читать дальшеПлатежный календарь - это план движения денег в краткосрочной перспективе, отражающий все виды деятельности компании, утверждаемый руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия. Возможности календаря используются для управления финансами предприятия, для планирования и контроля дебиторской и кредиторской задолженности, управления внутрихолдинговыми расчетами, контроля над использованием денежных средств подотчетными лицами.
Календарь позволяет решать ряд задач, а именно:
o ликвидировать кассовые разрывы. Борьба с кассовыми разрывами входит в число основных задач календаря. Ежедневное планирование денежных потоков позволяет прогнозировать возможные кассовые разрывы, заблаговременно принимать необходимые меры и исключать ситуации невыполнения обязательств компании перед контрагентами. Одним из основных критериев правильности управленческих решений, принимаемых в финансовой сфере, является положительность совокупного потока денежных средств в любой момент времени;
o контролировать выполнение бюджетных показателей и лимитов еще на стадии согласования и утверждения платежей. Таким образом, даже при постоянном наличии денежных средств исключается
возможность их неэффективного использования;
o делегировать ответственность в принятии решений. На стадии инициирования платежа ответственность несет руководитель центра финансового учета (ЦФУ). На стадии принятия решения о прохождении платежа — финансовый либо генеральный директор. Процедура согласования должна включать в себя определенное делегирование ответственности (в зависимости от важности того или иного платежа),
повышать эффективность управления денежными средствами.
Зачастую на практике встречаются различные ценовые предложения в расчетах с поставщиками и заказчиками в зависимости от сроков оплаты. Взвешенные решения по планированию платежей позволяют добиться более низких цен на закупку товаров, снизить затраты по банковским процентам на кредитные ресурсы;
o предоставлять достоверную информацию в режиме реального времени. Для повышения оперативности получения финансовой информации календарь должен быть интегрирован в систем оперативного учета или автоматизирован.
Как правило, календарь формируется на основании бюджетов движения денежных средств и представляет собой систему резервирования денежных средств. В отличие от бюджета движения денежных средств календарь — более подробный документ.
Основные составляющие календаря — бюджет и заявки на оплату.
Некоторые предприятия для автоматизации бизнес-процессов управления денежными потоками используют программу Excel либо другие неспециализированные программы. На начальном этапе такой вариант допустим. Способ ведения в Excel имеет определенные недостатки: часто бывают сбои, сложно применить систему двойного ввода данных и др. Использование специализированных программных продуктов надежнее и удобнее, оно позволяет избежать двойного ввода данных. Например, при вводе заявок/реестра вводятся почти все данные бухучета (реквизиты, контрагент, основание платежа и т.д.), формируются автоматически; при формировании заявок/реестра все данные для аналитики, используемые в управленческом учете, автоматически переносятся при выгрузке исходящих платежей.
Автоматизированная система согласования и утверждения платежей позволяет жестко контролировать сроки. Инициатор платежа может отслеживать свой запрос в системе: на какой стадии в данный момент находится заявка, каков ее статус (на согласовании, согласована, принята к исполнению или отклонена, к оплате, оплачено) и т.д.
Если подразделения группы компаний территориально разделены, находятся в разных часовых поясах, удобнее использовать согласование заявок через Интернет. Создается web-интерфейс для используемой учетной программы. С его помощью инициатор платежа заполняет форму заявки и прикладывает к ней отсканированную копию счета. При использовании web-интерфейса сроки согласования заявок могут быть сокращены с нескольких дней до нескольких часов, появляется возможность контролировать все платежи в режиме реального времени.
Программное обеспечение, выбранное для автоматизации календаря, должно иметь функционал, обеспечивающий возможность полноценного управления денежными потоками.
Таким образом, работа с платежным календарем — это процесс управления денежными потоками в компании. Платежный календарь позволяет избежать кассовых разрывов, контролировать выполнение бюджетных показателей и лимитов еще на стадии согласования и утверждения платежей и обеспечивает делегирование ответственности в принятии решений.