом с целью достижения определённых макроэкономических целей и результатов.
Основными элементами внешнеэкономической политики государства являются:
1. Таможенный тариф.
2. Совокупность административных мер по регулированию внешнеэкономических обменов.
3. Совокупность мер по стимулированию экспорта или импорта.
К основным методам регулирования относятся:
1. Тарифные методы регулирования, которые заключаются в системе таможенных тарифов. Таможенный тариф – свод ставок таможенных пошлин, систематизированный в соответствии с номенклатурой вилов внешнеэкономической деятельности. Таможенная пошлина — обязательный взнос, взимаемый таможенными органами при импорте или экспорте товара, услуги или капитала и являющийся условием импорта или экспорта.
Выделяют следующие классификации таможенных пошлин.
По способу взимания:
• адвалорные — начисляются в процентах к таможенной стоимости облагаемых товаров (например, 20% от таможенной стоимости);
• специфические — начисляются в установленном размере за единицу облагаемого товара (например, 10 доллар за 1 г);
• комбинированные — сочетают оба названных вида таможенного обложения (например, 20% от таможенной стоимости, но не более 10 долл. за 1 т).
По объекту обложения различных пошлин:
• импортные — накладываются на импортные товары при выпуске их для свободного обращения на внутреннем рынке страны. Являются преобладающей формой пошлин, применяемой всеми странами мира для защиты национальных производителей от иностранной конкуренции;
• экспортные — накладываются на экспортные товары при выпуске их за пределы таможенной территории государства. Применяются крайне редко отдельными странами, обычно в случае больших различий в уровне внутренних регулируемых цен и свободных цен мирового рынка на отдельные товары, и имеют целью сократить экспорт и пополнить бюджет;
• транзитные — накладываются на товары, перевозимые транзитом через территорию данной страны. Встречаются крайне редко и используются преимущественно как средство торговой войны.
По характеру:
• сезонные - применяются для оперативного регулирования международной торговли продукцией сезонного характера, прежде всего сельскохозяйственной;
• антидемпинговые - применяются в случае ввоза на территорию страны товаров по цене более низкой, чем их нормальная цена в экспортирующей стране;
• компенсационные - накладываются на импорт тех товаров, при производстве которых прямо или косвенно использовались субсидии, если их импорт наносит ущерб национальным производителям таких товаров.
По происхождению:
• автономные - пошлины, вводимые на основании односторонних решений органов государственной власти страны;
• конвенционные (договорные) – пошлины, устанавливаемые на базе двустороннего или многостороннего соглашения, такого, как Генеральное соглашение о тарифах и торговле или соглашения о таможенном союзе;
• преференциальные - пошлины, имеющие более низкие ставки по сравнению с действующим таможенным тарифом, которые накладываются на основе многосторонних соглашений на товары, происходящие из развивающихся стран.
По типам ставок:
• постоянные — таможенный тариф, ставки которого единовременно установлены органами государственной власти и не могут изменяться в зависимости от обстоятельств;
• переменные — таможенный тариф, ставки которого могут изменяться в установленных органами государственной власти случаях (при изменении уровня мировых или внутренних цен, уровня государственных субсидий).
По способу вычисления:
♦ номинальные — тарифные ставки, указанные в таможенном тарифе. Они могут дать только самое общее представление об уровне таможенного обложения, которому страна подвергает свои импорт или экспорт;
♦ эффективные — реальный уровень таможенных пошлин на конечные товары, вычисленные с учетом уровня пошлин, наложенных на импортные узлы и детали этих товаров.
С учетом эффективной ставки таможенного тарифа можно рассчитать действительный уровень таможенной защиты (Те):
,
где Тп – номинальная ставка тарифа на конечную продукцию;
Тим – номинальная ставка тарифа на импортируемые части и компоненты;
Ах – доля стоимости импортируемых компонентов в стоимости конечного товара.
Важной целью тарифного регулирования внешнеэкономической деятельности является защита от демпинга отечественного рынка.
Под демпингом понимается метод внешнеэкономической политики, заключающийся в продвижении товара на внешний рынок за счет снижения цены экспорта ниже нормального уровня цен, существующих в этих странах. Демпинг может осуществляться за счет ресурсов данной фирмы или за счет государственных субсидий. Он может проводиться в одной из следующих форм:
• Спорадический – эпизотическая продажа излишков продукции по заниженной цене;
• Преднамеренный – проводится временное снижение цен для вытеснения конкурентов с рынка и последующего формирования монопольных цен;
• Постоянный демпинг – устойчивая поставка товара по цене ниже справедливой;
• Обратный демпинг – завышение цен на экспорт по сравнению с ценами продаж на внутреннем рынке;
• Взаимный демпинг – встречная торговля двух стран одними и теми же товарами по заниженной цене.
Для борьбы с демпингом используют антидемпинговые пошлины, которые представляют собой временный сбор в размере разницы между ценами продажи товара на внутреннем и внешнем рынке, вводимый импортирующей страной в целях нейтрализации негативных последствий нечестной ценовой конкуренции на основе демпинга.
Существует два метода формирования антидемпинговой пошлины:
А) разница в цене, по которой товар реально продается на рынке страны-экспортера и страны-импортера;
Б) разница в цене, по которой товар должен был бы продаваться на рынке страны-экспортера и цены, по которой он реально продается на рынке страны-импортера.
Следует учитывать, что использование антидемпинговых пошлин сдерживает процесс освоения внешнего рынка и не создает условий для развития нормальной международной конкуренции, поскольку производители новых импортных товаров из-за угрозы обвинения в демпинге не могут реализовывать на международном рынке свою продукцию по более низким ценам для привлечения потребителей и формирования спроса, что имеет место при освоении любого внутреннего рынка.
2. Нетарифные методы регулирования, применение которых обусловлено тем, что на национальной территории государство может устанавливать специальный порядок проникновения в страну иностранных производителей товаров и услуг, а также создавать благоприятные предпосылки для эффективного развития экспортных производств и проводить специальные мероприятия, направленные на защиту отечественных производителей и потребителей. Наиболее эффективно систему нетарифного регулирования применяют в рамках внешнеторговой политики развитые страны.
Нетарифные методы регулирования являются наиболее эффективным элементом осуществления внешнеторговой политики в силу следующих причин:
• нетарифные методы регулирования, как правило, не связаны какими-либо международными обязанностями. В этой связи объем и методика их применения полностью регулируется национальными государственными органами и определяется рамками хозяйственного и технического законодательства страны;
• нетарифные методы более удобны в достижении требуемого результата во внешнеэкономической политике;
• нетарифные методы позволяют учесть конкретную ситуацию, складывающуюся в мировой экономике и применить адекватные меры защиты национального рынка в рамках конкретно определенного срока;
• нетарифные методы не являются дополнительным налоговым бременем для населения.
Всего насчитывают свыше 2600 различных форм нетарифных ограничений, которые в большинстве своем трудно поддаются кодификации и не поддаются количественной оценке для коммерческих целей. Следует отметить, что до настоящего времени не выработано единой классификации нетарифных методов регулирования. Однако наибольшее распространение получила классификация, разработанная Секретариатом ГАТТ/ВТО, в соответствии с которой нетарифные ограничения подразделяются на пять основных групп:
• количественные ограничения импорта и экспорта;
• таможенные и административные импортно-экспортные формальности;
• стандарты и требования к качеству товаров;
• ограничения, заложенные в механизме платежей;
• участие государства во внешнеторговых операциях.
Квотирование экспортно-импортных операций – это количественное ограничение ввоза и вывоза, вводимые на определенный срок по отдельным товарам, странам или группам стран. Распределение квот и выдача лицензий при установлении количественных ограничений осуществляется путем проведения конкурсов, аукционов. Победитель аукциона получает право на получение сертификата на экспорт или импорт квотируемого товара. В международной практике используются в основном два вида квот: глобальная квота и индивидуальная квота.
Глобальная квота устанавливает размер импорта (экспорта) в стоимостных или натуральных единицах на определенный период времени, вне зависимости от того из какой страны импортируется или в какую страну экспортируется товар. Основная цель данной квоты заключается в обеспечении необходимого уровня потребления и рассчитывается как разность внутреннего производства и потребления товара. В настоящее время глобальная квота является наиболее распространенным видом квотирования.
Индивидуальная квота представляет собой квоту, устанавливаемую для каждой страны, откуда импортируется или куда экспортируется товар. При этом выделяются следующие виды индивидуальных квот по способу формирования:
• во-первых, индивидуальная квота может быть создана на базе глобальной, когда товары в рамках глобальной квоты распределяются между странами пропорционально их доле в импорте в предыдущий период;
• во-вторых, индивидуальная квота формируется на основе предпочтения тем странам, которые берут на себя встречные обязательства по импорту товаров из данной страны. Такие обязательства обычно закрепляются в соответствующих соглашениях. Эти квоты получили название двухсторонних квот на договорной основе;
• в-третьих, индивидуальная квота может формироваться дискриминационной основе в рамках конкурентной борьбы на мировом рынке. Несмотря на запрет ВТО на использование дискриминационных квот, они применяются многими странами особенно часто в отношении государств, не входящих в члены ВТО.
Следует отметить, что во внешнеторговой политике также часто применяются сезонные квоты, которые рядом экономистов рассматриваются в качестве индивидуальных квот. Сезонная квота вводится на определенный период времени, когда внутренний рынок нуждается в государственной защите. В этой связи данная квота обычно примется в отношении сельскохозяйственной продукции.
По направлению действия различают: экспортные и импортные квоты.
Экспортные квоты вводятся государством в соответствии с международными стабилизационными соглашениями, в рамках которых определяется доля каждой страны в общем экспорте товара, или с целью предотвращения вывоза дефицитных товаров с внутреннего рынка.
Импортная квота применяется государством для защиты отечественных производителей, регулирования спроса и предложения, устранения отрицательного сальдо торгового баланса, а также как ответная мера на дискриминационную внешнюю политику других государств.
Право на ввоз или вывоз квотируемого товара должно подтверждаться лицензией.
Лицензирование представляет собой процесс регулирования внешнеэкономической деятельности через разрешения, выдаваемые государством на экспорт или импорт товара в установленных количествах в течении определенного промежутка времени. Лицензия – официальный документ, который разрешает осуществлять экспортно-импортные операции в течение установленного срока. Лицензирование является наиболее распространенной формой нетарифных ограничений.
На практике используется большое количество разнообразных лицензионных форм, при этом основными видами лицензирования выступают следующие лицензии: индивидуальная, генеральная, автоматическая.
Индивидуальная лицензия является разовым разрешением на ввоз или вывоз товара, которое выдается органом государственной власти, регулирующим или контролирующим внешнюю торговлю по заявлению национальной фирмы экспортера или по заявлению импортера.
Генеральная лицензия представляет собой постоянно действующее разрешение, дающее право импортировать (экспортировать) перечисленные в ней товары без каких-либо ограничений по количеству или стоимости в течении всего времени действия лицензии.
Автоматическая лицензия представляет собой разрешение, выдаваемое немедленно после получения от экспортера или импортера заявки, которая не может быть отклонена в случае если по ней не получен официальный отказ органов, контролирующих внешнеторговые операции в рамках предварительного контроля.
Добровольные ограничения экспорта и соглашения об упорядочении рынка - это разновидность импортной квоты, которая вводится не страной-импортером, а страной-экспортером с целью избежать торговых санкций со стороны страны-импортера.
Эмбарго представляет собой запрет в отношении импорта или экспорта отдельных товаров или в отношении совершения внешнеторговых операций с конкретным государством.
Под таможенными и административными импортно-экспортными формальностями понимается совокупность мер государственного регулирования, которая включает в себя антидемпинговые пошлины, методы оценки таможенной стоимости товаров, требования о содержании местных компонентов, таможенные и консульские формальности, товаросопроводительные документы и другие.
Основные направления государственной поддержки экспортеров как формы проведения нетарифных ограничений:
- гарантирование и страхование экспортных кредитов для обеспечения защиты экспортеров от долгосрочных коммерческих и политических рисков;
- сертификация и долевая поддержка эффективных экспортоориентированных проектов;
- предоставление налоговых льгот экспортерам отдельных видов продукции;
- оказание информационного, консультационного, маркетингового, технического содействия экспортерам;
- регулирование цен и тарифов на продукцию естественных монополий;
- таможенно-тарифное стимулирование экспортной деятельности, обеспечивающее экспортерам беспошлинный доступ к необходимым ресурсам.
2. Политика протекционизма: сущность, преимущества и недостатки.
Существует два подхода к регулированию внешней торговли. Первый - свободная торговля, когда не существует никаких препятствий для потока товаров и услуг. За нее ратовали представители английской классической политэкономии в лице А.Смита и Д.Рикардо. Второй - протекционизм, который предполагает защиту национальной экономики и производителей от внешних конкурентов. Необходимость протекционизма обосновывали еще в ХV веке представители меркантилизма.
Протекционизм осуществляется в нескольких формах:
• Селективный – направлен против одной страны или отдельного товара;
• Отраслевой – защищает определенные отрасли экономики и, прежде всего, сельское хозяйство;
• Коллективный – проводится в объединениях стран в отношении стран, не входящих в эти объединения;
• Скрытый – осуществляется методами внутренней экономической политики
Он может осуществляться в двух основных формах. Первая форма - в виде тарифных ограничений, т.е. ограничение импорта товаров с помощью налогов на импорт.
Протекционизм оправдывается следующими соображениями:
• расширение отечественного производства; (Следует отметить, что данную задачу можно решить за счет субсидий производителям продукции, конкурирующей с импортом. Это выгоднее для страны, так не происходит сокращения объема потребления, не растут цены, расширяется национальное производство. Единственный недостаток – государство несет затраты на субсидирование.)
• увеличение занятости в стране;
• защита молодых отраслей;
• содействие структурной перестройке национальной экономики;
• национальный престиж;
• национальная оборона;
• перераспределение дохода внутри страны.
Введение практики протекционизма неоднозначно влияет на экономику страны. Потребители, ориентированные на покупку импортных товаров, несут потери, так как цена товаров с учетом тарифа повышается. Их потери связаны и с уменьшением потребления данного товара. Производители аналогичной продукции получают выгоду, так как получают возможность производить в большем объеме и продавать по более высокой цене, компенсируя высокие затраты. Выгоду получают и рабочие, занятые на таких предприятиях, так как сохраняют работу и доход. Государство от введения тарифов имеет доход в виде тарифных пошлин. Однако в целом потери страны от введения тарифов превышают выгоды.
Чистый ущерб страны можно рассчитать как половина произведения изменения тарифа на изменение объема импорта и на долю импорта в объеме ВНП страны.
Например, страна повышает пошлину на ввоз легковых автомобилей в страну на 10%. Это вызывает сокращение импорта автомобилей на 20%. Импорт легковых автомобилей составлял 4% объема ВНП страны. В этом случае чистый ущерб составит
ВНП страны
Нельзя забывать и о косвенном ущербе стране. Он заключается в следующем:
а) Растут затраты на содержание государственных служб по контролю за соблюдением политики протекционизма. Труд этих людей мог бы быть использован более производительно в других сферах экономики.
б) Сдерживается НТП, так как ослабевает конкуренция и стимулы для совершенствования производства.
в) Оказывается влияние на валютный курс, который влияет на условия внешней торговли.
г) Введение тарифов вызывает перемещение ресурсов между отраслями и структурные сдвиги в экономике.
д) Введение тарифов вызывает ответные меры других государств и ухудшает экспортные возможности страны.
Нетарифные ограничения в целом влияют на развитие экономики негативно. Наиболее существенный ущерб могут нанести импортные квоты. Они приводят к сокращению потребления, росту цен, неэффективному использованию ограниченных ресурсов и монополизации рынка. Считается, что при прочих равных условиях, импортная квота в условиях монополизации внутреннего рынка обходится стране дороже, чем тарифы на импорт.
Подводя итоги политики протекционизма, можно сделать следующие выводы:
1. Таможенные тарифы почти всегда снижают уровень благосостояния в торгующих странах.
2. Таможенные тарифы чаще всего снижают благосостояние каждой из торгующих стран, в том числе и в той, которая является их инициатором.
3. Как правило, к цели, достигнутой с помощью тарифа можно прийти другим путем, причем с лучшими результатами.
4. Отклонения от политики свободной торговли оправданы в следующих случаях:
а) если страна способна оказывает влияние на мировые цены, то можно найти такой уровень ставки тарифа (оптимальный тариф), который принесет ей чистый выигрыш;
б) если в стране существует внутренние неразрешимые проблемы, то введение тарифа полезнее, чем пассивность правительства;
в) если при решении отдельных чисто внешнеэкономических проблем введение тарифа является более эффективным элементом, чем другие меры;
г) таможенный тариф всегда выгоден производителям товаров конкурирующих с импортом, даже если совокупное благосостояние снижается.
3. Политика свободной торговли: сущность, преимущества и недостатки.
Международная торговля с каждым годом расширяется. С самого начала ее зарождения в междунардной практике сложилось 2 подхода к осуществлению междунардной торговли: свободная торговля и протекционизм.
Свободная торговля (фритрэйдерство), - это торговля благами, которая осуществляется без всяких ограничений.
При свободной торговле ее участникам предоставляется полная свобода ведений ее операций. В чистом виде политика свободной торговли сводится к тому, что основным регулятором является рынок. Система свободной торговли означает свободный обмен товарами без всяких пошлин и ограничений или предполагает наличие лишь незначительных пошлин на ввозимый товар.
Преимущества свободной торговли:
1. Приводит к положительным политическим последствиям, т.к. в этом случае страны становятся в большей степени взаимосвязаны, что снижает опасность враждебных действий по отношению друг к другу.
2. При свободной торговле в полной мере реализуется принцип сравнительных преимуществ, описанных Риккардо. Именно в этих условиях страны могут производить только те товары, издержки производства которых относительно ниже издержек в других странах и обменивать эти товары на те, издержки производства которых в данной стране выше относительно других стран. Всё это позволяет в каждой стране специализироваться на производстве определенных товаров, свободно торговать ими, получать дополнительную прибыль.
3. Уровень эффективности производства достигает возможного максимума.
4. Минимизируются издержки на государственное регулирование внешнеэкономической деятельности.
5. Уровень жизни населения благодаря глобальной конкуренции существенно возрастает.
Негативные стороны свободной торговли:
1. Возрастает вероятность стагнации отечественного производства под воздействием глобальной конкуренции и, как следствие, сокращения занятости.
2. Затрудняется процесс становления новых для экономики отраслей и производств.
3. Может пострадать национальная экономическая и военная безопасность, а также экономический престиж страны.
@темы: Международная экономика
Extremo Norte
Авторизация
Записи
- Календарь записей
- Темы записей
-
85 Бухучет
-
80 Психология
-
35 История
-
29 Маркетинг
-
26 Практика
-
24 Статьи чужие
-
23 Экология
- Список заголовков
Главное меню